受諾済オファー・レターでの電子署名の構成

受諾されたオファー・レター内の電子署名セクションには、状況に適したコンテンツが表示されます。電子署名構成は、採用担当者が元の方法または解決済トークン方法を使用してオファー・レターを調整できるかどうかによって異なります。

オファー・レター・テンプレート内の電子署名

候補者が自分のジョブ・オファーを受け入れるためにフル・ネームを指定すると、その受諾の時間、日付およびIPアドレスが追跡されます。多くの企業では、このレベルの検証と追跡を電子署名と見なしています。採用担当者が候補者に代わってジョブ・オファーを受諾した場合、同様の情報ユーザーの名前とその受諾日時も追跡されます。これらの値はすべて、受諾後に候補者または他のユーザーがレターを表示したときに、通知の最後に電子署名セクションに表示されるオファー・レターの一部となるように構成できます。

オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)の条件リージョンは、オファーが受け入れられた場合にのみ、各候補者のオファー・レターの電子署名セクションとしてこの受入関連情報を表示するように構成できます。たとえば、1文または箇条書きの1つを調整し、候補者が特定のIPアドレスから応答を提供したことを示すことができます。それが正確であれば、代替の文または箇条書きにより、オファー・チームの特定のメンバーが特定の日に候補者の受諾を記録したことを示すことができます。条件付き構成では、受諾されたオファー・レターで適切なもののみが表示され、ステータスがオファー - 提示済のときにユーザーがオファーを表示したとき、または候補者をオファー - 下書きステータスに戻したドラフトの後には、どちらも表示されません

複数言語での電子署名

組織で異なる言語でジョブ・オファー・レター・テンプレートを管理する場合は、各言語で表示されるように電子署名セクションを構成することをお薦めします。

このシナリオをよく説明するには、「複数言語用のジョブ・オファー・レター・テンプレート」のトピックで説明するユースケースを使用します。

単純なユースケースの場合、採用コンテンツ・ライブラリの4つのジョブ・オファー・レター・テンプレートのそれぞれの最後に2つの条件付きセクションまたは文を追加する必要があります。 2つの英語のオファー・レター・テンプレートには、候補者のライト電子署名受諾または候補者の代理としての採用担当者の受諾について説明する条件付きの2つの英語の文が含まれます。 2つのスペイン語のオファー・レター・テンプレートには、類似した条件付きの2つのスペイン語の文が含まれます。
複雑なユースケースの場合、各ジョブ・オファー・レター・テンプレートの最後に、受入れに関連するセクションまたは文がすべて存在する可能性があります。このような状況では、各文により、候補者の受諾または採用担当者の受諾による表示条件と、候補者がジョブに応募した言語が指定されます。

修正済オファー・レター・コンテンツの電子署名

ビジネスで、オファー・レターの電子署名セクションまたは文に、デフォルトのシード済テンプレートの変更や様々なオーディエンスまたは言語に対するバリエーションを含める必要がある場合は、オファー・レターの内容の調整に使用する方法によって影響を受けることがあります。

オファー・レターの調整なし: 採用担当者がオファー・レター・コンテンツを調整することを許可しない場合、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内で電子署名条件セクションを構成することのみが必要です。候補者が自分のオファー・レターを表示するとき、およびユーザーがプレビューするときは、この候補者に関連する構成済条件に基づいて、適切な文または箇条書きのみが表示されます。これらの条件には、多言語要件を含めることができます。
解決済のトークンなしでオファーをダウンロードします。組織で採用担当者がすべてのトークン(元の方法)でオファー・レターをダウンロードおよび調整できる場合、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内で電子署名条件付きセクションを構成することのみが必要です。採用担当者が、特定の候補者のオファー・レターを選択してダウンロードすると、すべての状況について目的のすべてのトークンと条件文が表示されます。採用担当者がこれらのトークンおよび条件を削除しないかぎり、電子署名セクションは再アップロードされるときにレターに残ります。その後、候補者が自分のオファー・レターを表示したとき、ユーザーがプレビューすると、適切な文やセクションのみが適切な言語変更で表示されます(ある場合)。
解決済のトークンを持つオファーのダウンロード: 組織が、解決済トークンのオファー・レターをダウンロードするように設定を構成している場合、デフォルトからのバリエーションが必要な場合は、デュアル構成でライトの電子署名セクションを一貫して表示する必要があります。これらのバリエーションは、各文の翻訳を異なる言語で表示したり、たとえば特定の採用タイプにあまり正式でない文章を含める必要がある場合に使用できます。

まず、電子署名条件付きセクションは、採用コンテンツ・ライブラリに移動するすべてのオファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)内に構成する必要があります。これは、採用担当者がジョブ・オファー・レターを調整する必要がないすべての候補者に使用されます。採用担当者は、オファー・フローのメニューからレターを選択するのみでダウンロードしないため、テンプレートの電子署名関連の条件は取り除かれません。そのため、候補者が自分のオファー・レターを表示してプレビューすると、適切な文や情報が表示された電子署名領域があります。

次に、別の電子署名条件セクションをBI Publisher内の共有集中管理で構成でき、採用コンテンツ・ライブラリでは処理されません。サブテンプレートと呼ばれる機能に基づいて、デフォルト電子署名領域は、採用担当者によってダウンロードおよび調整されたオファー・レターの最後に追加されます。この電子署名サブテンプレート内では、管理者は任意の数の条件付き文または箇条書きを構成し、必要に応じて任意のオファー・レター・テンプレートの末尾に追加できます。この2番目の電子署名サブテンプレート構成は、採用担当者が解決済トークン方法を使用してオファー・レターをダウンロードおよび調整する場合、すべてのトークンが解決され、関連するすべての条件がテンプレートから削除されるため必要です。これにより、採用担当者は、その時点のその候補者に適したレター・コンテンツのみを表示できます。オファー - 下書きステータスには、まだ受入値がないため、電子署名の条件セクションは、現在は無関係であるため、ダウンロード時に削除されます。その後、候補者が自分のオファー・レターを表示し、その内容をプレビューすると、電子署名のない調整済レターと電子署名を持つサブテンプレートが結合されます。

BI Publisherオーサリング機能がある場合は、「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「ジョブ・オファー・レター電子署名」で元の電子署名サブテンプレートを検索できます。

すべての候補者の状況に適した電子署名情報(ジョブへの応募方法に応じた様々な言語など)を表示する必要がある場合は、このサブテンプレートの独自のバージョンを作成できます。オリジナルのサブテンプレートをパーソナライズし、編集して目的の文や箇条書きを条件付きで何回でも繰り返すようにします。