文書連番の管理に関するガイドライン
文書に連番を振ることは、重要なビジネスおよび法的要件です。したがって、一連の文書に対して使用する適切な文書連番を最初に判断する必要があります。開始するにあたり、次のようないくつかの前提条件があります。
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文書連番モードを事前に決定します。連番を適用した時点で、他のタイプに切り替えることはできなくなります。
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後で参照できるように、文書連番や文書連番カテゴリなどの詳細をノートにとります。
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制限や構成の前提条件があるかどうかを確認します。
文書連番の作成と編集
ビジネス要件または法的要件に応じて、自動、手動、またはギャップレス連番を作成できます。デフォルトでは、作成当日が開始日とみなされます。終了日を指定しなければ、連番の定義が失効することはありません。文書連番の作成と編集で使用されるオプションの中で、次のオプションが機能上重要なので、慎重に決定する必要があります。
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決定要因タイプ: 文書連番アクティビティを、元帳、税務登録など特定のビジネス・エンティティに属する特定の文書に制限する場合に選択します。
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初期値: 連番を振る最初の文書の番号を入力します。このフィールドは、自動またはギャップレス連番タイプの連番にのみ適用されます。連番は11桁以内で指定する必要があります。このフィールドを空欄のままにしておいた場合、先頭の文書には自動的に1が割り当てられます。文書連番の定義後に、この初期値を変更することはできません。
文書連番カテゴリの作成と編集
文書連番カテゴリは、個々の文書ではなく、文書のグループに文書連番定義を割り当てやすくするために定義されます。文書連番カテゴリはそれぞれ、そのカテゴリに属する文書が格納された表にマップされます。表を指定するときには、次の点を考慮する必要があります。
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連番機能は完全性をチェック、またはレポートを生成するときに、カテゴリの文書を表から見つけます。
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カテゴリに関連付けられているアプリケーションに属する表のみを選択します。
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カテゴリの定義後に、別の表に切り替えることはできません。
文書連番の割当
文書連番を振る前に、連番割当の対象となる文書を特定します。各文書連番について、文書連番カテゴリおよび決定要因値(該当する場合)へのアクティブな割当は1つのみ許可されています。割当の一環として、文書を自動的に作成するかどうか(たとえば、バッチ・プロセス、またはフォームを使って手動)を指定します。終了日を指定しなかった場合、割当は、プロセス・サイクル全体を通してアクティブなままになります。文書連番で決定要因タイプを指定した場合は、その決定要因タイプに関連する特定の決定要因値を入力します。
実行時に、ユーザーが文書を作成すると、次のものに基づいて文書連番が割り当てられます。
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カテゴリの正しい組合せと一致するアクティブな割当
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採番方法
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トランザクション日を含む日付範囲
文書連番の監査
必要であれば、文書連番を監査し、特定の製品で使用される文書連番の監査証跡を提供することができます。ただし、文書連番の監査機能を使用可能にする前に、適切な詳細情報を使用して、具体的な文書連番の監査表を作成しておく必要があります。監査機能を使用可能にできるのは、新しく作成された文書連番のみです。特定の製品ですでに使用されている文書連番は監査できません。