サプライヤによる確認が必要な購買文書の管理方法

バイヤーやカテゴリ・マネージャなどの調達エージェントは、サプライヤによる確認が必要な購買文書を管理できます。これには、購買契約、購買オーダーおよびその変更オーダーが含まれます。

購買文書のサプライヤによる確認の管理に関する重要な側面には、次の事項が含まれます。

サプライヤによる確認を要求する設定。
承認および確認処理。
サプライヤによる確認処理。
取消処理。

確認を必要とするように購買文書を設定する方法

サプライヤによる確認を要求するように購買文書を設定し、確認を要求するための確認方法を指定できます。これを行うには、「要確認」および「確認期限日数」フィールドを使用します。これらの確認管理フィールドは、次の項目の表示および編集ページにあります。

サプライヤ・サイト
購買契約
購買オーダー

「サプライヤ」作業領域で、「サイトの編集」ページの「購買」タブの「管理」セクションにある確認管理フィールドの値を入力します。サプライヤ・サイト定義に入力した値は、サプライヤ・サイトを使用して購買オーダーを作成するときにデフォルトとして使用されます。このデフォルトは、次のすべてのオーダー作成モードで使用されます。

ファイルベースのアップロード
Webサービス
購買依頼からの購買オーダーの自動作成フロー
「オーダーの作成」または「購買依頼のプロセス」タスクを使用した手動オーダー入力

購買契約または購買オーダーの確認管理フィールドを使用して、文書の確認要件を手動で指定します。「購買契約」および「購買オーダー」作業領域で、「文書の編集」ページの「条件」タブにある確認管理フィールドを設定します。

購買文書のタイプに応じて、「要確認」フィールドで次の確認方法オプションを使用できます。

文書
文書およびスケジュール(購買オーダーのみ)
文書および明細(購買契約のみ)
なし

承認および確認処理

購買文書を承認のために発行すると、文書ステータスが「承認待ち」に変更されます。この時点で、文書は次のいずれかになります。

承認者によって否認されます。
バイヤーまたはカテゴリ・マネージャによって取り下げられます。
すべての承認者によって承認され、サプライヤに発送されます。

サプライヤによる確認を要求するように承認済文書が設定されている場合、確認応答を要求する通知がサプライヤ担当に自動的に送信されます。文書ステータスが「承認待ち」から「サプライヤ確認通知待ち」に変わります。「購買契約」および「購買オーダー」作業領域を使用して、確認通知を待っている購買文書および変更オーダーをモニターできます。次の方法を使用して、期日を過ぎた確認要求を確認できます。

ウォッチリスト項目として。
作業領域概要ページの「注意要」インフォレットで。

現在サプライヤ確認通知待ちである文書を取り下げて編集すると、アプリケーションにより変更オーダーに変更内容が取得されます。これにより、レビュー担当者および承認者であるユーザーとサプライヤは、最初の文書に加えられた変更を確認できます。

この図は、購買文書で行われるステータスの変化を示しています。文書のステータスは、「未完了」から「承認待ち」に変わり、さらに「サプライヤ確認通知待ち」、「オープン」と変化できます。このサイクルのある時点で、文書のステータスが「否認済」、「取下済」または「変更承認待ち」になることもあります。

サプライヤが提案した変更の承認方法

サプライヤから購買文書に対する変更を提案され、確認を要求された場合は、次のいずれかのことを実行できます。

変更オーダーを承認します。アプリケーションによって変更オーダーがベース文書にマージされ、履行のために文書が開かれます。
変更を否認します。アプリケーションによって、ベース文書のステータスが「サプライヤ確認通知待ち」に設定されます。

購買文書を取り消すとどうなるか

購買文書を取り消すことを決定すると、その文書に関連付けられているすべての変更オーダーも取り消されます。