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契約履行の仕組み

契約履行を使用すると、購入目的契約で購入する商品、サービス、レポートなどの履行品目を追跡できます。

作成する契約のタイプによっては、契約履行を使用して、Oracle Fusion Purchasingまたは統合されたその他の購買アプリケーションで購買オーダーや購買契約の作成を開始し、その履行を契約から監視することもできます。 このトピックでは、契約履行の作成と処理の方法について説明します。

1. 「履行明細の自動作成」または履行の作成のいずれかの処理を選択することで、契約ヘッダーまたは個別の契約明細で履行を作成することができます。 「履行明細の自動作成」処理では、履行明細が作成され、契約の基本ヘッダーまたは契約明細情報が履行明細にコピーされるため、手動で入力する必要はありません。

   ヘッダーから「履行明細の自動作成」処理を選択すると、契約明細ごとに1つの履行明細が自動作成されます。 契約明細がない場合は、契約タイプが購買契約クラスであることを前提として、ヘッダーの詳細情報に基づいて1つの履行が作成されます。 契約タイプが企業契約クラスである場合、契約明細のない契約に対して履行明細を自動作成することはできません。

2. 履行の進捗と期日に関して関係者に自動的に送信される通知をレビューします。 契約タイプで、通知を受け取る人とタイミングを自動的に指定するように設定できます。 特定の契約に対して通知の変更や追加が可能です。

3. 履行を使用して、統合購買アプリケーションによる商品やサービスの購買を開始する場合、購買に関する必要な詳細情報を入力する必要があります。 自動作成された履行については、これらの詳細情報は、対応する契約明細から自動的にコピーされます。

4. 契約が承認されてアクティブになると、いずれかの購買アプリケーションで購買文書の作成を開始できます。 作成を開始すると、入力した情報がアプリケーションによって検証され、購買アプリケーションのすべての要件が満たされており購買文書を作成できることが確認されます。 要件を満たしていない場合は、履行を編集して追加情報を入力する必要があります。

   ノート: 契約の承認後に修正が行われる場合、それ以上契約明細を作成することや、既存の契約明細を編集することはできません。 契約がアクティブになったときに購買文書の作成を開始した場合は、購買文書で履行を実行することはできます。 承認された契約が修正される前にその契約に対して購買文書の作成を開始しなかった場合、契約の最新のアクティブなバージョンに基づいて購買文書を作成し、それをアクティブな契約として既存の履行明細を実行することができます。

5. 購買アプリケーションで購買文書が作成されたら、その実行の進捗を監視できます。

6. 購買文書の実行が完了した後に、履行を完了としてマークできます。

次の図に、契約と非契約の両方の履行明細の作成と処理の方法、およびこれらの履行明細から購買アクティビティを開始する方法を示します。

契約履行の作成

作成する履行が、契約に入力された情報と関連している場合、「履行明細の自動作成」処理を選択して、「契約ヘッダー」タブまたは「明細」タブで履行明細を作成することができます。 契約ヘッダーで「履行明細の自動作成」を作成すると、契約明細ごとに1つの履行明細が作成されます。 「明細」タブでは、履行を作成する契約明細を個別に選択できます。

まったく新しい履行を作成するには、「履行」タブで履行の作成処理を選択します。 購買セクションのフィールドの詳細は、Oracle Fusion Purchasingのガイドを参照してください。

ノート: 履行の作成処理および「履行明細の自動作成」処理は、修正中の契約に対しては使用できません。

ヒント: たとえば、履行明細の品目を複数の搬送先に出荷する必要がある場合は、単一の契約明細に対して複数の履行明細を作成できます。 これは、履行明細を自動作成し、複製してから履行明細の情報を編集することで実現できます。

履行通知の設定

契約履行のマイルストンについて自動通知する社内担当者とそのタイミングを指定できます。

社内担当者には次のように通知できます。

• 履行期限より指定した日数だけ前または後

• 履行明細が保留されたとき

• 1つ以上の履行明細から購買文書が作成されたとき

• 履行に対して購買文書作成が失敗したとき

• 履行明細に対して購買アクティビティが完了したとき

異なる履行タイプについては異なる通知タイプを使用できます。 通知によっては、契約を作成する際に選択した契約タイプによって、すでにあなたに対して指定されている場合があります。

購買文書の作成

「購買オーダーの作成」処理または購買契約の作成処理を選択して購買文書の作成を開始する前に、作成する購買文書で必要とされるすべての購買情報を入力し、契約が承認されるまで待つ必要があります。

複数の契約履行明細から1つの購買文書を作成することができます。 たとえば、購買オーダーの作成時に、契約明細から作成されたすべての履行明細を選択すると、個々の履行明細に対応する明細を含む1つの購買オーダーが作成されます。 複数の履行明細の購買文書を一度に作成する場合、バイヤー、サプライヤ、サプライヤ・サイト、請求先事業所、出荷先事業所などのすべての購買文書属性は、すべての履行明細で同じである必要があります。

アプリケーションによって入力が検証され、必要な情報がすべて入力されたことが確認されます。 エラーが表示された場合は修正し、要求を再発行する必要があります。 履行ステータスが「購買オーダー作成済」または「契約作成済」に変わると、購買文書が正常に作成されたことが分かります。

ノート: Oracle Fusion Purchasingでは購買オーダーは自動作成されますが、契約は、関連トピックで説明するように、「購買」作業領域で「包括契約のインポート」および「基本契約のインポート」のプロセスを実行したときにのみ作成されます。

購買アクティビティの監視

「購買アクティビティ」タブで、履行に対する購買アクティビティのステータスを監視できます。

ノート: Oracle Fusion Purchasingで作成されたすべての契約および購買オーダーについて、関連トピックで説明するように、「購買アクティビティのトラッキング」プロセスを実行するたびにタブの情報が更新されます。

履行に対する購買アクティビティを完了に指定

「履行」タブで「完了」処理を選択することで、履行に対する購買アクティビティを完了として指定できます。 この処理を使用して、購買文書のない履行明細を完了として指定することもできます。