| Oracle® Fusion Middleware Oracle WebCenter Contentの使用 12c (12.2.1.3.0) E90183-04 |
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この章では、レコードとして指定されるコンテンツの管理に関連した一般的なタスクについて概説します。次のトピックを取り扱います:
Recordsソフトウェアは、保存スケジュールに登録されているコンテンツ・アイテムを管理します。レコード管理の主眼は、履歴やアーカイブとして、または法的な目的でコンテンツを保持することに置かれる傾向がありますが、一方で保持管理も実行されます。保持管理の主眼は、レコード管理者によって指定されたスケジュールに従ってコンテンツを削除することに置かれる傾向があります。
このソフトウェアは、レコード管理と保存管理を1つのソフトウェア・システムに統合しています。必要に応じてコンテンツを追跡および保存でき、不要になったコンテンツは処分できます。
保存管理について説明する際には、次の用語が使用されます。
レコード管理者: 保存スケジュール、および管理システムのその他の面をセットアップして保守するユーザー。
レコード・ユーザー: ソフトウェアを使用してコンテンツをシステムに対してチェックインおよびチェックアウトし、レコードを検索し、その他の管理に関連しないタスクを実行するユーザー。
レコード・オフィサ: レコード・ユーザーの責任範囲に加えて、限定された管理責任を持つユーザー。
保存スケジュールは、シリーズ、カテゴリ、およびレコード・フォルダから編成される階層で、ユーザーはこれを使用してコンテンツを類似したグループにクラスタ化できます。それぞれのグループには、固有の保存と処理に関する特性があります。
シリーズは、カテゴリを機能グループに編成するために役立つ、保存スケジュールの組織構造です。シリーズは通常は静的であり、組織階層の上位レベルで使用されます。
保存カテゴリは、保存スケジュール階層内の一連のセキュリティ設定と処理手順で、シリーズの下位にあります。これは組織構造ではなく、同じ処理が指定されたアイテムをグループ化するための手段です。
処理は、アイテムに対して行われる一連のアクションです。すべてのリビジョンでコンテンツを処理する方法を定義する処理手順が作成されます。
期間は、レビューまたは処理アクションを実行する前に経過する必要がある一定の時間です。
トリガーは、処理手順が処理される前に発生する必要があるイベントです。
リンクは、アイテム間で定義された関係です。
分類は、分類されるアイテムのセキュリティ・レベルを指定します。これは、機密情報を含むコンテンツの識別と保護のプロセスで使用されます。一般的な分類レベルは、最高機密、機密、機密情報、未分類です。
分類ガイドは、コンテンツのチェックイン・ページにあるいくつかの分類関連フィールドのデフォルト値を定義するために使用されます。
凍結を行うと、アイテムの処理が禁止されます。凍結されたコンテンツはいかなる方法でも変更できず、削除または破棄もできません。
フェデレーション、フェデレーテッド検索、フェデレーテッド凍結は、法的証拠開示プロセスの管理に使用される機能です。フェデレーテッド検索または凍結を使用して、法務担当者はすべてのリポジトリにわたるコンテンツを検索して、法的手続きに必要な情報を収集できます。
次の手順は、保存されたコンテンツの基本的なワークフローを示しています。
保存スケジュールおよび必須コンポーネント(トリガー、期間、分類、およびカスタム・セキュリティまたはメタデータ・フィールドなど)が、管理者によって作成されます。
ユーザーによってアイテムが保存スケジュールにファイルされます。ファイルされたアイテムについては、割り当てられたカテゴリの処理スケジュールが前提となります。
定義された処理スケジュールに従って、処理ルールが実施されます。通常、これには保存期間が含まれています。システム駆動のトリガーまたはカスタム・トリガーによって処理が行われます。トリガーは、複数のアイテムに同時に作用できます。
(トリガーによる)処理イベントの実施ごとに、電子メール通知がイベント処理の責任者に送信されます。これは確認についても同様です。保留イベントおよび確認は、ユーザー・インタフェースの「保存割当」リンクからアクセスできるページに表示されます。
Records管理者または権限を持つユーザーが確認プロセスを実行します。これは手動プロセスとなります。
Records管理者は、保留中の処理の承認ページで処理アクションを処理します。これは手動プロセスとなります。
承認を処理するために、バッチ・プロセスが実行されます。
多くの処理スケジュールは、予測可能なスケジュールに従った時間ベースのものになります。たとえば、ファイルされたコンテンツは、一定年数が経過した後に破棄されます。システムでは、影響のあるコンテンツの処理期日が追跡されます。レビューアには通知の電子メールが送信されます。この電子メールには、処理を必要とするコンテンツとフォルダをレビューアがレビューするためのページへのリンクが示されています。
一方、時間イベントおよびイベントベースの処理は、非システム駆動トリガー(特別なシナリオで定義されたトリガー)で発動させる必要があります。たとえば、保留中の法的案件の起訴が開始された場合、開始日程情報は外部となるので、Records管理者は、カスタム・トリガーを有効にして動作日を設定する必要があります。カスタム・トリガーにより、特別イベントの発生に基づいたイベント・ベースおよび時間イベント・ベースの処理アクションを定義できます。
Recordsシステムを使用すれば組織はコンテンツの保存と処理を管理できますが、PCMは、電子形式で保管されていない物理コンテンツを管理する機能を備えています。
内部および外部のすべてのアイテムが、ソースまたはフォーマットに関係なく、単一の一貫した管理しやすいインフラストラクチャで、1つの中央のアプリケーションと単一のユーザー・インタフェースを使用して管理されます。電子コンテンツと物理コンテンツの両方に、同じ保存スケジュールが使用されます。
PCMは、物理コンテンツの保管場所と保存スケジュールを追跡します。次の主な機能を備えています。
スペース管理。ウェアハウス・レイアウトの定義、空きスペースの検索、スペースの予約、占有済スペースと使用可能スペースの追跡などを行います。
循環サービス。アイテムの予約要求の処理、アイテムのチェックアウト、チェックアウトされたアイテムの期日の保守などを行います。
チャージバック・サービス。保管設備の使用や物理アイテムに対して実行されるアクションに関する請求書作成などを行います。
バーコード・ファイル処理。システムへのバーコード情報の直接アップロード、バーコード・ファイルの手動処理などを行います。
ラベルの作成と印刷。ユーザー、保管場所、または個々の物理アイテムのラベル作成などを行います。
保存管理。定期的なレビュー、凍結、訴訟ホールド、保留中のイベントに関する電子メール通知などを行います。
Recordsの機能にはいくつかのデフォルト・ロールが含まれ、これらのロールを持つユーザーは製品の特定の部分にアクセスできます。管理者は特定の権限を組み込んでこれらのロールをカスタマイズできるので、タスクへのアクセス・レベルをきめ細かく設定できます。
次のリストでは、デフォルトの定義済ロールについて説明します。サイトで使用されているその他のロールについては、管理者に問い合せてください。
rma (レコード・ユーザー)。このロールは通常、基本ユーザーに割り当てられ、基本的な管理タスクの実行を許可します。
rmalocalrecordsofficer (レコード・オフィサ)。このロールは通常、「特権」のあるユーザーに割り当てられます。これらのユーザーは、基本ユーザー(rmaロール)に割り当てられるすべての権限を持つほかに、追加の機能を実行する権限を付与されます。
rmaadmin (レコード管理者)。このロールは通常、管理インフラストラクチャと環境のセットアップと保守を担当する管理者に割り当てられます。これらのユーザーは、管理タスクを実行するための最も幅広い権限を持っています。
pcmrequestor (PCMリクエスタ)。このロールは通常、基本ユーザーに割り当てられるすべての権限を持つユーザーに割り当てられますが、物理コンテンツ管理ロールは割り当てられず、ただし基本ユーザーには許可されない一部の機能を実行するための追加権限がさらに付与されます。
pcmadmin (PCM管理者)。このロールは通常、物理コンテンツ管理インフラストラクチャと環境のセットアップと保守を担当する管理者に割り当てられます。
これらの定義済ロールには、デフォルトの権限のセットが付属していますが、これらは変更できます。管理権限を割り当てた新規ロールを作成することもできます。
割り当てられたロールと権限を表示するには、ウィンドウの右上部分にあるユーザー名をクリックします。「プロファイル」の情報の先頭に、ログインしたユーザーに割り当てられたロールが表示されます。
割り当てられた権限を表示するには、「レコード」→「権限」を選択します。割り当てられた権限には、有効なコンポーネントについて現在のユーザーに割り当てられた権限が表示されます。各コンポーネントの詳細を表示するには、該当するコンポーネントの「表示」リンクをクリックします。すべての権限の詳細を表示するには、ウィンドウの上部にある「権限をすべて表示する」リンクをクリックします。権限を再び非表示にするには、コンポーネント・セクションまたはウィンドウの上部にある「非表示」リンクをクリックします。
機能にアクセスするために4つのメインメニューが使用されますが、この製品は高度に構成可能なので、メニューに表示されるオプションは有効になっているオプションによって異なる可能性があります。
メニューは主に次の4つの場所に表示されます。
上部メニュー: このメニューには、Recordsオプションと物理オプションが含まれます(物理コンテンツ管理が有効になっている場合)。このメニューは、Recordsシステムと物理コンテンツ管理(PCM)製品の様々な部分にすばやくアクセスするために使用できます。
ページ・アクション・メニューまたはページ・メニュー: 多くのページで、ページの上部に「アクション」メニュー(数本の水平線が入った小さなボックス)が表示されます。このメニューのオプションは、階層内のそのレベルにあるアイテムに関連したものです。たとえば、保存スケジュールの検索ページには「アクション」メニューが表示されます。製品階層のそのレベルでは、保存スケジュールに関するレポートを作成できます。
表メニュー: アイテム(トリガー、保存カテゴリ、コンテンツ・アイテム)のリストを表示するほとんどのページで、リストの先頭にメニューが表示されます。アイテムの横にあるボックスを選択すると、複数のアイテムに一度に効果を及ぼすことができます。たとえば、保存カテゴリの検索ページでは、そのカテゴリに含まれるアイテムのリストの上にオプションが表示されます。
個別の「アクション」メニュー: ページに一覧表示されるアイテムに、個別の「アクション」メニューが表示されることがよくあります。これらのメニューのオプションは、アイテム、および保存階層内でのアイテムの位置によって異なります。
次のリストに、最もよく表示される個別の「アクション」メニューのオプションを要約して示します。
情報: フォルダ、アイテムのライフ・サイクル、最近のレビュー、メタデータ履歴、および保存スケジュールのレポートに関する情報ページにアクセスするために使用されます。一部の情報ページでは、表示された情報を編集または改訂するための追加のオプションが表示されます。
編集: フォルダまたはレビューの編集ページへのクイック・リンク、およびアイテムの移動、クローズ、凍結、または凍結解除によってアイテムの状況を変更するためのオプションが示されます。
日付の設定: 日付に関連したアクション(たとえば、アイテムにレビュー、取消、破棄、および期限切れのマークを付ける)のクイック・リンクが示されます。
削除: アイテムの削除、または再帰的削除(複数のアイテムのチェック・ボックスを選択した場合にツリー全体を削除する)を行うオプションが示されます。
作成: 階層内の位置に応じたアイテムを作成するためのオプションが示されます。たとえば、保存カテゴリの「アクション」メニューであれば、「作成」のサブオプションは「シリーズ」や「保存カテゴリ」などです。
ダッシュボードを使用すれば、ソフトウェアの頻繁に使用される部分に即座にアクセスできます。それぞれのダッシュボードは、検索ボックス、情報のリスト、他のWebサイトへのアクセスなど、各種の機能を収めた複数のペインで構成されます。レビューの保留、承認の保留など、頻繁に実行されるタスクに容易にアクセスできるように、ダッシュボードをカスタマイズできます。
ダッシュボード・ペインでアクションを実行できる場合は、アイコンがペインの右上隅に表示されます。これらのアイコンを使用して、ダッシュボードからアクションを直接実行できます。たとえば、保留中のレビュー・リストがペインの1つに表示されている場合は、レビューのチェック・ボックスを選択して「承認」アイコン(緑色のチェック・マーク)をクリックできます。レビューはダッシュボードから直接承認されます。
デフォルト・ダッシュボードが提供されています。この機能にアクセスするには、「レコード」→「ダッシュボード」を選択します。「ユーザー」を選択して、ユーザー・ダッシュボードにアクセスします。管理特権が割り当てられている場合は、別のダッシュボードが使用可能になります。これを表示するには、「管理者」を選択します。
使用するダッシュボードを選択するには、次の手順で行います。
「レコード」→「ダッシュボード」を選択します。
使用するダッシュボードをリストから選択します。
「ダッシュボード」ページで、「アクション」→「ホームページとして設定」を選択して、ログイン時のホーム・ページとしてダッシュボードを使用します。ダッシュボードのホーム・ページとしての指定を解除するには、ウィンドウの右上隅にあるユーザー名をクリックします。「プロファイル」ページで、「ダッシュボード・ホームページの削除」を選択します。
デフォルト・ダッシュボードまたはその他の個人用ダッシュボードを編集するには、次の手順で行います。
「レコード」→「ダッシュボード」を選択します。編集するダッシュボードを選択します。
「ダッシュボード」ページで、「アクション」メニューから「別名保存」を選択します。デフォルト・ダッシュボードを編集するには、その前に新しい名前を付けて保存する必要があります。新規ダッシュボード名とダッシュボードのタイトルを入力します。終了する場合は「OK」をクリックします。
ダッシュボードが編集モードで開きます。
ペインを別の場所に移動するには、カーソルをペインの境界に置きます。左マウス・ボタンを押したまま、ペインを別の場所にドラッグします。
ペインを削除するには、ペイン上部の隅にある「X」をクリックします。
ペインごとに個別のオプションを設定するには、ペイン上部の隅にある「オプション」メニューをクリックします。オプション・リストのないペインもあることに注意してください。
ペインを置き換えるには、まずペインを削除します。空のペインが表示されます。「その他のダッシュボード」をクリックして、検索リストにアイテムを取り込みます。「アイテムの検索」ダイアログが開きます。この検索フォームを使用して、ダッシュボード内で使用するペインを見つけます。
検索するメタデータ・フィールドを選択するか、「検索」をクリックしてデータベース全体を検索します。
ダッシュボードの結果ページが開き、ダッシュボードに使用できるアイテムが表示されます。
取り込むアイテムの横にあるボックスを選択し、「次へ」をクリックします。「ダッシュボードの選択」リストに、選択したアイテムが取り込まれます。リストからペインに含めるアイテムをクリックして、「OK」をクリックします。
完了したら、「アクション」メニューから「変更の保存」または「別名保存」を選択して、ダッシュボードを新しい名前で保存します。
個人用ダッシュボードを作成するには、次の手順で行います。
ユーザーは、(ブックマークされている)ブラウザの「お気に入り」と似たリストを作成して、シリーズ、カテゴリ、フォルダ、レポート、レポート・テンプレート、ユーザー、およびエイリアスをこのリストに追加できます。管理特権のあるユーザーは、凍結などその他のオブジェクトをリストに追加できます。
アイテムをお気に入りリストに追加できる場合には、ページに「お気に入りに追加」メニュー・オプションが表示されます。これらのリストにアイテムを追加するには、アイテムの横にあるチェック・ボックスを選択して、「お気に入りに追加」をクリックします。
お気に入りは他のユーザーと共有できます。お気に入りリストを共有可能にするには、ウィンドウの右上隅にあるユーザー名をクリックします。「プロファイル」ページで、「RMAのお気に入りの共有」ボックスの「はい」をクリックします。終了後、「更新」をクリックします。これで、お気に入りリストを他のユーザーが選択できるようになります。
そのリストにあるアイテムを共有するには、アイテムのチェック・ボックスを選択して、表メニューから「共有」→「共有」を選択します。共有を行わないようにするには、「共有」→「共有解除」を選択します。
別のユーザーからお気に入りを追加するには、上部メニューから「レコード」→「お気に入り」を選択します。別のユーザーからのお気に入りリストが使用できる場合は、お気に入りのリストに「ユーザーからインポート」表オプションが表示されます。「ユーザーからインポート」オプションを選択して、リストからユーザーの名前を選択します。該当するお気に入りタイプ(たとえば、シリーズまたはカテゴリ)に対応する、そのユーザーのお気に入りがすべてお気に入りリストに表示されます。
お気に入りアイテムの共有は、割り当てられた権限に基づいて行われます。ユーザーにアイテムを共有する権限がない場合、そのユーザーのお気に入りリストに「ユーザーからインポート」オプションは表示されません。たとえば、category.freeze、folder.freeze、またはrecord.freeze権限がない場合は、他のユーザーのお気に入りにある凍結にはアクセスできません。
お気に入りリストのアイテムを表示するには、上部メニューから「レコード」→「お気に入り」を選択します。「お気に入り」ページでは、示されたタブをクリックすれば特定のタイプ(たとえば、カテゴリやシリーズ)のお気に入りをすばやく見つけることができます。
「お気に入り」ページで上矢印または下矢印を使用して、リスト内のお気に入りを再配置できます。リストの順序変更は、「今すぐ保存」ボタンをクリックするまでは保存されません。このボタンは、順序変更が開始されると表示されます。
お気に入りのアイテムは、凍結を作成するときや、コンテンツをチェックインするときなどに、オプション・リストにアイテムを移入するために使用されます。たとえば、あるアイテムがお気に入りリストにある場合は、凍結名が選択されたとき、またはコンテンツのチェックイン時にカテゴリが選択されたときに、そのアイテムがリストに表示されます。これは、大きなオプション・リストの選択肢を絞り込むために役立ちます。
コンテンツは、メイン・メニューから作成することも、保存スケジュール内で作成することもでき、既存のコンテンツに保存可能のマークを付けることもできます。たとえば、Oracle WebCenter Contentを操作して保存スケジュールの対象外にあるコンテンツを管理する場合は、コンテンツ・サーバーの外部に移動しなくても保存スケジュールにコンテンツを登録できます。このためには、メイン・メニューからコンテンツのチェックイン・フォームにアクセスします。
ほとんどの作業を保存スケジュールの範囲内で行っていて、スケジュール階層内で作業している場合は、保存オブジェクトの「アクション」メニューから「新規コンテンツ・アイテムのチェックイン」を選択すれば、階層内の現在の位置でコンテンツ・アイテムを作成できます。
プロファイルが管理者によって作成された場合、これらのプロファイルは「新規チェックイン」メニューに表示されます。チェックインに必要なフィールドのみが表示されるように、プロファイルによってフィールドが隠されます。これにより、手順をすばやく進めることができ、誤りが起こりにくくなります。
注意:
チェックイン・ページのフィールドは、チェックインに使用されるプロファイル、およびシステムの構成によって異なります。プロファイルに使用されるトリガー、およびチェックイン・ページに必要なフィールドの詳細は、レコード管理者に問い合せてください。
コンテンツはカテゴリまたはレコード・フォルダにチェックインできます。コンテンツをチェックインするには、次の手順で行います。
注意:
このコンテンツ・アイテムのファイリング方式は、様々な場所に対してアイテムのファイリングを行う場合、および保存スケジュール内でチェックインのたびに別の場所にナビゲートする場合に使用します。
Desktop Integration Suiteがインストールされている場合は、右クリック・メニューの「コピー」オプションと「貼付け」オプションを使用して、Microsoft Officeから新規ファイルをチェックインできます。アイテムが現在チェックアウトされている場合は、Offline Content Managerを使用するか、右クリック・メニューの「チェックイン」オプションを選択してチェックインできます。
Microsoft Officeから既存のファイルをチェックインするには、「ファイル」→「保存」をクリックして、「保存」ダイアログでサーバー・オプションを選択します。最後に使用したインスタンスのコンテンツ・チェックイン・フォームが開きます。
DoDコンポーネントが有効になっている場合は、コントリビューション・フォルダへのコピー・アンド・ペーストやドラッグ・アンド・ドロップによってファイルをチェックインできなくなることがあります。DoD機能を使用する場合は、「カテゴリまたはフォルダ」フィールドが必須です。つまり、そのフィールドが空の場合、アイテムはチェックインできません。コントリビューション・フォルダへのファイルのコピー・アンド・ペーストまたはドラッグ・アンド・ドロップのアクションは、通常はそれ以外のユーザー介入を必要としないため、チェックインが正常に完了できないことがよくあります。
使用中のカテゴリまたはレコード・フォルダにアクセスするには、適切なセキュリティ特権が必要です。保存スケジュール内でアイテムを作成するには、次の手順で行います。
注意:
同じカテゴリまたはフォルダに対して複数のコンテンツ・アイテムのファイリングを行う際に時間を節約するには、ここで説明するように保存スケジュール内でコンテンツをチェックインします。これにより、「カテゴリ」フィールドまたはレコード・フォルダIDフィールドを選択して該当する場所に毎回ナビゲートする必要がなくなります。これは、保存スケジュールのロケータ・リンクに示された場所のコンテキストに応じて、チェックイン・フォームが表示されるからです。ファイリングのプロセスをさらに効率化するには、「類似をチェックイン」機能を使用します。
分類アイテムは、無許可の開示から保護する必要があるアイテムです(たとえば、セキュリティに関する情報や内部情報を含んでいるため)。非分類コンテンツは、現在分類されておらず、過去に分類されたこともないコンテンツです。分類解除アイテムは、以前は分類されていましたが、分類ステータスが解除されたアイテムです。
分類は、DoD 5015.2仕様の第4章の要件に準拠することが認定されているオプションのセキュリティ機能です。この機能を有効化するかどうか選択し、有効にする作業は、サイト管理者が行うことができます。
注意:
Executive Order 12958: Classified National Security Informationには、国家機密情報の分類、保護、分類解除に関するシステムの詳細が記載されています。この命令に準拠するようにこの製品を使用する場合は、適切な分類プロトコルについての十分な知識が必要です。
メイン・メニューからコンテンツをチェックインするには、次の手順で行います。
コンテンツ・フォリオはオプションのコンポーネントで、Recordsシステムとともに自動的にインストールされます。これを使用して、コンテンツ・バスケットなどの仮想コンテナにコンテンツ・アイテムを集め、コンテンツ・アイテムのグループを追跡できます。コンテンツ・バスケットには、Oracle WebCenter Content、Recordsシステム、物理コンテンツ管理、またはその他のアドオン製品によって管理されるアイテムをいくつでも含めることができます。
フォリオの構成は管理者によって行われ、カスタム・テンプレートの設計や、コンテンツ管理を支援するためのフォリオ階層の作成などを行うことができます。この章では、フォリオの使用の詳細については説明せず、フォリオとコンテンツ・バスケットの相互作用についてのみ説明します。組織でのフォリオの使用に関する詳細は、サイト管理者に問い合せてください。
アイテムをコンテンツ・バスケットに追加するには、アイテムの情報ページまたは検索結果ページから、これらのページのメニューのオプションを使用して行います。「コンテンツ・バスケット」ページの情報には、アイテムのタイプを表すサムネイル、アイテムのコンテンツID、アイテムのタイトル、ネイティブ・ファイル名(存在する場合)、およびソース名が含まれます。アイテムが物理アイテムである場合、ソースは常に「物理」です。
コンテンツ・バスケット内のアイテムのデフォルト順序は、アイテムが追加された順序です。新規アイテムはすべてリストの末尾に追加されます。同時に複数のアイテムを追加すると(検索結果ページから)、アイテムは検索結果ページでの表示順序に従って追加されます。バスケット内のアイテムの順序は、後で変更できます。
この製品の旧バージョンでは、各ユーザーに自動的にコンテンツ・バスケットが割り当てられました。現在のバージョンのソフトウェアでは、ユーザー自身がコンテンツ・バスケットを作成する必要があります。アップグレード前にユーザーのバスケット内にあったアイテムは保持されません。
バスケットを作成する、または既存のバスケットを更新するには、次の手順で行います。
コンテンツ・バスケットを使用する前に、コンテンツに関連するアクティビティに使用するデフォルトとして1つのバスケットを設定します。
ユーザーはコンテンツ・バスケット・マネージャ・ページにナビゲートして、コンテンツ・バスケット名の横にある「アクティブ」をクリックすることもできます。「更新」をクリックして、そのバスケットをアクティブ・バスケットにします。
一度にアクティブにすることができるバスケットはただ1つで、これはいつでも変更できます。
アイテムをコンテンツ・バスケットに追加するには、次の手順で行います。
コンテンツ・バスケットに追加するアイテムを検索します。
検索結果ページで、コンテンツ・バスケットに追加する各アイテムのチェック・ボックスを選択します。
表メニューの「アクション」→「アクティブなコンテンツ・バスケットへの追加」をクリックします。アイテムは、アクティブ・バスケットとして指定されたバスケットのみに追加できます。「コンテンツ・バスケット」ページが開き、リストの末尾に新規アイテムが追加されます。
アイテムを削除しても、コンテンツ・バスケットから削除されるのみです。システムからは削除されません。バスケットからアイテムを削除するには、次の手順で行います。
アイテムの順序を変更するには、優先順位列の数値を変更します。
コンテンツ・バスケット内の1つ以上の物理アイテムに対して予約リクエストを行うには、次の手順で行います。
注意:
物理アイテムの予約リクエストのみを行うことができます。
予約対象のアイテムがコンテンツ・バスケットに含まれていない場合は、まずアイテムを追加してください。
コンテンツ・バスケット内の1つ以上のアイテムを含むzipファイルをダウンロードするには、次の手順で行います。
注意:
zipファイル内のアイテムをダウンロードするには、システムがこの機能をサポートするようにセットアップされている必要があります。
zipファイルの内容は、次のようにアイテムのタイプによって異なります。
内部(電子)アイテム: zipファイルには、アイテムの選択されたレンディション・ファイルが含まれます。アイテムのファイル名は次のように構成されます。
<Item_Title> (Primary|Web) [<Content_ID> Revision-<Rev. No.>].<File_Extension>
ここで、Primaryはネイティブ・ファイル・レンディションを示し、WebはWeb表示可能レンディションを示します。たとえば、Report2005 (Primary) [CS12025 Revision-2].docのようになります。
外部(物理アイテム): zipファイルには、物理アイテムのメタデータ、場所、および保存情報を含むファイルが格納され、「レコード管理の構成」ページで指定されたアーカイブ・メタデータ・フォーマットが使用されます。ファイル名は次のように構成されます。
<Random_Number> (External Item) [<Item_Name>].<File_Extension>
ここで、ファイル拡張子は構成されたフォーマット設定によって異なります。たとえば、810871584 (External Item) [Contracts2009].hdaのようになります。
制限されたカテゴリにファイルされるフォリオを処理する際には、自動クローニングが行われます。すべてのフォリオが編集可能、リビジョン可能、および削除可能であることを要求する、Recordsシステムのデフォルト・ルールが遵守されます。フォリオがこれらのアクションのいずれかを制限するカテゴリにファイルされると、新規リビジョンのチェックイン時にそのフォリオのクローンが作成されます。
フォリオが凍結されると、クローンが作成されます。これは、凍結によって削除と編集が制限されるからです。編集、削除、またはリビジョンを制限するカテゴリにフォリオのコンテンツがファイルされると、クローンが作成されます。
アイテムのクローニングによって、コンテンツ・アイテムの特定リビジョンのコピーを手動で作成することもできます。コンテンツ・アイテムの単純コピーとは異なり、修正済クローン・コピーは元のバージョンにリンクしています。新規クローン・コピーによって、前のクローン・バージョンを置き換える(差し替える)こともできます。修正済クローンを手動で作成する機能は、RmaEnableFixedClones構成変数がTRUEに設定されている場合にのみ使用できます。
修正済クローンを作成する際には、アイテムを収めるカテゴリまたはフォルダを指定します。現在のリビジョンのタイトルにサフィックスを付加して、クローン名が作成されます。管理者は、構成変数を変更することによってサフィックスの値を変更できます。詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』のコンテンツ・フォリオの理解に関する項を参照してください。
クローニング・ルールをカスタマイズして、レコード制限をオーバーライドできます。このプロセスについては、この資料では説明しません。詳細は、コンサルティング・サービスにお問い合せください。
修正済クローンは、元のコンテンツ・アイテムの「リビジョン履歴」セクションに表示され、「修正済クローン」アイコンにステータスが示されます。また、アイテムが保管されているカテゴリまたはフォルダの「検索」ページにある別のセクションにも表示されます。クローンが凍結されている場合は、「凍結修正済クローン」アイコンが表示されます。どちらかのアイコンをクリックすると、そのクローンの「コンテンツ情報」ページが表示されます。
修正済クローンの「情報」ページに、新しいメタデータ・フィールド「作業用コピー」が追加されます。元のコンテンツ・アイテムまたはフォリオの名前が、そのアイテムへのリンクとともにこのフィールドの横に表示されます。
ユーザーにアイテムを凍結する権限がある場合(デフォルトではレコード管理者ロールに割り当てられる)、そのユーザーは修正済クローンを凍結でき、修正済クローンに関連したリビジョンを凍結できます。凍結を行うには、フォリオを検索して、検索結果ページの表メニューから「凍結」オプションを選択します。詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』の検索結果の凍結に関する項を参照してください。
修正済クローンを作成するには、次の手順で行います(このメニュー・オプションは、コンテンツ・アイテムがクローニングの条件に一致する場合にのみ使用できます)。
制限リビジョン・カテゴリ内で使用するクローン対象のフォリオを作成するには、次の手順で行います。
新規物理アイテムを作成する際には、そのメタデータ、ストレージ情報、および保存スケジュールをリポジトリにチェックインします。後でこの情報を使用して、物理アイテムの追跡とそのライフ・サイクルの管理が行われます。
「新規チェックイン」→「電子/物理チェックイン」を選択して、新規物理アイテムを作成することもできます。別のリポジトリ(たとえば、アダプタ・システム)に格納されたアイテムをチェックインするには、このオプションを使用します。手順は、前述の手順と同じです。メニュー・オプションのみが異なります。
物理アイテムを作成するには、単にアイテムを物理アイテムとしてチェックインします。次のように、他の方法を使用して物理アイテムを作成することもできます。
注意:
このタスクを実行するには、Recordsシステム内でPCM.Physical.Create権限とRecord.Create権限が必要です。PCM.Physical.Create権限は、デフォルトでPCMリクエスタ・ロールおよびPCM管理者ロールに割り当てられています。Record.Create権限は、デフォルトでは事前定義済のレコード特権ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられます。
電子的に同等なものがないアイテム(テープやCDなど)のレコードを作成する場合は、このオプションを使用します。
注意:
このタスクを実行するには、Recordsシステム内でPCM.Physical.Create権限とRecord.Create権限が必要です。PCM.Physical.Create権限は、デフォルトでPCMリクエスタ・ロールおよびPCM管理者ロールに割り当てられています。Record.Create権限は、デフォルトでは事前定義済のレコード特権ロールおよびレコード管理者ロールに割り当てられます。
保存カテゴリまたはレコード・フォルダ内で新規物理アイテムを作成するには、次の手順で行います。
注意:
このタスクを実行するには、PCM.Physical.Create権限が必要です。この権限は、デフォルトでPCMリクエスタ・ロールおよびPCM管理者ロールに割り当てられています。
既存の物理アイテム内で新規物理アイテムを作成するには、次の手順で行います。
検索可能なあらゆるタイプのコンテンツと同様に、「検索」オプションを使用してレコードを検索できます。
Oracle Text Searchを使用する場合、物理アイテムを含む外部アイテムの索引は作成されません。このため、外部(たとえば、アダプタ・システム)に保管されたこれらのアイテムやその他のアイテムは、検索できません。
法律情報の検索のためにフェデレーテッド検索を使用する方法の詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』のフェデレーテッド検索に関する項を参照してください。
検索に似た機能に加えて、スクリーニングによって保存カテゴリ、レコード・フォルダ、およびコンテンツを属性別に分離できます。スクリーニングによって、ユーザーは保存スケジュール内で起きたこと、または起きた可能性があったことを把握できます。
返される結果が、「ユーザー・プロファイル」ページで構成されている数よりも多い場合は、ページ・ナビゲーション・メニューが変更され、他の情報ページが表示可能であることが示されます。ユーザーがページをナビゲートすると、ページ番号のリストが更新されます。ユーザー・プロファイルに構成されている数より検索結果が少ない場合、ページ・ナビゲーションは表示されません。
注意:
ユーザーのロール、そのロールに関連した権限、およびプロファイルに応じて、検索ページまたはスクリーニング・ページに異なるメニュー・オプションが表示されることがあります。一般に、システム管理ユーザーに表示されるメニューはシステムの構成に使用されるものと同様で、エンド・ユーザーにはユーザー用の標準的な機能を含むメニューが表示されます。
コンテンツを検索するには、次の手順で行います。
検索フォームの拡張バージョンを使用することもでき、カスタム検索問合せを作成することもできます。これらのオプションにアクセスするには、「標準検索」ページのページ・メニューから「検索フォーム」を選択します。
展開されたフォーム: デフォルトでは、各検索フォームのいくつかのセクションは縮小フォーマットを使用して表示されます(たとえば、「通信フィールド」)。検索フォームの展開バージョンを選択すると、フォームのセクションがすべて表示されます。
クエリー・ビルダー: 「クエリー・ビルダー」フォームは、いずれかの検索ページのページ上部にある「検索フォーム」メニューから選択できます。このフォームにより、ユーザーは一連のリストと演算子フィールドからオプションを選択して、複雑な問合せを容易に作成および保存できます。「クエリー・ビルダー」フォームを使用して問合せを作成した後、ユーザーは問合せを直接編集したり、検索を実行したりすることができ、また保存済問合せリストやターゲットを指定したクイック検索から問合せに容易にアクセスできるように、問合せを保存することもできます。
「クエリー・ビルダー」フォームには、「子レコード・フォルダを含める」ボックスが表示されます。選択すると、子レコード・フォルダ内で一致する結果が検索機能から返されます。クエリー・ビルダー・フォームについての包括的な情報は、「クエリー・ビルダー・フォームでの検索」を参照してください。
注意:
物理コンテンツ・アイテムの検索機能では、大/小文字は区別されません。物理アイテムを検索するには、次の手順で行います。
注意:
ユーザーのロール、そのロールに関連した権限、およびユーザー・プロファイルに応じて、検索ページまたはスクリーニング・ページに異なるメニュー・オプションが表示されることがあります。一般に、管理ユーザーに表示されるメニューはシステムの構成に使用されるものと同様で、エンド・ユーザーにはユーザー用の標準的な機能を含むメニューが表示されます。
インストール後、追加の「スクリーニング」メニューが「検索」メニューに表示されます。検索に似た機能に加えて、スクリーニングを使用すれば保存カテゴリ、レコード・フォルダ、およびコンテンツを属性別に分離できます。スクリーニングによって、ユーザーは保存スケジュール内で起きたこと、または起きた可能性があったことを把握できます。
スクリーニング・レポートは即時に作成することもでき、スケジュールに入れて後で生成することもできます。これは特に、大規模なコンテンツのセットに影響を及ぼすレポートのスクリーニングに役立ちます。スクリーニング・レポートを即時に作成すると、システムに大きな負荷がかかり、応答速度が低下したり、ブラウザのタイムアウトが発生したりする可能性があります。システムに負荷をかけないように、ほとんどの環境でオフピーク時間である真夜中にスクリーニング・レポートを実行するようにスケジュールを設定できます。
注意:
レポートのスケジューリングは、通常は管理特権を持つユーザーのみが行うように制限されています。
スクリーニング・インタフェースは、ユーザーにわかりやすいキャプションを使用する場合も、標準の保存関連の用語を使用する場合もあります。この資料でのインタフェースの説明では、ユーザーにわかりやすいキャプションを示します。
ここでは、スクリーニングに関する次のトピックについて説明します。
ここでは、スクリーニングを実行する一般手順について説明します。検索は、保存カテゴリ、レコード・フォルダ、およびコンテンツを対象に、処理条件、処理イベント条件、レコード・フォルダ条件、保存カテゴリ条件のいずれか、またはこれらの組み合せを使用して実行できます。条件を入力せずに「検索」をクリックすると、結果にすべてのアイテムが返されます。異なる種類のリポジトリを検索することもできます(物理および電子)。
注意:
スクリーニングのアクションを実行するには、Admin.Screening権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。
データをスクリーニングするには、次の手順を実行します。
「検索」→「スクリーニング」を選択します。スクリーニング・タイプを選択します(カテゴリ、フォルダ、コンテンツ)。
コンテンツとレコードのスクリーニングの際に、スクリーニング対象トピック・ページで、スクリーニングに使用するソースを選択できます。他のリポジトリが使用可能な場合(たとえば、物理コンテンツまたはアダプタ・リポジトリ)は、リストからソースを選択できます。追加のリポジトリを選択する場合は、使用するスクリーニング条件がそのリポジトリでも使用できることを確認する必要があります。スクリーニングに使用されているフィールドが外部リポジトリでは使用されていない場合は、エラーが表示されます。
選択したスクリーニングのタイプに応じて、異なるスクリーニング・オプションを選択できます。表示されたメニューから、検索条件を選択します。
コンテンツおよびレコードをスクリーニングする際、「ソート・フィールドの更新」ボタンが表示されます。このボタンをクリックするとダイアログが開き、ソートに使用する複数のフィールドを選択できます。選択されて「検索フィールド」ペインに移動されたフィールドごとに、フィールド・セクションの下部にチェック・ボックスが表示されます。そのフィールドを昇順でソートする必要がある場合は、ボックスを選択してさらに調整します。選択しないと、ソートは降順になります。
(オプション)レビューまたは予定日のスクリーニングを行う場合は、「レビュー予定日」ボックスまたは「実行するアクション」ボックスに日付を指定します。
凍結されたアイテム、または凍結されていないアイテムをフィルタ基準にする場合は、「凍結ステータス」を選択します。
「結果オプション」領域で「設定のソート」を選択します。
デフォルトの基準でソートするか、「ソート基準」リストから別のオプションを選択します。
デフォルトの降順でソートするか、昇順を選択します。
「検索」をクリックします。スクリーニング条件に一致するすべての結果が、スクリーニング結果に表示されます。
注意:
スクリーニング・レポートのスケジュールを設定するには、レコード管理者権限またはPCM管理者権限が必要です。
スクリーニング・レポートのスケジュールのみを設定して、レポートを即時に実行しないことができる場合があります。これは、「保存管理の構成」ページの「スケジュールされたスクリーニングのみを許可する」オプションの設定によって決まります。システムの構成の詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』の保存の定義とオプションの構成に関する項を参照してください。
スクリーニング・レポートをスケジュールするには、次の手順で行います。
「スケジュールされたスクリーニング・レポート」ページが開き、新規に作成したスケジュール・スクリーニング・レポートが示されます。
注意:
スクリーニング・レポートのスケジュールを設定するには、レコード管理者権限またはPCM管理者権限が必要です。
定期スクリーニング・レポートは、リポジトリに自動的にチェックインされます。これらのチェックインされたレポートに対してデフォルト・メタデータを設定するには、次の手順で行います。
保存スケジュール内のコンテンツの参照と階層のナビゲートは、様々な手法を使用して行うことができます。ユーザーの権限とセキュリティ構成によって、ユーザーが表示できるスケジュールの部分が決まります。ユーザーは次のナビゲート方法を使用できます。
「コンテンツの参照」メニューを使用して保存スケジュールにアクセスする: 「コンテンツの参照」領域内のオブジェクトをクリックすると、ツリーが展開または縮小されます。デフォルトでは、保存されたアイテムには保存スケジュール・オブジェクト内でアクセスできます。
検索結果を使用して保存スケジュールにアクセスする: 検索結果ページの「名前」列のリンクをクリックして、子オブジェクトにナビゲートします。カテゴリまたはレコード・フォルダの名前にマウス・ポインタを移動すると、その説明がすぐに表示されます。100文字を超える説明は、ポップアップでは見やすいように短縮されます。カテゴリまたはフォルダの完全な説明は、関連情報ページで確認できます。
ロケータ・リンクを使用して保存スケジュールにアクセスする: ロケータ・リンクは、保存スケジュールをナビゲートするための便利な手段になります。スケジュール階層内の位置が示され、リンクをクリックすれば親レベルと子レベルの間をすばやく移動できます。
保存オブジェクト(カテゴリまたはシリーズ)のコンテンツを表示するには、次の手順で行います。
「コンテンツの参照」、「保存スケジュール」の順に選択します。
「検索」ページで、表示するオブジェクトの名前をクリックします。
該当するオブジェクトのページが開きます。たとえば、カテゴリのコンテンツの表示を選択した場合は、カテゴリまたはシリーズのコンテンツ・ページが開きます。
シリーズまたは保存カテゴリに関する情報を表示するには、次の手順で行います。
PCMは、定義済の物理スペース環境を使用して物理アイテムのストレージと保存を追跡します。物理アイテムを操作する際に、アイテムはストレージ・ロケーションに割り当てられるので、PCMはその格納場所を認識して追跡できます。
PCMのストレージ領域は、階層的に設定します。ストレージ・ロケーションには、それよりも小規模のストレージ・ロケーションが含まれ、そのストレージ・ロケーションには、さらに小規模のストレージ・ロケーションが含まれます。これが、同様に繰り返されます。デフォルトのPCM機能は、次に示す記憶領域階層を使用します(大から小の順)。
ここでは、PCMで定義済のストレージ環境を参照する方法について説明します。次のトピックを取り扱います:
「コンテンツの参照」メニューには、「ストレージ」というアイテムが含まれています。このオプションを使用して、定義された記憶領域環境をツリー・ビューで参照でき、定義されたすべてのストレージ・ロケーションが階層順に表示されます。次のことに注意してください。
アイコンは、ストレージ・ロケーションのロケーション・タイプを示します。
すべてのストレージ・ロケーションには、そのロケーション(および、そのロケーションのすべての子)の使用可能なストレージ領域が、現在どれだけ専有されているかを示す割合が含まれています。たとえば、25%は、格納されるアイテムの最大許容数の4分の1が、ストレージ・ロケーションとそのすべての子に現在割り当てられていることを示します。ストレージ・ロケーションの比率は、自動的に更新されます。ただし、親のストレージ・ロケーションの使用率は自動的に更新されません。これは毎日自動的に行われます(次の注記を参照)。
デフォルトでは、階層全体で使用可能なストレージ領域は、毎日深夜に再計算されます。したがって、ストレージの可用性情報には前夜の状況が反映されているため、時間が進むと最新でなくなる可能性があります。
「ストレージの参照」ツリーの最下部には、常に「その他」という名前のストレージ・ロケーションが含まれます。これは、別のストレージ・ロケーションに明示的に割り当てられない物理アイテムのデフォルト・ストレージ・ロケーションです。
記憶領域ツリー内でいずれかのリンクされたアイテムをクリックすると、そのロケーションのページが表示されます。
「[Location]内を検索中」ページには、定義済のストレージ・ロケーションの子ストレージ・ロケーションが表示されます。格納されているすべての物理アイテムのリストも表示できます。
ページの最上部にはロケータ・リンクが表示され、記憶領域階層内での現在の位置が示されます。この経路を使用して、階層内のレベル間を容易にナビゲートできます。経路内のリンクされたアイテムをクリックすると、そのレベルに進んで「検索」ページが表示されます。
予約は物理アイテムの管理に使用されます。アイテムは、ユーザーにチェックアウトするか、後で使用するために予約するか、リクエストできます。ユーザーは、現在使用不可のアイテム(たとえば、他のユーザーがアイテムを所有している)を保留状態にすることができます。他のユーザーもアイテムの要約リクエストを行っていた場合、その予約は待ちリストに入れられます。このリストは、各ユーザーがアイテムを予約した順序を示します。予約リクエストは複数のアイテムで構成される場合があります。
チャージバックとは、保管施設の使用や、保管施設内のアイテムに実行されるアクション対して個人や企業に請求する料金です。ストレージ・アクションの説明を提供するために使用することもできます。
インボイスは、管理対象コンテンツの保管、使用、予約および破棄に対して生成できます。その後インボイスを、適切なビジネス手順に従って、内部または外部の顧客に送信できます。
顧客、チャージおよび予約の作成の詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』のチャージバック・プロセスの理解に関する項および予約の処理に関する項を参照してください。
プロファイルによって、頻繁に使用されるページに表示される情報が制限されるので、ユーザーに直接関係のある情報のみを簡単に表示または入力できます。プロファイルは、表示情報の一種のフィルタリングとして捉えることができます。
簡易プロファイルは、コンテンツ・プロファイル機能に基づいています。コンテンツ・プロファイルは、フィールドをベースにコンテンツ・ページをカスタマイズする方式です。簡易プロファイルは、フォームをベースにしたアプリケーションです。ソフトウェア・ウィザード・ツールにより、ユーザーはプロファイルの作成手順をステップごとに進めることができます。表示されるフィールドと、フィールドの順序を選択してフォームをカスタマイズでき、必要なアクションと有効なエントリをユーザーに知らせるツールチップとプロンプトを作成できます。
ほとんどのユーザーには、構成マネージャ・アプレットでコンテンツ・プロファイル・ツールを使用するのに必要なセキュリティ権限が付与されていませんが、すべてのユーザーがセキュリティ権限に関係なく、簡易プロファイルを使用できます。
簡易プロファイル機能は、米国国防総省5015の認定要件を満たしており、個々のユーザーが個人プロファイルに独自のデフォルトを設定できます。
システム・プロファイルは、管理者によって作成され、すべてのユーザーがアクセスできます。個人プロファイルは、ユーザーが個人用に作成および構成するものです。管理者が個人プロファイルをセットアップした場合は、その管理者のみがプロファイルを使用でき、社内の他のユーザーは使用できません
注意:
個人プロファイルを作成するには、Records User権限が必要です。管理機能を実行するには、レコード管理者またはPCM管理者のロールが必要です。
プロファイルは、ルールとトリガー値(トリガー・フィールドに基づく)からなります。プロファイルのセットアップの初期ステップでトリガー・フィールドを選択し、管理プロファイル・インタフェースを使用してトリガーを制御するルールを設定します。
この項の内容は、次のとおりです。
プロファイル・プロセスの最初のステップは、トリガー・フィールドです。トリガーは次の条件を満たしている必要があります。
オプション・リスト・メタデータ・フィールドである必要があります。オプション・リスト・フィールドとして定義されたフィールドのみが、トリガー選択リストに表示されます。
システム・プロファイルに対して定義したトリガー・フィールドは、システムから削除できません。(個人プロファイルに対して定義されたトリガー・フィールドは、ユーザーが削除できます。)
トリガー・フィールドは、管理者が構成マネージャ・アプレットの「プロファイル」タブを使用して無効にすることができます。「選択」をクリックして、「プロファイルの追加」ページから「指定なし」を選択し、「OK」をクリックします。
注意:
トリガー・フィールドを無効にすると、すべてのプロファイルが無効になりますが、「検索」メニューと「新規チェックイン」メニューには引き続き一覧表示されます。トリガー・フィールドを使用するプロファイルが作成された後、そのトリガー・フィールドが変更された場合、既存のプロファイルは無効になる可能性があります。
ドキュメント内のメタデータ・フィールドがプロファイルのトリガー値と一致する場合、そのプロファイルがドキュメントに使用されます。使用できるプロファイルの数に制限はありませんが、プロファイルごとのトリガー値はただ1つです。たとえば、トリガー・フィールドがdDocTypeならば、プロファイル1はトリガー値ADACCTを使用できます。プロファイル2はトリガー値ADSALESを使用できます。
ルールは、チェックイン、更新、コンテンツ情報、および検索の各ページにフィールドが表示される方法を決定する一連のメタデータ・フィールドです。フィールドが編集可能、必須、非表示、除外、または読取り専用のどれであるかも決定されます。ルールは、すべてのプロファイル(グローバル)に対して評価することも、特定のプロファイルに対して評価することもできます。
グローバル・プロファイルは、常に評価されるプロファイルです。プロファイル・ルールはグローバル・プロファイルより後に評価されるので、グローバル・プロファイルをプロファイル・ルールによって差し替えることができます。ただし、管理者はグローバル・プロファイルに優先度を設定して、その優先順位を上げることができます。
注意:
グローバル・システム・プロファイルは、他のユーザーが作成するすべての個人プロファイルに影響します。管理者がこのタイプのプロファイルに作成するデフォルト、説明、およびラベルは、プロファイルがグローバルに設定されると、他のユーザーが作成する個人プロファイルで使用されます。
トリガー値を決定した後、プロファイル構成ウィザードを使用するか(新規の簡易プロファイルを作成する場合)、次のページ・メニュー・オプションを使用して、簡易プロファイルの各ページで次に示す要素を設定します。
注意:
これらの要素の一部は、管理者がサイトのみで使用できるように制限されます。使用可能な要素は、サイトの構成によっても制限されることがあります。
フィールドの構成: フォームに表示されるフィールドを選択し、これらのフィールドが除外、非表示、編集不可(読取り専用)、または必須のどれであるかを選択するために使用されます。
フィールド・フォーマットの設定: フォールドのフォーマットを指定するために使用されます。
デフォルト値の設定: フィールドのデフォルト値を設定するために使用されます。
導出値の設定: フィールドの導出値を設定するために使用されます。
グループ・フィールド: フィールドのグループ化方法、見出しの使用方法、およびグループに関するその他の記述情報を決定するために使用されます。
ラベルの設定: プロファイルに使用されるフィールドの表示名を変更するために使用されます。
説明の設定: フィールドの使用法を説明するフィールド・ラベル・ツールチップを追加するために使用されます。
オプションの制限: フォームに表示される内容を制限するため、またはリストのオプションの順序を決定するために使用されます(フィールドの選択に応じて)。
アクティブ化条件の設定: 様々な入力に応じてプロファイルの動作を変更するアクティブ化条件を設定するために使用されます。
アクセスの制限(管理者のみ): セキュリティ・グループに基づいてシステム・プロファイルへのアクセスを制限するために使用されます。
検索順序の設定: 検索結果の検索順序、および検索の方向(昇順または降順)を設定するために使用されます。
プロファイルには、必要に応じてこれらの要素をいくつでも組み込むことができます。
プロファイルの設計は、いくつかのステップで行います。ステップの正確な数と順序は、プロファイルに組み込む要素によって異なります。この資料では、すべてのステップについて説明します。プロファイルに必要なステップを選択します。
システム・プロファイルは、すべてのユーザーが使用できるプロファイルです。これらは通常、管理者によって作成されます。個人プロファイルは、個々のユーザーが個人用に作成するプロファイルです。次に示すセクションでは、プロファイルを作成および構成する方法を説明します。
注意:
一部のタスクは管理者のみに制限されています。
ヒント:
新規プロファイルを作成する際には、プロファイルの効果をテストしてから、機能を編集できます。プロファイル作成プロセスの様々なポイントでウィザードを終了して、プロファイルの効果を確認できます。プロファイルの編集に戻るには、プロファイルのページ・メニュー・バーから「編集」→「プロファイルの更新」を選択します。プロファイルを閉じた場合は、プロファイル・リスト・ページで、目的のプロファイルの「アクション」メニューから「編集」→「プロファイルの更新」を選択します。ウィザード・ページ・メニューを使用して、更新する必要がある特定のページにすばやくナビゲートできます。
簡易プロファイルを使用して、新規システムまたは個人プロファイルを作成するには、次の手順で行います。必要に応じてプロファイルに要素をいくつでも追加できます。ウィザードに表示されるページは、ウィザードのフィールドで選択した要素によって異なります。
新規の簡易プロファイルを構成するために使用できるプロファイル・ページは、簡易プロファイルの作成/更新ページで選択したオプションによって異なります。
どちらのページでも、次の一般手順を使用して情報を管理できます。
使用する対象として指定するフィールド名をクリックします。フィールドのブロックを指定するには、最初のフィールドをクリックし、[Shift]キーを押しながらブロックの最後のフィールドをクリックします。
矢印をクリックすると、フィールドが別の場所に移動します。フィールドは一度に1つの場所でのみ使用できます。一部のページでは、フィールドの順序をソートするために矢印を使用できます。
フィールドに関連付けるラベルや選択できる値など、フィールドに追加の要素がある場合は、その情報がページの下部に表示されます。
ページを保存してウィザード・シーケンスの次のページに進むには、「保存」をクリックします。
いずれかの時点でプロセスを終了してプロファイルを保存する場合は、「ウィザードの終了」をクリックします。
ページの値をリセットする場合は、「リセット」をクリックします。
ページのヘルプ情報を表示するには、「クイック・ヘルプ」をクリックします。
「アクション」メニュー
個々のプロファイルの「アクション」には、次の頻繁に使用されるアクションが一覧表示されます。
プロファイル情報: プロファイルの簡易プロファイル情報ページを開きます。
プロファイルの更新: プロファイルに組み込む要素を選択できる簡易プロファイルの作成/更新ページを開きます。
プロファイルの削除: 現在のプロファイルを削除します。
ウィザードのページ・メニュー
ウィザードのページ・メニューには、構成ウィザードの使用時にプロファイル内で使用できるページが示されます。このメニューからページを選択することにより、プロファイルのページ間を移動します。
保存と終了
プロファイル設計プロセスを終了するには、いずれかの設計ページで「ウィザードの終了」をクリックします。メッセージが表示され、構成ウィザードを終了したことが示されます。「OK」をクリックします。
注意:
構成ウィザードの使用中に「ウィザードの終了」をクリックすると、プロファイルが一時的に保存され、「新規チェックイン」メニューまたは「検索」メニューには表示されず、使用できません。プロファイルを使用するには、設計プロセスを完了して「保存」をクリックする必要があります。
現在のページをリセットして、このページに対する変更内容をすべて破棄するには、「リセット」をクリックします。
ページの構成が完了したら、「保存」をクリックします。プロファイル設計シーケンスの次のページが開きます。ユーザーが最後のページに達して「保存」をクリックすると、プロセスは完了します。
組み込むフィールドを選択するには、簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド構成」を選択します。簡易プロファイルのフィールド構成ページが開きます。このページを使用して、指定したフィールドに対するアクションを決定します。
除外されたフィールド: これらのフィールドは、プロファイル設計プロセスで以後使用されるページでは使用できません。
非表示フィールド: これらのフィールドは表示されませんが、引き続き使用できます。これにより、ドキュメントのチェックイン時にフォームに残るフィールドに対して、デフォルト、説明などの有用な情報を設定できます。
編集不可のフィールド: これらのフィールドは、チェックインまたは更新のプロセス中に変更できません。
必須フィールド: これらのフィールドは、ユーザーが入力する必要があります。フィールドが必須として指定されている場合は、ページの下部でプロンプトが出されたらメッセージを組み込むことができます。
使用可能なフィールドを選択して、ページの反対側にある該当するボックスに移動します。矢印を使用して、各ボックス内のフィールドの順序をソートします。
選択したフィールドに必須メッセージもある場合は、ページの「必須メッセージ」セクションに表示されます。情報を確認して変更を行います。
終了したら、「保存」をクリックします。
プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド・フォーマット」を選択します。簡易プロファイル・フィールド・フォーマット・ページが開きます。このページを使用して、プロファイル内のフィールドのフォーマットを指定します。
使用可能なフィールドを選択して、「フィールドのフォーマット」ボックスに移動します。
フォーマット・フィールドを選択すると、「値のフォーマット」セクションが表示されます。
「値のフォーマット」セクションで、フォーマット・フィールドごとに、「チェックイン」ページにフォーマットのヒントを表示する必要があればチェック・ボックスをクリックします。
選択したフィールドごとに、既存のフォーマットと異なるフォーマットのフォーマット値を入力します。フォーマットは、フィールドがフォームに表示されるときにユーザーが入力できる情報のタイプを指定します(通常は、英字、数字、または英数字)。
正規表現を指定するには、値を括弧 { } で囲みます。パターン値には次のものがあります。それ以外の文字は、リテラル値として扱われます。
Nまたはn: 任意の数字です。たとえば、0から9です。
Lまたはl: 任意の小文字の英字です。たとえば、aからzです。
Uまたはu: 任意の大文字の英字です。たとえば、AからZです。
Bまたはb: 任意の小文字または大文字の英字です。たとえば、aからz、AからZです。
Aまたはa: 任意の英数字です。たとえば、aからz、AからZ、0から9です。
すべてのフィールド・フォーマットを設定した後、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
使用可能なフィールドを選択して、「デフォルト・フィールド」ボックスに移動します。デフォルト・フィールドを指定する際には、「デフォルト値」セクションが表示されます。
「デフォルト値」セクションでは、デフォルト・フィールドごとにフィールド値を入力できます。「詳細」を選択します。ここでは、Idocスクリプトを入力して、評価の後でデフォルト値が処理に使用される方法を指定できます。
すべてのデフォルト値を設定した後、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールドのデフォルト」を選択します。簡易プロファイルのフィールド・デフォルト値ページが開きます。このページを使用して、プロファイル内のフィールドのデフォルト値を設定します。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド導出値」を選択します。簡易プロファイルのフィールド導出値ページが開きます。このページを使用して、プロファイル内のフィールドの導出値を設定します。
使用可能なフィールドを選択して、「導出されたフィールド」ボックスに移動します。導出フィールドを指定すると、「導出値」セクションが表示されます。
「導出値」セクションで、導出フィールドごとに導出値を指定します。「詳細」を選択します。ここでは、Idocスクリプトを入力して、評価の後で導出値が処理に使用される方法を指定できます。
すべての導出値を設定した後、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド・グループ」を選択します。簡易プロファイル・フィールド・グループ・ページが開きます。このページを使用して、チェックイン、更新、検索、およびコンテンツ情報の各ページのフィールドをグループ化します。
注意:
簡易プロファイルのフィールドの構成ページでフィールドの構成を選択し、一部のフィールドを除外した場合、これらのフィールドはこのページに表示されず、使用できません。また、フィールドの非表示を選択した場合、これらのフィールドはこのページに表示されず、使用できません。
使用可能なフィールドを選択して、「デフォルト」ボックスまたは追加したグループのボックスに移動します。「デフォルト」ボックスは、事前定義のデフォルトを持つ情報、またはこのプロファイルを使用するフォームの下部に表示されるすべてのフィールドに対して使用できます。
新規グループを作成するには、「グループの追加」をクリックし、「プロファイル・グループの編集」ダイアログに次の情報を入力します。
新規グループの名前を入力します。IDは最大50文字まで指定でき、特殊文字(#、@など)を含んでいてはなりません。
新規グループのヘッダーを入力します。ヘッダーは、このプロファイルが使用されるときにフォームに表示されます。
新規グループの説明を入力します。ユーザーのカーソルがフォームのタイトルに置かれると、フィールド・ラベルのツールチップとしてこの説明が表示されます。
新規グループを指定する詳細情報を入力します。
ユーザーがページを表示する際にグループを折りたたむことができるようにするには、「折りたたみ可能」を選択します。
ページを最初に使用するときにグループを閉じた状態にするには、「最初は閉じた状態」を選択します。
グループを保存せずに終了するには、「取消」をクリックします。新規グループの作成が完了したら、「保存」をクリックします。
ページ上のいずれかのグループ(デフォルト・グループを含む)を編集するには、グループ・タイトルの横にあるページ・アイコンをクリックします。
グループを削除するには、グループのタイトル行にある削除アイコンをクリックします。
グループへの組込み対象として選択されたフィールドが、「使用できるフィールド」ボックスに返されます。
グループ内のフィールドの順序を並べ替えるには、フィールドを選択してから、上または下の矢印をクリックしてフィールドを適切な位置に移動します。
ページのグループの配置が完了したら、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド・ラベル」を選択します。簡易プロファイル・フィールド・ラベル・ページが開きます。このページを使用して、チェックイン、更新、検索、およびコンテンツ情報の各ページのフィールドにラベルを追加します。
注意:
簡易プロファイルのフィールドの構成ページでフィールドの構成を選択し、一部のフィールドを除外した場合、これらのフィールドは現在のページに表示されず、使用できません。また、フィールドの非表示を選択した場合、これらのフィールドはこのページに表示されず、使用できません。
使用可能なフィールドを選択して、「ラベル付きフィールド」ボックスに移動します。ラベル付きフィールドを指定すると、「ラベル値」セクションが表示されます。
指定されたラベル付きフィールドごとに、フィールド名の横のフィールドにラベルを入力できます。
終了したら、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールドの説明」を選択します。簡易プロファイル・フィールドの説明ページが開きます。このページを使用して、チェックイン、更新、検索、およびコンテンツ情報の各ページにフィールド・ラベル・ツールチップを追加します。
注意:
簡易プロファイルのフィールドの構成ページでフィールドの構成を選択し、一部のフィールドを除外した場合、これらのフィールドは現在のページに表示されず、使用できません。また、フィールドの非表示を選択した場合、これらのフィールドはこのページに表示されず、使用できません。
使用可能なフィールドを選択して、「説明フィールド」ボックスに移動します。説明フィールドを指定する際には、「説明の値」セクションが表示されます。
各フィールドの簡略説明を「説明の値」セクションに入力します。ユーザーがフィールド・ラベルにカーソルを置くと、この説明がフィールド・ラベル・ツールチップとして表示されます。
必要な場合は、フィールドの詳細説明を入力します。ユーザーがフィールド・ラベルをクリックすると、この説明が表示されます。
終了したら、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「フィールド制限オプション」を選択します。簡易プロファイルのフィールド制限オプション・ページが開きます。プロファイル内で使用されるオプション・リストの選択肢を絞り込むには、このページを使用します。
注意:
オプション・リストが関連付けられているフィールドのみが、このページに表示され、使用されます。
使用可能なフィールドを選択して、「制限フィールド」ボックスに移動します。
制限するフィールドを「制限フィールド」ボックスで選択して、「オプションの更新」をクリックします。
「制限されたオプション」ダイアログで、使用する値を「使用可能なオプション」ボックスから選択し、「選択したオプション」ボックスに移動します。
オプションの順序を変更するには、上または下の矢印をクリックします。頻繁に使用されるアイテムをリストの先頭に置くには、このツールを使用します。
グループを保存せずに終了するには、「取消」をクリックします。オプションの選択と配置が完了したら、「保存」をクリックします。
すべてのオプション・リストの選択が完了したら、「保存」をクリックします。システム・プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「アクティブ化条件」を選択します。簡易プロファイルのアクティブ化条件ページが開きます。このページを使用して、プロファイル内のルールをトリガーするイベント、アクションまたは状態を指定します。
注意:
デフォルトでは、すべての条件が選択されます。プロファイルに使用しない条件の選択を解除します。
アクティブ化条件のすべての組合せが有効なわけではなく、一部は相互に排他的である可能性があります。条件タイプを組み合せて使用する際には、注意してください。
該当するアクティブ化条件の横にあるチェック・ボックスを選択することにより、次のようなアクティブ化条件を選択します。
イベント・アクティブ化条件
要求時: 検索リクエストが開始されたとき。
送信時: チェックが開始されたとき。
インポート時: アーカイブがインポートされたとき。
アクション・アクティブ化条件
新規コンテンツのチェックイン: 新規コンテンツをチェックインするとき。
選択したコンテンツをチェックイン: 選択したコンテンツをチェックインするとき。
情報: コンテンツ情報にアクセスするとき。
更新: コンテンツ情報を更新するとき。
検索: コンテンツを検索するとき。
フラグ・アクティブ化条件
ワークフロー: ドキュメントがワークフロー内にあるとき。
ワークフローでない: ドキュメントがワークフローに対してスケジュールされているが、ワークフロー内でアクティブでないとき。
注意:
どのワークフロー・チェック・ボックスも選択されていない場合、アクティブ化の基準としてのワークフロー状態は無視されます。
「詳細」ボックス: このプロファイルが送信されるたびにスクリプトをアクティブ化するには、ここにIdocスクリプトを入力します。ルールのアクティブ化条件の追加、プロファイル・スクリプトの作成の詳細は、『Oracle WebCenter Contentのマネージメント』のルールのアクティブ化条件の追加、編集または削除に関する項を参照してください。
終了したら、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「アクセス制限値」を選択します。簡易プロファイルのアクセス制限値ページが開きます。「チェックイン」ページと「検索」ページの事前定義のセキュリティ・アカウント、ロール、およびグループに従って、システム・プロファイルへのアクセスを制限するかどうかを指定するには、このページを使用します。
注意:
セキュリティ・グループとアカウント(アカウントが有効になっている場合)に基づいてアクセスを制限できます。プロファイルを使用するには、ユーザーがセキュリティ・グループとアカウントに属している必要があります。
ユーザーがセキュリティ・グループ(またはセキュリティ・グループとアカウント)のメンバーでない場合、そのユーザーの「検索」メニューまたは「チェックイン」メニューにプロファイルは表示されません。
メニューからセキュリティ・グループを選択して、「チェックイン」ページへのアクセスを制限します。そのセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、このプロファイルを使用してコンテンツをチェックインできます。
アカウントが設定されている場合は、「チェックイン」ページのメニューからアカウントを選択します。そのアカウントを持ち、かつステップ1で指定したセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、「チェックイン」ページでこのプロファイルを使用できます。
ロールがセットアップされている場合は、「チェックイン」ページのメニューからロールを選択します。そのロールとアカウントを持ち、かつステップ2で指定したセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、「チェックイン」ページでこのプロファイルを使用できます。
メニューからセキュリティ・グループを選択して、「検索」ページへのアクセスを制限します。そのセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、このプロファイルを使用してコンテンツを検索できます。
アカウントがセットアップされている場合は、アカウント名を入力するか、メニューからアカウントを選択します。そのアカウントを持ち、かつ手順4で指定したセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、「検索」ページでこのプロファイルを使用できます。
ロールがセットアップされている場合は、メニューからロールを選択します。そのロールとアカウントを持ち、かつステップ5で指定したセキュリティ・グループに属するユーザーのみが、「検索」ページでこのプロファイルを使用できます。
終了したら、「保存」をクリックします。プロファイル作成プロセスの次のページが開きます。
簡易プロファイルの作成/更新ページの「ウィザードのフィールド」セクションで、「検索順序」を選択します。簡易プロファイルの検索順序ページが開きます。このページを使用して、検索フィールドの条件と順序を指定します。優先度の高いフィールドは、検索フィールド・リストの先頭に移動します。
使用可能なフィールドを選択して、「検索フィールド」ボックスに移動します。
検索フィールドを選択すると、そのフィールドは「検索条件」セクションに示されます。
上または下の矢印を使用してフィールドの検索順序を設定することにより、フィールドに割り当てるソート優先度を上げたり下げたりすることができます。
「検索条件」セクションで、フィールドを昇順でソートするには、検索フィールド名の横のチェック・ボックスを選択します。デフォルトでは、フィールドは降順でソートされます。
終了したら、「保存」をクリックします。プロファイルに必要な変更がすべて完了したら、「ウィザードの終了」をクリックします。簡易プロファイル情報ページが開きます。
簡易プロファイル・コンポーネントを使用して作成したシステム・プロファイルと個人プロファイルを管理する際には、次のことに注意してください。
コピーされたプロファイルには、元のプロファイルにある情報がすべて含まれます。コピーされたプロファイル内のラベル、デフォルト、またはセキュリティ・グループは、必ず変更してください。
すべての管理機能(更新、コピー、削除)は、簡易プロファイル情報ページのページ・メニュー・バー、およびプロファイルの「アクション」メニューから使用できます。
プロファイルを作成する際に、「ウィザードの終了」オプションを使用してプロファイルの作成を完了する前にウィザードを終了した場合は、「保存」ボタンを使用すれば、その時点までに行われた変更内容が保存されます。「リセット」ボタンを使用してこれらを変更することはできません。「プロファイルの更新」オプションを使用して編集してください。
管理者のみ: 「コンテンツ・プロファイル」アプレットにプロファイルを移動した場合、簡易プロファイルを使用して変更することはできなくなります。
管理者のみ: 構成マネージャ・アプレットの「ルール」タブを使用して、簡易プロファイルによって作成されたプロファイルの詳細を表示します。簡易プロファイルによって作成されたすべてのルールがそのタブに表示されます。
注意:
「ルール」タブを使用して、簡易プロファイル用に作成されたルールを編集しないでください。ルールを編集または削除すると、プロファイルが無効になります。
プロファイルを管理する際に、通常は次のタスクが行われます。
システム・プロファイルを削除するには、管理者であることが必要です。ユーザーは、自身の個人プロファイルを削除できます。システム・プロファイルまたは個人プロファイルを削除するには、次の手順で行います。
システム・プロファイルを構成マネージャに移動するには、次の手順で行います。
注意:
構成マネージャ内の「コンテンツ・プロファイル」アプレットにシステム・プロファイルを移動すると、簡易プロファイル・コンポーネントを使用してプロファイルを変更したり操作したりできなくなります。かわりに、構成マネージャの「コンテンツ・プロファイル」機能を使用する必要があります。物理プロファイルは移動できないことに注意してください。
コンテンツ・プロファイルのトリガー・フィールドを変更するには、次の手順で行います。
