サーベイ質問リスト・リマインダを自動的に送信し応答期間をクローズする方法

組織によっては、サプライヤのパフォーマンスに関する情報を収集するために内部利害関係者を定期的に調査するためのビジネス目標があります。フィードバックのために質問リストが送信されると、応答者から適切なタイミングで応答がない場合があります。プロセスをより効率的に管理するために、事前定義されたスケジュールに従って自動リマインダを、応答していない人に送信できます。

多くの組織に、サプライヤのパフォーマンスに関する情報を収集するために内部利害関係者を定期的に調査するためのビジネス目標があります。フィードバックのために質問リストが送信されると、応答者から適切なタイミングで応答がない場合があります。プロセスをより効率的に管理できるように、事前定義されたスケジュールに従って、応答していない人に自動リマインダを送信できるようになりました。

リマインダがあっても、100%のレスポンス率を達成できない場合があります。クローズ日に達したとき、またはレスポンスしきい値に達したときに、サーベイを自動的にクローズできるようになりました。このような柔軟なコントロールにより、サーベイ・プロセスを合理化し、サーベイ資格を迅速に評価できます。このような柔軟なコントロールにより、サーベイ・プロセスを合理化し、サーベイ資格を迅速に評価できます。

内部サーベイの「イニシアチブの編集: 質問リスト」ページで使用可能な様々な選択項目は次のとおりです。

名前	説明
期日	内部応答者から応答を受信する日付。
クローズ日	すべてのサプライヤについて質問リストが自動的にクローズされる日付。
クローズしきい値	このしきい値は、受入済応答に対するもので、サプライヤについて期日後に到達すると、クローズ日より前にすべての質問リストが自動的にクローズされます。
最初のリマインダ	最初のリマインダは期日より前に送信されるようにスケジュールされています。
2回目のリマインダ	2回目のリマインダは期日より前に送信されるようにスケジュールされています。
期限超過リマインダ	期日後に送信されるようにスケジュールされた最後のリマインダ。

内部サーベイの「イニシアチブのモニター」ページで使用可能な様々な選択は次のとおりです。

名前	説明
応答クローズ日	すべての応答者の質問リストが自動的にクローズされる日付。
クローズしきい値	このしきい値は、受入済応答に対するもので、サプライヤについて期日後に到達すると、クローズ日より前にすべての質問リストが自動的にクローズされます。
応答クローズ日の延長	すべてのサプライヤについて質問リストが自動的にクローズされる日付を延長します。

自動リマインダを有効にするには、最初に応答期日を設定してから、応答者に最大3つの自動リマインダをスケジュールできます。最初の2つのリマインダは期日以前に送信でき、最終リマインダは期日を過ぎて送信できます。サーベイ質問リストを自動的にクローズするには、すべてのサプライヤに対して質問リストがクローズされるクローズ日を設定します。または、あるサプライヤに対して一定の応答が受信されたときにそのサプライヤの質問リストをクローズするクローズしきい値を設定します。クローズ日とクローズしきい値を一緒に設定でき、いずれかの条件が最初に発生したときに質問リストが自動的にクローズされます。これらの自動リマインダおよびクローズ・パラメータはオプションです。

たとえば、期日が10月31日のイニシアチブを10月15日に起動するとします。これにより、サーベイ質問リストの回答期日が10月31日であることが伝達されます。 3つの自動リマインダが、期日の7日前、期日の2日前、期日の3日後に設定されます。回答の80%が返された場合にサプライヤのサーベイ質問リストを自動的にクローズするように設定するか、11月5日にすべてのサプライヤの質問リストを自動的にクローズするように設定できます。期日後に、これらの条件の先に発生したほうが実行されます。