サプライヤ応答の自動処理

サプライヤ・ライフ・サイクル全体を通して様々なビジネス・イベントの発生時にサプライヤの適格判定を自動的に行うと、組織はサプライヤを戦略的に選別できます。実行可能なサプライヤの検索は、主に、バイヤーの多くの要件を満たすサプライヤの能力を検証する必要があるため、困難です。

バイヤーの要件は、リスクの最小化から、サプライヤの多様性などのビジネス目標の達成まで多岐にわたります。サプライヤの評価には、組織の膨大な量の財務リソースおよび人的リソースが関与します。そのため、内部応答者とサプライヤ自体の両方からのサプライヤ情報を自動的に処理できれば、サプライヤのライフ・サイクルにおいてサプライヤの調査に要するリソース投資を減らすことができます。

サプライヤの適格判定

購買組織は、サプライヤとの間で見込まれる関与のレベル(トランザクションにかなりの財務関係を伴うか、それほどコミットしないか)に基づいて、質問リストを使用して見込みサプライヤまたは既存のサプライヤから情報を収集します。その後、購買組織は、質問リストに対するサプライヤの応答を評価して、組織の1つ以上の要件にサプライヤが適合しているかどうかを確認します。

たとえば、購買組織には、サプライヤ資格の取得に向けてソーシング・ネゴシエーションに参加することを認めていても、購買オーダーや契約などの契約上の義務を負わせるまでに至らない見込みサプライヤが存在することがあります。

さらに、見込みサプライヤがビジネスを落札すると、サプライヤのビジネス関係が費用承認済にプロモートされ、このサプライヤとの間でオーダー・アクティビティや請求アクティビティの実行が可能になります。サプライヤ・プロモーションの過程で実行される資格プロセスでは、サプライヤが特定の社会的責任、安全性、品質標準を満たしているかどうか、特定のビジネス・プロセスをサポートしているかどうか、または十分なレベルの認定を取得しているかどうかを確認できます。

適格化イベント

サプライヤの適格判定は、特定の処理の発生時に評価するサプライヤの側面を指定することによって、サプライヤ・ライフ・サイクル全体を通して何度も行うことができます。これらの処理のいずれかが発生したら、質問リストをサプライヤに送信して、サプライヤ応答を評価できます。次のアクティビティでは、サプライヤをさらに選別する必要がある場合があります。

セルフサービス・サプライヤ登録要求。
承認済サプライヤ登録要求(内部要求とセルフサービス要求の両方)。
見込みステータスから費用承認済ステータスへのサプライヤ・プロモーション。

これらのアクティビティにサプライヤ評価を組み込むと、サプライヤ・ライフ・サイクル全体を通して、サプライヤに必要な資格証明を要求し、組織の標準および要件に準拠させることができます。

手動処理と自動処理

サプライヤ応答を手動で処理する場合、サプライヤ資格マネージャが資格プロセス全体に関与することになります。資格マネージャは次の作業を行います

資格イニシアチブを作成します
応答を受理します。
資格と査定を評価して終了します。
該当する場合に資格を作成します。

質問リストに対するすべてのサプライヤ応答を処理するために、資格マネージャおよび他の評価者は、膨大な時間が必要になる可能性があります。

自動処理の設定

特定の質問の資格基準に応じて、資格情報をアプリケーションに入力し、アプリケーションで資格プロセスを自動的に実行できます。

サプライヤ応答の自動処理を使用可能にするには、質問および質問領域の情報を定義します。ただし、質問に対して許容する応答値も指定することになります。これらの応答値に対して、応答値間での相対的な望ましさを示すスコア値および加重値を指定し、それらの値を特定の資格結果に関連付けます。サプライヤ応答は、手動介入しなくても、この情報に基づいてアプリケーションで自動的に処理されます。

自動処理を設定するには、次のステップに従います。

質問およびスコアリング情報を計画して定義します。
資格領域を定義し、スコア付き質問を追加します。また、領域を次のように設定します。
- 応答を自動的に受理します。
- スコアリングを使用可能にします。
- 資格を自動的に評価します
- 資格失効時に自動的に再適格化します
- 新規応答時に自動的に再適格化します
次の状況でトリガーするルール・セットを計画して定義します
- 新規サプライヤ登録要求が発行されたとき(内部または外部)
- サプライヤ登録要求が承認されたとき。
- サプライヤが費用承認済にアップグレードされたとき。

自動処理の設定後、トリガー・イベントのいずれかが発生した場合(サプライヤによる登録要求の発行、登録の承認、サプライヤの費用承認済へのプロモート)、適切なルール・セット情報に基づいて自動的に質問リストが生成および送信されます。