監査処理
「経費精算書の監査」ページで適切なオプションを選択することにより、経費精算書に対して監査処理を実行できます。
「処理」メニューから特定のオプションを選択すると、関連情報を入力するためのダイアログ・ボックスが表示されます。「監査完了」および「領収書の放棄および監査完了」処理を除いて、このダイアログ・ボックスでは従業員への通知の送信がトリガーされます。通知はEメールで送信されるか、Oracle Fusionアプリケーションからワークリストを介してアクセスできます。
経費精算書が従業員のマネージャからの承認を受けていない場合でも、「経費システム・オプションの管理」ページの「経費精算書監査承認」選択リストが「マネージャ承認と並行」に設定されていると、引き続き、経費精算書を監査したり、監査処理を実行したりできます。
監査処理には次のものがあります。
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監査完了。
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経費精算書の否認。
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詳細情報の要求。
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領収書の放棄/領収書の放棄および監査完了。
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ユーザーへの警告および監査完了。
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保留解除。
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マネージャの承認確認。
選択した監査処理および経費精算書の内容に基づいて、Expensesによって経費精算書のステータスが修正されます。
「経費精算書の監査」ページの「処理」メニューには、前述の処理に加えて、複数の添付がある経費精算書を簡単に確認および印刷できる「添付ありの印刷プレビュー」オプションもあります。詳細は、複数の添付がある経費精算書を印刷できますかを参照してください。
監査完了
監査を完了するには、「経費精算書の監査」ページの「監査完了」ボタンをクリックします。「監査完了」処理の結果、次のようになります。
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従業員による処理は必要ありません。
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マネージャの承認が完了すると、経費精算書ステータスが「支払待ち」に設定され、Oracle Fusion Payablesで支払処理ができるようになります。
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行った一部支払または明細修正は、払戻金額に反映されます。
経費精算書の否認
経費精算書を否認するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「経費精算書の否認」オプションを選択します。従業員は、否認事由、特定の読取り専用指示、および追加指示が含まれた通知を受け取ります。「経費精算書の否認」処理を選択した結果、次のようになります。
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「否認済」ステータスの経費精算書が従業員に差し戻されます。
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従業員は経費精算書を再発行または削除できます。
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否認済の経費精算書は、承認する前に、要求された解決策を講じて従業員が再発行する必要があります。
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再発行された経費精算書は、監査する前に、すべての必要な承認を完了する必要があります。
詳細情報の要求
経費精算書の詳細情報を要求するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「詳細情報の要求」オプションを選択します。従業員は、要求事由、特定の指示および追加指示が含まれた通知を受け取ります。「詳細情報の要求」処理を選択した結果、次のようになります。
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従業員は差し戻された経費精算書を再発行する必要はありません。必要に応じて、通知に返信できます。
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経費精算書ステータスは「経費監査者承認待ち」のままです。
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要求した情報を従業員から受信する前に監査を完了できます。
領収書の放棄/領収書の放棄および監査完了
経費精算書の監査が完了し承認されたときに領収書を放棄するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「領収書の放棄」オプションを選択します。「領収書の放棄」処理を選択した結果、次のようになります。
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従業員は通知を受け取りません。
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領収書ステータスは「放棄」に設定されます。
経費精算書の監査を完了する前に領収書を放棄するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「領収書の放棄および監査完了」オプションを選択します。この処理は、経費精算書の処理を完了しておらず、受領されていない領収書を必要とする経費が経費精算書に含まれている場合のみ、実行可能です。「領収書の放棄および監査完了」処理を選択した結果、次のようになります。
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従業員は通知を受け取りません。
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従業員が処理を実行する必要はありません。
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経費精算書ステータスが「支払待ち」に設定され、Oracle Fusion Payablesで支払要求作成ができるようになります。
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領収書ステータスは「放棄」に設定されます。
ユーザーへの警告および監査完了
問題のある経費について従業員に警告し、引き続き監査を完了するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「ユーザーへの警告および監査完了」オプションを選択します。従業員は、処理事由および入力した追加指示を含む通知を受け取ります。「ユーザーへの警告および監査完了」処理を選択した結果、次のようになります。
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会社のポリシーをレビューするように薦める通知が従業員に送信されます。
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マネージャの承認が完了すると、経費精算書ステータスが「支払待ち」に設定され、Payablesで支払要求作成ができるようになります。
保留解除
経費精算書の支払保留を解除するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューから「保留解除」オプションを選択します。この処理は、経費精算書が領収書待ちになっている場合にのみ実行可能です。従業員は、特定の読取り専用指示を含む、経費精算書の支払保留が解除されたことを示す通知を受け取ります。「保留解除」処理を選択した結果、次のようになります。
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経費精算書全体に対する支払保留が解除されます。
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経費精算書ステータスが「支払待ち」に設定されます。
マネージャの承認確認
承認マネージャに以前の経費精算書承認の確認を依頼するには、「経費精算書の監査」ページのヘッダーにある「処理」メニューからマネージャの承認確認オプションを選択します。この処理は、マネージャがすでに経費精算書を承認し、ステータスが「経費監査者承認待ち」に設定されている場合にのみ実行可能です。承認マネージャは、特定の読取り専用指示および入力した追加指示を含む通知を受け取ります。マネージャの承認確認処理を選択した結果、次のようになります。
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行った変更はすべて破棄されます。
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経費精算書の承認を要求する通知が従業員の直属のマネージャに送信されます。
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経費精算書ステータスが「マネージャ承認待ち」に設定されます。
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マネージャ承認を要求したため、引き続き、この経費精算書に割り当てられます。