Bei manchen Projekten ist es erforderlich, dass P6-Benutzer vorübergehend an entfernten Standorten arbeiten, an denen sie keinen Zugriff auf das private Netzwerk des P6-Servers haben. Es kann auch sein, dass bei manchen Projektteams einige Mitglieder ihre Tasks mit P6 und andere per E-Mail aktualisieren.
Um die Aktualisierung des Zuweisungsstatus per E-Mail zu unterstützen, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein.
Damit Aktualisierungen per E-Mail für Ihr Team in Ihrer Organisation unterstützt werden:
Vergewissern Sie sich bei Ihrem Administrator, dass die Unterstützung von Task-Aktualisierungen per E-Mail auf Ihrem P6-Anwendungsserver bereitgestellt wurde.
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen in P6 erfüllt sind:
Sie haben ein gültiges Benutzerkonto in P6.
Hinweis: Mit einem P6-Benutzerkonto können Sie Vorgängen als Ressourcenzuweisung zugewiesen werden, wenn Ihr Benutzerkonto einer Arbeitsressource zugeordnet ist. Sie können auch einer Task als Vorgangseigentümer zugewiesen werden oder indem Ihnen ein Team Member-Arbeitsverteilungsfilter zugewiesen wird.
Ihr Benutzerkonto ist mit mindestens einer Modulzugriffsoption konfiguriert.
In Ihrem Benutzerkonto ist Ihre eigene eindeutige E-Mail-Adresse angegeben.
Sie haben eine oder mehrere Vorgangszuweisungen (Tasks) für mindestens ein aktives Projekt. In der E-Mail werden Tasks angezeigt, die noch nicht gestartet wurden, aktive Tasks in Bearbeitung und Tasks, die Sie in den letzten 180 Tagen abgeschlossen haben.
Hinweis: Um Statusaktualisierungen Ihrer zugewiesenen Tasks ausführen zu können, benötigen Sie nur dann OSP-Zugriff auf ein Objekt, wenn Ihnen ist ein Team Member-Arbeitsverteilungsfilter zugewiesen ist.
Laden Sie eine beliebige E-Mail-Clientanwendung oder einen beliebigen E-Mail-Browser herunter, und installieren Sie die Anwendung oder den Browser, damit Sie Zugriff auf Webmail haben.
Planen Sie den Prozess für die Angabe Ihres Task-Status per E-Mail zusammen mit Ihrem Team und Projektleiter. Berücksichtigen Sie dabei Details wie das Timing der Aktualisierungen per E-Mail gegenüber Aktualisierungen in P6 oder auf anderen P6 Team Member-Oberflächen, um Konflikte zu vermeiden.
Bekannte Probleme
Yahoo- and Hotmail-Webclients werden nicht unterstützt. Wenn Ihre E-Mail-Adresse einem dieser Accounts zugewiesen ist, müssen Sie auf Ihren Account mit einem SMTP-E-Mail-Client zugreifen.
Wenn Projektleiter über die E-Mail-Anforderung "Benachrichtigen" eine Liste der Tasks an Teammitglieder senden, werden die folgenden Zeitrahmenoptionen nicht unterstützt:
Heute aktiv, Heute fällig oder Heute abgeschlossen
Morgen aktiv, Morgen fällig oder Start morgen
Gestern abgeschlossen
Sie können stattdessen folgende Optionen verwenden:
Aktiv am nächsten 1 Tag, Fällig oder Abgeschlossen am letzten 1 Tag
Aktiv in den nächsten 2 Tagen oder Fällig in den nächsten 2 Tagen
Abgeschlossen am letzten 1 Tag
Fehlermeldungen
Wenn Ihre E-Mail-Anwendung so eingerichtet wurde, dass E-Mail-Nachrichten im HTML-Format zurückgesendet werden, erhalten Sie eventuell Fehlermeldungen bei der Aktualisierung von Tasks.
Eine der folgenden Situationen kann auftreten:
Eine E-Mail wird mit folgender Meldung zurückgesendet: "Das angegebene Datums- oder Einheitenformat war ungültig oder fehlt."
Wenn in den Feldern "Aufgewendete Zeit", "Verbleibende Zeit" oder "Restdauer" ein Fehler aufgetreten ist, wird eine E-Mail mit der Meldung zurückgesendet, dass der aktualisierte Wert falsch ist, weil er nur teilweise vom E-mail Statusing Service geparst wurde.
Dieses Problem kann wie folgt vermieden werden:
Löschen Sie bei Task-Aktualisierungen den ursprünglichen Wert vollständig, bevor Sie einen aktualisierten Wert eingeben.
Richten Sie die E-Mail-Anwendung so ein, dass Antworten auf Nachrichten im Textformat gesendet werden.
Klicken Sie auf den Link Diese Task aktualisieren, um Tasks einzeln zu aktualisieren.
