1. 採用の実装
  2. ジョブ・オファー・レター・テンプレート

9ジョブ・オファー・レター・テンプレート

この章の内容は次のとおりです。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート

ジョブ・オファー・レターは、雇用主から候補者に付与される正式な文書です。レターによって、提示されたジョブ・タイトル、提示開始日、就業事業所、給与、その他の報酬など、オファーの詳細が確認されます。

候補者のオファー・レターを作成するには、オファー・レターのベースとなるジョブ・オファー・レター・テンプレートが少なくとも1つ必要です。このテンプレートは、各候補者がオファー・レターを受信したときに表示される書式設定、ブランディングおよびほとんどのテキストを提供します。また、各個人のオファー・レターに対して特定の値で置換されるトークンを含めるように構成することもできます。採用担当者によっては、テンプレートの範囲を超える各オファー・レターの内容をダウンロードして調整できる場合があり、採用活動の困難な領域に役立ちます。その後、各オファー・レターが候補者に提示されると、このテンプレートには常に、その候補者の特定のジョブ・タイトル、オファー開始日、場所、またはテンプレートの形式で選択したその他の情報が表示されます。

異なる候補者のグループに対して、オファーで大幅に異なるテキストを使用する会社は、複数のジョブ・オファー・レター・テンプレートを使用することを検討する場合があります。各テンプレートは、異なる採用者ごとのベースとして機能します。社外候補者対社内候補者、時間給者、給与所得者、国別のオファーなどで、ターゲットとするジョブ・オファー・レター・テンプレートを設定しておくと便利です。各ジョブ・オファー・レター・テンプレート内では、各候補者の値に応じて様々な文や領域を表示または非表示にする条件を使用して、コンテンツをより詳細に制御できます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートの作成

テンプレート作成者により、ジョブ・オファー・レター・テンプレートが作成されます。テンプレート作成者は、Microsoft Wordでほとんどの作業を行いますが、BI Publisherを適切に理解している必要があります。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートを作成するステップは、次のとおりです。

  1. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルを取得します。

  2. サンプル・ファイルを取得します。

  3. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルのテキストを変更します。

  4. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルにトークンを追加します。

  5. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルに条件を追加します。

  6. ジョブ・オファー・レターをプレビューします。

  7. 採用コンテンツ・ライブラリにアップロードするファイルを準備します。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルの取得

ジョブ・オファー・レター・テンプレートは、書式設定、イメージ、テキスト、トークン、条件、または文字の一部を表示または非表示にするその他のコードを含むリッチ・テキスト形式(.rtf)ファイルです。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートを取得するには、いくつかの方法があります。

  • Oracle提供の元のサンプルを使用します。BI Publisherからダウンロードします(「共有フォルダ」→「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「ジョブ・オファー・レター」)。

  • 採用コンテンツ・ライブラリに「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」タイプのコンテンツ項目がある場合は、.zipファイルのいずれかをダウンロードします。.zipファイルには、ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)が含まれています。

  • Customer Connect上のOracleコミュニティ(https://cloudcustomerconnect.oracle.com)から例を取得します。

非常に簡単または高度に書式設定できるテキスト文書を作成することで、ジョブ・オファー・レター・テンプレートを最初から作成することもできます。その後、MS Office Word用のBI Publisherプラグインを使用して、各候補者のジョブ・オファー・レターの出力をパーソナライズするためのトークンと条件を挿入できます。テンプレートは、Microsoft Word内でリッチ・テキスト(.rtf)形式で保存する必要があります。Wordでファイルを表示すると、トークン、条件、およびその他のコードがグレーでハイライト表示されます。ユーザーは、これらのハイライト表示された要素を表示できます。ただし、トークンを変更するにはBI Publisherプラグインが必要です。

サンプル・ファイルの取得

サンプル・ファイルは、ジョブ・オファー・レター・テンプレートで使用可能なすべてのトークンを含む、拡張可能マークアップ言語(.xml)ファイルです。トークンは候補者のオファー・レターに存在できるすべてのフィールドを表すため、このファイルは新規テンプレートを作成する場合に必要です。また、サンプル・ファイルには、候補例のジョブ・オファーの例から取得された、これらのトークンのサンプル値のセットも含まれています。これらのデータ値は、このジョブ・オファー・レター・テンプレートを表示できるプレビューに影響を与えますが、候補者に対して作成される実際のオファー・レターには影響しません。オファー・レターをプレビューすると、一般的なテキストまたは通常とは異なるテキストでどのように表示されるか、条件が様々な段落の表示にどのように影響するかがテストされます。

サンプル・ファイルを取得するには、いくつかの方法があります。

  • BI Publisherから、製品で提供されるサンプルをダウンロードできます。

    1. 「共有フォルダ」→「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「データ・モデル」に移動します。

    2. 「編集」をクリックします。

    3. 「添付」セクションのsample.xmlリンクをクリックします。

    4. 使用する前に、結果のファイルの拡張子を.xmlに変更します。

  • BI Publisherから、独自の一般的なジョブ・オファー用の独自のサンプル・ファイルをダウンロードできます。

    1. 使用する既存のジョブ・オファーのIDを決定します。該当するオファーのオファーIDを書き留めます。

      • アプリケーションで、候補者の氏名とオファー・タイトルを見つけます。

      • BI Publisherで、「自分のフォルダ」領域などの補助データ・モデルを作成します。

      • BI Publisherのデータ・セット・ノードの「ダイアグラム」タブで、新しいSQL問合せデータ・セットを作成し、オファー情報を取得するための問合せを入力します。

      • BI Publisherの「データ」タブで、その問合せを実行し、結果から既存のオファーのいずれかを選択してサンプルにします。

    2. そのオファーのsample.xmlファイルを生成します。

      • たとえば、「自分のフォルダ」領域など、BI Publisherの「共有フォルダ」領域からデータ・モデルJobOfferLetterDMをコピーします。

      • BI Publisherのデータ・セット・ノードの「データ」タブで、目的のオファーIDを2番目のパラメータとして指定し、「表示」をクリックします。

      • 「エクスポート」をクリックし、拡張子.xmlのファイル名を指定します。

  • 採用コンテンツ・ライブラリに「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」タイプのコンテンツ項目がある場合は、.zipファイルのいずれかをダウンロードできます。採用管理者がジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)と関連サンプル・ファイル(.xmlファイル)の両方を.zipファイルにアップロードしている場合は、このサンプル・ファイルを使用できます。

  • Customer Connect (https://cloudcustomerconnect.oracle.com)上のOracleコミュニティから例を取得できます。

サンプル・ファイルには、ジョブ・オファー・フィールドに存在する可能性のある値の例を含めることもできます。メモ帳などの単純なエディタでサンプル・ファイルを表示すると、sample.xmlファイルには、カッコ内のすべてのトークンの名前、およびフィールド(存在する場合)の例値が含まれます。例: <JOB_OFFER_TITLE>Sales Associate</JOB_OFFER_TITLE>。括弧内のトークンが変更されないかぎり、サンプル・ファイルで値を手動で変更できます。たとえば、<JOB_OFFER_TITLE>Assistant Teller</JOB_OFFER_TITLE>に変更されます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルのテキストの変更

BI Publisherプラグインを使用せずに、ライブ・データベースに接続せずに、サンプル・ファイルを使用せずに、既存のジョブ・オファー・レター・テンプレートを簡単に更新できます。このファイルはリッチ・テキスト(.rtf)形式であるため、Microsoft Wordまたは任意のツールを使用して既存のテキスト、書式設定、イメージおよびブランディングを変更できます。テンプレートに存在するトークンまたは条件を表示できますが、必要に応じて削除できます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルでのトークンの追加

ジョブ・オファー・レター・テンプレートでトークンを追加、表示および更新するには、BI PublisherプラグインをMicrosoft Wordにインストールし、サンプル・ファイルをロードする必要があります。サンプル・ファイルがロードされると、Microsoft Wordでは使用可能なすべてのオファー関連フィールドとそれらのフォーマット方法が認識されます。この作業はMicrosoft Word内で行われ、実際のデータベースに接続する必要はありません。

最初に、Microsoft Wordでジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイル(.rtfファイル)を開きます。次に、Microsoft Wordでサンプル・ファイルをロードします。

  1. 「BI Publisher」タブで、サンプルXMLをクリックします。

  2. sample.xmlファイルを選択します。ファイルをロードすると、「データは正常にロードされました」というメッセージが表示されます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートにオファー・フィールドを追加するには:

  1. 「BI Publisher」タブで、「フィールド」をクリックします。オファー関連のすべてのフィールドがリストされたウィンドウが表示されます。

  2. フィールドを挿入するドキュメント内にカーソルを置きます。

  3. 目的のフィールドを選択します。

  4. 「挿入」をクリックします。このフィールドは、テンプレートにグレーにハイライト表示されたトークンとして表示されます。

トークン・プロパティを表示するには、トークンをダブルクリックします。「BI Publisherのプロパティ」ウィンドウが表示され、データベースのどのフィールドがオファー・レターに表示されるかが表示されます。また、変更できる他のプロパティも表示されます。たとえば、日付タイプのフィールドを表示する場合、様々な日付書式から選択できます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートに含めることができるトークンは、BI Publisherで使用できます。

  1. BI Publisherのホーム・ページで、「カタログ」リンクをクリックします。

  2. 「フォルダ」ペインで、「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「データ・モデル」にナビゲートします。

  3. 「編集」をクリックします。

  4. 「JobOfferLetterDM」という名前のデータ・モデルを選択します。

  5. 「構造」タブをクリックします。トークンのリストは、表ビューまたは出力ビューを使用して表示できます。

ノート: トークン<OFFER_NAME>ではなく、オファーが行われた求人のタイトルを伝達する場合は、トークン<REQUISITION_TITLE>を使用します。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルに条件を追加

ジョブ・オファー・レター・テンプレートに条件を追加して、各ジョブ・オファーのトークンの値に応じて、テンプレートの特定のリージョンを表示または非表示にできます。たとえば、テンプレートでは、候補者の約束賞与およびその他の報酬のリストを含むジョブ・オファー・レターを生成できますが、オファーに賞与が含まれていない候補者についてはこのセクション全体が省略されます。または、1つのテンプレートですべての就業事業所に関する特定の情報を含めることができ、各候補者のオファー・レターには、そのオファーの約束勤務地に適した1つのセクションのみが表示されます。これらのバリエーションはすべて、条件を使用して、単一のジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルに含めることができます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートで条件を使用するには、BI PublisherプラグインがMicrosoft Wordにインストールされ、サンプル・ファイルがロードされている必要があります。

  1. 特定の状況でのみ表示するリージョンを強調表示します。

  2. 「BI Publisher」タブで、「条件付きリージョン」をクリックします。BI Publisherのウィンドウが開きます。

  3. 「プロパティ」タブで、このセクションを表示するために必要な条件を指定します。

    • 「一般」セクションで、使用可能なトークンから値を選択します。

    • 「条件」セクションで、「次と等しい」、「次より大きい」、「次より小さい」など、使用可能な操作から値を選択します。

  4. 「詳細設定」タブで、「テキスト表示」フィールドを使用して、この地域を表示する条件に関する情報を他のユーザーに提供します。

    • デフォルトでは、条件の開始を示す文字Cが表示されます。これは、特定の条件を説明するために、より適切なラベルに置き換えることができます。たとえば、Cを「勤務地がニューヨークの場合の条件」などに置き換えられます。このラベルは、条件の機能には影響しません。

  5. 「OK」をクリックします。

  6. 選択したリージョンの最後に、「EC」というラベルの新しいタグが自動的に表示されます。これをクリックしてBI Publisherウィンドウを表示します。

    • 「コード」フィールドのタグ<?endif?>は、条件付きリージョンが終了し、オファーの次のセクションがすべてのビューアに表示されることを示します。この値を変更しないでください。

    • 「表示するテキスト」フィールドで、ここで終了する条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。たとえば、デフォルトの文字ECを、「ニューヨークの条件の終了」などの、より適切なラベルに置き換えることができます。このラベルは、条件の機能には影響しません。

ノート: 採用プロセス全体で候補者タイプの値を保持する場合は、トークン「応募時の候補者タイプ」を使用します。

ジョブ・オファーの受諾者と受諾時期に関する情報を表示するようにオファー・レター・テンプレートを設定し、候補者の電子署名から取得された場合に収集した情報を表示できます。使用可能なフィールドは次のとおりです。

  • E_SIGNATURE_SIGNATURE_DATE

  • E_SIGNATURE_SIGNEE_IP_ADDRESS

  • ACCEPTED_DATE

  • ACCEPTED_ON_BEHALF_BY

  • OFFER_RECIPIENT/DISPLAY_NAME

  • MOSTRECENTEXTENDEDDATE

オファーが受け入れられた場合にのみセクション全体が表示されるようにするには、次のような条件を使用できます。 

<if:OFFER_DATES/MOSTRECENTOFFRWITHDRAWNDATE !="or ACCEPTED_ON_BEHALF_DATE !="or E_SIGNATURE_SIGNATURE_DATE !="?>

これは、オファーが最初は受け入れられたが、現在は再作成されてまだ再承認されていない場合にも、セクションの表示を抑制することに注意してください。

ジョブ・オファー・レターのプレビュー

サンプル・ジョブ・オファー・レターを生成してコンテンツをプレビューし、テンプレートが目的どおりに機能しているかどうかを確認できます。ジョブ・オファー・レター・テンプレートは、一連のサンプル・ジョブ・オファー値とマージされます。これらの値は、Microsoft Wordにロードされたサンプル・ファイルに含まれています。異なる値が必要な場合は、サンプル・ファイルを変更してWordにリロードできます。その後、プレビューによってテンプレート内のトークンがこれらのサンプル・データ値に置き換えられ、条件領域は、そのサンプル・オファーの値に基づいて表示または非表示になります。

ジョブ・オファー・レターのプレビューを生成するには:

  1. 「BI Publisher」タブの「プレビュー」セクションで、目的の形式のアイコンをクリックしてオファー・レターを出力します。たとえば、PDF、RTF、HTMLなどです。

様々なジョブ・オファー・レターを試すには、sample.xmlファイルのサンプル値を変更できます。候補者のジョブ・オファーの例の値を変更および削除できます。ただし、かっこ内のオファー・フィールド名は変更しないでください。

  1. sample.xmlファイルをメモ帳などの単純なエディタで開きます。

  2. 目的の値を上書きします。たとえば、<JOB_OFFER_TITLE>Sales Associate</JOB_OFFER_TITLE>です。

  3. ファイルを.xmlフォーマットで再度保存します。

  4. サンプルXMLのボタンを使用して、新しい.xmlファイルをMicrosoft Wordにロードします。

採用コンテンツ・ライブラリにアップロードするファイルの準備

ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)とサンプル・ファイル(.xmlファイル)の両方に問題がない場合は、.zipファイルに追加します。これにより、両方のファイルを採用コンテンツ・ライブラリで一度にアップロードできます。ライブラリで正常にアップロードするには、.zipファイルが100MBを超えないようにする必要があります

関連項目

コンテンツ・ライブラリでのジョブ・オファー・レター・テンプレートのアップロード

Oracle Recruiting Cloudがデプロイされると、採用コンテンツ・ライブラリに「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」タイプのコンテンツ項目はありません。採用管理者は、採用担当者、採用マネージャ、およびその他のオファー・チーム・メンバーに対して、ジョブ・オファー・レター・テンプレートを使用可能にする必要があります。

  1. 「設定と保守」作業領域で、次の場所に移動します。

    • 講義: 採用および候補者エクスペリエンス

    • 機能領域: 採用および候補者エクスペリエンス管理

    • タスク: 採用コンテンツ・ライブラリ

  2. 「作成」をクリックします。

  3. 次の情報を入力します。

    • 名前

    • コード

    • 「カテゴリ」で、「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」を選択します。

    • 表示: コンテンツ項目は内部ジョブ・オファーのみ、外部ジョブ・オファーのみ、またはその両方に使用できます。

    • 開始日: 項目が使用可能になる日時。タイムゾーンを選択できます。

    • アクティブ化した時に開始: コンテンツ項目がアクティブになるとすぐに現在のコンテンツ項目になります。

  4. 「ファイルの選択」をクリックして、ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)およびサンプル・ファイル(.xmlファイル)を含む.zipファイルをアップロードします。

  5. 「保存してアクティブ化」をクリックして項目を使用できるようにするか、「下書きとして保存」をクリックして後で項目を編集およびアクティブ化します。

コンテンツ項目がアクティブになると、オファー・チーム・メンバーは、候補者のジョブ・オファーを作成中に、その項目が使用可能であるとすぐに確認できます。

ノート: ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)がアップロードされると、ジョブ・オファー・レターのBI Publisherの「共有フォルダ」領域に自動的に表示されます。BI Publisherでは、このファイルを変更または削除しないでください。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートのバージョニング

各ジョブ・オファー・レター・テンプレートに対して、現在のバージョンのみがアクティブな候補者のジョブ・オファーで使用されます。候補者のオファーがオファー・レター・テンプレートに関連付けられている場合、そのテンプレートの現在アクティブなバージョンに基づいて候補者のレターが生成されます。オファーが特定のテンプレートを使用する将来の候補者のオファー・レターのコンテンツまたは書式を変更する必要がある場合は、コンテンツ・ライブラリでテンプレートを非アクティブ化し、アクティブなオファーへの影響を回避するために新しいテンプレートをコンテンツ・ライブラリにアップロードする必要があります。

たとえば、特定の候補者のオファー・レターが、現在バージョン1であるSales Offer Letterという名前のコンテンツ・ライブラリ項目を使用して12月に草案されるとします。次に、コンテンツ・ライブラリで、同じセールス・オファー・レターのバージョン2を作成します。これは、1月から使用することを目的としています。元の候補者のオファーが提示され、候補者がオファー・レターを表示した場合、オファー・レターは、このコンテンツ・ライブラリ項目の現行バージョンである新しい1月のバージョン2に基づきます。

これが目的の動作でない場合は、かわりに新しいコンテンツ・ライブラリ項目を作成し、新しいテンプレートをアップロードして、この新しいアイテムを「Sales Offer Letter for the New Year」と命名することを検討してください。その後、12月バージョンまたはSales Offer Letterという名前の元の項目を無効にして、新規オファーのドラフト対象として選択されないようにできます。ただし、元の項目をすでに使用している既存のオファーは、引き続き既存のオファーを使用します。そのため、12月に最初にオファーをドラフトした候補者には、そのオファーが書き直され、新しい年のコンテンツ・ライブラリから新しいオファー・レターが選択されないかぎり、常に元のオファー・レターが表示されます。

複数言語用のジョブ・オファー・レター・テンプレート

候補者は異なる国や異なる言語でジョブに応募することができ、各個人のジョブ・オファー・レターには同じ言語を反映する必要があります。これは、ビジネス要件の複雑さや、解決されたトークンの方法を使用して採用担当者が候補者オファー・レターを調整しているかどうかに応じて、様々な方法で実現できます。

簡単なユース・ケース

組織で少数の言語で1つまたは複数のオファー・レターのバリエーションのみが必要な場合、各バリエーションを採用コンテンツ・ライブラリ内の個別の項目として作成できます。

たとえば、小売オファー・レター・テンプレートと本社オファー・レター・テンプレートが必要であり、これらの各テンプレートはスペイン語と英語の2つの言語で必要になる場合があります。このニーズを満たすために、採用コンテンツ・ライブラリに4つの個別の項目を作成できます。ジョブ・オファー・レター・テンプレートは、Retail English、HQ English、Retail Spanish、HQ Spanishの4つの個別のドキュメント(.rtfファイル)として作成できます。

次に、各ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)を.zipファイルに圧縮し、オプションでサンプル・データ・ファイル(.xmlファイル)とともに使用する必要があります。各圧縮ファイルは、適切な言語で単一のタイトルを持ち、そのファイルがアクティブで使用可能にされた日付を持つ採用コンテンツ・ライブラリ項目に添付する必要があります。

継続的な保守は、通常、時間の経過とともに必要です。これらの4つのレターのいずれかまたはすべてを更新する必要がある場合、管理者は採用コンテンツ・ライブラリから各レターをダウンロードし、適切な言語の各.rtfファイルで直接変更を行い、そのファイルを圧縮して採用コンテンツ・ライブラリの項目に再アップロードできます。

各候補者のオファーがドラフトになると、採用担当者は、アイテム・タイトルに基づいて現在アクティブなオファー・レター・テンプレートのリストから選択できます。英語の小売テンプレートやスペインの本社テンプレートなど、適切な言語で適切なレターを選択することは、採用担当者が行う必要があります。採用担当者が個々の候補者に対してこれらのオファー・レターをダウンロードおよび調整する権利がある場合は、その.rtfファイルで使用された単一の言語で、各候補者に関連する内容のみが表示されます。

複雑なユース・ケース

大規模な組織では、多数のオファー・レター・テンプレートが必要になる場合があり、複数の異なる言語を管理する場合は、より複雑になります。

この場合、各レターの翻訳を採用コンテンツ・ライブラリの単一の項目に結合することをお薦めします。たとえば、小売に1つの品目、本社に1つの品目、その他必要な品目があります。これらの各テンプレート内で、必要な言語がすべて定義されます。

それぞれの単一のレター・テンプレート内で、同じテキストまたは類似のテキストを何度も繰り返すことができ、各関連言語で1回繰り返すことができます。レター内の各繰返しは、その言語で応募した候補者にのみ、レター・テンプレートの条件を使用して表示するように構成できます。また、使用可能な翻訳より多くの言語で応募することを候補者が許可されている場合などは、必要に応じて、レターの内容の最後の繰返しをフォールバック言語を使用して条件付きで提供することもできます。

この複合レターは1つのテンプレート・ファイル(.rtfファイル)として作成および管理され、1つのオプション・サンプル・ファイル(.xmlファイル)とともに.zipファイルに圧縮され、採用コンテンツ・ライブラリの項目にアップロードされます。

このレターのコンテンツを後で更新する必要がある場合、管理者は採用コンテンツ・ライブラリの項目からこの.zipファイルをダウンロードし、単一の.rtfファイル内の全言語またはいずれかの言語のテキストに変更を加えてから、そのファイルを圧縮して採用コンテンツ・ライブラリの項目に再アップロードできます。

各候補者のオファーがドラフトになると、採用担当者は、アイテム・タイトルに基づいて現在アクティブなオファー・レター・テンプレートのリストから選択できます。この構成では、各テンプレートに関連言語バリエーションが含まれます。適切なレターを選択するのは採用担当者の責任ですが、候補者に生成される言語は、候補者が応募した言語です。

変換されたトークン・メソッドを使用して、採用担当者が個々の候補者に対してこれらのジョブ・オファー・レターをダウンロードおよび調整する権利がある場合は、この採用担当者の言語の設定に関係なく、候補者が応募した言語のコンテンツのみが表示されます。これらのオファー・レターをダウンロードして他の方法で調整すると、採用担当者は、選択したレターの各言語での繰り返しを表示します。この特定の候補者がジョブに応募した適切な言語でレター内容を調整するだけで済みます。オファーが提示されると、他の言語の繰返しは候補者自体に表示されません。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートでの言語関連条件の追加

言語条件は、言語を追加するXDOLOCALEという名前のBI Publisherでサポートされる標準トークンに基づいています。

HCMでサポートされている言語のリストについては、My Oracle SupportのCertified NLS Language Pack(Doc ID 2231416.1)のドキュメントを参照してください。

前提条件: BI PublisherプラグインをMicrosoft Wordにインストールし、サンプル・ファイル(.xml)をロードする必要があります。

  1. オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)を開きます。

  2. 特定の言語を使用して候補者に表示するレターの翻訳を含むリージョンを強調表示します。

  3. 「BI Publisher」タブで、「条件付きリージョン」をクリックします。BI Publisherのウィンドウが開きます。

  4. 「プロパティ」タブで、オファー関連リストからトークンを選択しないでください。

  5. 「詳細設定」タブの「コード」フィールドで、言語コードを含む言語条件を挿入して、目的の言語で段落を表示します。

    • たとえば、英語のタグは"en"です。<?if:$_XDOLOCALE='en'?>を入力する必要があります

    • たとえば、地域の変動のタグには、カナダのフランス語fr-CA、ブラジルのポルトガル語pt-BR、zh-CNおよびzh-TWを使用した簡体字または繁体字中国語などのハイフン(アンダースコアではない)が使用されます。

  6. 「詳細設定」タブの「表示するテキスト」フィールドで、条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。

    • デフォルトでは、条件の開始を示す文字Cが表示されます。これは、特定の条件を説明するために、より適切なラベルに置き換えることができます。たとえば、Cを「英語では条件付き」という語に置き換えることができます。このラベルは条件の機能に影響せず、オファーを表示している候補者には表示されません。

  7. 「OK」をクリックします。

  8. 選択した段落の最後に、「EC」というラベルの付いた新しいタグが自動的に表示されます。これをクリックしてBI Publisherウィンドウを表示します。

    • 「コード」フィールドのタグ<?endif?>は、条件付きリージョンが終了し、オファーの次のセクションがすべてのビューアに表示されることを示します。この値を変更しないでください。

    • 「表示するテキスト」フィールドで、ここで終了する条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。たとえば、デフォルトの英字ECを、「英語の条件の終了」など、より正当なラベルに置き換えることができます。このラベルは条件の機能に影響せず、オファーを表示している候補者には表示されません。

  9. 「OK」をクリックします。

上の各条件リージョンのタグにリストされていない言語で応募した候補者にフォールバック言語が必要な場合は、この最終的な文字の翻訳を含むリージョンを強調表示できます。

  1. 「BI Publisher」タブで、「条件付きリージョン」をクリックします。BI Publisherのウィンドウが開きます。

  2. 「プロパティ」タブで、オファー関連リストからトークンを選択しないでください。

  3. 「詳細設定」タブの「コード」フィールドで、言語コードを含む言語条件を挿入します。ただし、感嘆符記号を使用して、上の他の条件リージョンにリストされたすべての言語を除外します。

    • 例: <?if:$_XDOLOCALE!='en' and $_XDOLOCALE!='es'?>

  4. 「詳細設定」タブの「表示するテキスト」フィールドで、条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。デフォルトの文字Cは、「英語およびスペイン語以外の言語では条件」など、より適切なラベルに置き換えることができます。

  5. 「OK」をクリックします。

  6. 選択したリージョンの最後に、「EC」というラベルの新しいタグが自動的に表示されます。これをクリックしてBI Publisherウィンドウを表示します。

    • 「コード」フィールドのタグ<?endif?>は、条件付きリージョンが終了し、オファーの次のセクションがすべてのビューアに表示されることを示します。この値を変更しないでください。

    • 「表示するテキスト」フィールドで、ここで終了する条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。たとえば、デフォルトの英字ECを「英語以外の言語の条件の終了」やスペイン語などの、より適切なラベルに置き換えることができます。このラベルは条件の機能に影響せず、オファーを表示している候補者には表示されません。

  7. 「OK」をクリックします。

オファー・レターの内容を調整する方法

オファー・レター・テンプレートの名前、オファー開始日、新規就業事業所などのトークンが最初に構成されていれば、すべての候補者にパーソナライズされたオファー・レターが表示されます。オファー・レター・テンプレート内でよりパーソナライズされたコンテンツのセグメントを追加する必要がある場合は、トークン「追加テキスト1」および「追加テキスト2」をオファー・レター・テンプレートに挿入できます。ただし、テンプレートからの一部の情報の削除、たとえば、個々の候補者のレターの基本構造の一部の変更など、より大きな変更を行う必要があります。このビジネス・ニーズを満たすために、「候補者のオファー・レターの調整」権限を持つユーザーは、オファー・レター全体を編集してから候補者に拡張できます。

特定の候補者のオファー・レターの内容を調整するには、2つの方法があります。

  • すべてのトークンを含むオファー・レター(元の方法): 「解決済トークンありのオファー・レターのダウンロード」オプションを有効にしていない場合は、元の方法を使用しています。オファー・レターには、その候補者の様々なフィールド値を表すすべてのトークンと、この候補者の状況に関連するかどうかにかかわらず、すべての条件セクションが表示されます。採用担当者は、すべてのトークンを含むレターから変更を行います。これらのトークンは、下書き後にユーザーまたは承認者または候補者がオファー・レターを表示するたびに、この候補者に関するオファー・フィールドの現在の値に置き換えられます。レターの一部のセクションは、条件付きであるため(つまり、最終的に特定の候補者に関連しない特定の値に依存している可能性があるため)、参照者に表示されません。また、受諾および「電子署名」フィールドにはまだ何も入力されていないため、テンプレートの下部にあるその電子署名条件セクションは、後で解決されるトークンでいっぱいになります。これらは、このオファーが候補者によって受諾された場合に解決されます。

  • 解決済トークンありのオファー・レター: 「トークン解決済のオファー・レターのダウンロード」オプションを有効にする必要があります。この方法では、すべてのトークンが、オファーの作成または編集時に入力した値に置換されます。現時点でこの候補者に関連しないものはすべて削除されているため、採用担当者は条件セクションを表示しません。候補者に現在適切なコンテンツのみがそのレターに残ります。これは、このドラフト・オファーは現在受け入れられていないため、電子署名セクションがないことも意味します。デフォルト電子署名セクションは、候補者がオファーを受諾したときに、後でレターの下部に追加されます。採用担当者は、候補者のオファー・レターをその開始ポイントから変更でき、関係のないものは削除できます。候補者が何を参照するかを理解し、必要な追加または減算を行う方が簡単です。

解決済トークンありのオファー・レターをダウンロードするオプション

オプション「トークン解決済のオファー・レターのダウンロード」を有効にする方法を次に示します。

  1. 「設定と保守」作業領域で、次の場所に移動します。

    • 講義: 採用および候補者エクスペリエンス

    • 機能領域: 採用および候補者エクスペリエンス管理

    • タスク: 採用および候補者エクスペリエンス情報の管理

  2. オファー・レター・セクションで、「解決済トークンありのオファー・レターのダウンロード」オプションを選択します。

受諾済オファー・レターでの電子署名の構成

受諾された各オファー・レターの電子署名セクションには、状況に適したコンテンツが表示されます。電子署名構成は、採用担当者が元の方法または解決済トークン方法を使用してオファー・レターを調整できるかどうかによって異なります。

オファー・レター・テンプレート内の電子署名

候補者が自分のジョブ・オファーを受け入れるためにフル・ネームを指定すると、その受諾の時間、日付およびIPアドレスが追跡されます。多くの企業では、このレベルの検証と追跡を電子署名と見なしています。採用担当者が候補者に代わってジョブ・オファーを受諾した場合、同様の情報ユーザーの名前とその受諾日時も追跡されます。これらの値はすべて、受諾後に候補者または他のユーザーがレターを表示したときに、通知の最後に電子署名セクションに表示されるオファー・レターの一部となるように構成できます。

オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)の条件リージョンは、オファーが受け入れられた場合にのみ、各候補者のオファー・レターの電子署名セクションとしてこの受入関連情報を表示するように構成できます。たとえば、調整された1つの文章や箇条書きでは、候補者が特定のIPアドレスから応答を提供したことが示され、それが正確であれば代替の文や箇条書きによって、提示チームの特定のメンバーが候補者の受入を特定の日付に記録したことが示されます。条件付き構成では、受諾されたオファー・レターで適切なもののみが表示され、ステータスがオファー - 提示済のときにユーザーがオファーを表示したとき、または候補者をオファー - 下書きステータスに戻したドラフトの後には、どちらも表示されません

複数言語での電子署名

組織で異なる言語でジョブ・オファー・レター・テンプレートを管理する場合は、必要な各言語に表示される電子署名セクションを構成することをお薦めします。

このシナリオをよく説明するには、「複数言語用のジョブ・オファー・レター・テンプレート」のトピックで説明するユースケースを使用します。

  • 単純なユースケースの場合、採用コンテンツ・ライブラリの4つのジョブ・オファー・レター・テンプレートのそれぞれの最後に2つの条件セクションまたは文を追加する必要があります。この2つの英語のジョブ・オファー・レター・テンプレートには、候補者の電子署名受諾または採用担当者の代理での受諾を説明した条件付き英語の2つの文が含まれ、2つのスペイン語ジョブ・オファー・レター・テンプレートには類似のスペイン語の2つの文章が含まれます。

  • 複雑なユースケースの場合、各ジョブ・オファー・レター・テンプレートの下部に、受入れに関連するセクションまたは文がすべて存在する可能性があります。このような状況では、各文により、候補者の受諾または採用担当者の受諾による表示条件と、候補者がジョブに応募した言語が指定されます。

修正済オファー・レター・コンテンツの電子署名

ビジネスで、デフォルト・シード済テンプレートからの変更や様々なオーディエンスまたは言語に対するバリエーションを含めるためにオファー・レターの電子署名セクションまたは文が必要な場合は、オファー・レターの内容の調整に使用する方法によって影響を受けることがあります。

  • オファー・レターの調整なし: 採用担当者がオファー・レター・コンテンツを調整することを許可しない場合、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内で電子署名条件セクションを構成することのみが必要です。候補者が自分のオファー・レターを表示するとき、ユーザーがプレビューすると、この候補者に関連する構成条件に基づいて、適切な文章または箇条書きのみが表示されます。これらの条件には、多言語要件を含めることができます。

  • 解決済のトークンなしでオファーをダウンロードします。組織で採用担当者がすべてのトークン(元の方法)でオファー・レターをダウンロードおよび調整できる場合、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内で電子署名条件付きセクションを構成することのみが必要です。採用担当者が、特定の候補者のオファー・レターを選択してダウンロードすると、すべての状況について目的のすべてのトークンと条件文が表示されます。採用担当者がこれらのトークンおよび条件を削除しないかぎり、電子署名セクションは再アップロードされるときにレターに残ります。その後、候補者が自分のオファー・レターを表示したとき、ユーザーがプレビューすると、適切な文やセクションのみが適切な言語変更で表示されます(ある場合)。

  • 解決済のトークンを持つオファーのダウンロード: 組織が、解決済トークンのオファー・レターをダウンロードするように設定を構成している場合、デフォルトからのバリエーションが必要な場合は、デュアル構成でライトの電子署名セクションを一貫して表示する必要があります。これらのバリエーションは、各文の翻訳を異なる言語で表示したり、たとえば特定の採用タイプにあまり正式でない文章を含める必要がある場合に使用できます。

    まず、電子署名条件付きセクションは、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内に構成する必要があります。これは、採用担当者がジョブ・オファー・レターを調整する必要がないすべての候補者に使用されます。採用担当者は、オファー・フローのメニューから希望するレターを選択してダウンロードしないため、テンプレートの電子署名関連の条件は取り除かれません。そのため、候補者が自分のオファー・レターを表示してプレビューすると、適切な文や情報が表示された電子署名領域があります。

    次に、別の電子署名条件セクションをBI Publisher内の共有集中管理で構成でき、採用コンテンツ・ライブラリでは処理されません。サブテンプレートと呼ばれる機能に基づいて、デフォルト電子署名領域は、採用担当者によってダウンロードおよび調整されたオファー・レターの最後に追加されます。この電子署名サブテンプレート内では、管理者は任意の数の条件付き文または箇条書きを構成し、必要に応じて任意のオファー・レター・テンプレートの末尾に追加できます。この2番目の電子署名サブテンプレート構成は、採用担当者が解決済トークン方法を使用してオファー・レターをダウンロードおよび調整する場合、すべてのトークンが解決され、関連するすべての条件がテンプレートから削除されるため必要です。これにより、採用担当者は、その時点のその候補者に適したレター・コンテンツのみを表示できます。オファー - 下書きステータスには、まだ受入値がないため、電子署名の条件セクションは、現在は無関係であるため、ダウンロード時に削除されます。その後、候補者が自分のオファー・レターを表示し、その内容をプレビューすると、電子署名のない調整済レターと電子署名を持つサブテンプレートが結合されます。

    BI Publisherオーサリング機能がある場合は、「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「ジョブ・オファー・レター電子署名」で元の電子署名サブテンプレートを検索できます。

    すべての候補者の状況に適した電子署名情報(ジョブへの応募方法に応じた様々な言語など)を表示する必要がある場合は、このサブテンプレートの独自のバージョンを作成できます。オリジナルのサブテンプレートをパーソナライズし、編集して目的の文や箇条書きを条件付きで何回でも繰り返すようにします。