コンテンツのアップロード

3 コンテンツのアップロード

コンテンツをOracle WebCenter Content: Imagingにアップロードするステップを学習します。Oracle WebCenter Content: Imagingのアップロード・プロセス(取込みとも呼ばれる)では、ドキュメントの電子イメージを作成し、Imagingの事前定義されたアプリケーションを使用してそのドキュメントにメタデータを関連付け、Imagingドキュメントのアップロード・ページにあるフィールドに入力して値を必要なメタデータに手動で割り当てます。

トピック:

3.1 電子イメージの作成

ドキュメントをアップロードできるようにするには、TIFFまたはJPEGイメージ、PDFファイル、Microsoftビジネス・ドキュメントなどの電子形式にしておく必要があります。ドキュメントが電子形式でない場合には、スキャンして電子イメージを作成し、キャプチャします。デスクトップ・スキャナまたは会社の個人/部門専用の紙の文書向けスキャナを使用できます。

スキャン後やアップロード前に、ドキュメントの電子コピーの格納場所を把握しておく必要があります。自分でドキュメントをスキャンした場合、ローカルのファイル・システムかアクセス権を持つネットワーク上のファイル・システムへの保存が適しています。他の人がスキャンしたドキュメントの場合、アクセス権を持つネットワーク上のファイル・システムに保存されているか、移動できるかを確認してください。ファイルをアップロードするには、Imagingインタフェース内から電子ファイルにナビゲートできるようにする必要があります。

3.1.1 ドキュメント・キャプチャ・オプション

紙のドキュメントと電子ドキュメントのキャプチャ・プロセスを簡素化するために、Oracle WebCenter Enterprise Captureと呼ばれるドキュメント・キャプチャ・ソリューションが提供されています。

Oracle WebCenter Enterprise Captureは、プロセス指向のイメージング・アプリケーションやイメージ対応のエンタープライズ・アプリケーションを中心に、拡張性の高いドキュメント・キャプチャを提供します。集中化された環境または分散環境へのWebインタフェースを提供し、紙のドキュメントと電子ドキュメントのキャプチャ・プロセスを簡素化しています。Oracle WebCenter Content: ImagingおよびOracle WebCenter Contentと完全に統合され、ミッション・クリティカルなビジネス・コンテンツをキャプチャ、保管、管理、取得するための単一システムを組織に提供します。

Oracle WebCenter Enterprise CaptureおよびOracle WebCenter Enterprise Captureの詳細は、Oracle WebCenter Enterprise Capture Webサイトを参照してください。

3.2 ドキュメントのImagingへのアップロード

ドキュメントをキャプチャして、アクセス権を持つファイル・システム上で使用できる電子ドキュメントにすると、アップロード可能になります。ドキュメントをアップロードするには、ドキュメントを作成する権限を少なくとも1つのアプリケーションで持っている必要があります。

ドキュメントをアップロードする手順は次のとおりです。

「ナビゲーション」ペインで「ツール」をクリックして開き、「ドキュメントのアップロード」をクリックします。「ドキュメントのアップロード」ページが表示されます。ドキュメントを作成する権限を最低1つのアプリケーションで持っていない場合には、「ドキュメントのアップロード」オプションは表示されません。
「アプリケーションの選択」フィールドから、アップロードするドキュメントのタイプに対して適切なアプリケーションを選択します。適切なアプリケーションは、ドキュメント・タイプが使用されるビジネス・プロセスによって決定されます。

アプリケーションを選択すると、「ドキュメントのアップロード」ページに追加のメタデータ・フィールドが表示されます。その他のフィールドは各アプリケーション固有で、アプリケーション作成者により定義されます。このフィールドは、アップロード対象のドキュメントのタイプおよび関連付けられているビジネス・プロセスによって決定されます。必須のフィールドには、アスタリスク(*)が表示されています。メタデータ・フィールドの詳細は、「メタデータの概要」を参照してください。
「参照」をクリックして、アップロードするドキュメント・イメージを探します。ドキュメントを探すための、標準のダイアログ・ボックスが表示されます。

ノート:
「参照」ボタンの選択にマウスではなくキーボードを使用する場合、[Space]バーを使用して「参照」ボタン機能を実行し、ダイアログ・ボックスを開いてください。[Enter]キーを押しても「参照」ボタンの機能は実行されません。
ドキュメントに移動して、「開く」をクリックします。ダイアログ・ボックスが閉じ、「ドキュメント・イメージ」フィールドにドキュメントへのパスが表示されます。
「アップロード」をクリックします。正常にアップロードされると、確認メッセージが表示されます。

ノート:
Imagingは200KB以下のサイズのファイルを保存するように最適化されていますが、アップロード時間はドキュメントのサイズおよびネットワーク接続の速度に影響される可能性があります。アップロードする必要のあるドキュメントが200KBより大きい場合には、システム管理者に問い合わせてください。

3.3 Imaging内の既存コンテンツの更新

ドキュメントを変更したり、そのメタデータを更新する必要がある場合、適切な権限があれば実行できます。

ドキュメントおよびドキュメントのメタデータを更新する手順は、次のとおりです。

更新するドキュメントを検索します。検索方法の詳細は、「検索の実行」を参照してください
更新するドキュメントの検索結果の行をクリックしてドキュメントを選択し、「検索結果」ツールバーで「更新」をクリックするか、ドキュメントを右クリックして「検索結果」コンテキスト・メニューから「更新」を選択します。「ドキュメントの更新」ページのウィンドウが開きます。
ドキュメントを更新したい場合は、「参照」をクリックして、アップロードする新規ドキュメントを探します。ドキュメントを探すための、標準のダイアログ・ボックスが表示されます。

ノート:
「参照」ボタンの選択にマウスではなくキーボードを使用する場合、[Space]バーを使用して「参照」ボタン機能を実行し、ダイアログ・ボックスを開いてください。[Enter]キーを押しても「参照」ボタンの機能は実行されません。
1. ドキュメントに移動して、「開く」をクリックします。ダイアログ・ボックスが閉じ、「ドキュメント・イメージ」フィールドにドキュメントへのパスが表示されます。新しいドキュメントを作成すると、元のドキュメントの新規リビジョンも作成されます。
必要なメタデータ・フィールドの情報を更新します。
ドキュメントを以前にロックしたかどうかによって、「ドキュメントのロック」または「ロックの保持」オプションが表示されるので、必要に応じてこれを有効にします。ドキュメントを更新する前に、ロックすることをお薦めします。更新する前にドキュメントをロックすることをお薦めします。ドキュメントをロックしてもドキュメントは他のユーザーに表示されますが、ユーザーがドキュメントをロックしている間はそのユーザーのみがドキュメントを更新できますドキュメントがロックされると、ロックしたユーザーまたは「管理者のロック」権限があるユーザーがロックを解除できます。

ノート:
Imagingでドキュメントがロックされていても、該当するセキュリティ権限を持つユーザーは、Imaging外部のContent Serverリポジトリから、またはImaging内からそのドキュメントを削除できます。このようなケースはまれですが、ユーザーがドキュメントを削除する権限を持っている場合、このことは可能です。
「更新」をクリックします。「ドキュメントの更新」ページの下部に確認メッセージが表示されます。

ノート:
場合によっては、ドキュメントを更新する際にドキュメントをロックできないと記載されたエラーが表示されることがあります。これは、ドキュメントとメタデータを保管するリポジトリの権限エラーによるもので、「ドキュメントのロック」オプションとは関係ありません。ドキュメントを更新できない場合に受け取るエラーについて質問がある場合には、システム管理者に問い合わせてください。
「ドキュメントの更新」ページを閉じます。

3.3.1 「プロパティ」パネルからのドキュメントの更新

ビューアの「プロパティ」パネルからドキュメントを更新することもできます。手順は次のとおりです。

ビューアでドキュメントを表示し、「プロパティ」パネルで「更新」をクリックします。パネルのメタデータ・フィールドが有効になります。
ドキュメントを更新したい場合は、「参照」をクリックして、アップロードする新規ドキュメントを探します。ドキュメントを探すための、標準のダイアログ・ボックスが表示されます。

ノート:
「参照」ボタンの選択にマウスではなくキーボードを使用する場合、[Space]バーを使用して「参照」ボタン機能を実行し、ダイアログ・ボックスを開いてください。[Enter]キーを押しても「参照」ボタンの機能は実行されません。
1. ドキュメントに移動して、「開く」をクリックします。ダイアログ・ボックスが閉じ、「ドキュメント・イメージ」フィールドにドキュメントへのパスが表示されます。新しいドキュメントを作成すると、元のドキュメントの新規リビジョンも作成されます。
必要なメタデータ・フィールドの情報を更新します。
ドキュメントを以前にロックしたかどうかによって、「ドキュメントのロック」または「ロックの保持」オプションが表示されるので、必要に応じてこれを有効にします。ドキュメントを更新する前に、ロックすることをお薦めします。更新する前にドキュメントをロックすることをお薦めします。ドキュメントをロックしてもドキュメントは他のユーザーに表示されますが、ユーザーがドキュメントをロックしている間はそのユーザーのみがドキュメントを更新できますドキュメントがロックされると、ロックしたユーザーまたは「管理者のロック」権限があるユーザーがロックを解除できます。

ノート:
Imagingでドキュメントがロックされていても、該当するセキュリティ権限を持つユーザーは、I/PM外部のContent Serverリポジトリから、またはI/PM内からそのドキュメントを削除できます。このようなケースはまれですが、ユーザーがドキュメントを削除する権限を持っている場合、このことは可能です。
「更新」をクリックします。「プロパティ」パネルの下部に確認メッセージが表示されます。