Microsoft Wordでの契約条件の編集の仕組み
契約条件は、Microsoft Wordを使用してオフラインで編集でき、編集箇所をWord文書からアプリケーションにインポートして戻すことができます。
「契約条件」タブで「契約のダウンロード」アクションを選択して、契約条件をデスクトップにダウンロードします。 契約条件をオフラインで編集している間、アプリケーション内の契約条件をロックできます。
ダウンロードした契約条件文書を開きます。 ファイルをMicrosoft Wordを使用して編集し、すべての変更を承認するか拒否します。 「契約のアップロード」処理を選択して、変更をアップロードします。 必要に応じて、変更箇所を使用してアプリケーション内の構造化条件を更新するか、単純にファイルとして添付します。 この図に示されている様々なユースケースについては、このトピックの「編集のアップロード」の項で説明します。 アプリケーション内の構造化条件を更新する場合は、変更をレビューして承認する必要があります。
契約条件のダウンロード
契約条件のダウンロードに使用できる処理は次のとおりです。
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ファイル形式: 選択した内容に基づいて、契約をrtfまたはWord形式でダウンロードします。
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ソース:
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再生成済契約条件: アプリケーションに保存された最新の契約情報および変更項目に基づいて契約をダウンロードします。 再生成された文書をダウンロードすると、その文書でトラッキングされるすべての変更がクリアされます。 これは、契約を初めてダウンロードするときにデフォルト・オプションとして使用されます。
ノート: 以前に別の契約からアップロードした契約をダウンロードする場合は、再生成された契約条件オプションを使用する必要があります。 -
最終改訂文書: 契約に対してアップロードされた最新の改訂コピーをダウンロードします。 このオプションでは、アプリケーションで行われた変更は、ダウンロードした契約文書に反映されません。 このオプションは、Microsoft Wordで以前のバージョン間で変更を追跡する場合に使用します。 これは、契約が1回ダウンロードされた後のデフォルト・オプションとして使用されます。
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アップロードまで契約条件をロック: アプリケーション外で作業している間に、他のユーザーが契約条件を編集できないようにします。
アプリケーションの外部で契約条件を編集
Wordで契約条件を編集する準備が整ったので、完全にオフラインで編集するか、Oracle ContractsのMicrosoft Wordアドインを使用するかを選択できます。 どちらの場合もアプリケーションと統合可能ですが、どちらかの方法に統一して作業することをお薦めします。
Wordの.docx形式で契約をダウンロードする場合、コンテンツ・コントロール・ボックスによって制限されることなく、ドキュメント内の任意の場所に契約テキストを入力できます。 コンテンツ・コントロール・ボックスは、システム変数およびユーザー変数に対してのみ表示されます。
Wordファイルで行った編集を使用してアプリケーション内の契約条件を自動的に更新する場合は、次のように行う必要があります。
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編集するためにダウンロードしたファイルのみ使用する。
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Wordの変更管理機能を有効にして変更を追跡し、ファイルをアップロードする前に変更箇所を承認する。
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ここで説明するように、編集内容がアップロードされることに注意してください:
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新しい条項を追加するには、
Clause Titleスタイルを適用します。 [Enter]を押すと、条項テキストが追加されます。 条項テキストが、自動的にNormalスタイルが適用された状態で表示されます。 -
新しいセクションを追加するには、
Headingスタイルを適用します。 -
条項テキストなしで条項タイトルのみが追加された場合、その条項タイトルはインポートされません。
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編集したファイルをアプリケーション内の構造化条件の更新なしで添付する場合は、何の制限もありません。
編集のアップロード
アプリケーションUIまたはWordアドインを使用して、1つの契約をソースとする契約条件文書を、同じ契約または別の契約にアップロードできます。 アドインを使用して契約をアップロードする場合、次を選択できます。
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契約のアップロード: 契約文書をアプリケーション内の元のソースにアップロードします。
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別の契約へのアップロード: 契約文書をアプリケーション内の別のソースにアップロードします。
別の契約へのアップロードを使用する場合、アップロードを続行する前に契約を検索する必要があります。 変更済文書を別の契約にアップロードすると、文書に加えられた変更が「変更のレビュー」ページに表示されます。
アップロードした文書を既存の契約文書と比較するには、既存の契約文書をダウンロードして、比較用の初期バージョンを作成する必要があります。 アップロードした後、アップロードした改訂を「文書」タブに表示できます。
様々なユースケースは、次のオプションの選択によって異なります:
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契約ソース
契約条件のソースをアプリケーションの構造化条件にするか、アップロードするファイルのいずれにするかを指定します。
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契約条件の自動更新
ファイル内の編集をアプリケーションにインポートする場合は、これを選択します。
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レイアウトの構造化条件の保持
このファイルを契約条件のソースとして選択した場合は、契約差異やその他のレポートをレビューするために、アプリケーションで契約条件を保持できます。
次の表は、Microsoft Wordを使用してアプリケーション外で編集した契約条件をアップロードするための様々なオプションの概要を示しています:
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使用事例番号 |
使用事例 |
契約ソースの選択 |
契約条件の自動更新 |
レイアウトの構造化条件の保持 |
結果 |
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1 |
編集箇所をファイルからアプリケーションにインポートする。 |
構造化条件 |
選択済 |
この使用事例には適用されません。 |
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2 |
Wordファイル内の編集が広範囲に及んでいるため、アプリケーションにインポートするのは実際的ではない。 ファイル内の契約条件が非常に異なっているため、アプリケーション内の条件に対する契約差分レポートを実行すると誤解を招く恐れがある。 |
添付文書 |
選択解除 |
選択解除 |
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3 |
編集箇所をアプリケーションにインポートしないが、アプリケーション内の契約条件はレポート用に保持する。 |
添付文書 |
選択解除 |
選択済 |
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4 |
添付ファイルをプライマリ契約文書として指定するが、レポートをより正確にするために変更をアプリケーションにインポートする。 |
添付文書 |
選択済 |
選択済 |
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アプリケーション内の契約条件を自動的に更新する
アプリケーション内の契約条件を自動的に更新することを選択した場合、ファイル内の契約条件がアプリケーション内の契約条件と比較され、変更部分が「変更のレビュー」ページに表示されます。
アプリケーションで考慮されるもの - すべてではない - インポートの変更として編集します。 インポートされる変更の例を次に示します。
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ファイル内に条項を追加すると、構造化条件に条項が追加されます。
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ファイル内で条項を削除すると、構造化条件の条項の削除とみなされます。
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標準条項のテキストを編集すると(スペースの追加も含みます)、標準条項が非標準条項に変わります。
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既存の条項の境界の外部に追加したテキストは、新しい条項としてインポートされます。
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挿入した見出しは、スタイルに応じて、セクションまたは条項のタイトルと解釈されます。 見出しを
ClauseTitle2スタイルを適用して挿入し、続けてNormalスタイルを適用したテキストを挿入した場合、見出しは条項タイトルとしてインポートされ、テキストは条項テキストとしてインポートされます。Heading1スタイルの見出しを挿入した場合は、セクションになります。 -
見出しを付けずに新しい条項を追加した場合は、タイトルを持たない条項の番号に基づいて、条項番号付きの条項タイトルが自動的に作成されます。 最初のタイトルは条項1になり、9番目の条項は条項9のようになります。
契約条件内での条項またはセクションの移動などの一部の編集はインポートされません。 フォントの変更は、別の編集とともに行われている場合のみインポートされます。 たとえば、条項テキストを斜体にした場合、それが唯一の編集であれば無視されます。 また、条項番号またはセクション番号に対する編集もインポートされません。 構造化条件の採番が保持されます。
さらに、Word文書で行った変更項目値の変更もインポートされません。 変更項目値の編集は、アップロード後にアプリケーション内で実行する必要があります。
「変更のレビュー」ページを使用して、変更のすべてを承認または拒否でき、誤って分割された条項をマージできます。 個々の変更を拒否する場合は、アップロードを取り消し、Word文書で追加編集を行ってから再度アップロードする必要があります。
アップロードされたファイルは、サポート文書として保持されます。 ファイル名がアップロード済の前のバージョンと同じ場合は、前のバージョンが上書きされます。