Risiken sind unsichere Ereignisse oder Bedingungen, die sich im Fall ihres Eintretens positiv oder negativ auf Projektziele auswirken.
Mit der integrierten Risikomanagementfunktion können Sie Risiken identifizieren, kategorisieren und priorisieren, jedem potenziellen Risiko einen Eigentümer (d.h. eine für die Verwaltung des Risikos zuständige Person) zuweisen, Risiken Aktivitäten zuweisen, die davon betroffen sein könnten, und Qualitätsanalysen für jedes Projektrisiko ausführen. Sie können auf ein Risiko reagieren und eine zugehörige Risikoreaktion erstellen.
Risiken verwalten
Nach dem Identifizieren wird ein Risiko automatisch dem geöffneten Projekt zugewiesen. Wenn mehrere Projekte geöffnet sind, hängt das Projekt, dem das Risiko zugewiesen wird, von der aktuellen Gruppierung ab. Anschließend können Sie das Risiko den Aktivitäten zuweisen, auf die es sich auswirken kann. Beim Zuweisen eines Risikos zu einer Aktivität oder umgekehrt wird eine Risikozuweisung erstellt. Ein Risiko lässt sich mehreren Aktivitäten zuweisen und eine Aktivität mehreren Risiken.
Basierend auf den Risikozuweisungen und Auswirkungsparametern, die Sie für jedes Risiko definieren können, generiert die Anwendung Daten, einschließlich eines Gesamtrisikoscore, wie im Folgenden erläutert wird. Diese Werte können Sie zum Auswerten der Bedeutung des Risikos verwenden. Weitere Daten sind das potenzielle Start- und Enddatum des Risikos sowie die potenziellen Kosten, die das Risiko verursachen kann. Ein Unterabschnitt erläutert die Berechnung zum Ermitteln der potenziellen Kosten.
Basierend auf der Qualitätsanalyse können Sie auf das Risiko reagieren und eine Reaktion erstellen. Dies wird ebenfalls im Folgenden erläutert.
Berechnen des Risikoscores
Die Anwendung berechnet einen Gesamtrisikoscore. Es gibt dafür zwei Felder: Das Feld "Score", das im Abschnitt "Vor Reaktion" unter "Risiken" auf der Registerkarte "Auswirkung" angezeigt wird, und das Feld "Score", das im Abschnitt "Nach Reaktion" auf dieser Registerkarte angezeigt wird, wenn Sie auf ein Risiko reagieren und die Felder für "Nach Reaktion" ausfüllen. In der folgenden Erläuterung werden beide Felder allgemein als Scorefelder bezeichnet, weil beide mithilfe derselben Gleichung berechnet werden.
Das Feld "Score" wird auf Basis der Werte berechnet, die Sie für die folgenden drei Felder (auf derselben Registerkarte) ausgewählt haben: Wahrscheinlichkeit, Kosten und Terminplan. Die Felder "Kosten" und "Terminplan" werden als "Auswirkungsfelder" bezeichnet.
Das Feld "Wahrscheinlichkeit" und jedes Auswirkungsfeld weisen die folgenden möglichen Werte auf: "Sehr hoch", "Hoch", "Mittel", "Niedrig", "Sehr niedrig" und "Zu vernachlässigen". Die Anwendung verwendet den höchsten Wert, der für die Felder "Kosten" und "Terminplan" ausgewählt wurde, als den Gesamtauswirkungswert. Sie ermittelt den Score, wie in der folgenden Tabelle dargestellt, indem sie den Gesamtauswirkungswert mit dem Wert darstellt, der für "Wahrscheinlichkeit" eingegeben wurde.
Beispiel: Wenn Sie den Wert "Niedrig" für "Kosten" und "Mittel" für "Terminplan" eingeben, verwendet die Anwendung den höchsten der beiden Werte, d.h. "Mittel", als den Gesamtauswirkungswert. Dann ermittelt die Anwendung anhand der folgenden Tabelle den Score durch die Darstellung der Gesamtauswirkungs- und Wahrscheinlichkeitswerte. Die Spalten in der Tabelle stellen die Gesamtauswirkungswerte dar ("Zu vernachlässigen" bis "Sehr hoch"), die Zeilen stellen die Wahrscheinlichkeitswerte dar ("Sehr hoch" bis "Zu vernachlässigen"). Die Anwendung ermittelt den Score als die Zahl, an der sich die entsprechende Spalte für "Auswirkung" und die entsprechende Zeile für "Wahrscheinlichkeit" schneiden. Beispiel: Wenn Sie für die Wahrscheinlichkeit den Wert "Hoch" eingeben, wird der Score mit "14" angezeigt. Diese Zahl steht an der Stelle, an der sich die Spalte "Auswirkung mittel" mit der Zeile "Wahrscheinlichkeit hoch" schneidet.
| Auswirkung zu vernachlässigen | Auswirkung sehr niedrig | Auswirkung niedrig | Auswirkung mittel | Auswirkung hoch | Auswirkung sehr hoch |
|---|---|---|---|---|---|---|
Wahrscheinlichkeit sehr hoch | 0 | 5 | 9 | 18 | 36 | 72 |
Wahrscheinlichkeit hoch | 0 | 4 | 7 | 14 | 28 | 56 |
Wahrscheinlichkeit mittel | 0 | 3 | 5 | 10 | 20 | 40 |
Wahrscheinlichkeit niedrig | 0 | 2 | 3 | 6 | 12 | 24 |
Wahrscheinlichkeit sehr niedrig | 0 | 1 | 1 | 2 | 4 | 8 |
Wahrscheinlichkeit zu vernachlässigen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Berechnen der potenziellen Kosten
Die Anwendung berechnet die potenziellen Kosten eines Risikos. Die potenziellen Kosten werden in den Feldern "Vor Reaktion - Gefahrenpotenzialkosten" und "Nach Reaktion - Gefahrenpotenzialkosten" unter "Risiken" auf der Registerkarte "Allgemein" angezeigt. (Das Feld "Nach Reaktion - Gefahrenpotenzialkosten" wird erst nach einer Reaktion auf ein Risiko mithilfe der Felder "Nach Reaktion" auf der Registerkarte "Auswirkung" angezeigt.) In der folgenden Erläuterung werden beide Felder allgemein als Gefahrenpotenzialkostenfelder bezeichnet, weil beide mithilfe derselben Gleichung berechnet werden.
Der Wert des Felds "Gefahrenpotenzial - Kosten" basiert auf den Werten, die für die Felder "Wahrscheinlichkeit" und "Kosten" unter "Risiken" > Registerkarte "Auswirkungen" ausgewählt wurden, und auf den Kosten, die den zugewiesenen Aktivitäten für das Risiko oder das Projekt zugeordnet sind, falls keine Aktivitätszuweisungen vorgenommen wurden.
Die Anwendung berechnet den Wert für Gefahrenpotenzialkosten anhand folgender Gleichung: Gefahrenpotenzialkosten = Geplante/Budgetierte Gesamtkosten * (Mittelpunkt Wahrscheinlichkeit * Mittelpunkt Kosten).
Die geplanten/budgetierten Gesamtkosten sind die Summe der Werte der geplanten/budgetierten Kosten für jede Aktivität, die dem Risiko zugewiesen ist (oder die geplanten Projektkosten, wenn dem Risiko keine Aktivitäten zugewiesen sind).
Der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit ist der Mittelpunkt des Werts im Feld "Wahrscheinlichkeit" für das ausgewählte Risiko. Der Mittelpunkt für die Kosten ist der Mittelpunkt des Werts im Feld "Kosten" für das ausgewählte Risiko. Wie beide Werte berechnet werden, wird im Folgenden erläutert.
Hinweis: Der Mittelpunkt für Kosten und Wahrscheinlichkeit für den Wert "Zu vernachlässigen" ist immer Null. Dieser Wert ist daher für die folgende Erläuterung nicht relevant.
Die Gleichung zur Berechnung des Mittelpunkts von Wahrscheinlichkeit und Kosten hängt von den Werten ab, die für die Felder "Wahrscheinlichkeit" und "Kosten" ausgewählt werden:
- Für einen Wert zwischen dem Höchst- und Mindestwert:
- Wenn der Wert "Hoch" (50% bis 70%), "Mittel" (30% bis 50%) oder "Niedrig" (10% bis 30%) für das Feld "Wahrscheinlichkeit" gewählt wird, wird der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit mit folgender Gleichung berechnet: Mittelpunkt Wahrscheinlichkeit = (unterer Bereich des ausgewählten Werts + oberer Bereich des ausgewählten Werts) / 2. Wenn der Wert für die Wahrscheinlichkeit also "Mittel" (30% bis 50%) ist, wird der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit wie folgt berechnet: (30 + 50) / 2 = 40%.
- Wenn der Wert "Hoch" (20% bis 40%), "Mittel" (10% bis 20%) oder "Niedrig" (1% bis 10%) für das Feld "Kosten" gewählt wird, wird der Mittelpunkt für Kosten anhand derselben Gleichung wie für den Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit berechnet. Wenn der Wert für Kosten also "Mittel" (10% bis 20%) ist, wird der Mittelpunkt wie folgt berechnet: (10 + 20) / 2 = 15%
- Für die höchsten Werte:
- Wenn der Wert "Sehr hoch" (70% oder höher) für das Feld "Wahrscheinlichkeit" ausgewählt wird, wird der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit als der Mittelpunkt zwischen dem niedrigeren Wert und 100% berechnet. Der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit für den Wert "Sehr hoch" (70% oder höher) berechnet sich demnach wie folgt: (70 + 100) / 2 = 85%.
- Wenn der Wert "Sehr hoch" (40% oder höher) für das Feld "Kosten" ausgewählt wird, wird der Mittelpunkt für Kosten mit folgender Gleichung berechnet: ((unterer Bereich für den ausgewählten Wert * 2) + oberer Bereich für den ausgewählten Wert) / 2. Der Mittelpunkt für Kosten für den Wert "Sehr hoch" (40% oder höher) berechnet sich demnach wie folgt: ((40 * 2) + 100) / 2 = 90%.
- Für die niedrigsten Werte:
- Wenn der Wert "Sehr niedrig" (kleiner oder gleich 10%) für das Feld "Wahrscheinlichkeit" ausgewählt wird, wird der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit als der Mittelpunkt zwischen Null und dem höheren Wert berechnet. Der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit für den Wert "Sehr niedrig" berechnet sich demnach wie folgt: (0 + 10) / 2 = 5%.
- Wenn der Wert "Sehr niedrig" (bis zu 1%) für das Feld "Kosten" ausgewählt wird, wird der Mittelpunkt für Kosten als der Mittelpunkt zwischen Null und dem höheren Wert berechnet. Der Mittelpunkt für Kosten für den Wert "Sehr niedrig" berechnet sich demnach wie folgt: (0 + 1) / 2 = 0,005%.
Wenn also der Wert für "Geplante/Budgetierte Gesamtkosten" $700.689,00 beträgt, der Mittelpunkt für die Wahrscheinlichkeit den Wert "Mittel" (40%) und der Mittelpunkt für Kosten den Wert "Sehr hoch" (90%) aufweist, werden die Gefahrenpotenzialkosten wie folgt berechnet: $700.689,00 * (0,4 * 0,9) = $252.248,00.
Auf Risiken reagieren
Wenn Sie aufgrund der Qualitätsanalyse ermitteln, dass ein Risiko eine Reaktion rechtfertigt, können Sie eine Reaktion auswählen und eine Beschreibung hinzufügen. Wenn es sich bei dem Risiko um eine Bedrohung handelt, können Sie es annehmen, vermeiden, übertragen oder reduzieren. Handelt es sich bei dem Risiko um eine Chance, können Sie es verbessern, ausnutzen, unterstützen oder ablehnen.
Die Planung der Reaktion ermöglicht Ihnen die Identifizierung und Dokumentation von Methoden für das Risikomanagement. Mit einer Risikoreaktion können Sie festlegen, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um das günstigste Resultat zu erzielen. Sie können eine Beschreibung des Risikos eingeben und anschließend für die Felder "Wahrscheinlichkeit", "Terminplan" und "Kosten" Werte nach Reaktion auswählen, die die Anwendung zum Berechnen des Scores und der Gefahrenpotenzialkosten verwendet.