ワークフロー通知がいつ送信されるかの定義
通知が有効になっている場合、各ワークフロー・タスクは承認プロセスの一部として通知を送信します。すべてのワークフロー・タスクについて、通知がいつ誰に送信されるかを制御する設定を変更できます。
通知シナリオの設定
通知を送信するタイミングと送信先のシナリオを定義する方法を次に示します。
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「設定と保守」作業領域で、「アプリケーション拡張」機能領域のタスク構成の管理タスクに移動します。または、オファリングによっては、別の機能領域または別の承認設定タスクを使用できます。
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BPMワークリストの「タスク構成」タブで、「設定するタスク」ペインでワークフロー・タスクを検索します。
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検索結果からタスクを選択し、ツールバーの「タスクの編集」アイコンをクリックします。
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「通知」サブタブをクリックします。
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「通知の追加」アイコンをクリックしてシナリオを追加するか、既存のものを編集します。
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「タスク・ステータス」列で、通知をいつ送信するか(タスクが期限切れになったときなど)を選択します。エンド・ユーザーが使用できる処理やステータス以外に、次のいずれかを選択することもできます。
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アラート済: 通常は、修正可能なエラーが発生した場合。タスクはエラー割当先に割り当てられるか、タスクにエラー割当先がない場合は他の人に割り当てられます。
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更新: 承認ステータスまたはルーティングに影響を与えずにタスクが更新されるときに常に。たとえば、ユーザーがコメントまたは添付を追加する場合です。
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結果の更新: タスクの結果が更新されるときに常に(承認済や却下済など)。
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その他のすべてのアクション: まだ値リストにない処理。
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「受信者」列で、通知するユーザーを選択します。
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割当て先: タスクが現在割り当てられているユーザーまたはグループ。
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起案者: タスクを作成したユーザー。
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承認者: 順次承認チェーンの一部としてタスクをすでに承認しているユーザー。
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所有者: タスクが関連するビジネス・プロセスを担当するタスク所有者。
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レビュー担当者: タスクへのコメントおよび添付の追加のみが可能なユーザー。
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追加割当先: タスクが現在割り当てられている追加ユーザー。これは、既存の割当先を選択するのではなく、Eメール・アドレスを指定する場合に使用されます。式ビルダーを使用してタスク・ペイロードからXPATHとしてユーザーを指定するか、Eメール・アドレスを直接入力できます。
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通知シナリオを削除するには、行を選択して「通知の削除」アイコンをクリックします。
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変更を公開する準備が整ったら、「設定するタスク」ツールバーの「タスクのコミット」アイコンをクリックします。
このスクリーンショットは、「通知」サブタブの3つのシナリオを示しています。この例では、タスクが割り当てられたときに割当先に通知が送信されます。タスク開始者はタスクの完了時にも通知を受け取り、タスクがエラーで終了した場合は管理者に通知されます。
リマインダの設定
通知シナリオに基づいて送信される内容以外に、リマインダを送信するタスクを設定することもできます。
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「通知」サブタブで、「リマインダ使用可能」チェック・ボックスを選択します。
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「繰返し」リストから、送信するリマインダの数を選択します。
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「起動アクション」リストから、割当先にリマインダを送信するタイミングのオプションを選択します。
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割当て後: タスクが割当先に割り当てられた後
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期限切れ前: 割当先でタスクが期限切れになる前
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最初のリマインダを送信する頻度とリマインダの間隔を定義します。
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変更を公開する準備が整ったら、「設定するタスク」ツールバーの「タスクのコミット」アイコンをクリックします。
例を見てみましょう。このスクリーンショットに表示されている設定に基づいて、ユーザーにタスクが割り当てられた3日後にリマインダが送信されます。その3日後に、割り当てられたタスクをユーザーがまだ処理していない場合は、リマインダがもう一度送信されます。
