アクティビティおよびカレンダの管理(第5章) R19A

アクティビティの管理: 概要

通常、営業担当は顧客訪問前に、特定の日の自分のカレンダからアポイントメントを確認します。

アポイントメントと、アポイントメントにある、または含めるノートに基づいてプランを立てることができます。アポイントメントを使用して実行できることは、次のとおりです。

リソースをアポイントメントに追加します。
アポイントメントを使用し、スケジュールと、取り決める必要がある訪問を確認します。
アカウントの訪問の詳細を確認し、その日のタスクを計画します。
アカウントをアポイントメントに追加し、アポイントメントは、そのアカウントの所有者であるフィールド・セールス担当に割り当てられ、割当先のカレンダに表示されます。
小売訪問に関して記録する必要がある追加情報用に、ノートを作成します。

アクティビティのスタート・ガイド

ビデオ

視聴: このビデオ・チュートリアルでは、1つの場所ですべてのアクティビティを表示し、すぐにアポイントメントを追加し、タスクを作成し、アカウント、担当者、世帯、パートナ、リード、商談に関係するコールをログする方法について説明しています。このビデオの内容はテキスト・トピックでも説明しています。

概要

アクティビティは、タスクやアポイントメントなど自分が計画している事柄や、顧客コールなど、追跡する必要がある事柄を管理するのに役立ちます。

アクティビティのタイプ

アクティビティには、次の3つのタイプがあります。

タスクは、個人またはグループに割り当てられた、実行する必要のある項目のことです。タスクは、カレンダでアポイントメントとしてスケジュールしていない顧客対応を記録する用途でも使用されます。
アポイントメントはカレンダ・イベントです(たとえば、面会や電話をかける予定など)。
コール・レポートは、コールの簡単な要約を記録するために作成されます。コール・レポートは、「アクティビティ」リスト・ページのアポイントメント、タスク、スタンドアロンから作成できます。タスクまたはアポイントメントから作成すると、アプリケーションはすべての関連データをコール・レポートに自動的に入力します。

まとめてアクティビティと呼ばれるタスクおよびアポイントメントには、会議、電話、デモンストレーション、イベントなどがあります。タスクとアポイントメントの違いは、タスクはタスク・リストに表示され期限とステータスが設定されるのに対し、アポイントメントは特定の日時にカレンダ上で予定されている事柄であるという点です。すべてのアクティビティは「タイプ」フィールドでカテゴリに分類できます。たとえば、タスクを作成するときに、タイプを「電話」または「会議」に設定できます。

アクティビティのリストへのアクセス

アクティビティにアクセスするには、「アクティビティ」ランディング・ページを使用します。1回の検索でタスクとアポイントメントの両方を見つけるには、検索ユーティリティを使用します。

「アクティビティ」ランディング・ページでは、該当する場合にのみ情報が列に表示されます。たとえば、一部のフィールドがタスクのみに適用され、一部のフィールドがアポイントメントのみに適用される場合、関連する情報がないと空のフィールドが表示されます。アポイントメントとタスクのアイコンで、異なるタイプのアクティビティを簡単に識別できます。

「アクティビティ」ランディング・ページにアクセスするには、次の手順を実行します。

販売アプリケーションに営業担当としてサインインします。
ホームページで、「営業」→「アクティビティ」をクリックします。

「自分のカレンダ」ページが表示されます。
「アクティビティ」タブをクリックします。

「アクティビティ」ランディング・ページが表示されます。

「アクティビティ」ページの理解

「アクティビティ」ページには、「自分のカレンダ」、「自分のタスク」および「アクティビティ」のページがあります。これらのページを使用して、特定のレコードのコンテキスト外にあるタスク、アポイントメントおよびコール・レポートを管理できます。1つのアクティビティ内で、アクティビティ自体を1つのレコード(リードや商談など)と関連付けることができます。さらに、一部の販売アプリケーションでは、レコード自体内でアクティビティを管理できます。

「アクティビティ」ページでは次のことができます。

新しいタスクおよびアポイントメントを作成します。
タスクおよびアポイントメントを検索および表示します。
既存のタスクおよびアポイントメントを編集します。
レポートおよび分析情報を表示します。
自分のカレンダを管理します。
他の営業ユーザーのカレンダおよびチームのカレンダを表示します(権限がある場合)。
期限超過タスクを一目で確認します。

新しいタスクとアポイントメントの作成

タスクおよびアポイントメントは複数の方法で作成できます。

「自分のカレンダ」ページで、「アポイントメントの作成」をクリックして新しいアポイントメントを作成します。
「自分のタスク」ページで、「タスクの作成」をクリックして新しいタスクを作成します。
「アクティビティ」ページで、「タスクの作成」または「アポイントメントの作成」をクリックします。
既存のものからフォローアップ・タスクまたはアポイントメントを作成します: 既存のタスクまたはアポイントメントの「処理」メニューで、「フォロー・アップ・タスクの作成」または「フォロー・アップ・アポイントメントの作成」を選択します。
商談またはリードに関連するタスクまたはアポイントメントを作成します: リードまたは商談に移動し、「アクティビティ」タブをクリックします。自動的に作成したタスクやアポイントメントは、関連するレコードに関連付けられます。

カレンダの管理

「カレンダ」ページを使用して、自分のすべてのアポイントメントを追跡します。次の処理が可能です。

日表示、週表示または月表示の形式でアポイントメントを表示し、カレンダ・ビューまたはリストのいずれかで表示します。
ある日時から別の日付や時刻にアポイントメントを移動します。
新しいアポイントメント(繰返しアポイントメントを含む)を作成します。
既存のアポイントメントを表示および編集します。
同僚のアポイントメントを表示します(権限がある場合)。
追加カレンダにアクセスします。追加カレンダが有効化されている場合は、「自分のカレンダの管理」アイコンをクリックすると使用可能になります。

タスクの管理

「タスク」ランディング・ページには、期限のあるタスクが表示され、どの日付にどのタスクが期限かが一目でわかります。アイコンにより、期限超過のタスクも瞬時に把握できます。「自分のタスク」リストを使用して、期限や件名、優先度を基準にタスクをソートすることもできます。

アクティビティの委任

アクティビティ(アポイントメントやタスクなど)を作成すると、デフォルトでは作成者が所有者です。ただし、管理者が委任を有効化している場合は、アクティビティを他のユーザーに委任できます。アクティビティを他のユーザーに委任すると、所有者とアクティビティを委任されたユーザーの両方がそのアクティビティを編集または更新できます。タスクおよびアポイントメントのアクティビティを委任できます。アクティビティを委任する手順は、タスクとアポイントメントで同じです。

アクティビティを委任するには、次の手順に従います。

販売アプリケーションに営業担当としてサインインします。
ホームページで、「営業」→「アクティビティ」をクリックします。

「自分のカレンダ」ページが表示されます。
カレンダで、委任するアポイントメントをクリックします。

「アポイントメントの編集」ページが開きます。
「所有者」フィールドのドロップダウン・リストで、アポイントメントを委任するリソースを検索して選択します。
「保存」をクリックします。

そのアポイントメントが新しい所有者のカレンダに表示され、元の所有者の名前が「委任者」フィールドに自動的に入力されます。

または、アクティビティ所有者をリソース・チームから更新することによって、アクティビティを委任することもできます。次の手順を実行します。

販売アプリケーションに営業担当としてサインインします。
ホームページで、「営業」→「アクティビティ」をクリックします。

「自分のカレンダ」ページが表示されます。
カレンダで、委任するアポイントメントをクリックします。

「アポイントメントの編集」ページが開きます。
「リソース」タブをクリックします。
「所有者」フィールドで別のリソースを選択することによって、アクティビティの所有者を更新します。
「保存」をクリックします。

管理者がアクティビティ委任を有効化する必要があります。委任が有効化された後、所有者を変更すると次のようになります。

「委任者」フィールドは自動的に更新されます。
元の所有者は、そのアクティビティの「リソース」表から削除されます。

コール・レポート: 説明

コール・レポートは、営業担当が営業アクティビティで発生した事柄を確認し、関連項目の変更や主要な更新点を追跡できる中央的な場所です。コール・レポートは、時間の節約や業務に対する可視性の向上、および時間単位での販売量の拡大をとおし、営業担当の生産性を引き上げます。

コール・レポートはタスクやアポイントメントと同じくアクティビティの一種です。スケジュール済アポイントメントについてコール・レポートを作成したり、「アクティビティ」タブからアドホック・コール・レポートを作成できます。スケジュール済アポイントメントごとに、別の営業担当によって作成された複数のコール・レポートを関連付けることができます。アポイントメントのコール・レポートは、そのアポイントメント内にリストされ、ここから表示できます。営業担当は、アドホック・コール・レポートを作成して、自分のカレンダ上でスケジュールされていない販売アクティビティをレポートすることもできます。

注意: 管理者はアプリケーション・コンポーザを使用して、「アクティビティ」タブの「コール・レポートの作成」ボタン、「アクティビティ」リスト、および「タスク」タブを使用可能にする必要があります。

コールは、次に示すような、営業アクティビティの結果と主な変更のスナップショットを記録します。

結果の要約、議事録、すべての目的、参加者、添付、ノートなど
アポイントメント、アカウント、商談、リードなどの関連オブジェクト

アポイントメント・リソースおよびアポイントメントにアクセスできるその他のユーザーは、アポイントメントからコール・レポートを作成できます。1つのアポイントメントから複数のコール・レポートを作成できます。

目的の追加と削除

デフォルトで、アポイントメントの目的はコール・レポートにコピーされます。他の目的を追加したり、既存の目的を削除したりできます。

目的を追加するには、事前定義のリストから目的を選択するか、テキストの自由入力で新しい目的を追加します。事前定義の目的には次が含まれます。

デモ製品
次のステップの決定
提案の議論
利害関係者の識別
提案依頼または情報依頼のレビュー

コール・レポート内の目的のチェック・ボックスを選択して完了のマークを付けたり、選択を解除して未完了のマークを付けることができます。デフォルトでは、アポイントメントからコピーされた目的またはユーザーが追加した目的については、チェック・ボックスが選択されていません。

アポイントメントの担当者とリソース

アポイントメントの担当者とリソースはコール・レポートにコピーされます。担当者とリソースは追加または削除できます。担当者またはリソースの参加ステータスのチェック・ボックスを選択または選択を解除して、その個人が会議に参加したかどうかを示すことができます。

アポイントメントからデフォルト設定された担当者は、デフォルトで参加者としてマークが付きます。
アポイントメントからデフォルト設定されたリソースは、アポイントメントでのそのリソースの応答が「拒否済」でなければ、デフォルトで参加者としてマークが付きます。
アポイントメントからのデフォルト設定でない、ユーザーによって追加されたリソースと担当者は、デフォルトで参加者としてマークが付きます。

アポイントメントの結果

事前定義の値のリストからアポイントメントの結果を選択できます。必要に応じて営業管理者は、このリストの値を追加または削除できます。デフォルト値は次のとおりです。

コール応答済
コール転送済
収集された問題
失敗
メッセージあり
不在
提供した情報
成功
未完了
リスクあり
顧客未決定

添付とノート

他のオブジェクトに追加するのと同じ方法で、添付をコール・レポートに追加できます。

コール・レポートにアクセスできるユーザーは、コール・レポートにノートを作成できます。コール・レポートでは内部ノートと外部ノートの両方がサポートされています。外部ノートは外部担当者と共有できます。

コール・レポートを表示できるユーザーは非公開以外のノートを表示でき、ノートの作成者のみ非公開のノートを表示できます。

コール・レポートのセキュリティ

コール・レポートには閲覧可能者を決定する「非公開」設定があります。

コール・レポートを「非公開」に設定すると、コール・レポート・リソースのみが閲覧を許可されます。
コール・レポートを「非公開」に設定しなかった場合、関連付けられているアポイントメントを表示できるユーザーであれば、そのコール・レポートを表示できます。

コール・レポートとOracle Social Network

コール・レポートはコール・レポートOracle Social Networkウォールで共有できます。「Oracle Social Networkオブジェクトの管理」設定で、Oracle Social Network上でアクティビティを有効にし、Oracle Social Networkで共有する属性を構成できます。

アクティビティの管理

ビデオ

視聴: このビデオ・チュートリアルでは、アクティビティ・コンポーネントを使用してアクティビティを管理する方法を示します。このビデオの内容はテキスト・トピックでも説明しています。

手順

ユーザーは自分のアクティビティ・リストを作成できます。自分のリストを作成するには、検索条件を設定し、リストを保存する必要があります。自分のリストは「リスト」フィールドで表示できます。

自分のリストを作成するには、次の手順を実行します。

営業担当としてサインインします。
ホームページで、「営業」→「アクティビティ」をクリックします。

「自分のカレンダ」ページが表示されます。
「アクティビティ」サブタブをクリックします。

「アクティビティ」ランディング・ページが表示されます。
「拡張検索の表示」アイコンをクリックします。

「拡張検索」ペインが表示されます。
「拡張検索」ペインで、「レコード・セット」フィールドの「自分が所有」を選択します。
「保存」をクリックします。

「保存済検索の作成」ダイアログ・ボックスが表示されます。
リストに名前を付けます。
「自動的に実行」チェック・ボックスを選択し、「OK」をクリックします。
「保存済検索」リストから「保存済検索」フィールドのリストを表示します。

手順

次の場合にアクティビティの「表示」フィルタを使用します。

アクティビティを対象とした保存済検索を作成する場合
商談やアカウントなどの関連オブジェクトを対象にアクティビティを検索する場合

「表示」フィルタが「すべて」または「完了」に設定されている場合、ソート順は今後のアクティビティが先、過去のアクティビティが後に表示されます。今後のアクティビティを表示するには、次の手順を実行します。

アプリケーションに営業担当としてサインインします。
「営業」→「アクティビティ」にナビゲートします。

「自分のカレンダ」ページが表示されます。
「アクティビティ」サブタブをクリックします。

「アクティビティ」ランディング・ページが表示されます。
「拡張検索の表示」アイコンをクリックします。

「拡張検索」ペインが表示されます。
「拡張検索」ペインで、「保存済検索」ドロップダウン・リストの「自分のオープン・アクティビティ」を選択します。
「表示」フィールドから「完了」または「すべて」を選択します。

今後のすべてのアポイントメントとオープン・タスクのリストが表示されます。

リストの作成: 説明

「拡張検索」ペインで「保存済検索」を使用してアクティビティのリストを作成することで、アクティビティのリストを絞り込むことができます。たとえば、所有する完了したすべてのタスクのリストを作成できます。「保存済検索」(リスト)ペインを使用する場合は、日付範囲が必要です。使用可能な「表示」フィルタは「オープン」、「すべて」、「完了」です。

表示フィルタ	説明
オープン	開始日が本日か、または定義された日付範囲内の将来の日付であるすべてのアポイントメント、期限が定義された日付範囲内であるすべてのオープン・タスクおよび期限がないオープン・タスクが表示されます。
すべて	定義された日付範囲内のすべてのアポイントメント、期限がないか期限が定義された日付範囲内であるオープン・タスク、終了日が定義された日付範囲内であるクローズ済タスクが表示されます。
完了	開始日が定義された日付範囲内である過去のアポイントメントおよび定義された日付範囲内で完了したタスクが表示されます。

タスク・テンプレートからのタスクの作成: 手順

営業担当は、タスク・テンプレートからビジネス・オブジェクトのタスクを作成できます。最初にテンプレート・タスクのタスク・セットを選択してから、タスクを作成します。この項では、商談ビジネス・オブジェクトを例として使用します。ただし、タスク・テンプレートを作成する手順は、すべてのオブジェクトで同じです。

注意: タスクはタスク・テンプレートから自動生成でき、作成されたタスクは「アクティビティ」サブタブに表示されます。たとえば、タスク・テンプレートは営業ステージに関連付けられます。営業ステージの更新時、自動生成されたタスクは商談の「アクティビティ」タブに表示されます。

タスク・テンプレートからタスクを作成するには、次の手順を実行します。

ナビゲータから「商談」をクリックします。
タスクを作成する商談を選択します。

「商談の編集」ページが表示されます。
「アクティビティ」サブタブをクリックします。
「テンプレートからのタスクの作成」をクリックします。

注意: 管理者がタスク・テンプレートを設定していなかった場合、警告が表示されます。
使用可能なタスク・テンプレートからテンプレート名を選択します。
(オプション)タスクの所有者の名前を入力します。フィールドが空白である場合、サインイン・ユーザーがタスクの所有者としてデフォルト設定されます。
「テンプレートからのタスクの作成」ページで、「保存してクローズ」をクリックします。

タスクがテンプレートから作成されます。

アクティビティ用の所在地の選択

管理者がアクティビティUIで所在地セレクタを公開している場合は、所在地をアクティビティのアカウントや担当者に関連付けることができます。この関連付けにより、営業マネージャはコール・レポート担当者やアカウント事業所を監査し、それらを営業に関連付けられるようになります。マネージャは、営業担当の顧客訪問を監査証跡することもできます。コール・レポートでは、アカウントや担当者の所在地を自動入力するのに所在地セレクタが役立ちます。

次のルールに留意してください。

選択した所在地は必要に応じて変更できますが、コール・レポートの発行後には変更できません。
所在地はアカウント用に使用できますが、アカウントと担当者の両方がアクティビティ用に定義されている必要があります。
担当者だけがアクティビティ用に定義され、アカウントが定義されていない場合は、プライマリ担当者に関連する所在地が表示されます。

所在地セレクタは、コール・レポート、アポイントメントおよびタスクに対して有効化できます。次の手順では、コール・レポートに対して所在地セレクタを使用する場合の例を示しています。所在地を選択するには、次の手順に従います。

アポイントメントまたはタスクを開いてコール・レポートにアクセスします。
「コール・レポートの作成」をクリックするか、既存のコール・レポートを開きます。
アカウントを選択します。
「住所」セクションから、アカウントに関連する所在地を選択します。
「保存してクローズ」をクリックします。

詳細は、『営業の実装』ガイドの「アクティビティ・ページでの所在地セレクタの公開」を参照してください。

アクティビティの通知: 説明

タスクを実行したときや、なんらかの更新を行ったときに、アクティビティによって通知が生成されます。この項では、通知プロセスの仕組みを説明します。

通知イベント

通知はEメールまたはグローバル通知リスト(ベル通知リストとも呼ばれる)に送信されます。Eメールと通知リストのいずれかまたは両方を受信することを選択できます。通知は、変更が保存されたときにトリガーされます。通知は、アポイントメントまたはタスクが作成、更新または削除されたときに送信される可能性があります。アポイントメントのリマインダとして通知を送信することもできます。

注意: 次のような各ユーザー固有の設定および値に対する更新の場合、通知はトリガーされません。

時間の表示
リマインダ
レスポンス

通知メッセージはベル通知リストにのみ表示されます。メッセージは通知と承認のワークリストには表示されません。

トランザクションにドリルダウンするための通知の使用

この機能を使用して、ドリルダウンしてアクティビティ通知から処理を実行し、通知リストと電子メールを介して通知を受信できます。通知を受信するようにオプト・インすると、アポイントメントやタスクを作成または更新するときに、リストと電子メール通知が生成されます。各通知には、要求を承認または拒否する前に、ドリルダウンしてレコードの詳細を表示できるリンクが含まれています。通知から、アポイントメントを受け入れるか拒否し、タスクを完了できます。ドリルダウン機能を備えた拡張通知を使用するか、ドリルダウン機能なしの以前のオプションを引き続き使用するかを決定できます。

通知を受け取るには「プリファレンス」ページでプリファレンスを設定する必要があります。詳細は、このトピックの「通知を受け取るためのプリファレンスの設定」の項を参照してください。オプトイン後、処理要とFYIの2つのタイプの通知が表示されます。「待ち状態の通知」ウィンドウで、「受入」または「拒否」をクリックすることによって、各通知に対処できます。

アポイントメントとタスクには、電子メール通知にデフォルトで表示される次のフィールド・セットがあります。

タスク
期限
所有者
ステータス
割当先

各アポイントメント通知には、次のデフォルト・フィールドがあります。

件名
日付
場所
参加者

さらに、アクティビティにフィールドが定義されている場合、すべての電子メール通知に次のフィールドが含まれます。

アカウント
商談
リード
資産
説明

アクティビティをドリルダウンするには、アポイントメント通知の件名またはタスク・リンクをクリックします。電子メール通知からアポイントメントを受け入れるか拒否し、タスクを完了することもできます。

通知を受け取るためのプリファレンスの設定

電子メールとリストによる通知を受信するには、次の手順を実行します。

営業担当としてサインインします。
グローバル・ヘッダーの設定および処理→「プリファレンスの設定」をクリックします。
「カレンダおよびアポイントメント・プリファレンス」をクリックします。

「カレンダおよびアクティビティ」ページが表示されます。
「アポイントメント」セクションと「タスク」セクションで、「通知方法」チェック・ボックスを選択します。
「保存」をクリックします。

アクティビティの一括更新の適用

一括更新機能を使用すると、複数のアクティビティ・レコードを選択し、それらすべてをフィールドの同じ値に更新できます。管理者は、アプリケーション・コンポーザを使用して更新処理を有効化する必要があります。

アクティビティの一括更新

アクティビティに一括更新を適用するには、次の手順に従います。

「アクティビティ」ランディング・ページに移動します。
更新するアクティビティの検索基準を入力し、「検索」をクリックします。

検索基準に基づいて結果のリストが返されます。
同時に更新するアクティビティを選択します。
「処理」メニューから「更新」をクリックします。

アクティビティを選択または選択解除するには、リスト内のレコードをクリックします。すべてのアクティビティを選択または選択解除するには、「すべて選択」リンクまたは「すべて選択解除」リンクを使用します。

注意: デフォルトでは、「一括更新」ダイアログ・ボックスのすべての属性フィールドが読取り専用になっているため、更新するものを選択する必要があります。
更新する属性を選択し、選択した属性に値を割り当てます。

デフォルト値が表示されます。テキスト・フィールドは、デフォルトでは空白です。
「保存してクローズ」をクリックします。

自分のカレンダ: 説明

「アクティビティ」内の「自分のカレンダ」ページでは、カレンダ・ビューを管理できます。

カレンダの表示

カレンダを日、週、月またはアジェンダ別に表示できます。他のディールのステータスを表示するには、サイド・パネルにリストされている異なるカレンダを選択します。サイド・パネルを使用してカレンダを表示する手順は、商談およびアカウントを表示する場合と同じです。次の手順では、アカウントを例として使用します。

週次ビュー

デフォルトのカレンダ・ビューは「週次ビュー」です。ここから、その週のカレンダ上の項目をすべて表示できます。左側に、チーム・カレンダに追加されたユーザーが表示されます(デフォルトでは、単一のカレンダ・モードと同様にサイン・イン・ユーザーのみが表示されます)。各日付に次が表示されます。

アポイントメントの開始時間と繰返しアイコン(該当する場合)
複数の日付にわたるアポイントメントかどうか(矢印で表示)
アポイントメントの件名

「繰返し」ボタンをクリックすると表示される「追加: 繰返し」ダイアログ・ボックスで繰返し情報を表示および編集できます。非繰返しのアポイントメントの場合は、アポイントメントの編集ページが表示されます。

注意: 「終日」チェック・ボックスの選択が解除されている場合、アポイントメント時間はリセットされません。

自分のアポイントメントのみ編集できます。相手から表示権限を付与されていても、編集はできません。他のユーザーが「非公開」のマークを付けたアポイントメントは、カレンダのエントリ上で「予定あり」と表示され詳細は含まれません。

日別表示

「日別表示」では、現在日のカレンダ上の項目をすべて表示できます。左側に、チーム・カレンダに追加されたユーザーが表示されます(デフォルトでは、サイン・イン・ユーザーのみが表示されます)。

上部には各日の時間があり、ここにカレンダ・エントリが表示されます。各日付に次が表示されます。

アポイントメントの開始時間と繰返しアイコン(該当する場合)
複数の日付にわたるアポイントメントかどうか(矢印で表示)
アポイントメントの件名

繰返し情報は「繰返しアポイントメント」ダイアログ・ボックスで表示および編集できます。非繰返しのアポイントメントの場合は、アポイントメントの編集ページが表示されます。

自分のアポイントメントのみ編集できます。相手から表示権限を付与されていても、編集はできません。他のユーザーのアポイントメントを編集できるのは、次の個人です。

管理者。
ユーザーのマネージャ(その個人がユーザーのリソース階層に含まれていて、マネージャに営業マネージャ職務ロールがある場合)

他のユーザーが「非公開」のマークを付けたアポイントメントは、カレンダのエントリ上で「予定あり」と表示され詳細は含まれません。

アポイントメントの色

カレンダ下部の凡例に、各アポイントメント・タイプに関連付けられている色が表示されます。アポイントメントがこれらタイプのいずれかに一致する場合、カレンダ内のアポイントメント・ボックスが指定の色で表示されます。これらの色はSetup Managerを使用して変更できます。

ユーザーがビジーとして表示されるアポイントメントには、詳細が表示されません。これは、レコードにアクセスできないためです。

アポイントメントの追加

新しいアポイントメントをカレンダに追加するには、「アポイントメントの作成」をクリックします。チーム・カレンダ上のユーザー名の横にあるチェック・ボックスを選択すると、それらのユーザーが新しいアポイントメントのリソースとして自動的に追加されます。

アポイントメントの可視性の設定: 作業例

他のユーザーが自分のカレンダ上のアポイントメント詳細にアクセスできるようにするには、それらのユーザーに表示権限を付与します。

アポイントメントの可視性の設定

アポイントメントを表示する権限を他のユーザーに与えるには、次の手順を使用します。

グローバル・ヘッダーで、「設定およびアクション」メニューからユーザー名をクリックし、「パーソナライズ」の「プリファレンスの設定」を選択します。
「カレンダおよびアポイントメント・プリファレンス」を選択します。「カレンダおよびアクティビティ」ページが表示されます。
「特定のリソースとの追加カレンダ共有レベル」セクションで、表に行を追加します。アポイントメントの詳細を共有する相手を選択します。
「アクセス・レベル」の値をShow appointment detailsに設定します。
変更を保存します。

ここで選択したユーザーは「カレンダ」ページの「リソース」リストであなたの名前を選択することで、カレンダのアポイントメント詳細にアクセスできます。

資産とアクティビティの統合: 概要

管理者が機能を有効化したら、営業担当は資産をアクティビティ(アポイントメント、コール・レポートおよびタスクを含む)に関連付けることができます。

資産をアクティビティに関連付け、資産カレンダを表示することで、営業担当はアポイントメントを効果的に管理できます。営業担当は、関連するすべてのアポイントメントを1つの場所で参照できます。組織内の誰かが資産をアポイントメントに関連付けると、資産カレンダが有効化されます。

設定の詳細は、『営業の実装』ガイドの「アクティビティ内の資産の有効化」を参照してください。

資産カレンダの使用: 概要

カレンダは、資産を管理するために使用します。資産カレンダには、自分の資産に関連するアポイントメントが表示されます。チーム・メンバーは、資産に関連する今後のすべてのアポイントメントを参照し、自分のアクティビティを資産用に調整します。

資産カレンダの作成については、次の条件があります。

自分がアクセスできる資産に対して作成できます
一度に1つの資産を対象に作成できます

資産カレンダには、資産に対するすべてのアポイントメントと、プライベート・アポイントメントが表示されます。資産カレンダでは、アポイントメントの所有者が、ユーザーのイニシャルまたは名前付の写真またはアイコンとともに識別されます。資産カレンダでは、次のことができます。

資産に関連するすべてのアポイントメントを1つのカレンダ・ビューで参照する。
資産に関連するアポイントメントの所有者をすべて表示する。
個別または複数のアポイントメント所有者のアポイントメントを非表示または表示する。
資産カレンダをリストに保存し、目的のカレンダにアクセスする。
カレンダ上の各アポイントメントの所有者を決定する。
すべてのカレンダ・ビュー間を切り替える(日、週、月およびアジェンダ)。

アクティビティへの資産の追加

管理者によって機能が有効化されたら、すべてのタイプのアクティビティ(アポイントメント、コール・レポート、タスクを含む)に資産を追加できます。ユーザーは、アクティビティの作成ページと編集ページを使用して、新規および既存のアクティビティに資産を追加できます。アクティビティに資産を追加したら、そのアクティビティのページで資産を参照できます。

資産がアポイントメントに関連付けられたら、「自分のカレンダ」ページで利用できる自分のカレンダの管理ウィンドウから、資産カレンダを参照できます。詳細は、関連トピックを参照してください。

アポイントメントに資産を追加するには、次の手順に従います。

「資産」リストが有効化されているアクティビティ・ページにアクセスします。たとえば、「自分のカレンダ」ページの「アポイントメントの作成」をクリックします。
「資産」ドロップダウン・リストで「検索」をクリックします。

選択: 資産ページが表示されます。
「検索」をクリックします。

検索結果が表示されます。
検索結果で資産を選択し、「OK」をクリックします。

アポイントメントの作成ページが表示されます。
選択した資産の資産番号と資産シリアル番号が自動的に入力されます(利用可能な場合)。
「アポイントメントの作成」ページで「保存して続行」をクリックします。

資産がリンクとして表示されます。
「保存してクローズ」をクリックします。

資産カレンダ・ビューの作成

資産カレンダには、自分の資産に関連するアポイントメントが表示されます。アポイントメントが資産に関連付けられたら、「自分のカレンダ」ページから資産カレンダ・ビューを作成できます。資産カレンダは、組織内の1人の個人が資産にアポイントメントを関連付けるとすぐに、組織全体で利用可能になります。

資産カレンダには、次の情報が表示されます。

資産に関連付けられたすべてのアポイントメント。
資産に関連付けられたアポイントメントのすべての所有者。複数の個人によって所有できるアポイントメント。

資産カレンダ・ビューを作成するには、次の手順に従います。

「自分のカレンダ」ページの「自分のカレンダの管理」アイコンをクリックします。
「その他のカレンダ」をクリックします。
「資産カレンダ・ビューの作成」をクリックします。

資産カレンダの作成ページが表示されます。

ヒント: 資産カレンダは、資産にアポイントメントが関連付けられるまでは有効化できません。
「資産」フィールドで「検索」をクリックします。

選択: 資産ページが表示されます。
資産を検索して選択します。あるいは、使用する資産を作成することもできます。
「OK」をクリックします。

資産の名前がカレンダ名として自動的に入力されますが、必要に応じて変更することもできます。
変更を保存します。

「自分のカレンダの管理」→「その他のカレンダ」をクリックすることで、「自分のカレンダ」ページから資産カレンダにアクセスできます。カレンダをフィルタして、特定の所有者に関連付けられたアポイントメントを表示することもできます。

アクティビティおよびカレンダの管理に関するよくある質問

「自分のオープン・アクティビティ」を選択するとどのアクティビティが表示されますか。

「アクティビティ」作業領域で「自分のオープン・アクティビティ」リストを選択すると、自分がリソースになっている将来のアポイントメントおよびオープン・タスクがすべてリストで表示されます。アクティビティを作成すると自動的に自分がリソースになりますが、別のリソースまたは自動プロセスによってリソースとして割り当てられることもあります。

各種のレコード・セットを使用して検索できるアクティビティ・レコードは何ですか。

「保存済検索」ウィンドウに表示される各種のレコード・セットは、保存済検索の対象を様々なアクティビティ・セットに制限するものです。

次の表に、アクティビティのレコード・セットの一覧と説明を示します。すべてのユーザーがすべてのレコード・セットを使用できるとはかぎりません。たとえば、部下を含むレコード・セットを使用できるのはマネージャのみです。

ヒント: 保存済検索のパフォーマンスを向上させるには、保存済検索をより小さいレコード・セットに制限します。たとえば、表示可能なすべてのレコードを検索するのではなく、自分および自分の部下が所有するすべてのレコードを検索します。または、検索をより小さい地理的地域に制限します。たとえば、国全体ではなく、1つの都道府県内のすべてのアクティビティを検索します。

レコード・セット名	説明
自分が所有	自分が作成した、または所有権が割り当てられたアクティビティ。
自分がリソース	自分がリソースであるアクティビティ。
自分の部下が所有	自分と自分の部下が所有するアクティビティ。
自分が表示できるすべてのレコード	リソース・チーム・メンバーシップ、営業テリトリ割当、組織内での自分の役職およびセキュリティ権限に基づいて自分が表示できるアクティビティ。このレコード・セットは、管理者がプロファイル・オプションを「はい」にして有効化した場合にのみ使用できます。

表示フィルタを使用して自分のアクティビティ・リストを絞り込むにはどのようにしますか。

表示フィルタでは、特定の基準に基づいてアクティビティが表示されます。次の表に、アクティビティのフィルタ条件を示します。

表示フィルタ	タスク	アポイントメント
オープン	期限が定義された日付範囲内であるすべてのオープン・タスクおよび期限がないオープン・タスク	開始日が本日か、または定義された日付範囲内の将来の日付であるすべてのアポイントメント
すべて	期限がないか、または期限が定義された日付範囲内であるオープン・タスク終了日が定義された日付範囲内であるクローズ済タスク	期限がないか、または期限が定義された日付範囲内であるオープン・タスク終了日が定義された日付範囲内であるクローズ済タスク
完了	定義された日付範囲内に完了されているタスク	開始日が定義された日付範囲内である過去のアポイントメント

非公開として設定されているアクティビティを表示するにはどのようにしますか。

非公開として設定されているアクティビティを表示できるのは、アクティビティの所有者、表示するための他のユーザーの委任者、またはそのアクティビティのリソースまたは担当者です。

ヒント: 「非公開」チェック・ボックスは、デフォルトではタスク・ページで非表示となっています。管理者はアプリケーション・コンポーザを使用してチェック・ボックスを表示でき、これにより、ユーザーはタスクを非公開として設定できます。

顧客対応のアクティビティを追跡するにはどのようにしますか。

「アクティビティ」機能を使用して顧客対応の条件を独自に定義できます。顧客対応は完了済タスクまたはアポイントメントとして、報告するアクティビティ・タイプを使用して記録されています。顧客対応を追跡するには、レポートを生成してアカウントまたは担当者が関連付けられている特定タイプのアクティビティを取得します。たとえば、担当者が関連付けられているすべてのコールを一覧できます。完了済タスクを追跡するには、「顧客」、「商談」または「リード」ページから「アクティビティ」ページに移動し、「コールのログ記録」をクリックします。

様々なタイム・ゾーンで自分のアポイントメントを表示するにはどのようにしますか。

「タイム・ゾーン」ドロップダウン・リストを使用して、アポイントメント時間を様々なタイム・ゾーンで表示できます。ユーザーのタイム・ゾーンは、「プリファレンスの設定」内の「地域」領域で定義されます。タイム・ゾーンが定義されていない場合、アポイントメントのタイム・ゾーンはnullとして表示され、アポイントメントは協定世界時(UTC)時間に基づいて作成されます。デフォルトのタイム・ゾーンを変更することはできません。

アポイントメントに異なる地域からの参加者が含まれる場合、アポイントメントの「タイム・ゾーン」ドロップダウン・リストを使用して、参加者のわかりやすい時間を定義できます。たとえば、シカゴのユーザーが午前9時を選択し、タイム・ゾーンをエジプトのカイロのタイム・ゾーンに設定するとします。保存時、アポイントメントはシカゴのユーザーに午前2時として表示され、「タイム・ゾーン」ドロップダウン・リストの値はシカゴとなります。

タスク、顧客対応およびアポイントメントの違いは何ですか。

タスクとは、1人以上の個人によって完了する予定の作業の単位です。タスクは、商談や担当者などのビジネス・オブジェクトに関連しており、添付を含めることができます。

アポイントメントは、商談や顧客などのビジネス・オブジェクトに関連するカレンダ・エントリです。アポイントメントに添付を含めることができます。

顧客対応は、自分が開始した顧客とのすべての通信または顧客が開始した自分とのすべての通信の履歴ビューを提供します。顧客対応では内部通信は文書化されません。