Vor der Implementierung von P6 Professional für die Terminierung von Projekten müssen Teammitglieder und andere Projektbeteiligte die einzelnen Prozesse im Projektmanagement sowie die zugehörigen Empfehlungen verstehen, die eine reibungslose Implementierung im Einklang mit den Unternehmenszielen unterstützen.
Würden Sie ohne Wegbeschreibung oder Landkarte mit dem Auto an ein unbekanntes Ziel fahren? Sehr wahrscheinlich nicht. Stattdessen würden Sie die Reise planen, Ausweichrouten in Betracht ziehen und Ihre voraussichtliche Ankunftszeit berechnen. Indem Sie die Fahrt noch vor Ihrer Abreise planen, erhöhen Sie die Chancen für einen reibungslosen Verlauf. Und sollten Sie unterwegs doch auf Hindernisse wie Straßensperren oder hohes Verkehrsaufkommen stoßen, verfügen Sie bereits über Alternativen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Im Projektmanagement gelten vergleichbare Methoden und Maßstäbe: Um die einzelnen Zielsetzungen in einem Projekt zu erreichen, müssen Sie diese vorab planen. Gutes Projektmanagement nimmt heutzutage in Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Dieses wichtige Werkzeug unterstützt Ihr Unternehmen dabei, den eingeschlagenen Kurs beizubehalten und die geplanten Ziele zu erreichen.
Kurz gesagt: Projektmanagement ist der Prozess, mit dem Zielsetzungen unter Einhaltung von Zeit-, Budget- und Ressourceneinsatzvorgaben erreicht werden. Außerdem unterstützt es Sie dabei, Ihre verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Zu Ressourcen zählen
- Menschen
- Materialien
- Geldmittel
- Ausrüstung
- Informationen
- Betriebsanlagen
- Rollen
Beim Projekt-Portfoliomanagement werden all diese Variablen projektübergreifend berücksichtigt. Damit können Projektmanager und Führungskräfte klar erkennen, welche Auswirkungen die Ressourcennutzung in einem Projekt auf andere Projekte hat.
Der Projektmanagementprozess basiert auf drei wesentlichen Prinzipien:
- Planung
- Kontrolle
- Verwaltung
Planung eines Projekts
Der erste Schritt im Projektmanagement ist die Definition Ihres Projekts.
- Wie hoch ist der Arbeitsumfang? Welche Aktivitäten umfasst das Projekt, und wie stehen sie zueinander in Beziehung? Identifizieren Sie die wichtigsten Meilensteine, die Sie bei der Überwachung des Projektfortschritts unterstützen.
- Wie lange dauert das Projekt? An welchem Datum beginnt bzw. endet das Projekt?
- Welche Ressourcen stehen für das Projekt zur Verfügung? Berücksichtigen Sie hier neben Arbeitsressourcen auch weitere erforderliche Ressourcen.
- Wer wird welche Aufgaben ausführen? Die Bestimmung von Arbeitsressourcen und deren verfügbaren Arbeitsstunden ist ein wesentlicher Bestandteil für ein erfolgreiches Projekt. Planen Sie mögliche Ausfall- und Urlaubszeiten ein, und bestimmen Sie normale Arbeitswochen für unterschiedliche Ressourceneinsatztypen.
- Wie viel wird das Projekt kosten? Welche Kosten fallen pro Ressource an? Gibt es versteckte Projektkosten?
- Wie hoch ist das geschätzte Budget? Durch eine im Voraus erstellte Budgetschätzung können Sie mögliche Kostenüberschreitungen bei einem Projekt leichter überwachen.
Die Antworten auf diese Fragen bilden den Rahmen Ihres Projekts.
Kontrolle eines Projekts
Sobald Sie Ihr Projekt erstellt und die Budgetanforderungen geschätzt haben, speichern Sie diesen ursprünglichen Plan als Basisplan oder Zielschema, der/das Sie bei der Kontrolle des Projekts unterstützt. Ein Basisplan bietet einen beständigen Referenzpunkt, während sich Ihr Terminplan im Laufe der Zeit ändert. Sie können den ursprünglichen Terminplan mit dem aktuellen vergleichen, um wesentliche Änderungen zu ermitteln und Eventualfallpläne zu entwickeln.
Durch die Kontrolle eines Projekts stellen Sie sicher, dass es sich in die gewünschte Richtung entwickelt. Sie können Arbeitsfortschritt und Kosten verfolgen, diese mit dem Basisplan vergleichen und entsprechende Maßnahmen empfehlen.
Effiziente Projektkontrolle bringt viele Vorteile mit sich. Sie unterstützt Sie bei der genauen Überwachung möglicher Probleme, bevor diese kritisch werden. Sie ermöglicht dem Projektteam und dem leitenden Management Einblick in Kosten und Zeitrahmen für die Terminplanung anhand von realistischen Informationen.
Verwaltung eines Projekts
Die Betreuung eines Projekts von Anfang bis Ende obliegt dem Projektmanager. Ein guter Projektmanager übernimmt dabei viele verschiedene Aufgaben und agiert im Laufe des Projekts als Motivator, Kommunikator, Koordinator und Berater. Während Sie den Projektfortschritt überwachen, müssen Sie Ihr Team über Terminplanänderungen und mögliche Konsequenzen auf dem Laufenden halten. Dabei müssen Sie Ihr Projekt in vielerlei Hinsicht vertreten und sicherstellen, dass die anfallenden Aufgaben von der Projektorganisation möglichst so ausgeführt werden, dass optimale Resultate erzielt werden können.
Die Effizienz eines Projektmanagers zeigt sich auch in seiner Beständigkeit bei Projektaktualisierungen. Wählen Sie einen Tag pro Woche bzw. alle zwei Wochen, um Ihre Projekte regelmäßig zu aktualisieren. Im Rahmen der regelmäßigen Aktualisierungen wird u.a. der Fortschritt für folgende Werte erfasst:
- Start- und Enddatum von Aktivitäten
- Termine für den Verbrauch von Ressourcen
- Änderungen an Ressourcentarifen
Legen Sie Richtlinien für die Aktualisierung und Terminierung sowie für die Erfassung des Fortschritts fest.
Das Project Management-Modul bietet viele Werkzeuge, die Sie bei der Erstellung von Statusberichten für Teammitglieder und das leitende Management unterstützen. Erstellen Sie mit der Option "Projekt-Website" eine zentrale Stelle, an der Teammitglieder den Fortschritt eines Projekts anzeigen können. Nutzen Sie die zahlreichen Systemberichte für die Kommunikation von Änderungen. Darüber hinaus kann das leitende Management den Abschnitt "Portfolios" in P6 für die Zusammenfassung von Projektdaten verwenden und rasch einen Snapshot zum Fortschritt eines Projekts bzw. einer Projektgruppe erstellen.