タスク・テンプレート(第33章) 20D

タスク・テンプレートの概要

タスク・テンプレートを作成することで、販売ディールを処理する営業担当に一連のタスクを提示できます。たとえば、商談の処理中に実行する必要がある一連のタスクを表示する商談タスク・テンプレートを作成できます。営業担当は、該当する営業ビジネス・オブジェクト作業領域内の「アクティビティ」タブで、テンプレートから生成されたタスクにアクセスできます。

次の営業ビジネス・オブジェクトのタスク・テンプレートを作成できます。

商談
リード
キャンペーン
顧客

タスク・テンプレートには、名前、ステータス、タイプ、サブタイプなどの属性があります。複数ビジネス・ユニットの実装では、タスク・テンプレートをビジネス・ユニット別にストライプできるため、特定のユーザーのグループのみがテンプレートを使用できるようにすることができます。

設定タスク

タスク・テンプレートの作成

タスク・テンプレートを作成する場合は、最初にタスク・テンプレートを作成してから、個々のタスクを作成します。

まず、「設定と保守」作業領域で適切なタスク・テンプレート設定タスクを検索する必要があります。サポートされているビジネス・オブジェクトのタスク・テンプレート・タスクのリストを次に示します。

ビジネス・オブジェクト	設定タスク
商談	営業タスク・テンプレートの管理
リード	営業リード・テンプレートの管理
キャンペーン	マーケティング・キャンペーン・タスク・テンプレートの管理
顧客	顧客センター・タスク・テンプレートの管理

タスク・テンプレートの作成方法を次に示します。

注意: この手順では、商談ビジネス・オブジェクトを例として使用します。ただし、タスク・テンプレートを作成する手順は、すべてのオブジェクトで同じです。

営業管理者または設定ユーザーとしてサインインします。
「設定と保守」領域で、次に移動します。
- オファリング: 販売
- 機能領域: 販売基盤
- タスク: 営業タスク・テンプレートの管理
「営業タスク・テンプレートの管理」ページの「タスク・テンプレート」セクションで、「追加」アイコンをクリックします。

「テンプレートの作成」ダイアログ・ボックスが表示されます。

「テンプレートの作成」ダイアログ・ボックスに次のように入力します。

フィールド	説明	例
テンプレート名	テンプレートの名前を入力します。	営業コーチ
摘要テンプレート・セット	必要に応じて、テンプレート名に関する簡単な説明を入力します。	Sales coach template set.
アクティブ	テンプレートがアクティブであることを示します。このチェック・ボックスは、デフォルトで選択されています。	アクティブ
テンプレート・タイプ	タスク・テンプレートが関連付けられているビジネス・オブジェクトがデフォルトとして設定されます。	商談
サブタイプ	デフォルト値は空白です。査定のためにタスク・テンプレートを作成する場合は、「査定」を選択する必要があります。それ以外の場合は、フィールドを空のままにします。	アセスメント
テンプレート・セット	ビジネス・ユニットに関連付けるテンプレート・セット(セットID)を選択します。	共通セット

「OK」をクリックします。

タスク・テンプレートが作成されます。
タスク・テンプレートのタスクを作成するには、「詳細」セクションの「作成」アイコンをクリックします。

「タスクの作成」ダイアログが表示されます。

「タスクの作成」ダイアログ・ボックスに次のように入力します。

フィールド	説明	例
件名	タスクの件名を入力します。	Check Service Requests
説明	(オプション)タスクについて説明します。	Service request task
リード・タイム	(オプション)タスクのリード・タイムを入力します。	リード・タイムを入力すると、タスクは指定された日数後に開始されます。タスクが1月10日にタスク・テンプレートから作成され、リード・タイムの値が2の場合、タスク開始日は1月12日です。
タイプ	(オプション)タスクのタイプを選択します。	「コール」、「チャット」、「デモ」、「Eメール」、「会議」
テンプレート期間	(オプション)タスクの期日を定義します。期日は、テンプレート期間の値とタスクの開始日に基づいて計算されます。テンプレート・タスクで期間が空の場合は、タスクは期日なしで作成されます。	タスクの開始日が1月12日で、テンプレート期間が3に設定されている場合、タスクの期限は1月15日です。
優先度	(オプション)タスクの優先度を選択します。	「高」、「中」、「低」。

「OK」をクリックします。

そのタスク・テンプレートに対してタスクが作成されます。

注意: タスク・テンプレートの作成後、タスクをエンド・ユーザーに表示するための追加のステップが必要になる場合があります。たとえば、商談では、タスク・テンプレートを営業ステージに関連付けます(詳細は、商談営業ステージおよび販売方法の設定に関するトピックを参照してください)。

ビジネス・プロセスのタスク・テンプレートへの変換例

この例では、ビジネス・プロセスを表すタスク・テンプレートを作成する方法を示します。

シナリオ

営業マネージャが、自分の部門のクライアントに対する製品デモンストレーション・プロセス用のタスク・テンプレートを作成しようと考えています。

クライアントに対する製品デモンストレーション・アクティビティ

クライアントに対する製品デモンストレーション・プロセスは定期的に実行されます。営業マネージャは、このプロセスが発生するたびにそのタスクを手動で作成しなくて済むようにするために、ビジネス・プロセス・アクティビティを含むタスク・テンプレートを作成します。ビジネス・プロセスを繰り返すたびに、タスク・テンプレートを使用して、実行する必要がある適切なタスクを自動的に生成できます。

分析

ビジネス・プロセスは、次のアクティビティで構成されます。

会議室を予約します。
議題を作成します。
クライアントと日時を決定します。
発表者を手配します。
製品デモンストレーションを実施します。
クライアントをフォロー・アップします。

「Client Product Demonstration」タスク・テンプレート

ビジネス・プロセスの分析に基づいて、次のようなタスク・テンプレートを作成します。

タスク・テンプレート名: Client Product Demonstration

タスク	カテゴリ	リード日数	期間日数
会議室の予約	準備	1	1
議題の作成	準備	1	1
クライアントとの日時の決定	コール	5	1
発表者のスケジュール	準備	5	2
デモンストレーションの実施	デモンストレーション	7	1
クライアントのフォロー・アップ	コール	10	1

タスク・テンプレートの実装の概念

タスクの定義

タスクとは、特定の完了日までに1人以上の個人によって完了する予定の作業の単位です。タスクのグループであるタスク・テンプレートを使用すると、タスクの作成を簡略化できます。

タスクの定義

摘要、期限およびカテゴリを使用してタスクを定義します。各タスクには、タスクを監督するかタスクの責任者となる1人の所有者と、作業を実行する1人以上の割当先がいます。

商談、顧客、1人以上の外部担当者などのビジネス・オブジェクトにタスクを関連付けることができます。タスクには、一般情報のノートおよびEメールやプロジェクト文書を追跡するための添付も含めることができます。

タスク・テンプレートの定義

プロセスには多くの場合、ユーザーが繰り返し実行する必要がある一連のタスクが含まれています。繰返しタスクをより迅速かつ容易に実行できるようにするために、営業担当が特定のビジネス・オブジェクトで作業する際に使用するタスク・テンプレートを定義できます。営業担当が処理するプロセスに適切なタスク・テンプレートを選択するだけで、自動的にタスクが作成され、作業対象のビジネス・オブジェクトにタスクが関連付けられます。

注意: アプリケーション・コンポーザを使用して、タスク・オブジェクトを変更できます。詳細は、CX SalesとB2Bサービスの拡張ガイドを参照してください。

タスクのステータスにはどのようなものがありますか。

タスクのデフォルトのステータスは次のようになります。これらのステータスは変更または削除したり、必要に応じてさらに追加できます。

タスクのステータスとその意味を次に示します。

ステータス	意味
取消済	タスクが取り消されました。
完了	タスクが完了しました。このステータスは、必要に応じて別のステータスに変更できます。
進行中	タスクは現在アクティブであり、処理中です。
未開始	タスクはまだ開始されていません。
保留中	タスクはアクティブに処理されていませんが、まだ完了していません。

タスクが「完了」に設定されている場合、タスクの「完了率」フィールドが100パーセントに設定され、終了日が現在の日付に設定されます。

注意: 完了タスクのステータスを別のステータスに変更しても、「完了率」フィールドの値は自動的に変更されません。

アセスメント統合

アセスメント・テンプレートとタスク・テンプレートの連携

アセスメント・テンプレートを作成するためのステップの1つに、タスク・テンプレートの関連付けがあります。テンプレートを使用してアセスメントを実行した後で実行する一連のタスクを推奨する場合に、このステップを実行します。タスク・テンプレートをアセスメント・テンプレートのスコアの範囲に関連付けると、合計アセスメント・スコアがそれらの範囲のうち、どの範囲に当てはまるかによって、アセスメント後に実行することが推奨されるタスクが決まります。

アセスメント・テンプレート

アセスメント・テンプレートは、商談やリードなどのビジネス・オブジェクトの状態を評価するために使用される、加重質問と可能な回答のセットです。アセスメント・テンプレートは、アセスメントの結果に基づいて推奨される1つ以上のタスク・テンプレートに関連付けることができます。

タスク・テンプレート

タスク・テンプレートとは、関連するアクティビティのグループを生成するための指示のことです。タスク・テンプレートを「アセスメント」サブタイプでマークすることで、そのタスク・テンプレートをアセスメント・テンプレートと関連付けられるようにします。タスク・テンプレートのビジネス・オブジェクト・タイプは、アセスメント・テンプレートに割り当てられたビジネス・オブジェクト・タイプと同じである必要があります。タスク・テンプレートが関連付けられているアセスメント・テンプレートを使用してアセスメントが実行されると、そのアセスメントの合計スコアに基づいて1つ以上のタスク・テンプレートが推奨され、そのタスク・テンプレートを使用して実行するアクティビティのリストを生成できます。

たとえば、Engage Business Development Managerという名前のタスク・テンプレートを、Potential for Win-Winという名前のアセスメント・テンプレートに関連付けるとします。このタスク・テンプレートを86から100のスコア範囲に関連付けます。アセスメント・テンプレートPotential for Win-Winを使用したアセスメントのスコアがこの範囲内の場合、アプリケーションによってEngage Business Development Managerタスク・テンプレートが推奨され、このテンプレートに基づくフォロー・アップ・アクティビティのリストを生成できます。

タスク・テンプレートとアセスメント・テンプレートの関連付け

タスク・テンプレートをアセスメント・テンプレートに関連付けて、アセスメント結果に基づいて営業担当にタスクを推奨できます。関連付けの結果、営業担当がオブジェクトのアセスメントを完了した後で、関連する一連のタスクがフォロー・アップ・アクティビティとして表示されます。

タスク・テンプレートは事前定義済の個別タスクで、グループ化してオブジェクトに関連付けることができます。テンプレート・タスクは、タスク・テンプレートの個々のタスクのセットまたはグループです。タスク・テンプレートは、次のオブジェクトに対してのみ作成できます。

商談
リード
キャンペーン
顧客

注意: タスク・テンプレートを選択できるようにするには、タスク・テンプレートのサブタイプが「アセスメント」で、アセスメント・テンプレートと同じオブジェクトに属している必要があります。たとえば、商談のアセスメントを作成する場合は、商談タスク・テンプレートを選択する必要があります。

タスク・テンプレートを関連付ける方法を次に示します。

「設定と保守」作業領域で、次の項目に移動します。
- オファリング: 販売
- 機能領域: 商談
- タスク: 商談アセスメント・テンプレートの管理
「商談アセスメント・テンプレートの管理」ページで、「作成」をクリックして設定ステップに従います。

注意: 設定フローの最後のタスクは、タスク・テンプレートの関連付けです。
「タスク・テンプレートの関連付け」ページに移動します。
「作成」アイコンをクリックします。
アセスメント・テンプレートに関連付けるタスク・テンプレートを選択します。
「OK」をクリックします。

選択したタスク・テンプレートが「タスク・テンプレートの関連付け」ページに表示されます。

注意: スコア範囲を入力した場合は、アセスメントのスコアがその範囲内である場合のみ、タスク・テンプレートを表示できます。
「保存」をクリックします。

これで、タスク・テンプレートがアセスメント・テンプレートに関連付けられました。

アセスメント・テンプレートに関連付けることができるタスク・テンプレートを作成するにはどうすればよいですか。

「アセスメント」サブタイプのタスク・テンプレートを作成します。

パートナ統合

パートナ・タスク・テンプレートの作成

タスク・テンプレートは、ビジネス・オブジェクト(「パートナ」など)に関連付けられたタスクのグループです。顧客関係管理アプリケーション管理者またはアプリケーション実装コンサルタントのジョブ・ロールを持つユーザーは、「パートナ・タスク・テンプレートの管理」設定タスクを使用して、パートナのタスク・テンプレートを作成できます。チャネル・マネージャとパートナ管理者は、これらのテンプレートを使用して、複数のタスクを1回のクリックで迅速に作成できます。ユーザーは、「パートナ」ページの「アクティビティ」サブタブで、テンプレートから生成されるタスクにアクセスできます。

デフォルトでは、この機能は非表示ですが、営業管理者はアプリケーション・コンポーザを使用して、「アクティビティ」オブジェクトの「埋込み」タスク・リストで「スマートタスクの作成」ボタンを公開できます。有効なタスク・テンプレートが作成済であれば、「タスクの作成」ボタンから「テンプレートからのタスクの作成」オプションを使用できます。有効なタスク・テンプレートが作成されていない場合は、「タスクの作成」ボタンは通常どおりに機能します。

タスク・テンプレートを作成し、チャネル・マネージャとパートナ管理者がそれらを使用できるようにするプロセスは次のとおりです。

タスク・テンプレートを作成し、テンプレートの個々のタスクを作成します。
「アクティビティ」オブジェクトの「埋込み」タスク・リストで「スマートタスクの作成」ボタンを公開します。

パートナ・タスク・テンプレートの作成

顧客関係管理アプリケーション管理者またはアプリケーション実装コンサルタントのジョブ・ロールを持つユーザーは、次のステップを使用して、パートナのタスク・テンプレートを作成できます。

顧客関係管理アプリケーション管理者またはアプリケーション実装コンサルタントの認証情報でサインインします。
「設定と保守」の「販売」オファリングに移動します。
「パートナ・タスク・テンプレートの管理」設定タスクを検索して選択します。
「パートナ・タスク・テンプレートの管理」ページで、「作成」アイコンをクリックします。

「テンプレートの作成」ポップアップで、次のフィールドに情報を入力します。

次の表に、「テンプレートの作成」ポップアップで使用可能なフィールドを示し、各フィールドについて説明します。

フィールド	説明
テンプレート名	テンプレートの名前を入力します。
摘要テンプレート・セット	必要に応じて、テンプレート名に関する簡単な説明を入力します。
アクティブ	このチェック・ボックスを選択して、テンプレートがアクティブであることを示します。このチェック・ボックスは、デフォルトで選択されています。
テンプレート・タイプ	タスク・テンプレートが関連付けられているビジネス・オブジェクトがデフォルトとして設定されます。パートナ・タスク・テンプレートの場合、テンプレート・タイプはパートナ・プロファイルです。
サブタイプ	デフォルト値は空白です。査定のためにタスク・テンプレートを作成する場合は、「査定」を選択する必要があります。それ以外の場合は、フィールドを空のままにします。
テンプレート・セット	ビジネス・ユニットに関連付けるテンプレート・セット(セットID)を選択します。

「テンプレートの作成」ポップアップで、「OK」をクリックします。
タスク・テンプレートのタスクを作成するには、「詳細」セクションの「作成」アイコンをクリックします。

「タスクの作成」ポップアップで、次のフィールドに情報を入力します。

次の表に、「タスクの作成」ポップアップで使用可能なフィールドを示し、各フィールドについて説明します。

フィールド	説明
件名	タスクの件名を入力します。
説明	(オプション)タスクについて説明します。
リード・タイム	(オプション)タスクのリード・タイムを入力します。
タイプ	(オプション)タスクのタイプを選択します。
テンプレート期間	(オプション)タスクの期日を定義します。期日は、テンプレート期間の値とタスクの開始日に基づいて計算されます。テンプレート・タスクで期間が空の場合は、タスクは期日なしで作成されます。
優先度	(オプション)タスクの優先度を選択します。

「タスクの作成」ポップアップで「OK」をクリックします。
「保存して閉じる」をクリックして作業を保存します。

アクティビティ・ページへのスマートな「タスクの作成」ボタンの追加

次のステップを使用して、アクティビティ:ページで「タスクの作成」ボタンを「スマートタスクの作成」ボタンに置き換えます。

営業管理者の認証情報でサインインします。
サンドボックスにいることを確認します。
ナビゲータから「アプリケーション・コンポーザ」をクリックします。
標準オブジェクトのリストから、「アクティビティ」をクリックします。
「ページ」リンクをクリックします。
「アクティビティ：ページ」のリストで、Embedded Task List Overviewページまでスクロールします。
標準レイアウトを複製し、「作成および編集」をクリックします。
複製レイアウトの「レイアウトの編集」ページで、Embedded Task List Overview Tableの「編集」アイコンをクリックします。
「詳細フォームの構成: ボタンおよび処理」領域で、「タスクの作成およびテンプレートからのタスクの作成」ボタンを「使用可能なボタン」列から「選択したボタン」列に移動します。
「詳細フォームの構成: ボタンおよび処理」領域で、「タスクの作成」ボタンを「選択したボタン」列から「使用可能なボタン」列に移動します。
「保存して閉じる」をクリックし、「完了」をクリックして作業を保存します。
サンドボックスを公開します。