Sie können einen Batch mit Finanzperioden erstellen, wenn alle Finanzperioden in einem längeren Zeitraum gleich lang sind (z.B. zwei Wochen, ein Monat, drei Monate usw.). Dabei müssen die Finanzperioden mindestens eine Woche dauern.
- Wählen Sie "Administrator" > "Finanzperiodenkalender".
- Wählen Sie einen Finanzperiodenkalender aus, und klicken Sie auf "Ändern".
- Geben Sie im Abschnitt "Finanzperioden als Batch erstellen" des Dialogfelds "Finanzperioden" das Batch-Startdatum und -Enddatum ein.
- Wählen Sie die Dauer jeder Finanzperiode mit einer der folgenden Optionen:
Damit jede Finanzperiode im Batch eine bestimmte Anzahl von Wochen dauert, wählen Sie "Alle n Wochen" (wobei n der Anzahl der Wochen entspricht) und geben die Anzahl der Wochen ein.
Damit jede Finanzperiode im Batch eine bestimmte Anzahl von Monaten dauert, wählen Sie "Alle n Monate" und geben die Anzahl der Monate ein.
Wählen Sie "Jedes Jahr", wenn jede Finanzperiode im Batch ein Jahr dauern soll. - Wählen Sie im Feld "Periode endet am" den Wochentag oder Monat, an dem jede Finanzperiode enden soll.
Wenn Sie Wochen für die Batchdauer ausgewählt haben, müssen Sie einen Wochentag wählen. Falls Sie Jahre für die Batchdauer ausgewählt haben, müssen Sie einen Monat wählen. Wenn Sie Monate als Batchdauer ausgewählt haben, ist dieses Feld deaktiviert, weil jede Finanzperiode am letzten Tag des Monats endet. - Klicken Sie auf "Batcherstellung".
Die Finanzperioden werden erstellt und in der Liste der Finanzperioden angezeigt.
Tipps
- Wenn Sie eine Finanzperiode erstellen, lautet der Standardname JJJJ-MM-TT (z.B. 2004-04-01). Um sicherzustellen, dass die Finanzperioden in der richtigen Reihenfolge aufgeführt werden (z.B. im Dialogfeld "Spalten"), sollten Sie den Standardnamen verwenden oder einen Buchstaben bzw. eine Ziffer an den Anfang des Namens stellen (z.B. 1 Geschäftsmonat, 2 Geschäftsmonat usw.). Klicken Sie auf eine Periode in der Spalte "Periodenname", um den Namen zu bearbeiten.
- Wenn Ihre Organisation Projektdaten nach Finanzperiode zusammenfasst, müssen Sie sicherstellen, dass alle Projektdaten in der Datenbank zusammengefasst werden (auch geschlossene Projekte). Dazu müssen Sie Finanzperiodenkalender erstellen, die den Zeitraum aller Projekte in der Datenbank umfassen. Beispiel: Wenn das älteste Projekt, für das ein bestimmter Finanzperiodenkalender verwendet wird, ein Projektstartdatum vom 1. Oktober 2001 aufweist, müssen die Finanzperioden für diesen Kalender an oder vor diesem Datum beginnen.
Hinweise
- Sie müssen über die globale Berechtigung "Finanzperiodenkalender hinzufügen/bearbeiten/löschen" verfügen, um Daten im Dialogfeld "Finanzperioden" hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
- Start- und Enddatum einer Finanzperiode dürfen sich nicht mit vorhandenen Finanzperiodendatumsangaben überschneiden.
- Sie können das Start- und Enddatum einer Finanzperiode nach dem Erstellen nicht ändern. Zum Ändern dieser Datumswerte müssen Sie die Finanzperiode löschen und dann eine neue Periode mit den neuen Daten erstellen.
- Alle Perioden beginnen um Mitternacht und enden um 23:59 Uhr.