交際費ポリシー

従業員への払戻の対象となる交際および土産物経費を管理するために交際費ポリシーを定義します。

会社は、法律と規制を遵守し、従業員が顧客を接待したり土産物を贈るときに発生する可能性がある不適切な支出を防止する必要があります。この取組みを支援するために、交際支出ルールを定義し、交際ポリシー違反を有効化し、イベント出席者と土産物の受取人に関する情報を取得できます。

交際ポリシーを定義および管理する方法を次に示します。

「設定と保守」作業領域で、次のように選択します。
- オファリング: 財務
- 機能領域: 経費
- タスク: 経費カテゴリ別ポリシーの管理
「ポリシーの作成」リストから「交際」を選択して、「交際ポリシーの作成」ページに移動します。

交際費ポリシーを定義するときは、次の各セクションの説明に従って処理を実行します。

指定した金額を超える経費明細の出席者数を取得するかどうかの決定

経費が指定の限度を超えた場合にのみ出席者数を取得するかどうかを決定できます。これを行うには、オプション「指定した金額を超える経費明細の出席者の数の取得」を選択します。

このオプションを使用すると、従業員は経費が限度を超えている場合にのみ出席者数を入力する必要があります。経費金額が指定限度内にある場合、出席者数の入力は任意です。

会社が出席者名などの他の出席者情報を取得したり、交際費のレート限度ポリシーを適用する必要がある場合は、「出席者情報の取得」オプションを選択します。

取得する出席者関連情報の指定

「出席者の追加」ダイアログ・ボックスで、取得するイベント出席者情報を指定します。これを行うには、「交際ポリシーの作成」ページの出席者情報使用可能セクションで、次のいずれかのチェック・ボックスを選択します。

出席者金額が必要: 選択した場合、従業員はイベント出席者に実際に費やされた金額を入力する必要があります。
従業員名が必要: 選択した場合、従業員は少なくとも1人の従業員をイベント出席者として入力する必要があります。
従業員出席者情報の表示: 選択した場合、「出席者の追加」ダイアログ・ボックスに「従業員」セクションが表示されます。
非従業員出席者情報の表示: 選択した場合、「出席者の追加」ダイアログ・ボックスに「非従業員」セクションが表示されます。

レート限度のタイプおよび通貨数の定義

「交際ポリシーの作成」ページの「レート定義」セクションで、交際費ポリシーのレート限度を有効にするかどうかを決定します。これらを有効にすると、次のことができます。

単一インスタンス、年次、日次のいずれのレート限度タイプを選択します。
交際費ポリシー・レートを単一通貨で定義するか複数通貨で定義するかを指定します。

ノート: ポリシー・レート限度を検証するために通貨レート換算が必要な場合は、Oracle Fusion General Ledgerで換算レートを定義する必要があります。

出席者タイプをレート決定要因として含めるかどうかの決定

交際ポリシーのレート決定要因によって、従業員が交際または土産物経費に対して払戻を受けることができるポリシー・レート限度額が決まります。交際費ポリシーには、1つのレート決定要因、つまり出席者タイプ(従業員または非従業員)があります。

「交際ポリシーの作成」ページの「レート決定要因」セクションで、出席者のタイプをレート決定要因として含めるかどうかを決定します。それらを含めるには、次のような様々な出席者タイプに対して異なるポリシー・レートを定義できます。

従業員

選択すると、「ロール」が選択可能になります。

「ロール」を選択して、従業員等級に基づいて交際費に対して単一、日次および年次制限を適用できます。複数の従業員出席者が交際費を請求している場合、このオプションを有効にすると、各出席者の等級に基づいて限度が適用されます。

「ロール」を有効にすると、「ロール・タイプ」フィールドに「等級」が自動的に移入されます。

経費入力時に、従業員等級がシステムから導出され、適用可能なレートが識別されます。従業員の等級にレートがない場合は、「ルールの作成」ページで「その他すべて」に定義されたレートが使用されます。
非従業員出席者タイプ
- 公共部門の出席者
- 民間企業の出席者

レート決定要因を選択すると、出席者の金額に定義されている限度が適用されます。レート決定要因を定義しない場合、領収書金額合計にレート限度が適用され、出席者ごとの限度は適用されません。

レート決定要因を選択しない場合、レート限度は領収書金額に適用されます。

たとえば、レート決定要因を選択せずに日次合計限度が100 USDの交際ポリシーを定義すると、指定された日付の関連する経費タイプについて従業員が発行したすべての経費の領収書金額合計に対して、100 USDの日次限度が適用されます。

たとえば、次のようなシナリオを考えてみます。

フィールド	値
出席者情報の取得	選択
レート定義	有効
レート限度 – 日次合計限度	選択
レート決定要因	未選択
ポリシー強制
ポリシー違反警告 - 警告許容パーセンテージ	10%
経費精算書発行の防止 - エラー許容パーセンテージ	20%
日次合計限度	200 USD

前述の設定で、従業員が経費精算書を発行した場合、指定された日付の関連する経費タイプについて従業員が発行したすべての経費の領収書金額合計に対して、200 USDの日次限度が適用されます。

Davisは自分とFrankをイベントの出席者として追加した経費精算書を発行します。報告された合計金額は250 USDで、金額は両方の出席者間で均等に分割されています。

ポリシーでレート決定要因が有効になっていないため、日次限度は合計金額に適用されます。この場合、定義されたエラー許容金額の240 USDを超えているため、Davisが経費精算書を発行しようとすると、ポリシー違反エラー・メッセージが表示されます。

レート決定要因として従業員または非従業員を選択した場合、レート限度は出席者ごとに適用されます。

たとえば、日次合計限度が100 USDで従業員をレート決定要因として交際ポリシーを定義した場合、指定された日付のその経費タイプについて、従業員出席者ごとに100 USDの日次限度が複数の経費精算書にわたって適用されます。

たとえば、次のようなシナリオを考えてみます。

フィールド	値
出席者情報の取得	選択
レート定義	有効
レート限度 – 日次合計限度	選択
レート決定要因	従業員選択済
ポリシー強制
ポリシー違反警告 - 警告許容パーセンテージ	10%
経費精算書発行の防止 - エラー許容パーセンテージ	20%
日次合計限度	200 USD

前述の設定で、従業員が経費精算書を発行した場合、指定された日付のその経費タイプについて、従業員出席者ごとに200 USDの日次限度が複数の経費精算書にわたって適用されます。

Davisは、自分とFrankを出席者として、金額を両方に均等に分割した250 USDの経費精算書を発行します(Davis: 125 USD、Frank: 125 USD)。

Frankは250 USDの同じ経費を追加し、自分とDavisを出席者として追加し、金額を両方に均等に分割します(Davis: 125 USD、Frank: 125 USD)。出席者1人当たりの日次限度は200 USDで、エラー許容範囲は20%であるため、出席者1人当たりの1日の最大払戻可能金額は240 USDです。DavisとFrankの両方に対して125 USDがすでに発行されているため、Frankはこれらの出席者に対して115 USDの経費のみを発行できます。そのため、両方の出席者がポリシー限度を超えているというエラーが表示されます。

交際費ポリシーを適用するかどうか、およびその方法の決定

「交際ポリシーの作成」ページの「ポリシー強制」セクションで、交際費ポリシーを適用するかどうかを決定します。適用するには、次のいずれかを選択します。

経費が定義済レートを超えた場合、レート限度額のみを払い戻します。たとえば、顧客への土産物に対するレート限度が25 USDで、従業員が30を費やした場合、払戻は25になります。
経費が定義済レートを超えた場合、ポリシー違反を生成します。
- 警告: 警告の計算にはパーセントが使用されます。警告許容金額は次のように計算されます。
```
Policy Rate * (1+Warning Tolerance/100)
```
  警告許容範囲を超える金額の経費精算書で経費を発行すると、「交際ポリシーの作成」ページの「ポリシー強制」セクションで「警告をユーザーに表示」チェック・ボックスが選択されている場合、警告が表示されます。
  
  ノート: 「警告をユーザーに表示」チェック・ボックスが選択されているかどうかに関係なく、承認者には常に警告が表示されます。
- エラー: エラーの計算にはパーセントが使用されます。エラー許容金額は次のように計算されます。
```
Policy Rate * (1+Error Tolerance/100)
```
  エラー許容範囲を超える金額の経費精算書で経費を発行すると、経費精算書は発行されません。

レート限度額の定義

交際費ポリシーの定義を終了して保存した後、「レートの作成」ダイアログ・ボックスで交際レート限度額を定義できます。

ノート: 開始日と終了日が重複するレートは無効です。

交際費ポリシーと経費タイプの関連付け

交際ポリシーを経費タイプに関連付ける前に、「経費カテゴリ別ポリシーの管理」ページからポリシーをアクティブ化する必要があります。これを行うには、ポリシーを選択し、「処理」メニューから「アクティブ化」オプションを選択します。

最後の一連のステップは次のとおりです。

「経費精算書テンプレートの作成」ページで、交際のテンプレートを作成するか、既存の交際テンプレートを選択します。
「経費精算書テンプレートの作成」ページの「経費タイプ」タブで、交際費タイプを作成します。
「経費タイプの作成」ダイアログ・ボックスで、交際費タイプを作成します。
「経費タイプの作成」ダイアログ・ボックスの「ポリシー」タブで、交際費ポリシーを選択し、開始日と、必要に応じて終了日を指定します。

交際ポリシー・レートが設定された後、従業員がポリシーに違反する経費を含む経費精算書を発行すると違反が発生します。