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添付ファイルをスキャンして文書レコード属性を事前入力する方法

「文書詳細」ページに手動で入力しなくても、フレックスフィールド属性を含む文書レコード属性を事前に入力できます。添付から次の属性をスキャンして事前入力できます。

  • 番号
  • 日付: 自
  • 日付: 至
  • 発行国
  • 発行場所
  • 発行日
  • 発行機関

検証タイプがFORMAT ONLY、TABLE、INDEPENDENTおよびSUBSETの値セットを持つフレックスフィールド属性をスキャンおよび事前入力できます。

属性値の手動入力を制御するには、フィールドを読取り専用にします。これにより、ユーザーが属性値の事前入力にスキャン機能のみを使用するようになります。

この例では、「文書詳細」ページでパスポート文書タイプの添付をスキャンし、属性(「番号」、「日付: 自」、「日付: 至」および「発行場所」)を事前入力する方法について説明します。

  1. ホーム・ページで、「自分のクライアント・グループ」タブをクリックします。
  2. 「雇用」領域で「文書レコード」クイック処理をクリックします。
  3. 「文書レコード」ページで、文書レコード属性を事前に入力する個人を検索して選択します。
  4. 「追加」ドロップダウン・リストをクリックし、「添付から追加」を選択します。
  5. 文書レコード属性を事前に入力するパスポート文書タイプを選択します。
  6. 「添付」セクションで、リンクをクリックしてパスポートの添付を追加します。
  7. 添付が正常にアップロードされたら、「データの抽出」をクリックします。
  8. 「フィールドの選択」リストで、次の属性を選択し、添付から対応する値をスキャンします。
    • 番号: パスポート番号を表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    • 日付: 自(適切な日付書式を選択): 発行日を表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    • 日付: 至(適切な日付書式を選択): 失効日を表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    • 発行場所: 発行の場所を表示する添付内の領域を選択し、「OK」をクリックします。
  9. 「完了」をクリックします。文書レコード属性が、「文書詳細」ページで事前に入力されます。

次の例では、「運転免許」文書タイプの添付をスキャンし、「文書詳細」ページでフレックスフィールド属性(名前、運転免許タイプ、参照番号および国コード)を事前入力する方法について説明します。

  1. 前の例のステップ1から4を繰り返します。
  2. 文書レコード・フレックスフィールド属性を事前に入力する運転免許文書タイプを選択します。
  3. 「添付」セクションで、リンクをクリックして運転免許の添付を追加します。
  4. 添付が正常にアップロードされたら、「データの抽出」をクリックします。
  5. 「フィールドの選択」リストで、次のフレックスフィールド属性を選択し、添付から対応する値をスキャンします。
    1. 名前: 個人の名前を表示する添付内の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    2. 運転免許タイプ: 免許タイプを表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    3. 参照番号: 参照番号を表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
    4. 国コード: 国コードを表示する添付の領域を選択し、「OK」をクリックします。
  6. 「完了」をクリックします。文書レコード・フレックスフィールド属性が、「文書詳細」ページに事前に入力されます。

考慮事項

  • 文書レコードの編集中は、スキャンと事前入力はできません。
  • スキャン用に添付をアップロードできます。属性のスキャンでは、PDF、PPTまたはPPTX、DOCまたはDOCX、TXTおよびXLSまたはXLSXのファイル形式がサポートされます。
    ノート: PNG、JPG、TIF、GIFなどのイメージ・ファイル形式は、属性のスキャンではサポートされていません。これには、PDFに変換されたイメージや、DOCやDOCXなどのワープロ文書に追加されたイメージが含まれます。
  • スキャン用に複数の添付を追加すると、抽出データ・プロセスでは最新の添付のみが考慮されます。
  • パスワードで保護された文書をアップロードまたは解析することはできません。
  • 「文書詳細」ページで読取り専用属性をスキャンして事前入力できます。
  • 「フィールドの選択」リストには、名前、番号、発行国など、文書タイプに対して構成された属性が含まれます。さらに、次のセグメントもリストに含まれます。
    • 文書レコード付加フレックスフィールド(DFF)のグローバル・セグメント。
    • 文書タイプのコンテキスト固有のセグメント。これらのセグメントでは、文書レコードDFFおよび開発者付加フレックスフィールド(DDF)のシステム文書タイプに基づいてコンテキストがデフォルト設定されます。
      ノート: 文書タイプとコンテキスト・コードが一致しない場合、コンテキストのデフォルト設定は行われず、コンテキスト・セグメントはリストに表示されません。
  • スキャン中に「フィールドの選択」リストから「発行国」属性を選択した場合は、添付の国コード(USなど)ではなく、対応する国名(アメリカなど)を選択する必要があります。