質問リストへの応答

調達トランザクションを開始しようとする購買会社は、最初にサプライヤの会社に対してなんらかの査定または資格を実行するように依頼することがあります。

購買会社の既存のサプライヤである場合、バイヤーが定期的に行うレビューに応答するように依頼されることもあります。たとえば、認定の年間レビューなどです。その場合、応答する必要がある質問リストがあるという通知をワークリスト領域で受け取ります。質問に回答して、要求された資料を添付したら、回答を購買会社に送信できます。購買会社のサプライヤ資格マネージャが回答を受理すると、応答が購買組織の調達アプリケーションに保存されます。

資格質問リストに応答するには、次のようにします。

ワークリストの質問リスト通知を表示します。「質問リストの管理」ページにナビゲートすることもできます。このページには、応答待ちの質問リストが表示されます。
質問リストを表示します。この質問リストのいずれかの質問に既存の応答が存在する場合、既存の応答値が質問リストに示されます。
応答を質問リストに入力します。必須の質問とオプションの質問があります。応答するには、値を質問に直接入力するか、質問リスト・メニューから値を選択します。
- 質問リストに複数のセクションが存在する場合もあります。その場合、「セクション」ダイアログ・メニューを使用して、セクション間を移動できます。セクションに入力した応答は、新しいセクションに移動するときに保存されます。
- 質問セクションのインジケータ・バーに、入力された質問リストのルート質問(分岐質問ではない)の数が表示されます。このバーは、応答を保存するとすぐに更新されます。既存の応答が存在する質問がある場合、既存の値が表示されます。処理インジケータに完了と示されると、質問は回答済であると見なされます。
- 応答に文書を添付する必要がある場合もあります。
- 購買組織とのレビューのために最終的に応答を送信する前に、応答を下書きとして保存し、後で更新できます。下書きは、複数の担当者が協力して応答する必要がある場合に役立ちます。
- 既存の応答を更新している場合、「応答のリセット」をクリックすると、初期応答値にすばやく戻すことができます。応答中に新しい情報が使用可能になった場合は、必要に応じて応答値をリセットできます。
応答が完了したら、レビューと評価のために購買会社に送信します。その場合、イニシアチブの所有者に通知が送信されます。

商品およびサービスまたはビジネス資格を使用した質問への応答

会社が購買会社に登録している場合、登録プロセスで会社に関する情報が収集され、サプライヤ・プロファイルに保管されます。この情報の一部には、会社が提供する製品およびサービスの内訳が含まれます。また、中小法人の証明書など、いくつかのタイプの事業分類情報も表示されることがあります。サプライヤ資格マネージャは、この情報を使用した質問を質問リストに含めている場合があります。

質問でサプライヤの商品およびサービスの値が使用されている場合、質問には会社が提供する商品およびサービスが階層型で表示されます。この情報を使用して、会社の商品およびサービスに関する後続の質問に回答できます。

質問で事業分類が使用されている場合、購入会社がサプライヤ証明書を所有しているすべての機関が箇条書きリストに表示されます。サプライヤが証明書を取得した可能性がある既存の機関を示すリンクがあります。リンクまたはその隣のアイコンをクリックして、既存の証明書を更新するか、新しい証明書を追加します。黒丸付きリストに含まれている機関から発行された証明書を更新する必要があります。

応答の再発行

応答を発行すると、資格マネージャが応答をレビューします。応答について疑問がある場合、資格マネージャから連絡を受けます。質問リストを再度表示すると、否認の詳細を表示し、応答を更新して、再発行できます。

代理応答

イニシアチブに対して応答を発行できない場合、カテゴリ・マネージャが代理応答を発行するように要求できます。これを行うには、購買会社のカテゴリ・マネージャに電話またはFAXで連絡を取ります。応答情報をすべて提供すると、カテゴリ・マネージャがその情報を代理で入力します。カテゴリ・マネージャはイニシアチブの有効期間中の連絡先です。必要な場合、カテゴリ・マネージャから連絡があり、追加情報を提供するよう求められます(応答を変更して再発行する必要がある場合など)。