本章提供有關如何使用電子郵件和行事曆
中的工作之相關資訊。
您可以使用工作來建立工作、檢視現有的工作、排序工作清單或變更工作的狀態。
圖 7–1 顯示的是一個典型的工作視窗。
在工作視窗中,工作是以表格的方式排列的。表格的行列可以顯示工作的資訊。欄位則代表了工作的資訊欄位,例如:工作的完成狀態、工作的摘要等等。根據預設,工作視窗會從左到右地顯示下列各欄:
類型
工作類型是由圖示表示。下列表格將列出並說明工作類型圖示:
圖示 |
說明 |
---|---|
未指派工作。 |
|
已指派工作。 |
完成
完成狀態是由圖示表示。下表中將列出並且說明各種完成狀態的圖示:
圖示 |
說明 |
---|---|
工作未完成。 |
|
工作已完成。 |
摘要
摘要是關於工作的簡短文字說明。
關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視,或建立目前檢視的詳細資訊,請參閱檢視的使用方法。
根據工作的狀態而定,工作視窗中工作的顯示格式也會有所不同。下列表格將列出並說明工作格式:
格式 |
說明 |
---|---|
標準體 |
工作尚未開始或是正在進行中。 |
反白顯示 |
目前該工作為選取狀態。 |
刪除線 |
工作已完成。 |
加上色彩 |
工作已過期或於今天到期。 |
如果要建立工作,請執行下列步驟:
選擇 [檔案]->[新增]->[工作]。
在工作視窗的基本標籤區段中輸入工作資訊。下表將說明基本標籤區段上的元素:
元素 |
說明 |
---|---|
摘要 |
請輸入關於工作的簡短說明。 |
到期日 |
請使用下拉式組合方塊,指定完成工作的日期和時間。 |
開始日期 |
請使用下拉式組合方塊,指定開始工作的日期和時間。 |
全球按鈕 |
如果要指定不同時區的時間,請按一下下拉式組合方塊右邊的全球按鈕。此時便會顯示 [選擇一個時區] 對話方塊。請在地圖上按一下選取一個時區,或是從下拉式清單中選取一個時區,然後按一下 [確定]。 |
描述 |
請輸入關於工作的詳細說明。 |
分類 |
|
分類和文字方塊 |
可輸入分類名稱,以便指派這個工作一個分類。如果想指派一個以上的分類,請使用逗號來分隔這些分類。 或者,按一下 [分類]。使用 [編輯分類] 對話方塊選取分類。 |
如果要輸入更多有關工作的資訊,請按一下 [詳細資訊] 標籤。下表將說明詳細資訊標籤區段上的元素:
如果要儲存工作,請選擇 [檔案]->[儲存]。
如果要儲存工作然後關閉工作視窗,請選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。
如果要將工作資訊儲存至一個檔案中,請選擇 [檔案]->[另存新檔],顯示 [另存新檔] 視窗。輸入檔案名稱,然後按一下 [確定]。
如果要關閉工作視窗但不儲存工作,請選擇 [檔案]->[關閉]。
如果要預覽工作的詳細資訊,請選擇 [檔案]->[預覽列印]。
如果要列印工作的詳細資訊,請選擇 [檔案]-> [列印]。
您只能從本機資料夾中指派工作。您無法從 Sun Java System 行事曆伺服器
資料夾指派工作。
如果要指派工作,請執行下列步驟:
連按兩下工作視窗中的工作,開啟工作視窗,這個視窗會包含建立工作 中所說明的各個標籤區段。
選擇 [動作]->[指派工作],顯示指派標籤區段。
從 [召集人] 下拉式清單中,選取工作的召集人。
工作的指派會以表格的形式列出。您可以依照檢視的使用方法中的說明,加入或移除欄位來自訂表格。根據預設,工作指派的表格會包含下列各欄,請參閱下面表格的說明:
請按一下 [邀請其他人] 按鈕,在指派表格中建立新的項目。電子郵件和行事曆
也會顯示 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊,以選取與會者。
選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。電子郵件和行事曆
會建立工作指派,然後詢問您是否要傳送工作指派資訊。
請按一下 [是],將工作指派資訊傳送給指定的郵件地址。
按一下 [否],則會儲存工作指派資訊,但不會傳送資訊給指定的郵件地址。您可以依照傳送工作資訊中的說明,稍後再傳送工作指派資訊。
如果要傳送工作資訊,請執行下列步驟:
連按兩下工作視窗中的工作,開啟工作視窗。
選擇 [動作]->[以 iCalender 轉寄],顯示工作資訊視窗。工作資訊視窗是一個電子郵件視窗,這個視窗與收件匣的撰寫郵件視窗類似。電子郵件和行事曆
會自動在 [主旨] 文字方塊和郵件內容區域中插入文字。電子郵件和行事曆
會將工作資訊做為電子郵件的附件。
請在 [收件者] 文字方塊中,輸入要傳送工作資訊的電子郵件地址。如果要傳送資訊給一個以上的地址,請使用逗號來分隔這些地址。或者,也可以按一下 [收件者] 按鈕。然後使用 [從通訊錄選擇連絡人] 對話方塊選取地址。
關於工作資訊視窗中各項元素的詳細資訊,請參閱傳送新郵件。
選擇 [檔案]->[傳送],將工作資訊傳送給指定的電子郵件地址。
選擇 [檔案]->[關閉],關閉 工作視窗。
選取工作視窗中的工作。
然後選擇 [編輯]-> [標示為完成]。
您可以刪除個別的工作,也可以刪除所有標示為完成的工作。
執行下列步驟:
選取工作視窗中的工作。
選擇 [編輯]->[刪除],顯示確認通知。
按一下 [是],刪除選取的工作。
執行下列步驟:
選擇 [動作]->[刪除],顯示確認通知。
按一下 [是],刪除所有標示為完成的工作。