7 ワークフロー内の管理対象コンテンツの使用

この項の項目は次のとおりです。

第7.1項「ワークフロー内の管理対象コンテンツについて」
第7.2項「すべてのワークフロー割当ての表示」
第7.3項「ワークフローのファイルの承認または却下」
第7.4項「ワークフロー割当てからのファイルの削除」

7.1 ワークフロー内の管理対象コンテンツについて

注意:

ワークフローは、すべてのサーバー環境でサポートされるわけではありません。

Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのワークフローでは、コンテンツをリリースしてサーバーの他のユーザーが表示またはチェックアウトできるようにする前に、そのコンテンツをどのような経路でレビューおよび承認するかが指定されます。サーバーのユーザーは、ワークフロー全体が正常に実行されるまでは、ファイルにアクセスできません。コンテンツ・アイテムのレビューアとして指定されている場合は、レビューするファイルがあるときに電子メールで通知されます。

7.2 すべてのワークフロー割当ての表示

Oracle WebCenter Content Serverインスタンスの現在のすべてのワークフロー割当ては、Windowsエクスプローラの1つの便利なリストとして表示できます。このリストには、現在レビュー対象としてユーザーに割り当てられているワークフロー内のすべてのファイルが表示されます。これらのファイルは、リストから直接承認または却下できます。

注意:

Content Server 11gインスタンスに接続している場合のみ使用できます。

コンテンツ・サーバーにある現在のすべてのワークフロー割当てのリストを表示する手順は次のとおりです。

Windowsエクスプローラを開き、フォルダ・ペインが表示されていることを確認します。
WebCenter Contentサーバー・ノードを開きます。電子メール・アプリケーションでこのノードが表示されない場合は、まずこのノードを有効にします(「WebCenter Contentサーバー階層の表示」を参照)。
すべてのワークフロー割当てを表示するサーバーをクリックします。プロンプトが表示された場合は、そのサーバーのユーザー名とパスワードを入力してログインします。
ワークフロー割当てノードを探して選択します。このノードはユーザー・ノードの下にネストされている場合があります。

ワークフロー割当てというノードがない場合、そのサーバーでワークフロー割当てが無効になっているか、そのサーバーはContent Server 11gインスタンスではありません。

コンテンツ・ペインに、レビュー対象として現在割り当てられているすべてのファイルが一覧表示されます。このリストは、Oracle WebCenter ContentサーバーのWebインタフェース(「コンテンツ・サーバー」の下)のリストと一致します。このリストからファイルに直接アクセスしてレビューできます(第7.3項「ワークフローのファイルの承認または却下」を参照)。

7.3 ワークフローのファイルの承認または却下

Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのワークフローのレビューアとして指定されている場合は、そのワークフロー内のすべてのファイルを承認または却下する必要があります。

ワークフローは、ドキュメントの承認時または送信時に電子署名を要求するように設定できます。電子的に署名されたドキュメントは、セキュリティが強化されます。サーバーは、電子的に署名されたドキュメントがその他のバージョンとは異なることを通知できるようになり、ワークフロー・ステップ全体を通じて未認証のバージョンを許可しなくなるためです。次の説明で示すように、ログイン資格証明を入力することで、ドキュメントに電子的な署名を行います。

WebCenter Contentユーザー・インタフェースでMicrosoft Officeアプリケーションを使用している場合は、第10.13項「ワークフロー内のMicrosoft Officeドキュメントの承認または送信」を参照してください。

ワークフロー内の管理対象コンテンツ・アイテムを承認または却下する手順は次のとおりです。

レビューする必要があるワークフロー・アイテムが格納されているOracle WebCenter Content Serverインスタンスの「ワークフロー割当て」ノードを開きます(第7.2項「すべてのワークフロー割当ての表示」を参照)。リストには、レビューするように割り当てられているサーバー上のすべてのファイルが表示されます。(通常は、サーバー上のコンテンツ・アイテムをレビューする必要があることを示す電子メール通知を受信します。)
レビューするドキュメントを、そのドキュメントに関連付けられているアプリケーションで開きます。詳細は、第6.10項「コンテンツ・ファイルを開く」を参照してください。

ワークフロー・ステップがコンテンツ・アイテムの編集を許可するように設定されている場合は、ドキュメントを変更し、新しいリビジョンをチェックインできます。

ワークフロー・ステップでファイルの編集が許可されていない場合、ファイルのレビューは可能ですが、ファイルの変更はできません。(ファイルの変更を実行すると、そのファイルは新しいコンテンツ・アイテムとしてのみチェックイン可能になります。)
ファイルのレビューと変更(許可されていて必要な場合)が完了した後、ファイルを閉じるかアプリケーションを閉じます。
ファイルの承認または却下の準備が完了したら、そのファイルを「ワークフロー割当て」ノードで選択し、右クリックして適切なオプションを選択します。
- 承認: 電子署名を必要としないファイルに対するオプションです。このオプションを選択すると、ファイルは即座に承認されます。ファイルを承認すると、そのファイルはワークフローの次のステップに移動されます。
- 署名と承認: 電子署名を必要とするファイルに対するオプションです。このオプションを選択すると、ダイアログが開きます。このダイアログでは、電子的な署名を行ってファイルを承認できます。その後で、ファイルはワークフローの次のステップに移動されます。
- 却下: このオプションを選択すると、ダイアログが開きます。このダイアログでは、ファイルを却下した理由を入力する必要があります。「OK」をクリックすると、ファイルはコントリビューションを許可した前回のワークフロー・ステップに戻されます。そのコントリビューション・ステップに割り当てられているユーザーは、電子メール通知を受信し、ファイルを編集して再度レビュー用に送信できます。
これらのオプションは、「ファイル」メニューでも選択できます。

注意:

ワークフロー全体が正常に実行されるまでは、サーバーの他のユーザーがワークフロー内のコンテンツ・アイテムを使用することはできません。

7.4 ワークフロー割当てからのファイルの削除

注意:

この機能は、WebCenter Contentユーザー・インタフェースにのみ適用されます。

自分のワークフロー割当てリスト(「ワークフロー割当て」フォルダ)からは、ファイルを削除できます。このオプションを選択しても、ドキュメントのワークフロー・ステータスは変わりません。そのドキュメントがワークフローの後続のステップで自分に割り当てられている場合は、そのドキュメントが自分のリストに再度表示されます。アイテムを自分のリストに戻す必要がある場合に、これを行うには、サーバーのWebインタフェースを使用する必要があります。

ワークフロー割当てからファイルを削除するには:

「ワークフロー割当て」フォルダー内のファイルを選択します。
ファイルを右クリックして、「自分の割当てから削除」を選択します。

このオプションは、「ファイル」メニューでも選択できます。
確認ダイアログの内容を読んで、影響を受ける対象ファイルを確認してから「OK」を選択します。

複数のファイルを一度に選択して、ワークフロー割当てから削除できます。これを行うと、確認ダイアログがファイルごとに1回表示されます。