承認時のプロジェクト・ゲートの自動オープン
すべての承認者から承認を受け取った場合にプロジェクト・ゲートをオープンしたり、1人の承認者が否認した場合でもプロジェクト・ゲートをクローズするように設定できます。リストされた承認者からの最終承認を受け取った際に、プロジェクト・ゲートを「オープン」ステータスに自動設定できます。このアプローチによりステップが1つなくなるため、プロジェクト・マネージャはゲート・ステータスを手動で変更する必要はありません。オープン・ゲートは手動モードでも自動モードでも削除できません。
ゲートのオープンまたはクローズに必要な手動ステップのかわりに、承認者の応答に基づいてステータスが自動的に変更されます。この自動化により、ゲートのオープンまたはクローズを追跡する時間と手作業を削減できます。ゲートが承認されてオープンすると、ゲートは完了して最終承認履歴が保持されるため、ゲートを削除できません。
| 処理 | ステータス変更 | ユース・ケース |
|---|---|---|
| 自動オープン | レビュー中からオープン | ゲートは、すべての承認者が承認するとオープンします。たとえば、Laura、MilleおよびSamはゲートに割り当てられた承認者です。3人の承認者が全員承認すると、ステータスが「レビュー中」から「オープン」に自動的に変更されます。 |
| 自動クローズ | レビュー中からクローズ | ゲートは、承認者が1人でも否認した場合はクローズします。否認により、承認プロセスを新たに開始する必要があります。これは、ゲートが「クローズ」ステータスに戻ることを意味しています。たとえば、Laura、MilleおよびSamはゲートに割り当てられた承認者です。Samが否認すると、ステータスは「レビュー中」から「クローズ」に自動的に変更されます。この段階では、他の承認者からの承認も取り下げられます。 |
自動ステータス変更を有効にする際の考慮事項:
- すべての承認者が承認した場合のみ、ゲートが自動オープンします。
- いずれかの承認者が否認した場合に自動クローズされます。ステータスの変更は、最初の否認で実行されます。承認待ちがある他の承認者に対する承認通知は取り下げられます。
- 承認は、次の処理を介して取得できます。
- ワークフローでの委任や再割当など、承認者による通知承認。
- プロジェクト・マネージャによる手動更新。
- 自動クローズでは、次の情報が監査履歴用に保持されます。
- ゲート承認者ステータス
- コメント
- 更新者
- 更新日
自動モードでは、自動クローズでゲート・ステータスが「クローズ」から「レビュー中」に更新されると、監査履歴が消去されます。手動モードでは、ゲート・ステータスが「レビュー中」や「終了済」などの他の状態から明示的に「クローズ」に変更されると、監査履歴が消去されます。
- ゲートがオープンしているときは、コンテキスト・メニュー、ツールバーおよびガントで削除オプションが無効になります。