PeopleSoft モバイル経費管理の使用

PeopleSoft モバイル経費管理では、携帯電話またはタブレットから次のことができます。

• 経費レポートを入力、管理、および送信 (ビジネス ルール検証あり) します。

• 経費レポート履歴 - 過去 6 か月のレポートおよびステータスを確認します。

• 支出記録トランザクションを追加、確認および編集します。

• イメージおよび他の必要書類が含まれる添付を追加、確認および編集します。

• 渡航情報、経費方針の変更などについて警告する通知を受信します。

• 配信された経費レポートの分析およびメトリックを表示します。

• モバイル トランザクションを完了して経費レポートのサマリ ページに戻ると、入力内容により自動的データベースが更新されます。

• 通貨コードを変更します。

• 会計処理配布のチャートフィールド値 (部門、資金、プロジェクト ID およびアクティビティ ID) を指定します。

• 複雑な経費レポートが必要な場合はリンクを使用してフル サイトに切り替えられます。

• 加速度センサー テクノロジにより、縦向き表示と横向き表示を自動的に検出します (電話表示またはタブレット表示)。

• Web ベースです (Wi-Fi 接続が必要)。AppStore からのインストールは必要ありません。

モバイル経費管理を使用するには、システム全体での設定が必要です。「PeopleSoft モバイル アプリケーションの設定」を参照してください。「インストール オプション - 経費管理ページ」から経費レポートでの領収書の添付およびイメージを有効化します。

PeopleSoft モバイル経費管理で領収書の添付およびイメージを使用する場合、次の最低要件が適用されます。

• 全ての Apple デバイスの最低要件 - iOS 6 (iOS 6.1 でテスト済)。

• Android デバイスの最低要件 - 4.2.1 で Chrome ブラウザ Android アプリケーションを使用 (Android 4.2.1 でテスト済)。

• Android デバイスでイメージではない添付を表示するには、モバイル承認オプション ページでレポート ノード設定に [プロセス サーバー] を指定する必要があります。「モバイル承認オプション ページ」を参照してください。

モバイル経費管理を使用するには、システム全体での設定が必要です。「PeopleSoft モバイル アプリケーションへのアクセス」を参照してください。

「従業員セルフサービス ページ」から [承認] を選択し、それから [経費管理] ボタンを選択します。

ユーザー ID およびパスワードを使用してサインインすると、経費管理のプライマリ ホームページが表示されます。経費管理のホームページは携帯電話とタブレットのどちらから起動しても実質的に同じであり、同じ機能が含まれています。唯一の違いは、携帯電話バージョンは携帯電話デバイスの小さな画面に合わせてスケーリングされているという点です。

このトピックでは経費管理ホームページを示し、次の方法について説明します。

• 支出記録経費の追加 (経費クイック追加)。

• 支出記録トランザクションの確認。

• モバイル経費レポートの作成。

• 添付およびイメージの追加および表示。

• 経費履歴の確認。

モバイル タブレットからサインインすると、経費管理ホームページは画面に合うように自動的に調整されます。

経費管理ホームページから [経費クイック追加] ボタンを選択して、モバイル デバイスから支出記録トランザクションを追加します。

このページには、エントリができるだけシンプルになるように、最低限のフィールド セットが表示されます。

支出記録トランザクションの詳細については、『PeopleSoft Expenses』「Understanding My Wallet Transactions」[英語版] を参照してください。

フィールドまたはコントロール	定義
経費タイプ カテゴリ	矢印を選択して経費カテゴリのリストから選択します。選択した経費カテゴリに基づいて、対応する経費タイプがフィルタされて [経費タイプ] ドロップダウン リストに表示されます。経費タイプ カテゴリを選択しない場合、全ての経費タイプが [経費タイプ] ドロップダウン リストに表示されます。
経費タイプ	矢印を選択して経費タイプのリストから選択します。トランザクションを保存したら、経費タイプを変更することはできません。行を削除して新しい行を作成する必要があります。
日付	トランザクション日を入力します。現在の日付がデフォルト値です。
支払タイプ	支払タイプを選択します。従業員プロファイル - ユーザー デフォルト ページ (EX_EE_USER_PREF) に支払タイプのデフォルトが指定されている場合、そのデフォルトがここに表示されます。指定されていない場合は、このフィールドにデフォルト値は表示されません。詳細については、PeopleSoft 経費管理の製品ドキュメントの「Viewing or Modifying User Defaults」を参照してください。 支払タイプに複数のクレジット カードが指定されている場合 (たとえば複数の American Express など)、[フル サイト] ボタンを選択して正しいクレジット カードを選択できます。
取引金額/取引通貨	経費トランザクションの金額を入力し、トランザクション通貨を選択します。通貨のデフォルト値は、従業員プロファイル – ユーザー デフォルト ページで指定されたものと同じです。『PeopleSoft Expenses』「Employee Profile - User Defaults Page」[英語版] を参照してください。

このページを使用して、支出記録トランザクションを確認および編集します。

このページには、払戻のために経費レポートにまだインポートされていない未処理の支出記録エントリが全てリストされます。トランザクションのソースは複数あり、クレジット カード データ フィード、従来の支出記録コンポーネント、およびモバイル経費管理の経費クイック追加が含まれます。

トランザクションはインポートの前に確認および編集でき、1 つまたは複数のトランザクションを削除することもできます。クレジット カード フィード トランザクションはここでは編集または削除できません。

経費タイプに基づいてトランザクションをフィルタするには、一番上の行にある矢印ボタンを選択します。

1 つまたは複数のトランザクションを削除するには、支出記録ページの最上部の [編集] ボタンを選択します。削除対象として選択できるようにトランザクションの左側に列が追加されます (ページ最上部に [削除] ボタンが表示されます)。

個別のトランザクションを表示または編集するには、トランザクション行の右端にある矢印ボタンを選択します。変更を保存またはキャンセルできます。

経費ヘッダー ページを使用して、新規の空白レポートを開始します。

まず経費ヘッダー ページが表示され、説明の追加、ビジネス目的の選択、およびコメントの追加ができます。完了したら [保存] ボタンをクリックします。

[デフォルト会計処理] ボタンを選択して経費レポートのデフォルトのチャートフィールド値を設定します。

これらのデフォルトはヘッダー レベルで設定されるため、この経費レポートの全てのトランザクションは、行レベルで上書きされていない限り、この部門、資金、プロジェクト、およびアクティビティの組合せに対して請求されます。モバイル経費のヘッダー レベルでのパーセント分割はありませんが、トランザクション行レベルで単一の上書きを指定できます。複数の行においてパーセント分割または行レベル分割が必要な場合は、フル サイト (標準ユーザー インターフェイスの入力ページ) を使用する必要があります。

[部門]、[資金]、[プロジェクト] および [アクティビティ] フィールドが従業員権限テンプレート (EX_EE_PRIV_TMPL) のロールに対して設定されている場合、これらのフィールドは特定のユーザーに対してのみ表示されます。

詳細については、『PeopleSoft Expenses』「Understanding Employee Privilege Templates」[英語版] を参照してください。

[部門] および [資金コード] が表示されるようにするには、GL チャートフィールド権限を [変更] または [表示] に設定する必要があります。[プロジェクト] および [アクティビティ] が表示されるようにするには、[PC チャートフィールド] を [変更] に設定する必要があります (プロジェクト コスト管理製品がインストールされている場合のみ。インストールされていない場合はこれらのフィールドは表示されません)。説明されているとおりの適切な権限がユーザーにない場合、[会計処理デフォルト] ボタンも表示されません。

経費レポートのデフォルトのチャートフィールド値を設定したら、[OK] ボタンを選択します。経費ヘッダー ページに戻ったら、[保存] ボタンを選択します。経費レポート編集ページが表示されます。

フィールドまたはコントロール	定義
経費の追加	新しい経費トランザクションを (支出記録ではなく) 経費レポートに直接追加するのに選択します。
支出記録	支出記録トランザクションを提出用にこの経費レポートにインポートするよう選択するために選択します。トランザクションを選択したら、[インポート] ボタンを選択します。選択したトランザクションが経費レポートに表示されます。
例外	この経費レポートでトリガされた全ての例外 (支出値限度超過、会社指定外利用先など) を表示するのに選択します。赤い丸に表示された数は、例外の数を示します。このボタンを選択すると、例外のある経費行のみが表示されます。各トランザクションをドリルインして、例外に対するコメントを記述できます。
送信	経費レポートを承認を受けるために提出するのに選択します。エラーがある場合、エラーが表示され、さらに情報が必要であることが示されます。正しく提出するにはエラーを修正する必要があります。

必要であれば、ヘッダー情報の右側の矢印ボタンを選択してヘッダー詳細を編集します。

[経費の追加] ボタンを選択して直接経費明細を追加すると、経費行ページが表示されます。

[経費タイプ] を選択して関連する動的フィールドを指定します。

この経費行のチャートフィールド値のデフォルトを上書きするには [配布] ボタンを選択します。ヘッダー レベルのデフォルトについて説明したこの情報は同じように行レベルでも適用されます。「会計処理デフォルト ページ」を参照してください。

モバイル経費管理の添付で使用可能な主な機能には次のようなものがあります。

• モバイル支出記録トランザクションへの、およびモバイル経費レポートのレポート ヘッダー レベルおよびレポート行レベルへの添付機能。既存の経費レポート機能と同じように、モバイルの添付機能はインストール オプション - 経費管理ページから有効化できます。

• カメラの使用またはデバイス ギャラリーからのイメージの選択による添付のアップロード。

• 添付 (イメージ、PDF、Word ドキュメントおよびテキスト ファイル) の表示。イメージ以外のサポートされているファイルの表示については、モバイル デバイスによって一部制限または動作の違いがあります。

• 支出記録トランザクションをインポートする際の、モバイル経費レポート行への支出記録トランザクションの添付のコピー。

• 支出記録トランザクションに関連付けられている経費行が経費レポートから削除されたときの、支出記録トランザクションの添付の復元。

• 1 つまたは複数の添付の削除。

モバイル経費管理では次の添付アクションを実行できます。

• モバイル デバイスから、カメラの使用またはデバイス ギャラリーからイメージを選択して添付をアップロードする。支出記録領収書ページまたは経費レポート ヘッダーまたは行の領収書ページから [領収書の追加] ボタンを選択すると、写真またはビデオを撮影するか、既存のイメージを選択するか、またはキャンセルするオプションが表示されます。iPhone で表示したオプションの例を次に示します (ユーザー インターフェイスはモバイル デバイスによって異なりますので注意してください)。

• アップロード後にすぐに添付を表示する。写真を撮影したら、再撮影、プレビュー、および写真を使用するオプションが表示されます。iPhone でのこのオプションの例を次に示します (ユーザー インターフェイスはモバイル デバイスによって異なりますので注意してください)。

• スワイプ モーションによる単一の添付の削除。

• 複数の添付の一括削除には [編集] および [削除] ボタンを使用します。

• 支出記録トランザクションを経費レポートにインポートする際の、経費レポート行への添付のコピー。

• 支出記録トランザクションが経費レポートから削除されたときの、支出記録の添付の自動復元。

経費履歴ページにアクセスするには、経費管理ホーム ページから [経費履歴] ボタンを選択します。

過去 6 か月の全ての経費レポート、仮払金、出張申請およびそのステータスを表示します。仮払金および出張申請についてはサマリを表示できますが、詳細を表示するドリルダウン ページはありません。この機能はモバイル経費管理では用意されていないためです。

右矢印を選択すると経費レポートの詳細を表示します (経費レポートの場合のみ)。