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文書レコードの一括ダウンロード

文書タイプまたは個人(あるいはその両方)のすべての文書レコードとその添付を一括ダウンロードできます。たとえば、すべての個人のパスポートなど、特定の文書タイプのすべての文書レコードをダウンロードできます。

ホーム・ページの「自分のクライアント・グループ」タブで、「文書レコードの一括ダウンロード」クイック処理を使用できます。または、「文書レコード」リスト・ページのダウンロード・オプションを使用して、使用するフィルタ基準に基づいて個人のすべての文書レコードをダウンロードできます。

ノート:

  • パフォーマンス上の理由により、すべての文書タイプおよび個人について文書レコードを一度にダウンロードできません。文書タイプまたは個人のいずれかを指定する必要があります。また、複数の文書タイプまたは複数の個人を指定することはできません。

  • 承認待ちの文書レコードはダウンロードできません。

  • 大きな添付ファイルをダウンロードすると、散発的にエラー・メッセージが表示される場合がありますが、ファイルはダウンロードされています。「OK」をクリックして、エラー・メッセージをバイパスしてください。

文書レコードの一括ダウンロード要求の送信

「送信済一括ダウンロード・プロセス」ページの「追加」ボタンを使用して、文書レコードを一括ダウンロードする要求を発行できます。「要求詳細」ページでは、次の値を選択できます。

  • 文書タイプまたは個人。
    ノート: 個人を選択すると、その個人の文書タイプのうち、ログイン・ユーザーにアクセス権があるもののみが移入されます。個人を選択しないと、ログイン・ユーザーのアクセス権とロールに基づいてすべての文書タイプが移入されます。
  • 文書レコードのカテゴリ。たとえば、休暇欠勤、福利厚生、報酬などです。
  • 作成元: 文書レコード作成のソース。たとえば、休暇欠勤ケース、割付チェックリスト・タスク、雇用処理などです。

  • 特定の日付範囲で更新された文書レコード(オプション)。

  • 次のいずれかのオプションを使用して文書レコードをグループ化します。

    • なし: これがデフォルト・オプションです。

    • 文書タイプ: 各文書タイプ別にグループ化します。

    • 個人: 個人別にグループ化します。

グループ化基準に基づいてダウンロード・フォルダが作成されます。条件ごとにフォルダを作成する方法は次のとおりです。

  • なし: フォルダは作成されず、ダウンロードされたすべてのファイルが1つのフォルダに保存されます。

  • 文書タイプ: ダウンロードした文書タイプごとにフォルダが作成されます。このフォルダは、文書タイプに基づいて名前が付けられ、各個人用にダウンロードされた個々のファイルが含まれます。

  • 個人: 個人ごとにフォルダが作成されます。このフォルダは、個人番号に基づいて名前が付けられ、各システム文書タイプにダウンロードされた個々のファイルが含まれます。

ダウンロード・フォルダは、PersonNumber_SystemDocumentType_UCMID_PhysicalFileNameというファイル名形式を使用します。たとえば、955160008186124_GLB_PASSPORT_UCMFA00027817_My India Passport.pdf

ノート: ファイル名形式は変更できません。

発行済一括ダウンロード要求のステータス

文書レコードを一括ダウンロードする要求を発行すると、ESSプロセスまたはジョブが発行され、そのステータスが「送信済一括ダウンロード・プロセス」ページに表示されます。送信されたプロセスのステータスは、「実行中」、「成功」または「エラー」として表示されます。また、各送信済プロセスの進捗を示す進捗バーがページに表示されます。このページは30秒ごとに自動リフレッシュされて、送信済プロセスの最新の進捗が表示されます。未完了のESSジョブを取り消し、同じパラメータ・セットを使用してジョブを再送信できます。

送信されたESSジョブが成功すると、添付を圧縮ファイルとしてダウンロードできます。アプリケーションでESS圧縮ファイルを作成する方法は次のとおりです。

  • zipファイル名には、ESSジョブIDが含まれます。

  • ESS_Zファイルには、添付ファイル、出力のESS_Oおよびログ・ファイルのESS_Lが含まれます。

  • ESS_Zファイルは、文書レコードの詳細をDocumentsOfRecord.datファイルに抽出します。文書レコードおよび添付に関連する列は、|デリミタで区切られ、デリミタを|に設定してスプレッドシートで開き、.xls形式でデータを表示できます.datファイルを使用して、別の環境で文書レコードを作成できます。

  • ESS_Oファイルには連結出力が含まれ、ファイル・サイズが2 GBを超える場合でも分割されません。
  • ESS_Lファイルには、作成中にエラーが発生した文書レコードの詳細のみが含まれます。このファイルには、正常に作成された文書レコードの詳細は含まれません。
ノート:

  • セキュリティ上の理由から、添付のハイパーリンクは10分間のみ有効です。10分経過後にURLリンクをクリックすると、404エラーが発生します。保護されたハイパーリンクを再生成するには、UIを再起動する必要があります。

  • zipファイル内の個々のファイルのデフォルトのサイズ制限は5 MBです。5 MBを超える添付ファイルはダウンロードに含まれません。このサイズ制限は、デフォルト値が5 MBのORA_PER_DOR_FILE_DOWNLOAD_MAX_SIZEプロファイル・オプションによって制御されます。このプロファイル・オプションの値を変更して、より大きなファイルをダウンロードに含めることができます。

また、一括ダウンロード・プロセス中に生成されてデータベース表に格納されたログ・データにアクセスして、文書レコードの一括ダウンロードを監査できます。このログ・データには、ダウンロードされた文書レコード、どの就業者の文書がダウンロードされたか、文書をダウンロードしたユーザーなどの情報が含まれます。さらに、このログ・データには次の情報が含まれます:

  • 文書レコードの合計数
  • 最大ファイル・ダウンロード・サイズ
  • 処理された文書レコードの数
  • Zipファイルの名前
  • 添付ステータス(成功または失敗)
  • エラー・ログ(一括ダウンロード・プロセスが失敗した場合)
  • 文書レコードのダウンロードに要した時間

監査データは、次の表で使用できます:

  • hr_dor_mass_requests
  • hr_dor_mass_request_params
  • hr_dor_mass_request_lines

送信済一括ダウンロード・プロセスのデータは、ESSプロセスがパージされるまで使用できます。

フィルタ済リストを使用した文書レコードの一括ダウンロード

フィルタ済リストを使用して、複数個人の文書レコードをダウンロードできます。これらのリストは、「自分のクライアント・グループ」から構成できます。構成済のフィルタ済リストを、「文書レコードの一括ダウンロード」ページの「個人のリスト」フィールドで選択できます。

「フィルタ済リスト」ページの「フィルタ済リスト」構成の条件を満たす就業者のリストをプレビューできます。「文書レコードの一括ダウンロード」で選択する予定の就業者が、プレビューの結果に表示されていることを確認してください。詳細は、HCMアプリケーションでのフィルタ済リストの作成を参照してください。

ノート:
  • この機能は、Redwoodの「文書レコードの一括ダウンロード」ページでのみ使用できます。
  • 「自分のクライアント・グループ」からフィルタ済リストを作成しないと、「文書レコードの一括ダウンロード」ページで使用できません。フィルタ済リストの作成時に、「サブスクライバ」フィールドで「レコードの一括ダウンロード文書」を選択していることを確認してください。

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