概要

すべての企業は、限られたリソース・セットを効率的に使用することで、購買コストを改善し、供給ベースのリスクを低減することを目的とした、なんらかの形態の支出管理アクティビティに関与しています。

これらのアクティビティの効果は、組織で使用可能な支出分析の品質に直接リンクされます。企業が購買内容と、これらの商品およびサービスのソーシング元を明確に把握していない場合、その支出パフォーマンスに対して行うことができる改善はわずかです。

ビジネス全体で実行される購買アクティビティを高度に管理している組織でも、多くの場合、様々なトランザクションの分類が不十分であることや、一貫性がないことが原因で、支出パターンの効果的な分析は困難です。過去の支出アクティビティのデータを正確に分類しないと、ソーシングの決定を完全に最適化し、供給ベースを査定し、効果的なネゴシエーションを実行するために必要な情報を得ることができません。支出管理のレベルが低い組織では、これらの問題は悪化するのみです。

通常、組織の支出アクティビティは、様々な購買依頼、購買オーダー、受入、請求書および費用を介して、支出カテゴリ間で偏って追跡されます。これらのすべてのトランザクションが同じシステムを介して積極的に利用されて処理される場合でも、寄せ集めのカタログ、コンプライアンスの問題およびユーザーの関心の低下のために、カテゴリ・コーディングが一貫して適用されるようにすることは常に課題となります。また、契約契約によって自動化される定期的な繰返し可能な購買アクティビティでも、誤って分類されたり、追加の未照合請求書を介してのみ処理されることがある不定期の1回かぎりのオーダーが必要になる場合があります。

アドホック支出のニーズにより、依頼者が購入の分類方法を知らない場合、重大なトランザクションは一般的なカテゴリで処理される可能性があります。依頼者またはバイヤーが支出の品目のコーディングを試みる状況でも、類似する複数の選択肢から正しくないカテゴリを選択する可能性があります。たとえば、EV充電ポイントの設置は、(施設)「保守」、(施設)「ハードウェア」、(エネルギ)「電気」のうち、どれですか。

組織の支出パターンが継続的に進化するにつれ、カテゴリが重要でなくなって使用しなくなり、新しいカテゴリで置き換えられます。多くの場合、これらの変更は支出のビジネス・シフトが発生した後にのみ明らかになり、この時点で更新されたカテゴリ・タクソノミに照らして履歴支出詳細を再分類することが必要になります。上級管理職の人員が変わって分析要件やレポート構造が変わった場合、これらの課題が支出分析活動にも及ぶ可能性があります。

これらの分類の問題が解決されないかぎり、支出分析に継続的に欠陥が生じます。支出パターンが誤って表され、支出データが様々なカテゴリに不正確に分散されるため、マネージャがトレンドをモニターし、ソーシング機会を識別し、供給ベースとより効率的にネゴシエーションすることが困難になります。