1. 現預金のための売掛/未収金クレジットの実装
  2. Eメールを使用したトランザクションおよび取引明細書の送信の仕組み

Eメールを使用したトランザクションおよび取引明細書の送信の仕組み

Eメールを使用して売掛/未収金トランザクションおよび明細を印刷し、指定された顧客に送信します。

「売掛/未収金トランザクションの印刷」プロセスまたは「顧客取引明細書の作成」プロセスを実行すると、それぞれのプロセスで、Eメール送信用に設定されている顧客アカウントおよびサイトの指定電子メール・アドレスに、トランザクションまたは取引明細書がPDFファイルまたはZip済PDFファイルとして送信されます。

Eメールを使用した送信に影響する設定

次の設定は、電子メールを使用した印刷送信に影響します。

  • 印刷オプション: 「印刷オプション」は、特定の顧客サイトについて印刷する場合は顧客サイト・レベルで、顧客アカウントに属するすべてのサイトについて印刷する場合は顧客アカウント・レベルで、「印刷」または「印刷しない」に設定します。

    トランザクションについては、サイト・レベルまたはアカウント・レベルで「印刷オプション」値が使用可能でない場合、Receivablesはトランザクション・タイプに設定されている必要な「印刷オプション」を使用します。必要な場合は、トランザクションの「印刷オプション」設定を変更して、個々のトランザクションを印刷実行に含めたり、除外することができます。

    ノート: トランザクション・タイプの「未回収売掛/未収金」オプションが有効になっていない(たとえば、無効トランザクションである)場合、Eメール送信プロセスでは、顧客サイト・レベルおよび顧客アカウント・レベルでの「印刷オプション」設定は無視され、トランザクション・タイプに割り当てられた設定が使用されます。その場合でも、トランザクションのこの設定を上書きできます。

  • 優先送信方法: Eメールを使用した送信を、特定の顧客サイトについて行う場合は顧客サイト・レベルで、顧客アカウントに属するすべてのサイトについて行う場合は顧客アカウント・レベルで、「優先送信方法」フィールドを「Eメール」に設定します。

  • 顧客担当者: Eメール・アドレスと請求先職責または取引明細書職責の両方に、アカウント・レベルまたはサイト・レベルで少なくとも1人の顧客担当者を割り当てます。顧客担当者には次のルールが適用されます。

    • 「売掛/未収金トランザクションの印刷」または「顧客取引明細書の作成」プロセスを実行するときは、その担当者がアクティブになっている必要があります。

    • 顧客アカウントまたはサイトにEメール・アドレスと請求先職責または取引明細書職責の両方を持つ担当者が存在しない場合、この顧客アカウントまたはサイトについてはトランザクションも取引明細書も送信されません。

    • トランザクションについて、顧客アカウントまたはサイトにEメール・アドレスと請求先職責の両方を持つ担当者が存在するが、同じ担当者のEメール・アドレスに回収職責または督促職責も割り当てられている場合、この担当者はEメール送信から除外されます。

    • 取引明細書について、顧客に取引明細書サイトがある場合は、その顧客アカウントに属するすべての請求サイトに対して、連結された取引明細書が作成されて送信されます。

  • 「Eメール」売掛/未収金システム・オプション: 「売掛/未収金システム・オプション」ページの「請求および収益」タブ・リージョンにある「Eメールを使用したトランザクション送信」および「Eメールを使用した取引明細書送信」セクションを使用します。

    ノート: これらはすべて条件付き必須フィールドです。トランザクションまたは取引明細書の印刷およびEメール送信を有効にする場合は、正常に送信できるように、これらのフィールドに値を入力しておく必要があります。

    該当するフィールドに適切なテキストと値を入力します。

    • 送信元名: 企業の名前。

    • 送信元Eメール: 企業のEメール・アドレス。

    • 返信先Eメール: 顧客がEメールを送信できる宛先の企業のEメール・アドレス。

    • Eメール件名: Eメールの件名のテキスト。

    • Eメール件名にビジネス・ユニットを含む: ビジネス・ユニットの名前を件名に含めるためのオプション。

    • Eメール件名にトランザクション番号を含む: トランザクション番号を件名に含めるためのオプション。

    • Eメール件名に取引明細書日付を含む: 取引明細書日付を件名に含めるためのオプション。

    • Eメール本文: Eメール・メッセージのテキスト。適切なフォーマットを含めます。

      ノート: 標準メッセージを使用してEメール・メッセージ・テキストを作成することはできません。

Eメールを使用したトランザクションおよび取引明細書の送信方法

設定が完了したら、顧客トランザクションを印刷する場合は「売掛/未収金トランザクションの印刷」プロセスを使用し、顧客取引明細書を印刷する場合は「顧客取引明細書の作成」プロセスを使用します。「出力ファイル・タイプ」パラメータを使用して、印刷実行で使用する出力を指定します。Eメールを使用して印刷を送信する場合、「PDF」または「Zip済PDF」を選択する必要があります。「Zip済PDF」を選択した場合、ファイルには、印刷された各トランザクションの最初と最後のページを識別する、印刷実行の索引ファイルが含められます。

トランザクションを作成すると、Receivablesにより「印刷オプション」の設定が参照され、次の順序でトランザクションに割り当てられます。

  • 顧客サイト・プロファイル

  • 顧客アカウント・プロファイル

  • トランザクション・タイプ

印刷処理中、Eメール送信プロセスでは、各トランザクションまたは取引明細書について次のことが確認されます。

  • トランザクションの場合、「印刷オプション」が「印刷」に設定されていること。

    「印刷オプション」の設定は、個々のトランザクションで印刷前に更新できます。

  • 顧客アカウントまたはサイトの「優先送信方法」フィールドが「Eメール」に設定されていること。

  • 少なくとも1人のアクティブな顧客担当者が、Eメール・アドレスと請求先職責または取引明細書職責の両方を持っていること。Eメール送信プロセスでは、トランザクションまたは取引明細書の送信先のEメール・アドレスは、次の順序で検索されます。

    • トランザクションの場合、トランザクションの請求先顧客担当者のEメール・アドレス。

    • 請求先職責または取引明細書職責が割り当てられているが、回収職責も督促職責も割り当てられていない顧客サイトの担当者のEメール・アドレス。

    • 請求先職責または取引明細書職責が割り当てられているが、回収職責も督促職責も割り当てられていない顧客アカウントの担当者のEメール・アドレス。

  • 「売掛/未収金システム・オプション」の「請求および収益」タブ・リージョンにある「Eメールを使用したトランザクション送信」または「Eメールを使用した取引明細書送信」セクション内のすべてのフィールドが入力されていること。

Eメールを使用して送信されるトランザクションに対する出力PDFファイルの名前の書式は、次のとおりです。

<INV_NUMBER>_<INSTALLMENT_NUMBER>.PDF

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