Wymiana dokumentów z użytkownikami pakietu Microsoft Office

Znaczna liczba użytkowników pakietu Microsoft Office może spowodować potrzebę wymiany dokumentów z osobą, która nie ma dostępu do pakietu Oracle Open Office lub jego wersji społecznościowej OpenOffice.org. Oznacza to, że użytkownik otrzyma dokument w formacie Microsoft Office lub będzie musiał taki dokument przekazać innej osobie. W większości przypadków pakiet Oracle Open Office umożliwia bezproblemową wymianę dokumentów.

Otwieranie dokumentów Microsoft Office w pakiecie Oracle Open Office

Dokumenty Microsoft Office można otwierać w pakiecie Oracle Open Office tak samo, jak dokumenty macierzyste tego pakietu. Standardowa konfiguracja pakietu Oracle Open Office pozwala na otwieranie różnych formatów Microsoft Office, w tym nowych formatów docx, xlsx i pptx wprowadzonych w wersji Microsoft Office 2007.

Zapisywanie dokumentu Oracle Open Office w formacie Microsoft Office

Dokumenty można również zapisywać w formacie Microsoft Office. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie wszystkie formaty Microsoft Office są dostępne. Z drugiej strony wszystkie dostępne formaty można otworzyć w pakiecie Microsoft Office. Aby zapisać dokument w innym formacie, wybierz polecenie Plik->Zapisz jako i wskaż format w polu Zapisz jako typ.

Dostępność formatu zależy od używanej aplikacji. Podczas zapisywania dokumentu w postaci innego typu pliku może zostać wyświetlone okno dialogowe z informacją, że niektóre elementy formatowania lub treści nie mogą być zapisane w nowym formacie. Aby kontynuować zapisywanie dokumentu w nowym formacie, kliknij przycisk Zachowaj bieżący format.

Jeśli odbiorca dokumentu nie będzie go edytować, dokument można przekazać w formacie PDF zamiast Microsoft Office. PDF to uznany format do wymiany dokumentów. Standardowa konfiguracja pakietu Oracle Open Office umożliwia eksport do tego formatu (patrz Praca z dokumentami PDF).

Konwersja szablonu Microsoft Office

Jeśli użytkownik korzysta z szablonów utworzonych w pakiecie Microsoft Office, może zdecydować się na ich konwersję na format Oracle Open Office. Skonwertowane szablony będą dostępne podczas tworzenia nowych dokumentów Oracle Open Office. Najłatwiejszym sposobem konwersji jest otwarcie szablonu Microsoft Office w pakiecie Oracle Open Office. Spowoduje to utworzenie nowego dokumentu Oracle Open Office na podstawie szablonu Microsoft Office. Następnie dokument Oracle Open Office należy zapisać jako szablon za pomocą polecenia Plik->Szablony->Zapisz. Zapisany szablon (włącznie z zawartymi w nim stylami niestandardowymi) będzie dostępny podczas tworzenia nowych dokumentów w pakiecie Oracle Open Office.

Korzystanie z makr Microsoft Office

Makr Microsoft Office nie można bezpośrednio uruchamiać w pakiecie Oracle Open Office z powodu fundamentalnych różnic w językach programowania stanowiących podstawę tych dwóch produktów. Niektóre makra programu Microsoft Excel mogą być uruchamiane w pakiecie Oracle Open Office. Podczas otwierania dokumentu Microsoft Office zawierającego makro w pakiecie Oracle Open Office kod tego makra jest wczytywany, ale zostaje domyślnie dezaktywowany.

Do pracy z dokumentami programu Excel kod makra można uaktywnić, aby umożliwić jego wykonanie:

1. Wybierz pozycję Narzędzia->Opcje->Ładuj/Zapisz->Właściwości VBA. (W systemie Mac OS X otwórz menu Preferencje).

2. Zaznacz pole wyboru Kod wykonywalny.

Podczas otwierania dokumentu programu Excel zawierającego makro kod makra będzie już uaktywniony. Jeśli nie masz pewności, jakie jest działanie makra w dokumencie Excel, przed otwarciem dokumentu w pakiecie Oracle Open Office usuń zaznaczenie pola wyboru Kod wykonywalny. Umożliwia to sprawdzenie kodu przed jego uruchomieniem.

Nie wszystkie elementy kodu makra programu Excel można uruchomić w programie Oracle Open Office Calc. Może być konieczne ręczne wprowadzenie zmian. W programie Calc kliknij pozycję Narzędzia->Makra->Zarządzaj makrami->Oracle Open Office Basic, wybierz makro do zmiany i kliknij przycisk Edytuj.

Jeśli użytkownik nie pracował wcześniej z kodem makra, powinien dokładnie rozważyć wszystkie wprowadzane zmiany. Jeśli rezultat zmiany nie jest pewny, nie należy jej wprowadzać! Może być konieczne przekazanie makr do działu IT w celu ich dalszego opracowania.

Otwieranie dokumentów Oracle Open Office w pakiecie Microsoft Office

Dokumenty Oracle Open Office nie są domyślnie otwierane w pakiecie Microsoft Office 2003. Dostępny jest jednak dodatek umożliwiający użytkownikom pakietu Microsoft Office pracę z dokumentami Oracle Open Office. Dodatek o nazwie ODF Plug-in for Microsoft Office jest dostępny w sklepie firmy Oracle.

Dokumenty Oracle Open Office można otwierać w pakiecie Microsoft Office 2007 w wersji Service Pack 2 i nowszych, ale zainstalowanie dodatku opisanego powyżej zapewnia ich lepszą obsługę.

Kreator konwersji dokumentów

Jeśli trzeba dokonać konwersji dużej liczby dokumentów Microsoft Office, można skonwertować wszystkie dokumenty zawarte w danym folderze na format OpenDocument Format (ODF) używany w pakiecie Oracle Open Office. Kreator prowadzi użytkownika przez proces kopiowania i konwertowania wszystkich dokumentów z formatów Microsoft Word, Microsoft Excel lub Microsoft PowerPoint do formatu OpenDocument.

1. Aby uruchomić kreator, wybierz pozycję Plik->Kreatory->Konwerter dokumentów.

2. Wybierz pozycję Microsoft Office, aby skonwertować pliki z formatów pakietu Microsoft Office.

3. Dla każdego typu szablonu i dokumentu użytkownik określa katalog źródłowy i docelowy.

Po konwersji wszystkie dokumenty powinny zostać przejrzane, aby zweryfikować dokładność konwersji.