1. 支払のための買掛/未払金請求書の実装
  2. 請求書画像をEメールで受領する場合の考慮事項

Eメールでの請求書画像受領の考慮事項

請求書画像インテグレーション・ソリューションは、Eメールで受領した請求書画像を処理する目的で提供されています。

Eメールは、OracleのImagingソリューションで受け入れられる特定のフォーマットおよび仕様で送信される必要があります。画像化スペシャリストは、サプライヤから受領した紙の請求書をスキャンし、画像に変換する必要があります。または、請求書をEメール添付として受領した場合、画像化スペシャリストは画質とフォーマットに問題がないかをチェックします。

必要に応じて、請求書に関する記録や請求書が未完了な場合のルーティングの目的で、Eメール件名に属性を入力できます。事前に構成されたルーティング・ルールを使用した場合、買掛管理スペシャリストおよび買掛/未払金監督者のジョブ・ロールを持つすべてのユーザーに未完了請求書がルーティングされます。

請求書画像をEメールで受領する場合は次の点を考慮してください。

Eメール添付としての請求書画像

請求書画像は、次の方法でEメール添付に含めることができます。

  • 1つの添付に1ページの請求書を含める。

  • 1つの添付に複数ページの請求書を含める。

  • 1つの添付に複数の請求書を含める。

  • 複数の添付に1ページの請求書と複数ページの請求書を含める。

    ノート: 1つの請求書を複数の添付で表すことはできません。
ヒント: スキャン済の各画像のサイズに応じて複数の画像を1つのEメールにグループ化し、最適な数のEメールが処理対象として送信されるようにすることを検討してください。同じEメールに複数の添付ファイルを設定できます。

Eメール件名の属性情報

最大で4つの属性をEメール件名に指定できます。これらの属性を請求書に記録したり、レビュー/完了が必要な未完了請求書をこれらの属性に基づいて買掛/未払金担当者にルーティングすることができます。ルーティング属性情報の始点を示すために、アンダースコア記号(_)をセパレータとして使用します。

ノート: これらの属性のいずれかを使用して、未照合のスキャン済請求書のデフォルト・ビジネス・ユニットを上書きすることもできます。この属性は常にルーティング属性1です。

たとえば、各種カテゴリを請求書に記録するという特定のビジネス要件があるものとします。該当するカテゴリは、請求書優先度、サプライヤ・カテゴリ、製造工場番号、棚番および処理待ち行列です。これらのカテゴリの値をEメール件名に指定できます。

この表は、カテゴリとそれに対応する候補値を示しています。

カテゴリ

値

請求書優先度

Regular、Urgent

サプライヤ・カテゴリ

Regular、Supply chain related

製造工場番号

Plant-1、Plant-2、Plant-3

棚番

Bin#1、Bin#2、Bin#3

サプライヤが「Invoice-1234 attached」というEメール件名を使用して請求書を送信してきたとします。画像化スペシャリストは、Eメールをレビューし、Eメール件名に追加のルーティング情報を指定します。改訂後のEメール件名は「Invoice-1234 attached_Urgent_Supply chain related_Plant-1_Bin#1」です。

この表は、Eメール件名の内容とルーティング属性のマッピングを示しています。

Eメール件名の内容

ルーティング属性のマッピング

Invoice-1234 attached

不使用(最初のセパレータ文字の前のテキストであるため)

Urgent

ルーティング属性1

Supply chain related

ルーティング属性2

Plant-1

ルーティング属性3

Bin#1

ルーティング属性4
ヒント: ルーティング属性番号とカテゴリは明示的にはリンクされません。カテゴリの値を同じ順序で入力する必要があります。

サプライヤが「Invoice-2345 attached」というEメール件名を使用して別の請求書を送信してきたとします。改訂後のEメール件名は「Invoice-2345 attached_Regular_Supply chain related_Plant-1_Bin#1」です。ルーティング・ルールの定義は次のとおりです。

  • ルーティング属性1が「Urgent」の場合は、買掛管理スペシャリストのHarryに請求書画像を割り当てます。

  • ルーティング属性1が「Regular」の場合は、買掛管理スペシャリストのNathanに請求書画像を割り当てます。

この例では、請求書1234がHarryに割り当てられ、請求書2345がNathanに割り当てられます。

前述の例に示すように、属性には英数字を使用できます。各属性の最大長は、使用する属性の数によって決まります。たとえば、5つすべての属性を使用する場合、各属性の最大長は34文字になります。各属性の最大長は要件に合わせて変更できますが、属性値の合計が制限を超えないようにする必要があります。5つの属性をすべて使用すると仮定した場合、この制限は次のように計算されます。

  • Oracle Forms Recognitionで許容される合計文字数: 233

  • デフォルト・ファイル・パスC:\OFR\Import\の文字数: 14

  • ファイル拡張子.tifの文字数(ピリオドを含む): 4

  • 内部で一意の参照番号として使用するために予約されている文字数: 40

  • セパレータ文字数: 5

  • 制限 = 合計文字数 - ファイル・パス - ファイル拡張子 - 予約文字 - セパレータ文字(233-14-4-40-5): 170

ノート: 5つ未満の属性を使用する場合は、必要なセパレータの数が減るため、制限が変わります。

Eメール件名内の属性がその属性に指定された最大長を超える場合は、Oracle Imagingプロセスでエラーが発生します。

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