| Oracle® Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Contentのマネージング 11g リリース1(11.1.1) B72426-01 |
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保存スケジュールとは、類似したコンテンツをグループにまとめることができるシリーズ、カテゴリおよびレコード・フォルダを階層的に編成したものです。各グループは独自の保存および処理特性を持ちます。この章では、保存スケジュールの設定方法と保存割当の処理方法について説明します。
この章では、次の項目について説明します。
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重要: 保存スケジュールに10,000以上のシリーズ、カテゴリおよびフォルダが含まれている場合、データベース管理者はパフォーマンス向上のため、表にデータベースの索引を構築する必要があります。レコード・フォルダの場合、「フォルダ」表の列に索引を追加します。保存カテゴリの「カテゴリ」表と「処理」表の列に索引を追加します。シリーズの場合、「シリーズ」表の列に索引を追加します。表の列へ索引付けの定義の詳細は、データベースのドキュメントを参照してください。 |
組織からの要件に対応する、多数の異なる保存スケジュールを作成できます。
RoleEntityACLコンポーネントがコンテンツ・サーバーで有効になっている場合、このコンポーネントは、カテゴリやフォルダなどの保存オブジェクトには影響しません。したがって、URMロールでACLを使用する機能は、RoleEntityACLコンポーネントが有効であっても、カテゴリ作成ページまたはフォルダ作成ページでは無効化されています。コンポーネントが有効な場合、ロールACLの使用はチェックイン・ページで有効になります。
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重要: 保存スケジュールはコントリビューション・メカニズムではなく、処理メカニズムです。コンテンツのライフ・サイクルにおいて、コンテンツがいつどのように処理されるかが定義されます。コンテンツをリポジトリにチェックインするものではありません。 |
このセクションのトピックは次のとおりです:
MoReq2ファイル・プランを有効にするには、RmaEnableFilePlan構成変数をTRUEに設定してコンテンツ・サーバーを再起動します。ファイル・プランは、「コンテンツの参照」を選択して使用します。
ファイル・プランはクラス、ファイル、サブファイルおよびボリュームの4つのノード・タイプで構成される厳密なフォルダ階層を持っており、「クラス」のみが最上位レベルの階層で使用できます。クラスは、分類のためのフレームワークを提供し、ファイルはレコードなどを格納するために使用されます。
ファイルとクラスは、階層内の単一ノードで混在させることはできません。たとえばサブファイルがファイルフォルダ内に配置されている場合、そのファイルフォルダにはコンテンツを含むその他のタイプのアイテムを含めることはできません。例外として、フォルダ・タイプにコンテンツ・アイテムが含まれている場合は、ボリュームも含めることができます。クラスには、他のクラス、ファイルまたはコンテンツを含めることができます。サブファイルには、コンテンツ・アイテムを含めることができます。ボリュームには、コンテンツのみを含めることができます。Recordsソフトウェアは、階層の特定のポイントで許可されたアイテムのみ、作成アクセスができるよう構成されています。
ファイル・プラン・ノードと階層の詳細は、電子記録管理のためのモデル要件を参照してください。
ファイル・プラン使用のための機能は、保存スケジュールの機能と似ています。主な違いの1つは、処理スケジュールを持つカテゴリにクラスをリンクすることにより、処理アクションが「クラス」に適用されることです。
この章の情報を確認するときに、保存スケジュールに加え、ファイル・プランにどのように情報を適用できるかについても考慮してください。
フォルダ保存機能は、「DoDベースライン」または「DoD分類済」が有効になっていると使用できません。
FrameworkFoldersコンポーネントが有効になると、フォルダ保存機能が有効になります。フォルダ保存により、保存問合せフォルダ内のコンテンツ・アイテムをグループ化し、フォルダ内のコンテンツに保存アクションを適用できます。フォルダそのものに保存アクションを適用するわけではありません。
コンテンツ・アイテムの処理が、コンテンツ・サーバーとRecordsシステムで定義されている場合には、Recordsシステムで定義されている処理とスケジュールのみが使用されます。
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重要: 保存フォルダを使用するとライフ・サイクル情報を参照できないため、この機能は保存や追跡が必要のない重要性の低いアイテムに使用することをお薦めします。追跡や保存が必要なより重要なドキュメントは、レコード保存スケジュールを使用して処理する必要があります。 |
次の保存アクションがあります。
リビジョン別に保存: 保持するアイテムのリビジョンの数を指定するために使用します。たとえば、問合せフォルダ内のコンテンツ・アイテムのリビジョンが8つある場合、保存ルールが実行されると、最初の3つのリビジョンが削除され、最新の5つが保持されます。Recordsシステムがインストールされている場合、凍結されたアイテムは削除されません。
有効期間別に保存: アイテムを削除するまでの期間を指定するために使用します。Recordsシステムがインストールされている場合、期間のオプションは、Records構成で指定した期間になります。Recordsシステムがインストールされていない場合、会計期間を除くすべてのデフォルトの期間が含まれます。
カテゴリ別に保存(Recordsシステムがインストールされ有効になっている場合のみ使用可能): 問合せフォルダに適用するカテゴリ処理を指定するために使用します。これは、コンテンツ・アイテムへのカテゴリIDの指定と似ています。
このオプションを指定するときは、このアクションに承認を必要とするかどうかを指定できます。承認は、Recordsシステムと同じ方法で実行されます。
保存フォルダで使用できるアクションは次のとおりです。
Recordsが有効になっていない場合
「カテゴリ別に保存」は使用不可
「リビジョン別に保存」と「有効期間別に保存」が組合せ可能
Recordsが有効な場合
「カテゴリ別に保存」が使用可能
フォルダ保存の削除処理は、Recordsシステムの削除とは異なる方法で処理されます。Recordsでは最も長い保存間隔が使用されますが、フォルダ保存では最も短い保存間隔が使用されます。
フォルダ保存は、管理するコンテンツのライフ・サイクルがユーザーに表示されないという点で、Recordsの保存スケジュールの使用とは異なります。コンテンツがRecordsシステムを通して管理されている場合、フォルダを参照して「情報」を参照し、「アクション」メニューから「ライフ・サイクル」を選択すると、処理スケジュールのライフ・サイクルが表示されます。
フォルダ保存機能は、コンテンツ・サーバーの管理権限を持つユーザーのみが設定および管理できます。Recordsの管理者権限を持つユーザーでも、コンテンツ・サーバーの管理権限がないとフォルダ保存機能の設定ができません。
フォルダ保存機能へのアクセスと設定の詳細は、第6.1項を参照してください。
組織は頻繁に再編成されるため、組織階層などの動的な機能に基づいてカテゴリを作成しないでください。カテゴリの部門には静的な分類を使用します。また、カテゴリにはより汎用的な指定をしてください。レコード・フォルダで、より具体的な指定ができます。
一般的な保存スケジュールの階層は、シリーズ、カテゴリおよびレコード・フォルダで構成されます。シリーズは、オプションの最上位レベルのノードで、ネストできます。保存カテゴリは、その処理スケジュールの特性によりネストできません。レコード・フォルダは、ネストできます。図13-1は、保存スケジュール・オブジェクトの基本的な階層を示しています。
コンテンツは、保存カテゴリに直接ファイリングされますが、オプションで保存カテゴリの下のレコード・フォルダにもファイリングできます。保存スケジュールは、最上位のシリーズ・ルート・ノードです。最上位ノードは自動的に作成されます。
残りの保存スケジュール・オブジェクト(シリーズ、フォルダまたは保存カテゴリ)は、レコード管理者が作成します。ユーザーまたは管理者が、アプリケーション内でファイリングするコンテンツを作成します。シリーズは、レコード管理者が作成するオプションのコンテナです。保存カテゴリは必須で、コンテンツを処理するための処理手順が含まれています。レコード・フォルダはオプションで、一定の特性に従ってコンテンツを編成します。
図13-2は、保存スケジュールの各オブジェクトの主要な特性を示しています。シリーズには、シリーズ・オブジェクトに対する直接的なセキュリティ・セットがありません。一方、保存カテゴリ、レコード・フォルダおよびコンテンツのすべてに、アクセス制御リスト(ACL)、補助マーキング、カスタム・セキュリティ・フィールドおよび(カスタム)分類などの様々なセキュリティ・オプションがあります。
図13-3は、次のような少し複雑な保存スケジュールの階層を示しています。
ネストされたシリーズ(シリーズBおよびC)
ネストされたフォルダ(フォルダaの下にフォルダa1およびa2)
フォルダではなくカテゴリ(カテゴリ1、2および4)に直接ファイリングされたコンテンツ
シリーズのないカテゴリ(カテゴリ1)
複数のフォルダ(フォルダa1およびa2)にファイリングされたアイテム
コンテンツを保存スケジュール内の複数の場所にファイリングすることがは可能ですが、複数の処理スケジュールのプロセスが複雑になるため、お薦めできません。最適なパフォーマンス結果を得るためには、コンテンツは単一のフォルダまたはカテゴリにファイリングしてください。1つのアイテムに複数の処理スケジュールを付加すると、アイテムは最長の保存期間で処理されます。
保存スケジュール・オブジェクトの属性の一部は、親オブジェクトから継承されます。属性を下位レベルで上書きできる場合もあります。
レビュー・ステータスにはレビュー期間とレビューアが含まれ、保存カテゴリ・レベル、フォルダ・レベルおよびアイテム・レベルで設定できます。すべての情報の期間が等しく、カテゴリ、フォルダおよびアイテム・レベルで設定されている場合、最下位レベル(アイテム・レベル)が優先されます。
親オブジェクトと子オブジェクトでレビュー期間が異なる場合、子フォルダでは最短のレビュー期間が優先され、関連するコンテンツ情報ページで表示されます。それより長いレビュー期間は無視されます。より短いレビュー期間が削除されたり変更された場合、コンテンツのレビュー・サイクルで、その長いレビュー期間が再び使用されます。
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重要: 子フォルダでは、親と子のオブジェクト階層内で最短のレビュー期間が、子フォルダに設定されたより長いレビュー期間よりも優先されます。 |
たとえば、レビュー対象のカテゴリのレビュー期間がカレンダ四半期で2期分だとします。レビュー対象のカテゴリ内の子フォルダのレビュー期間が、カレンダ四半期で4期分として設定されています。階層内でより高い階層(親)のほうが短いレビュー期間のため、子フォルダのより長いレビュー期間の設定は無視されます。実際には、フォルダのレビュー期間が上書きされます。
レビュー対象カテゴリのレコード・フォルダのレビュー・ステータスがレコード・フォルダ・レベルで設定されていない場合、フォルダは常にカテゴリからレビュー・ステータスを継承します。コンテンツ・レベルでは、コンテンツが独自のレビュー設定を保持していない場合は、レビュー情報をカテゴリから継承できます。また、フォルダから情報を継承できます。
コンテンツ・アイテムがレビュー対象の保存カテゴリに直接ファイリングされる場合、そのカテゴリから設定を継承します。レビュー対象アイテムがレビュー対象のレコード・フォルダにファイリングされる場合、直接の親フォルダから設定を継承します。レコード・フォルダはネストできるため、直接の親フォルダによりアイテムのレビュー属性が決定します。
保存カテゴリがレビュー対象で、フォルダおよびコンテンツ・アイテムのいずれも独自のレビュー設定を保持していない場合、すべてのフォルダとアイテムがカテゴリのレビュー属性を継承します。
レビュー対象のレコード・フォルダ、コンテンツおよびアイテムを含む、レビュー対象でない保存カテゴリを作成できます。逆の操作はできません。レビュー対象の継承属性により、レビュー対象でないレコード・フォルダおよびアイテムを含む、レビュー対象の保存カテゴリは作成できません。
永続アイテムは、処理手順によって破棄できません。永続アイテムは、通常、組織の情報ベースのわずかな比率です。永続ステータスは、非常に歴史的な価値を持つため、管理上、法的または会計上の目的で必要な通常の期間を超えた継続的な保持が保証されるもので、National Archives and Records Administration (NARA)によって決定されます。永続アイテムは、アーカイブ・アイテムと呼ばれることがあります。
処理手順は、保存カテゴリ・レベルで定義され、一部のルールは子レコード・フォルダに一意に適用されます。レコード・フォルダは、処理ルールを保存カテゴリから継承します。コンテンツ・アイテムは、処理を保存カテゴリから継承します。該当する場合は、一意に適用された処理ルールを持つフォルダから継承します。詳細は、第15章を参照してください。
保存オブジェクトを使用するには、「コンテンツの参照」を選択します。ユーザーの権限とロールによって、すべての保存スケジュールを参照できる場合と、そのユーザーが作成した保存スケジュールのみを参照できる場合があります。
保存スケジュール・オブジェクトを操作するには、ユーザーは保存スケジュール内の特定のコンテキストまたはレベルに位置する必要があります。保存スケジュールを参照する場合、階層内の場所によって、メインの「アクション」メニューに異なるメニュー・オプションが表示されます。
次の表は、各レベルで作成できる保存スケジュール・オブジェクトを示しています。
| レベル | 作成可能 |
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シリーズまたはルート・ノード |
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保存カテゴリ |
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レコード・フォルダ |
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主要なルート・ノードは、保存スケジュールのシリーズ・ルート・ノードと考えれます。シリーズ・レベルでは、シリーズまたは保存カテゴリが作成できます。
メニューは階層内の場所に対して相対的になります。たとえば、「フォルダ」・レベルでは、フォルダまたはコンテンツを作成できます。カテゴリは作成できません。
階層内の場所に応じて表示される、使用可能なメニュー・オプションを次に示します。これらのオプションは、各アイテムの「アクション」メニューまたはページ・メニューに表示されます。
カッコ内の情報は、情報が表示される階層の領域を示します。
情報
カテゴリ情報(カテゴリ・レベル): 保存カテゴリ情報ページを開きます。
シリーズ情報(シリーズ・レベル): シリーズ情報ページを開きます。
フォルダ情報(フォルダ・レベル): レコード・フォルダ情報ページを開きます。
メタデータ履歴(カテゴリ・レベルおよびフォルダ・レベル): メタデータ履歴ページを開きます。
処理情報(カテゴリ・レベル): 処理情報ページを開きます。
ライフ・サイクル(フォルダ・レベル): ライフ・サイクル情報を開きます。
最近のレビュー(フォルダ・レベル): レビュー履歴情報を開きます。
保存スケジュール・レポート(すべて): システムの構成時に指定したフォーマットで保存スケジュール・レポートを作成します。
編集
保存カテゴリの編集(カテゴリ・レベル): 保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページを開きます。
処理の編集(カテゴリ・レベル): 処理手順ページを開きます。
レビューの編集(カテゴリ・レベルおよびフォルダ・レベル): レビュー情報の編集ページを開きます。
シリーズの編集(シリーズ・レベル): シリーズの作成ページまたはシリーズの編集ページを開きます。
移動(すべて): 「保存シリーズの選択」ダイアログ、「レコード・フォルダの選択」ダイアログまたは「カテゴリの選択」ダイアログを開きます。
非表示(シリーズ・レベル): オブジェクトが非表示になっていることを示すプロンプトが開きます。
凍結/凍結解除(フォルダ・レベル): レコード・フォルダの凍結/凍結解除を切り替えます。
コピー: 該当のオブジェクトをコピーします。
削除: 任意のチェック済オブジェクトを削除します。オブジェクトにコンテンツ(たとえばフォルダ)が含まれている場合、エラー・メッセージが表示され、オブジェクトは削除されません。
作成
レコード・フォルダの作成(カテゴリ・レベルおよびフォルダ・レベル): レコード・フォルダの編集ページまたはレコード・フォルダの編集ページを開きます。
コンテンツのチェックイン(カテゴリ・レベルおよびフォルダ・レベル): コンテンツのチェックイン・ページを開きます。
物理アイテムのチェックイン: 物理アイテムの作成ページを開きます
シリーズの作成(シリーズ・レベル): シリーズの作成ページまたはシリーズの編集ページを開きます。
保存カテゴリの作成(シリーズ・レベル): 保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページを開きます。
表示の変更
サムネイル:アイコン・ベースのビューを表示します。
ヘッドライン: 水平のテキスト・ビューを表示します。
また、個別のアイテムのフォルダ・ページの「アクション」メニューおよびフォルダ・レベルの「表」メニューで使用可能なオプションを次に示します。
日付の設定
レビュー済としてマーク: フォルダをマーク済としてマークします。
再帰的としてマーク: すべての子オブジェクトをレビュー済としてマークします。
取消: フォルダを取消し済としてマークし、廃止します。
期限切れ: フォルダ内のすべてのオブジェクトを期限切れにします。
廃止: コンテンツおよびフォルダを廃止としてマークします。特定のアクションによりフォルダが廃止となる場合、「廃止を元に戻す」に切り替わります。
廃棄: フォルダおよびその下にあるアイテムを廃棄します。
カットオフを元に戻す(「表」メニューのみ): フォルダのカットオフ・ステータスを元に戻します。
廃止を元に戻す(「表」メニューのみ): アイテムおよびフォルダを廃止しないとマークします。コンテンツ・アイテムの「廃止」ステータスを元に戻すには、アイテムを検索し、マークするアイテムのチェック・ボックスを選択し、「日付の設定」メニューから「日付のクリア」→「廃止」を選択します。
お気に入りに追加: マークしたオブジェクトをお気に入りリストに追加するために使用します。
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権限: シリーズを操作するには、適切な権限が必要です。シリーズの読取り(表示)、作成、削除、移動、編集および表示/非表示には、個別の権限が必要です。事前定義されたレコード・ユーザー・ロールおよびレコード・オフィサー・ロールのみが、シリーズの読取り(表示)を行えます。事前定義されたレコード管理者ロールは、他のシリーズ関連のタスクをすべて実行できます。 |
シリーズは、コンテンツの編成のためのオプション機能です。組織が多数の保存カテゴリを保持している場合、シリーズの設定は保存スケジュール階層のビューの管理に役立ちます。シリーズは静的で非固有のメソッドとする必要があります。たとえば、7500 BuildingではなくBuildingsとします。これにより、時間が経っても階層が静的なままとなります。シリーズは、お互いにネストできます。
また、シリーズはユーザーには表示されないため、非表示のシリーズにデータをファイリングすることを回避できるので、進行中の保存スケジュールの作成に役立ちます。
シリーズの管理に関する作業は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスする2つの方法を、次に示します。
「コンテンツの参照」→「保存スケジュール」を選択します。
「レコード」→「保存スケジュール」を選択します。
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権限: このアクションを実行するには、シリーズ.作成権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
ネストされたシリーズ(シリーズ内のシリーズ)が認められています。シリーズを作成する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスし、シリーズを作成する場所に移動します。
既存のシリーズの「アクション」メニューまたはページ・メニューから、「作成」→「シリーズの作成」を選択します。
シリーズの作成ページまたはシリーズの編集ページで、シリーズの識別子を入力します。
シリーズの名前を入力します。
「作成」をクリックします。シリーズは、「コンテンツの参照」領域および「保存スケジュール」リストの両方に表示されます。
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権限: このアクションを実行するには、シリーズ.編集権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
シリーズを編集する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。編集するシリーズの「アクション」メニューから「編集」→「シリーズの編集」を選択します。
シリーズの作成ページまたはシリーズの編集ページで、「シリーズ名」ボックスの値に変更を行った後、「更新の送信」をクリックします。シリーズが正常に更新されたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。
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権限: このアクションを実行するには、シリーズ.読取り権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
シリーズの情報を表示する手順は次のとおりです
保存スケジュールにアクセスします。「情報」アイコンをクリックしてシリーズを表示します。
シリーズ情報ページが開きます。このページには、選択されたシリーズに関連する情報が表示されます。
終了したら、「OK」をクリックします。
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権限: これらのアクションを実行するには、「シリーズ.表示/非表示」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
非表示のシリーズとその子は、「シリーズ.表示/非表示」権限を持たないユーザーには表示されません。この機能は、保存スケジュールの設定とテストのためのステージング領域を提供します。保存スケジュールの本番環境の準備ができたら、シリーズの非表示を解除します。
シリーズを非表示にする手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。非表示にするシリーズの「アクション」メニューから「編集」→シリーズの非表示を選択します。
理由を入力し(オプション)、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。アクション全体を中止するには、「取消」をクリックします。
確認されると、シリーズ・アイコンが半透明になり、非表示になったことが示されます。
シリーズの非表示を解除する場合も、同様の手順に従います。アイテムの「アクション」メニューからシリーズの非表示解除を選択します。アクションが確認されると、シリーズ・アイコンは半透明ではなくなり、非表示が解除されたことが示されます。
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権限: このアクションを実行するには、シリーズ.移動権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
すべての子シリーズ、カテゴリ、レコード・フォルダおよびコンテンツ・アイテムが親シリーズとともに移動します。
シリーズを移動する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。移動するアイテムの「アクション」メニューから「編集」→シリーズの移動を選択します。複数のアイテムを移動するには、「表」メニューでシリーズのチェック・ボックスを選択し、「移動」を選択します。
「保存シリーズの選択」ダイアログ、「レコード・フォルダの選択」ダイアログまたは「カテゴリの選択」ダイアログで、ツリーをクリックして開き、アイテムを含めるシリーズをクリックします。「場所」フィールドに新しい場所が移入されます。
「OK」をクリックします。シリーズ内を検索中ページには、新しい場所にあるシリーズが表示されます。
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権限: このアクションを実行するには、シリーズ.削除権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
シリーズが移入されている場合、シリーズを削除しようとするとメッセージが表示され、シリーズとともにコンテンツも削除することについて、ユーザーに確認が求められます。コンテンツ、レコード・フォルダ、カテゴリおよびネストされたシリーズを保持する必要がある場合は、必ず削除するシリーズからこれらのオブジェクトを移動してください。
シリーズを削除するには、次のコマンドを実行します。
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ヒント: 複数のアイテムを削除するには、「表」メニューでアイテムのチェック・ボックスを選択し、「削除」を選択します。 |
保存スケジュールにアクセスします。削除するアイテムの「アクション」メニューから「削除」→「シリーズの削除」を選択します。
削除の確認を求められます。「OK」をクリックしてシリーズを削除するか、「取消」をクリックして削除アクションを取り消します。任意の子オブジェクトを削除するには、表示されるプロンプトで「子コンテンツ・アイテムを含める」のチェック・ボックスを選択します。終了したら「はい」をクリックします。
理由を入力し、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにして「OK」をクリックします。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
確認されると、シリーズが保存スケジュールから削除されます。
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権限: カテゴリを操作するには、適切な権限が必要です。カテゴリの読取り(表示)、作成、削除、移動および編集には、個別の権限が必要です。事前定義されたレコード・ユーザー・ロールおよびレコード・オフィサー・ロールのみが、カテゴリの読取り(表示)を行えます。事前定義されたレコード管理者ロールは、他のカテゴリ関連のタスクをすべて実行できます。 |
保存カテゴリは、関連するセキュリティ設定および処理手順が定義された保存スケジュールのオブジェクトです。保存カテゴリは、組織コンテナではなく処理手順であるため、他の保存カテゴリ内でネストできません。これらは、コンテンツを同一の処理要件でグループ化する方法です。
保存カテゴリをソートしてからリストすると、これらはソース単位でリストされます。たとえば、3つのソース(Source1、Source2、Source3)が使用される場合、Source1のすべてのアイテムは1つの個別グループとしてソートされ、Source2のアイテムは別の個別グループとしてソートされ、Source3のアイテムはまた別の個別グループとしてソートされます。これにより、各ソースのアイテムはラウンド・ロビン形式で表示されます。つまり、Source1の最初のアイテム、Source2の最初のアイテムおよびSource3の最初のアイテムの後ろに各ソースの2番目のアイテムが続きます。
保存カテゴリがACLを保持している場合、その保存カテゴリを表示したりアクセスするには、ユーザーがACLに載っている必要があります。カテゴリ・レベルでは、レコード・フォルダまたはコンテンツ・アイテムが作成できます。
保存カテゴリの管理に関する作業は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスする2つの方法を、次に示します。
「コンテンツの参照」→「保存スケジュール」を選択します。
「レコード」→「保存スケジュール」を選択します。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.作成権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存カテゴリは、ルート・ノード・レベルまたはシリーズ内で作成できます。
カテゴリを作成するには、次の手順を実行します。
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順に選択します。「表」メニューから「作成」→「保存カテゴリの作成」を選択します。
保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページで、デフォルトのセキュリティ・グループを承認するか「セキュリティ・グループ」リストからグループを選択します。デフォルト・コンテンツ・サーバー・セキュリティチェック・ボックスが保存設定の構成ページで選択されている必要があります。
(オプション)アカウントが有効になっている場合、カテゴリの関連するアカウントを選択します。
(オプション)カテゴリでデフォルト・セキュリティが使用されている場合、「作成者」リストから保存カテゴリの作成者を選択します。デフォルトでは、現在ログインして情報を入力しているユーザーが作成者になります。
カテゴリの一意の識別子を入力します。
カテゴリの名前を指定します。
最大1000文字の説明を入力します。
(米国政府機関は必須)「処理権限」ボックスに、処理権限のコードを入力します。民間部門の組織は、カテゴリの担当者または担当部門を指定するか、「なし」と入力できます。
カテゴリ内のアイテムのリビジョンを制限するには、「リビジョンの制限」を選択します。
カテゴリ内のアイテムの削除を制限するには、「削除の制限」を選択します。
カテゴリ内のアイテムの編集を制限するには、「編集の制限」を選択します。
保存カテゴリにレビューするコンテンツを含み、すべてのオブジェクトがレビュー対象のステータスを継承する必要がある場合、次の手順を実行します。
「レビュー対象」を選択します。
レビューアをシステムのデフォルトの「受信者に通知」に戻すのではなく、保存カテゴリのレビューアを指定するには、「レビューア」リストからレビューアを選択します。レビューアを選択するときは、そのユーザーがレビューを実施するために必要な権限を持っていることを確認してください。そうでない場合は、エラー・メッセージが表示され、ユーザーはレビューを実施できません。
レビュー期間の数を、整数値で入力します。
「レビュー期間」リストから、定義済のレビュー期間を選択します。
(オプション)アクセス制御リスト(ACL)が使用されている場合、次の手順を実行し、カテゴリにグループ権限を割り当てます。
グループ権限を割り当てるには、「グループ権限」の近くにある「選択」を選択します。
エイリアスの選択ページでエイリアスを選択または入力し、 読取り、書込み、削除および管理権限をエイリアスに応じて有効にし、「リストに追加」をクリックします。この手順を権限を設定する各エイリアスに対して繰返し、「OK」をクリックします。エイリアスとその権限が保存カテゴリの作成ページの「グループ権限」テキスト・ボックスに表示されます。
(オプション)アクセス制御リスト(ACL)が使用されている場合、次の手順を実行し、カテゴリにユーザー権限を割り当てます。
「ユーザー権限」ボックスの横にある「選択」をクリックします。
ユーザーの選択ページでユーザーを選択または入力し、 読取り、書込み、削除および管理権限をユーザーに応じて有効にし、「リストに追加」をクリックします。この手順を権限を設定する各ユーザーに対して繰返し、「OK」をクリックします。ユーザーとその権限が保存カテゴリの作成ページの「ユーザー権限」テキスト・ボックスに表示されます。
「作成」をクリックします。処理手順ページが開きます。処理ルールを作成するか、「更新の送信」をクリックして後でルールを作成します。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.編集権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
既存の保存カテゴリを編集する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。アイテムの「アクション」メニューから「編集」→「保存カテゴリの編集」を選択します。
保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページで、使用可能なフィールドに変更を入力します。
「更新の送信」をクリックします。保存カテゴリの更新が正常に行われたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。保存スケジュール内を検索中ページが開きます。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.読取り権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存スケジュールにアクセスします。「情報」アイコンをクリックしてアイテムを表示します。
保存カテゴリ情報ページが開きます。このページには、選択された保存カテゴリに関連する情報が表示されます。
終了したら、「OK」をクリックします。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.編集権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存カテゴリのメタデータ履歴は、編集可能なカテゴリ・プロパティへのすべての変更履歴のリストを表示します。
メタデータ履歴を表示する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。アイテムの「アクション」メニューから「情報」→「メタデータ履歴」を選択します。
メタデータ履歴ページが開き、編集可能なカテゴリ・プロパティへのすべての変更履歴のリストを表示します。次の情報を指定します。
変更を行ったユーザー
変更が加えられた時点のタイムスタンプ
影響のあるフィールド
新旧のフィールド値
終了したら、「OK」をクリックします。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.コピー権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存カテゴリをコピーする手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。コピーするカテゴリを見つけて、アイテムの「アクション」メニューから「コピー」を選択します。
保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページが、一部のフィールドがすでに入力された状態で開きます。必要に応じて、残りのフィールドを編集します。
「更新の送信」をクリックします。処理手順ページが開きます。処理ルールを作成するか、「更新の送信」で後でルールを作成します。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.移動権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存カテゴリは、別のシリーズやルート・ノード保存けジュール・レベルに移動できます。カテゴリを移動する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。アイテムの「アクション」メニューから「編集」→「移動」を選択します。
「保存シリーズの選択」ダイアログ、「レコード・フォルダの選択」ダイアログまたは「カテゴリの選択」ダイアログで、ツリーをクリックして開き、カテゴリの移動先のシリーズをクリックします。「場所」フィールドに新しい場所が移入されます。
「OK」をクリックします。シリーズ内を検索中ページと「コンテンツの参照」領域には、新しい場所にある保存カテゴリが表示されます。
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権限: このアクションを実行するには、カテゴリ.削除権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。RecordsGroupセキュリティ・グループに対する「削除」(D)権限も必要です。 |
保存カテゴリを削除する手順は次のとおりです。
保存スケジュールにアクセスします。アイテムの「アクション」メニューから「削除」→「カテゴリの削除」を選択します。
削除の確認を求められます。「OK」をクリックしてカテゴリを削除するか、「取消」をクリックして削除を取り消します。任意の子オブジェクトを削除するには、表示されるプロンプトで「子コンテンツ・アイテムを含める」のチェック・ボックスを選択します。終了したら「はい」をクリックします。
アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力し、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにして「OK」をクリックします。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
確認されると、保存カテゴリが保存スケジュールから削除されます。
この例では、レビューを行う保存カテゴリに対するアーカイブ処理アクションを作成します。この例では、保存カテゴリのレビュー期間は3か月です。
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順に選択します。
保存スケジュール内を検索中ページで、「表」メニューから「作成」→「保存カテゴリの作成」を選択します。
保存カテゴリの作成ページまたは保存カテゴリの編集ページで、「保存カテゴリ識別子」にRCV-101と入力します。
「保存カテゴリ名」にOperational for Reviewと入力します。
「保存カテゴリの説明」にRCV-101と入力します。
(米国政府機関は必須)「処理権限」に、権限のコードとしてRCV-101と入力します。
「レビュー対象」を選択します。
「レビューア」と「レビュー期間」を指定します。
「作成」をクリックします。処理手順ページで、次の手順を実行します。
「追加」をクリックします。処理ルール・ページが開きます。
「後」フィールド(代替ラベル: トリガー・イベント)で、保存期間カットオフを選択します。
「待機期間」フィールド(代替ラベル: 保存期間)に3 Calendar Monthsと入力します。
「処理アクション」リスト(代替ラベル: 処理アクション)で、「作成者に通知」を選択します。
「OK」をクリックします。
「更新の送信」をクリックします。
「OK」をクリックします。
異なるメタデータを保持しているため、リポジトリ内の他のドキュメントとは異なる保持アイテムは、処理ライフ・サイクルに関連付けられます。レコード・フォルダは、保存カテゴリに類似アイテムを編成します。保存カテゴリは複数のレコード・フォルダを保持でき、レコード・フォルダは他のレコード・フォルダ内にネストできます。
レコード・フォルダに独自のセキュリティ設定がない場合、親の保存カテゴリからセキュリティ設定を継承します。各レコード・フォルダは、フォルダ内のアイテムへのアクセスを制限する、独自のセキュリティ設定を保持できます。レコード・フォルダは、補助マーキングおよびカスタム・セキュリティ・フィールドを使用して保護できます。
一時コンテンツのレコード・フォルダは、最終処理プロセスの一部として一時コンテンツとともに破棄されます。レコード管理者は、必要に応じて一時アイテムの処理に対応する新しいレコード・フォルダを作成します。レビュー対象のコンテンツと永続コンテンツのレコード・フォルは、最終処理により破棄されることはなく、再作成する必要がありません。
レコード・フォルダは、処理ルールを親レコード・フォルダまたは親カテゴリから継承します。また、個々のフォルダに対して異なる処理手順を設定できます。これは、フォルダが格納されているカテゴリで、処理が作成されたときに行われます。フォルダの作成時には行われません。
セキュリティ設定と処理ルールの継承に加え、フォルダも親カテゴリからコンテンツ・レビュー情報を継承します。フォルダがレビュー情報を継承している場合、レコード・フォルダ情報ページに示されます。ネストされたフォルダなどの場合、最下位ノードのレビュー情報が優先されます(最短のレビュー期間が優先される)。レビュー情報はフォルダ・レベルで上書きできます。たとえば、異なるレビューアやレビュー期間の指定はできますが、レビュー対象の保存カテゴリ内で、フォルダをレビュー対象ではないとして指定することはできません。レコード・フォルダをレビュー対象としたくない場合は、非レビュー対象カテゴリ内にフォルダを作成する必要があります。
フォルダに対してボリュームの作成が必要になる場合があります。ボリュームが作成されると、フォルダ内のコンテンツは新しく作成されたボリューム・フォルダに移動されます。フォルダには、接頭辞+タイムスタンプ+接尾辞というネーミング規則が使用されます。接頭辞および接尾辞のどちらも、構成変数の設定により定義できます。詳細は、Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Content構成リファレンスを参照してください。いずれも定義されていない場合、接頭辞のvolume_が使用されます。
ボリュームが作成され、コンテンツが中に配置された後、フォルダは閉じられカットオフされます。後続のコンテンツ・アイテムは親フォルダにチェックインでき、追加のボリュームが作成できます。この処理は、ボリュームのカットオフと作成処理アクションにより行われます。ボリュームは、ファイル・プラン(MoReqトラッキングで使用)および保存スケジュールに使用されます。
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権限: レコード・フォルダを操作するには、適切な管理権限が必要です。フォルダの読取り(表示)、作成、削除、オープン/クローズ、編集、移動および凍結/凍結解除には、個別の権限が必要です。事前定義されたレコード・ユーザー・ロールのみが、レコード・フォルダの読取り(表示)を行えます。事前定義されたレコード・オフィサー・ロールのみが、フォルダの読取り、作成、編集および移動を行えます。事前定義されたレコード管理者ロールは、すべてのフォルダ関連のタスクを実行できます。 |
このセクションのトピックは次のとおりです:
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.作成」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存カテゴリ内に、または別のレコード・フォルダの子フォルダとしてフォルダを作成する手順は次のとおりです。
前提条件
保存カテゴリを作成します。
(アイテムのレビュー・サイクルの)期間を構成します。
補助マーキングを作成します(オプション)。
この手順も、セキュリティが構成済で、ユーザーに権限が割り当てられていることを前提としています。
フォルダを作成する保存カテゴリまたはフォルダを開きます。
ページの「アクション」メニューから「作成」→「レコード・フォルダの作成」を選択します。
レコード・フォルダの編集ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、RecordsGroupをデフォルトのセキュリティ・グループとして承認するか「セキュリティ・グループ」リストから別のグループを選択します。
(オプション)組織のセキュリティ・モデルでアカウントを使用している場合、「アカウント」リストからフォルダに関連付けられているアカウントを選択します。アカウントの詳細は、『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Contentの管理』を参照してください。
(オプション)レコード・フォルダのファイル作成者(または作成者)をデフォルトから変更するには、「ファイル作成者」フィールドのユーザーを選択します。
一意の識別子を入力します。
レコード・フォルダの名前を指定します。
(オプション)フォルダの説明を入力します。
(オプション)レコード・フォルダにレビュー対象アイテムを含める場合の手順は、次のとおりです。
「レビュー対象」を選択します。
保存設定の構成ページで設定されたシステムのデフォルトを上書きする、通知のためのレビューアを選択します。選択されたレビューアにはフォルダ.レビューの編集権限が必要です。権限がないと、レビューアはフォルダをレビュー済としてマークできません。
「レビュー期間」フィールドで、数値を入力して、期間のタイプを選択します。レコード・フォルダのカテゴリがレビュー対象として定義され、子レコード・フォルダに独自の情報が定義されていない場合、そのレコード・フォルダはレビュー情報を自身のカテゴリまたは親レコード・フォルダから継承します。詳細は、第13.1.3.2項を参照してください。
外部情報: アイテムがRecordsシステムの外部にある場合、場所、コンテナおよび適用可能な日付を追加します。たとえば、アイテムが法的な契約に関係する場合、アクティブ化日は契約開始日を表します。日付フォーマットは、システム・プロパティに設定されたユーザー・ロケールおよびプリファレンスによって異なります。このフィールドは、処理の観点から、レコード・フォルダとそのコンテンツを1つのコンテンツとして処理するために使用することもできます。
コンテンツ・アイテムに対応するがRecordsシステムとは無関係な非アクティブ化日も入力できます。たとえば、アイテムが法的な契約に関係する場合、有効期限は契約が期限切れになる日付を表します。非アクティブ化後もRecordsシステムでコンテンツにアクセスできるため、この日付はリポジトリでのドキュメントの有効期限とは異なります。Oracle WebCenter Contentで期限切れになったコンテンツには、期限切れ後はアクセスできません。
削除承認日: フォルダが削除できるようになった日付。
(オプション)補助マーキングをフォルダに割り当てるには、「補助マーキング」リストから1つ以上のマーキングを選択します。ユーザーまたはグループがレコード・フォルダにアクセスする権限を持っている場合でも、補助マーキングはレコード・フォルダへのアクセスを制限できます。
(ACLが有効な実装でのオプション)エイリアス・レベルまたはユーザー・レベルでのACLアクセスを設定します。
「ライフサイクルのプレビュー」をクリックしてカテゴリおよびフォルダに関連付けられた処理手順を表示します。
「作成」をクリックします。レコード・フォルダは、保存カテゴリ内を検索中ページまたはレコード・フォルダ内を検索中ページに表示されます。
保存カテゴリ内に、または別のボリューム・フォルダの子フォルダとしてフォルダを作成する手順は次のとおりです。
ボリュームが作成されると、フォルダ内のすべてのコンテンツは新しく作成されたボリューム・フォルダに移動されます。ボリュームが作成され、コンテンツが移動された後、フォルダは閉じられカットオフされます。後続のコンテンツ・アイテムは親フォルダにチェックインでき、追加のボリュームが作成できます。
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.作成」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
前提条件
保存カテゴリを作成します。
(アイテムのレビュー・サイクルの)期間を構成します。
補助マーキングを作成します(オプション)。
この手順も、セキュリティが構成済で、ユーザーに権限が割り当てられていることを前提としています。
ボリューム・フォルダの作成方法は3つあります。ここでは、そのうち2つの方法を説明します。処理を使用したボリューム作成の詳細は、第13.4.2.1項を参照してください。
ボリューム・フォルダを作成する保存カテゴリまたはレコード・フォルダを開きます。
コンテンツのみを含むフォルダまたはファイル・プラン・フォルダ(MoReq)のページ・メニューから、「作成」→「ボリュームの作成」または「ボリューム作成のスケジュール」を選択します。
「ボリュームの作成」では、ただちにボリュームが作成され、コンテンツが挿入されます。
「ボリューム作成のスケジュール」では、ポップアップ・ウィンドウが開き、そこで選択された次に示すオプションに応じてボリューム作成がスケジュールされます。
特定の数のアイテムがフォルダにチェックインされたらボリュームが作成されます。
バッチ・プロセスの実行スケジュールがチェックされ、一致したときにボリュームが作成されコンテンツが移動されます。
「ボリュームの作成」アクションまたは「ボリュームのカットオフと作成」アクションを持つ処理を作成する場合、発生するアクションはわずかに異なります。
「ボリュームの作成」が使用される場合、ボリュームが作成されます。ボリュームが作成されたカテゴリまたはフォルダ内のコンテンツは、ボリュームに移動されます。
「ボリュームのカットオフと作成」アクションが使用される場合、ボリュームが作成され、コンテンツが移動され、ボリュームは次の処理からカットオフされます。
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権限: これらのアクションを実行するには、「フォルダ.読取り」権限が必要です。すべての事前定義済管理ロールにこの権限が割り当てられています。 |
フォルダ情報は、製品階層の場所に応じて異なる方法で表示できます。最初に、参照、検索またはスクリーニングしてアイテムを表示します。その上で、次のアクションのいずれかを実行します。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「アクション」メニューから「情報」→オプション(「ライフ・サイクル」や「最近のレビュー」など)を選択します。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「情報」アイコンをクリックします。
レコード・フォルダ情報ページで、「情報」→必要に応じてオプション(「ライフ・サイクル」や「メタデータ履歴」など)を選択します。
表示される情報は、構成およびオプションのフィールドに入力されているかどうかに応じて異なります。
前述の手順を使用して「情報」メニューにアクセスし、レコード・フォルダのライフ・サイクル(処理スケジュール)を表示します。処理手順は、フォルダの保存カテゴリに対して定義されている必要があります。フォルダがカットオフされた後、レコード・フォルダの処理プロセスが開始され、編集ができなくなります。
「ライフ・サイクル」が選択されると、レコード・フォルダのライフ・サイクル・ページが開きます。
このページには、スケジュール済処理に従って、トリガー・イベントが発生する場合の各処理アクションの計算日を含む、レコード・フォルダのライフ・サイクル全体が表示されます。
前述の手順を使用して「情報」メニューにアクセスし、レコード・フォルダのレビュー履歴を表示します。
「最近のレビュー」が選択されると、レコード・フォルダのフォルダ・レビュー履歴ページが開きます。
このページには、レコード・フォルダをレビューしてレビュー済としてマークしたユーザーと、レビューの日付および時間のリストが表示されます。
前述の手順を使用して「情報」メニューにアクセスし、レコード・フォルダのメタデータ履歴を表示します。これは、レコード・フォルダのメタデータに対するすべての変更のリストです。「メタデータ履歴」が選択されると、レコード・フォルダの「メタデータ履歴」が開きます。
このページには、レコード・フォルダの編集可能なプロパティに対するすべての変更履歴の概要、影響のあるメタデータ・フィールド名、変更日時および新旧の値が表示されます。
前述の手順を使用して「情報」メニューにアクセスし、レコード・フォルダの凍結に関する詳細情報(現在フォルダに割り当てられているすべての凍結のリスト)を表示します。「凍結詳細」が選択されると、凍結詳細ページが開きます。
レコード・フォルダが凍結されている場合は、フォルダ情報ページの「処理の凍結」フィールドの値が「はい」になり、フィールド値の横に「詳細」ハイパーリンクが表示されます。そのハイパーリンクをクリックすると、「凍結情報」が表示されます。
凍結詳細ページには、現在レコード・フォルダに適用されているすべての凍結が表示されます。フォルダが親フォルダから凍結ステータスを継承している場合は、継承された凍結の 「継承元」 列に親フォルダの名前が表示されます。「情報」アイコンをクリックしてリストのアイテムを表示します。レコード・フォルダ情報ページが開きます。
このページの情報をレポート内のファイルに保存するには、「ページ」メニューから「凍結詳細の保存」オプションを選択します。
生成されたレポート・ファイルがPDF形式である場合、Adobe Acrobat 6.0以降のバージョンで表示する必要があります。
レコード・フォルダが編集されるときに更新されるのは、次のものです。
エイリアス/グループ権限が使用されていない場合、ACLへの特定のユーザー・アクセス
レコード・フォルダの凍結理由
内部コンテンツのアクティブ化日または有効期限日
フォルダの説明に対する詳細化または編集
電子アイテムの物理的な対応物がライフ・サイクルを通して進行し、他の場所に転送される場合の、物理位置およびコンテナ
編集するレコード・フォルダに移動します。
ページの「アクション」メニューから「編集」→「レコード・フォルダ」を選択します。
レコード・フォルダの作成ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、使用可能なフィールドに変更を加えます。
「更新の送信」をクリックします。フォルダの更新が正常に行われたことを示すメッセージが表示され、レコード・フォルダ情報ページに編集が表示されます。「OK」をクリックします。
特定のフォルダに対する処理手順を変更する手順は次のとおりです。
編集するフォルダを含むカテゴリに移動します。
フォルダの「アクション」メニューで「編集」→「処理の編集」を選択します。
処理手順ページで、変更する処理の行の「編集」アイコン(鉛筆)をクリックします。
処理ルール・ページが開きます。
必要に応じて処理ルールを変更します。
「詳細オプション」セクションで、リストからフォルダを選択します。新しい処理の設定対象を「コンテンツのみ」、「フォルダのみ」または「コンテンツとフォルダ」に指定します。
終了したら、「OK」をクリックします。
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.移動」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
レコード・フォルダを保存カテゴリまたは別のフォルダに移動する手順は次のとおりです。
移動するレコード・フォルダに移動します。
アイテムの「アクション」メニューから「編集」→「移動」を選択します。
「保存シリーズの選択」ダイアログ、「レコード・フォルダの選択」ダイアログまたは「カテゴリの選択」ダイアログでツリーをクリックして開き、レコード・フォルダを移動させるカテゴリまたはフォルダに到達するまで階層をドリルダウンします。「場所」フィールドに新しい場所が移入されます。
「OK」をクリックします。カテゴリ内を検索中ページ、フォルダ内を検索中ページおよび「コンテンツの参照」領域には、新しい場所にあるレコード・フォルダが表示されます。
レコード・フォルダが閉じられると、その後はユーザーが「フォルダ.開く/閉じる」権限を持っているか閉じたフォルダの作成者でない場合、コンテンツを閉じたレコード・フォルダやそのサブフォルダ(子レコード・フォルダ)にチェックイン(ファイリング)できません。これらの権限を持たないユーザーがコンテンツを閉じたフォルダにファイリングしようとすると、フォルダが閉じられていることを示すメッセージが表示されます。コンテンツはファイリングされません。
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重要: フォルダを閉じても処理は回避されません。フォルダの凍結のみにより処理が一時停止します。 |
レコード・フォルダを閉じることはレコード・フォルダのロックを指し、「コンテンツの参照」領域内でのレコード・フォルダを開く/閉じることとは関連がありません。閉じられた、すなわちロックされたレコード・フォルダは、レコード・フォルダ・アイコン上の南京錠のイメージで表示されます。
ユーザー・プロファイルによっては、フォルダではなく本を背景にしたアイコンなど、若干異なるアイコンが表示される場合があります。
閉じるフォルダの「編集」メニューにアクセスします。「閉じる」が選択されると、アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力し、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにして「OK」をクリックします。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
確認されると、フォルダ・アイコンに南京錠が表示され、フォルダが閉じられたことが示されます。
フォルダを閉じない、すなわちロックを解除するには、メニューから「編集」→「閉じない」を選択します。フォルダを閉じる場合も、同様の手順に従います。
レコード・フォルダが凍結されると、そのフォルダの処理が禁止されます。凍結されたフォルダは、「コンテンツの参照」領域内で参照でき、コンテンツは凍結されたフォルダにチェックインできます。また、その他にも割り当てられた権限に許可された編集を行えます。凍結されたフォルダ内に存在するレコード・フォルダは親フォルダから凍結ステータスを継承しますが、フォルダとは関係なく(通常、異なる凍結での)凍結もできます。
レコード・フォルダを凍結する場合、複数の事前定義済凍結から選択し、フォルダを凍結する理由を入力します。理由は監査証跡の「コメント」セクション、レコード・フォルダ情報ページおよびレコード・フォルダの編集ページに表示されます。凍結されたレコード・フォルダは、保存カテゴリ内を検索中ページの「名前」フィールドに一時停止記号で示されます。
複数の凍結をレコード・フォルダに適用できます。現在レコード・フォルダに適用されているすべての凍結(直接および継承された凍結の両方)のリストを参照するには、凍結詳細ページを表示します。凍結の作成と表示の詳細は、第15.2項を参照してください。
凍結するフォルダの「編集」メニューにアクセスします。「アクション」メニューから「編集」→「凍結」を選択します。凍結/凍結解除ダイアログでリンクをクリックしてすべての凍結を表示し、適用する凍結を選択します。凍結の理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。
「OK」をクリックして、凍結を確認します。アクション全体を中止するには、「取消」をクリックします。確認されると、検索ページの「名前」列にあるレコード・フォルダ名の横に、凍結アイコン(2本並行な縦棒)が表示されます。
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注意: レコード・フォルダが凍結されると、凍結理由は編集できません。凍結が正当ではなくなった場合、フォルダを凍結解除してから新しい理由で凍結する必要があります。 |
レコード・フォルダが凍結解除されると、凍結されたフォルダがリリースされ、再び処理できるようになります。一度に凍結できるレコード・フォルダは1つのみです。凍結を解除するには、同様の手順を実行し、メニューから「編集」→「凍結解除」を選択します。アクションが確認されると、検索ページの「名前」列にあるレコード・フォルダ名の横の凍結アイコンは、表示されなくなります。
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権限: これらのアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
フォルダは、製品階層の場所に応じて異なる方法で操作できます。最初に、参照、検索またはスクリーニングしてフォルダを表示します。その上で、次のアクションのいずれかを実行します。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「アクション」メニューから「日付の設定」→オプション(「取消」や「期限切れ」など)を選択します。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「情報」アイコンをクリックします。
レコード・フォルダ情報ページのトップ・メニューで、「日付の設定」→必要なオプションを選択します。
複数のフォルダでアクションを実行するには、検索結果ページの「表」メニューから「日付の設定」→オプションを選択します。
フォルダの「アクション」メニューまたはレコード・フォルダ情報ページの「ページ」メニューから「日付の設定」→「廃止を元に戻す」を選択して、これらのアクションを取り消すことができます。
前述の手順を使用して「日付の設定」メニューにアクセスし、通知を受信した後に(処理手順の一部として)、またはただちにレコード・フォルダを直接取り消します。レコード・フォルダが取り消されると、ステータスが「廃止」になります。
「日付の設定」メニューから「取消」を選択します。アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。「OK」をクリックして処理を確認します。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダが取り消された日付と対応する廃止日が表示されます。
前述の手順を使用して「日付の設定」メニューにアクセスし、通知を受信した後に(処理手順の一部として)、またはただちにレコード・フォルダを直接期限切れにします。レコード・フォルダが期限切れになると、ステータスが「廃止」になります。
また、通知を受信する保留中のイベントを処理しているレコード管理者は、レコード・フォルダを期限切れにできます。
「日付の設定」→「期限切れ」を選択します。アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。「OK」をクリックして処理を確認します。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダが期限切れになった日付が表示されます。
前述の手順を使用して「日付の設定」メニューにアクセスし、通知を受信した後に(処理手順の一部として)、またはただちにレコード・フォルダを廃棄します。レコード・フォルダが廃棄されると、ステータスが「廃止」になります。
メニューから「日付の設定」→「廃棄」を選択します。アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。「OK」をクリックして処理を確認します。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダが廃棄された日付が表示されます。
次に示す特定のアクションにより、レコード・フォルダは自動的に廃止になります。
期限切れ
取消
廃棄
これらのアクションを使用しなくても、フォルダを廃止としてマークできます。前述の手順を使用して「日付の設定」メニューにアクセスし、レコード・フォルダを廃止としてマークします。「日付の設定」→「廃止」を選択すると、アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。「OK」をクリックして続行します。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダが廃止となった日付が表示されます。
この手順を使用して、「廃止」ステータスつまりレコード・フォルダを元に戻します。期限切れ、取消しまたは廃棄のステータスになったレコード・フォルダを元に戻すことができます。
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード権限者ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
前述の手順を使用して「日付の設定」メニューにアクセスし、「廃止」ステータスを元に戻します。
「日付の設定」→「廃止を元に戻す」を選択すると、アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。「OK」をクリックして処理を確認します。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
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権限: レコード・フォルダを削除するには、「フォルダ.削除」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
レコード・フォルダが独自の処理ルールまたはレコード・フォルダのために定義されたルールを持つ場合、そのレコード・フォルダを削除すると、カテゴリから処理ルールも削除されます。ルールが削除されないようにするには、固有のレコード・フォルダへの関連を削除します。
レコード・フォルダを削除する手順は次のとおりです。
削除するレコード・フォルダを含む保存カテゴリを開きます。
削除するレコード・フォルダに移動します。
アイテムの「アクション」メニューから「削除」→レコード・フォルダの削除を選択します。
削除の確認を求められます。「OK」をクリックして削除するか、「取消」をクリックして削除を取り消します。任意の子オブジェクトを削除するには、表示されるプロンプトで「子コンテンツ・アイテムを含める」を選択します。終了したら「はい」をクリックします。
アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力し、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにして「OK」をクリックします。アクションを中止するには、「取消」をクリックします。
確認されると、レコード・フォルダが保存スケジュールから削除されます。
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権限: これらのアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
外部レコード・フォルダはレコード管理システムの外部にあり、追跡する電子レコード・フォルダの有形の対応物を保持します。外部レコード・フォルダは、レコード・フォルダ情報ページに、「外部」情報フィールドが「はい」として示されます。
日付の設定はレコード・フォルダの編集ページまたはレコード・フォルダの編集ページでのみ行えます。次の方法のいずれかを使用して該当のページにアクセスします。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「アクション」メニューから「編集」→「フォルダの編集」を選択します。
検索またはスクリーニングの結果ページで、フォルダの「情報」アイコンをクリックします。
レコード・フォルダ情報ページのトップ・メニューで、「編集」→「フォルダの編集」→必要なオプションを選択します。
レコード・フォルダの作成ページまたはレコード・フォルダの編集ページの「外部」フィールド領域で、カレンダ・コンポーネント・アイコンをクリックして「アクティブ化日」の日付を選択します。
「更新の送信」をクリックします。レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダがアクティブ化された日付が表示されます。
レコード・フォルダの有効期限日を入力すると、フォルダが「廃止」ステータスになり、廃止日も有効期限日と一致したものになります。
「外部」フィールド領域で、カレンダ・コンポーネント・アイコンをクリックして「有効期限」の日付を選択します。
「更新の送信」をクリックします。レコード・フォルダ情報ページに新しい日付が表示されます。
レコード・フォルダの分類設定の管理に関する作業は次のとおりです。
レコード・フォルダのカットオフを元に戻し(取り消す)、処理できるようにする手順は、次のとおりです。
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.切取りを元に戻す」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
保存スケジュール内のコンテンツを参照し、適切なレコード・フォルダを特定します。レコード管理者は、スクリーニングを使用してレコード・フォルダを迅速に分離できます。
フォルダの行で、アイテムの「アクション」メニューから「日付の設定」→「カットオフを元に戻す」を選択します。
この手順を使用して、アイテム情報ページのレコード・フォルダをレビュー済としてマークします。次の2つのコマンドを使用できます。
レビュー済としてマーク
定期レビュー済としてマーク
「レビュー済としてマーク」アクションは、現行のフォルダのみをレビュー済としてマークします。子フォルダはレビュー済としてマークされません。「定期レビュー済としてマーク」アクションは、表示されている現行のレコード・フォルダとともに子レコード・フォルダおよびコンテンツをレビュー済としてマークします。「定期レビュー済としてマーク」オプションは、レコード・フォルダに子フォルダがある場合にのみ使用可能です。
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順にクリックします。シリーズ保存スケジュールを検索していますページが開きます。
情報を使用およびレビューするレコード・フォルダに移動します。
フォルダの行で、フォルダの「アクション」メニューから「日付の設定」→「レビュー済としてマーク」(現行のフォルダのみをレビュー済としてマークする場合)または「定期レビュー済としてマーク」(すべての子フォルダおよびコンテンツをレビュー済としてマークする場合)を選択します。
アクションの理由を入力するよう求めるメッセージが表示されます。理由を入力し、「OK」をクリックして処理を確認するか、テキスト・ボックスを空白のままにします。アクション全体を中止するには、「取消」をクリックします。
レコード・フォルダ情報ページに、レコード・フォルダがレビューされた日付が表示されます。
作成されたレコード・フォルダを1つ以上の補助マーキングによってマークする手順は次のとおりです(最初のフォルダ作成時にマークされなかった場合)。
前提条件
補助マーキングの有効化
補助マーキングの作成
レコード・フォルダの作成
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順にクリックします。シリーズ保存スケジュールを検索していますページが開きます。
フォルダの行で、フォルダの「アクション」メニューから「編集」→「フォルダの編集」を選択します。
レコード・フォルダの編集ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、「補助マーキング」フィールドのリストを開き、レコード・フォルダに関連付ける1つ以上のマーキングをクリックして選択します。
「更新の送信」をクリックします。レコード・フォルダの更新が正常に行われたことを示すメッセージが表示されます。
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権限: レコード・フォルダから補助マーキングを削除するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順にクリックします。シリーズ保存スケジュールを検索していますページが開きます。
使用するレコード・フォルダに移動します。
フォルダの行で、フォルダの「アクション」メニューから「編集」→「フォルダの編集」を選択します。
レコード・フォルダの作成ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、「補助マーキング」テキスト・ボックスのテキストを編集してマーキングを削除します。
「更新の送信」をクリックします。正常に更新されたことを示すメッセージが表示されます。
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重要: 各補助マーキングの間は、カンマと空白で区切る必要があります。そうしないと、すべてのマーキングに一致が有効になっている場合、複数のマーキングを持つコンテンツにアクセスしようとすると「アクセスが拒否されました」というメッセージが表示されます。 |
この手順を使用して、保存カテゴリ内の処理ルールを特定のレコード・フォルダのみに適用します。これにより、複数のレコード・フォルダを持つカテゴリの処理手順を、少し異なる処理手順でカスタマイズできるようになります。
前提条件
処理手順の定義
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権限: このアクションを実行するには、「フォルダ.編集」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード・オフィサ・ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられています。 |
処理ルールを特定のレコード・フォルダに適用する手順は次のとおりです。
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順に選択します。
検索ページで、使用するするレコード・フォルダを含むカテゴリに移動します。トップ・メニューで、「編集」→「処理の編集」を選択します。
処理手順ページで、「編集」アイコン(鉛筆アイコン)をクリックします。
処理ルール・ページで、必要に応じて処理ルールを変更します。拡張セクションで、「適用先レコード・フォルダ」リスト(わかりやすいキャプションが構成されている場合は「適用対象フォルダ」リスト)からフォルダを選択します。ページが閉じます。レコード・フォルダがルールの横に表示されます。
さらに、処理の適用方法を選択することにより処理を調整できます。「処理適用先」リストから、オプションを選択します。使用可能な選択肢は、「コンテンツのみ」、「フォルダのみ」または「コンテンツとフォルダ」です。
処理手順ページで、「更新の送信」をクリックします。処理の更新が正常に行われたことを示すメッセージが特定のフォルダとともに表示されます。
次の例では、フォルダ管理に関する作業を示します。
この例では、レコード・フォルダのレビュー・サイクルは3か月です。レビュー・サイクルを編集するには、特別な編集ページにアクセスする必要があります。
レコード・フォルダが作成される保存カテゴリまたはレコード・フォルダを開きます。
「アクション」メニューから「レコード・フォルダの作成」を選択します。
レコード・フォルダの作成ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、「レコード・フォルダ識別子」にRFV-101と入力します。
「レコード・フォルダ名」にRFV-101と入力します。
「レビュー対象」を選択します。
レコード・フォルダのレビュー時に電子メールの通知を受信する「レビューア」を選択します。
「レビュー期間」に3 Monthsと入力します。
「作成」をクリックします。保存カテゴリ内を検索中ページでレコード・フォルダが開きます。「情報」アイコンをクリックして新しいレコード・フォルダを開きます。レコード・フォルダ情報ページに「レビュー対象」が「はい」として、対応する「レビュー期間」とともに表示されます。親レコード・フォルダまたは保存カテゴリから継承した任意のレビュー情報も指定されます。
この例では、定期監査トリガー対象のレコード・フォルダを作成する方法を示します。「監査期間」は構成マネージャ・ユーティリティで定義しておく必要があります。
監査対象レコード・フォルダを作成する手順は次のとおりです。
レコード・フォルダが作成される保存カテゴリまたはレコード・フォルダを開きます。
「アクション」メニューから「レコード・フォルダの作成」を選択します。
レコード・フォルダの作成ページまたはレコード・フォルダの編集ページで、レコード・フォルダとしてRFA-101と入力します。
「レコード・フォルダ名」ボックスにRFA-101と入力します。
「監査に従う」を選択し、リストから「監査期間」を選択します。
「作成」をクリックします。検索ページにレコード・フォルダが表示されます。「情報」アイコンをクリックして新しいレコード・フォルダを開きます。レコード・フォルダ情報ページに「監査に従う」が「はい」として、対応する「監査期間」とともに表示されます。
