電子署名用の購買文書の準備

バイヤーは、電子署名を取得するために、購買契約、購買オーダーおよび変更オーダーを準備して送信できます。電子署名のために送信された購買文書を管理することもできます。

電子署名を必要とする購買文書の使用に関する主な側面は、次のとおりです。

前提条件機能の構成および設定。
電子署名のための購買文書の準備および送信。
電子署名のために送信された購買文書の管理。

開始する前に

電子署名用に購買文書を準備するには、組織で、次の前提条件タスクが完了している必要があります。

電子署名サービス・プロバイダであるDocuSignでライセンスを取得し、登録して、管理アカウントを設定します。
「設定および保守」作業領域を使用して、Oracle Applications Cloudで電子署名機能を使用可能にして構成します。
DocuSign管理アカウントに、自分自身をユーザーとして追加します。

購買文書の準備

「購買契約」または「購買オーダー」作業領域を使用して、電子署名用に購買文書を準備できます。

文書を作成するとき、その文書に電子署名が必要であることを指定できます。これを行うには、文書を開きます。「文書の編集」ページの「メイン」タブの「条件」サブタブで、「署名が必要」チェック・ボックスを選択します。
購買文書の作成が完了したら、承認および確認のためにそれを発行します。
承認と確認が完了した後、電子署名用に購買文書を準備できます。購買文書を開き、「処理」ドロップダウン・リストから「署名の準備」オプションを選択します。 DocuSign OAuth 2.0認証を使用して文書に署名する際、かわりにエンベロープを準備するための認証アプリケーションに同意を付与するように求められます。一度だけ同意する必要があります。同意権限を付与した後、メッセージを閉じて「署名の準備」処理を再度実行します。

「署名の準備」ページには、次のものが含まれます。

通知Eメール。
購買文書PDF。
任意の契約文書。
サプライヤのその他の添付。

「署名の準備」ページを使用して、次のような処理を実行できます。

「宛先」ボタンをクリックして、Eメール通知テキストをレビューします。
通知Eメールに署名者を受信者として追加します。
件名およびメッセージを入力します。
各受信者に署名タスクを割り当てます。
必要に応じてその他の文書を追加し、署名者が署名する前に、購買文書に関するすべての条件をレビューできるようにします。

ノート: 添付できる文書は25MB未満である必要があり、どの文書にも2000を超えるページを含めないでください。ただし、添付サイズが25MBを超える場合は、添付サイズを小さくすることも、添付せずに購買文書のPDFのみでエンベロープ作成を続行することもできます。
署名のために文書を順次ルーティングするか、同時にルーティングするかを指定します。

署名用の購買文書の準備が完了したら、「送信」ボタンをクリックして、Eメール通知を署名者に送信します。

ノート: 「署名の準備」ページでは、使用するアプリケーション内にDocuSignのユーザー・インタフェースが表示され、電子サービス・プロバイダのWebサイトの機能が統合されています。このページの使用の詳細は、DocuSign Support Center (https://support.docusign.com)を参照してください。

購買文書の管理

「契約の管理」および「オーダーの管理」タスクで、署名が必要な購買文書を検索できます。「署名が必要」属性を拡張検索フィールドとして追加して、処理中の購買文書または電子署名された購買文書を検索します。「署名が必要」列を検索結果に追加することもできます。

署名用に文書を送信し、文書が「署名用に送付済」ステータスになったら、署名プロセスを管理できます。購買文書が開いた状態で、「処理」ドロップダウン・リストから「署名の管理」オプションを選択します。 DocuSign Webサイトから「署名の管理」ページが開きます。その他の処理ドロップダウン・リストから、次のオプションを選択できます。

訂正: 欠落している情報を入力するか、既存の情報を訂正する場合に使用します。署名用に文書を再送信できます。
無効化: 署名用に送信された購買文書を変更する場合に使用します。これにより、電子署名プロセスから文書が取り下げられます。
履歴の表示: 文書の署名履歴を表示する場合に使用します。

ノート: エンベロープの所有者または受信者である場合は、文書履歴ページから「署名の要求」リンクにアクセスして、署名履歴を表示できます。購買文書にアクセスできるユーザーは、購買文書PDFレポートから署名履歴を表示できます。

次の表に、署名を必要とする購買文書のライフ・サイクル全体で表示できる電子署名処理ステータスを示します。各ステータスの説明も示しています。

ステータス	摘要
署名準備待ち	署名が必要な承認済文書に適用され、署名準備待ちの状態です。署名パケットが失効しているか、手動で無効化されている承認済文書にも適用されます。
署名用に送付済	署名用に準備および送信される文書に適用されます。
オープン	すべての署名者が文書に署名している場合、その文書に適用されます。
否認済	いずれか1人の署名者が文書の署名を拒否した場合に、その文書に適用されます。

購買文書の電子署名された最終バージョンがアプリケーションに格納され、サプライヤへの通信に使用されます。