外部ジョブ・オファー: 処理方法

外部ジョブ・オファーとは、組織と現在雇用関係のない候補者に提示されるオファーです。候補者には、前の雇用関係がない場合(新規採用)も前の雇用関係がある場合(再雇用)もあります。

新規採用または再雇用がHRフェーズに移動すると、オファー詳細に基づいて処理待ち就業者または処理待ち雇用関係が自動的に作成されます。処理待ち雇用関係の値は、候補者の承認済ジョブ・オファーおよび受諾済ジョブ・オファーから直接コピーされます。「自分のクライアント・グループ」の「処理待ち就業者」クイック処理で、この処理待ち就業者または処理待ち雇用関係が表示されます。外部候補者が処理待ち就業者になると、そのジョブ応募はまだ完了せず、「HR - 処理進行中」ステータスになります。その処理待ち就業者が就業者に変換されると、候補者の採用ライフサイクルは正常に完了します。ジョブ応募の新しいステータスが「HR - 処理済」になり、採用担当者に対してはジョブ応募に表示され、HR担当者に対しては、「ジョブ・オファーの管理」クイック処理を使用してアクセスするリストに表示されます。

ジョブ・オファーの処理

次の点で、外部ジョブ・オファーがHRに移動したら、HR担当者がすぐにそれらを処理する方法を説明します。

外部ジョブ・オファーは、通常、「HR - 自動処理待ち」ステータスの「ジョブ・オファー」リストに最初に表示されます。その後、ユーザーからの処理を必要とせずに、「HR - 処理進行中」に移行します。これは、通常、新規採用または再雇用の適切な次のステップとして、処理待ち就業者または処理待ち雇用関係が自動的に作成されるためです。「ジョブ・オファー」リストでの処理は必要ありません。このステータス変更は、スケジュール済プロセス「完了採用プロセス」に基づきます。
処理待ち就業者または雇用関係を就業者に変換し、このトランザクションが送信および承認されると、オファーのステータスは自動的に「HR - 処理済」に変更されます。このステータス変更は、スケジュール済プロセス「完了採用プロセス」にも基づきます。
新しいステータスの「HR - 処理済」は、「採用」作業領域のジョブ応募にも反映され、候補者のライフサイクル全体が完了したことを採用ユーザーに示します。
ステータス「HR - 処理済」に達した外部候補者は「ジョブ・オファー」リストに残りますが、それ以上の処理は必要ありません。これは採用プロセス全体の最終的な成功状態です。

ジョブ・オファーの処理の例外

外部候補者を処理するための前述の一連のステップに対する1つの例外は、処理待ち就業者または処理待ち雇用関係の自動作成時にエラーが発生した場合です。このエラーは、たとえば、就業事業所が最近非アクティブ化されたことや、関連するポジションが突然凍結または充足されたことによって発生する場合があります。または、新しい候補者が重複している可能性があることが、エラーの原因である可能性があります。いずれの場合も、ジョブ・オファーはステータス「HR - 処理中にエラー」になり、エラーはメッセージ・バナーおよび「エラー」セクションに表示されます。

エラーが発生した状況を修正した後、または重複の可能性があるレコードを無視する場合は、処理を再試行できます。「すぐに処理」処理が表示される場合、この処理を使用して、最初に意図したとおりに処理待ち就業者を作成できます。「処理待ち就業者の追加」処理が表示された場合は、この処理を使用して、オファーの値が事前入力された処理待ち就業者の作成または処理待ち雇用関係の作成ガイド・プロセスに入ることができます。ここで、処理待ち就業者の作成を妨げていたフィールドを変更したり、問題を解決する必要があります。オファーで約束されたフィールド値が新しいアサイメントにコピーされていることを、すべてのセクションにアクセスして確認する必要があります。その後、この情報を送信して、処理待ち就業者または処理待ち雇用関係を作成します。これが成功すると、ステータスが「HR - 処理進行中」に変わります。

通常、「HR - 処理進行中」ステータスに達した外部候補者に対して処理を実行する必要はありません。「手動処理に戻す」処理はHR担当者のメニューで使用できますが、かわりに候補者は「HR - 処理済」ステータスに自動的に進むことが想定されます。処理待ち就業者を変換して、対応する就業者が作成されると、「採用プロセスの完了」スケジュール済プロセスに基づいてステータスが変更されます。

HR担当者は、処理待ち就業者を手動で作成する試みが中断された後に、外部候補者に対して「手動処理に戻す」処理を使用するだけで済み、別の試行を行う必要があります。このまれな状況は、次のように発生することがあります。

候補者がHRフェーズに移動しました。
エラーが発生し、ステータスが「HR - 処理中にエラー」になります。
HR担当者が「処理待ち就業者の追加」処理を実行し、候補者のステータスが「HR - 処理進行中」に変わりました。
処理待ち就業者のフィールドにオファー値が事前入力されているHRガイド・プロセスに到達しました。
HR担当者は、「処理待ち就業者の追加」フローを送信できなかったため(時間不足などで)、フローを取り消しました。
候補者のオファーは処理待ち就業者として再作成されなくなりましたが、ステータスは「HR - 処理進行中」のままです。また、HR担当者がオファー値に基づいて処理待ち就業者の作成を停止したところから続行する方法はありません。
処理待ち就業者の作成を再開するには、「手動処理に戻す」処理を使用します。この処理により、候補者のステータスが「HR - 処理進行中」から「HR - 手動処理待ち」に変わります。
「HR - 手動処理待ち」ステータスでは、「処理待ち就業者の追加」処理が再度表示されます。
「処理待ち就業者の追加」処理を実行することで、候補者のステータスが「HR - 処理進行中」に再度変わります。
処理待ち就業者のフィールドにオファー値が事前に入力されたHRガイド・プロセスに到達し、この時点から続行できるようになります。

前述の一連のステップに対するこれ以外のまれな例外として、候補者のオファーが下書きされた後に候補者の状況が変化する場合があります。

結果として生じる処理

処理待ち就業者が正常に作成された場合、標準の変換プロセスの後で、候補者は予定開始日に就業者になる準備が整います。開始日に、次のようになります。

タレント・プロファイルの個人の履歴書を確認できます。
個人の文書レコードのジョブ・オファー・レターを確認できます。
個人の文書レコードのジョブ応募のカバー・レターとソーシャル・メディアの添付を確認できます。
個人は、採用およびジョブ検索の目的では、外部候補者とみなされなくなります。
個人は、内部候補者に対して掲載されているジョブを表示して応募できます。
個人のジョブ応募のタレント・プロファイル・データは、その個人の「スキルおよび資格」(「自分」→「キャリアおよびパフォーマンス」→「スキルおよび資格」)に表示されます。