予算管理の実装: Vision市

Vision市

Vision Cityは、カリフォルニア州北部の小さな架空の都市です。市は、次の要件に対応するためにOracle ERP Cloudを購入します:

予算策定および計画から予算実行サイクルまでのアナリティクスを改善
予算消費の分析とモニタリングの改善
トランザクション・ユーザーの予算問題の可視性の向上
合理化された法的および管理レポート

主要資金および資金ソース

市の主な収益源は、消費税と資産税です。市全体の支出は、次の資金に分かれています:

一般資金
廃水基金
資本資金
内部サービス資金
市債ファンド

予算管理が必要な主要な都市全体の支出は、一般基金にあります。これらの5つの支出領域は、一般基金によって資金供給されています:

一般政府
公共の安全(警察と火災)
公園とレクリエーション
コミュニティ開発
公共事業

Vision市組織

Vision Cityの政府は部門に編成されており、下位レベルの部門は、このチャートに示すように上位レベルまたは上位の部門にロールアップされます。

この図は、様々な部門とその階層を示すVision City組織チャートを示しています

市には、部門階層の詳細レベルで購買承認および予算支出を管理する部門マネージャがあります。行政に対する一般資金支出に関する公的報告は、業務から分離されています。市議会を代表する財務部門では、オブジェクト・レベルまたは勘定科目レベルで支出のタイプに関するレポートが必要です。

財務管理サイクル

市の財務管理サイクルは、主に来年の予算計画を中心に展開し、今年も順調に進んでいます。予算は、市が会計年度中にどのようにお金を受け取り、支出するかに関する財務計画です。

財務管理サイクルには、次の4つのフェーズがあります:

計画および予算: 目標に優先順位を付け、これらの目標を達成するための資金の配分を決定します。
予算の実装: 記録、経費のモニタリングおよび管理のために、目標を市の組織構造内の特定のプログラムおよび部門にマップします。
支出モニタリング: 割り当てられた予算金額がOracle ERP Cloudに正しく反映され、支出に対して適切な管理が設定されていることを確認してください。
照会およびレポート: 前期間の予算と支出を反映するために、パブリックおよび部門長の定期レポートを生成します。予算転送を実行し、予算管理上書きリクエストを承認します。

各部門の責任者は、支出の承認と予算の管理を行い、関連する目標を確実に満たします。

計画および予算

計画および予算編成フェーズは、8月に開始され、3月まで続きます。提案された予算は4月に準備され、5月と6月に公的な見直しと公聴会が可能です。最終採択予算は7月1日に公表されます。

計画および予算編成フェーズには、次の4つのステップがあります:

翌年のプランの作成
戦略目標および目的の定義
予算の準備
予算のレビュー

翌年のプランの作成

計画および予算策定フェーズのこのステップは、予算の優先順位と来年の予想資金を決定することです。部門は、プロジェクトの資金調達と実現可能性をレビューします。部門管理者またはその担当者が、前年度の目標と予算支出を確認します。部門管理者は、前年のベンチマークからのパフォーマンス・ハイライトや部門別の結果などのレポートも確認します。

戦略目標および目的の定義

目標が確定され、予算割当が調整されます。財務部門は、複数の資金調達シナリオを提案し、収益と資金調達を予測しています。

予算の準備

予算マネージャは、レビューのために暫定予算を準備します。予算金額は、部門およびプログラムに割り当てられます。部門マネージャは、担当するプログラムに予算を割り当てます。

予算のレビュー

予算案は市の管理者と議会によって審査されます。また、レビューのために公開されています。最終予算が公開され、新しい会計年度に採用されます。

予算の実装

予算が採用されると、会計年度の初めに消費できます。支出のコントロールが施行されました。

公安は市内で最も高い支出であり、外注され、資金は供給者によって管理され、支出に関する月次報告が市に提供されます。このケース・スタディでは、市の直接管理下にある2つの主な機能、すなわち総政府と公園とレクリエーションに焦点を当てています。

支出モニタリング

Vision Cityでは、すべての支出を予算管理検証の対象にする必要があります。購買依頼時に資金管理を有効にして、依頼者が購買依頼を承認者に発行する前に予算の問題を認識するようにします。購買依頼から購買オーダーおよび請求書への差異は、予算管理と、予算計上された勘定科目に影響を与える手動仕訳にも適用されます。

組織によっては、購買依頼時に予算管理をバイパスし、購買オーダーの準備時にのみ管理を強制することを選択する場合があります。これにより、バイヤーは、そうでなければ拒否された購買リクエストを完了する管理を強化できます。ただし、Vision Cityでは、リクエストに対する予算が不十分な場合に、リクエスト者にできるだけ早く通知するよう優先します。

照会およびレポート

予算年度中に、予算マネージャは次のタスクを実行します:

予算の全体的な健全性を監視
潜在的な予算の問題を部門マネージャに警告
資金不足の上書き
予算転送または修正を実行
定期的なレポートの管理の準備
パブリック用の定期レポートを準備

実装に関する主な考慮事項: 企業体系

Vision Cityの予算マネージャは、高速実装スプレッドシートを使用して勘定体系を定義します。

勘定体系には、次のセグメントがあります:

資金: 資金とその貸借一致セグメントによるレポートを使用可能にすると、すべてのトランザクションが資金別に貸借一致する必要があります
部門: 階層関係を含む組織構造をミラー化します
プログラム、オブジェクトおよびロケーション: 詳細なトラッキングと分析を提供
将来使用予定: 必要に応じて、将来簡単に拡張できます

予算マネージャは、高速実装スプレッドシートにセグメント名、値および階層を入力し、7月1日を会計年度の開始として設定します。その後、.csvファイルを生成してOracle Financials Cloudにアップロードし、新しく定義された勘定体系にリンクされた元帳およびビジネス・ユニットを含む、必要なすべての企業体系を作成します。

実装に関する主な考慮事項: 予算編成

予算入力および承認

Vision Cityは、これまでスプレッドシートで予算を管理してきました。彼らは、予算のオープン・インタフェースを使用して予算をOracle Financials Cloudに定期的にロードするだけで、このアプローチを継続することを検討しました。ただし、Vision Cityでは、Oracle Financials Cloudとシームレスに統合されたOracle EPM Planning and Budgeting Cloud Service (EPM Planning)を使用することを選択し、Vision Cityのスプレッドシートにない管理機能と制御機能を提供します。

Vision Cityでは、資金、オブジェクト、部門およびプログラム別に予算を策定し、これら3つのセグメントに基づいてEPM Planningの予算編成アプリケーションを定義します。支出をより細かいレベルでトラッキングするための追加のセグメントが勘定体系に含まれますが、これらのレベルでは予算編成されません。

予算管理および実績予算分析で使用するために、EPM PlanningからOracle Financials Cloudに予算情報を直接書き込むマッピング・ルールを定義します。事業所レベルおよび将来の使用レベルでは予算を計上しないため、予算内でこれらのセグメントの値として000が自動的に入力されます。また、予算策定プロセスで使用するために、実績残高をOracle Financials CloudからEPM Planningに転送するためのマッピング・ルールも定義します。

予算管理での予算の使用

予算をOracle Financials Cloudにロードする前に、Vision Cityはまず管理予算を定義します。管理予算では、次のパラメータを含め、支出の管理に予算がどのように使用されるかを指定します:

トランザクションのタイプ: 購買依頼と購買オーダー、請求書、手動仕訳、購買受入。
制御レベル:
- 絶対: 予算が不十分な場合はトランザクションを却下します。
- 顧問: トランザクションの続行を許可しますが、予算違反をユーザーに通知します。
- 追跡: 予算違反をユーザーに通知せずにトランザクションを続行できますが、予算対消費レポートについては引き続きレポートします。
- None: アクティビティを追跡しません。
例外条件: 1つのコントロール・レベルをデフォルトとして設定し、特定の資金や部門グループなどの例外条件では別のコントロール・レベルを使用します。管理予算全体の管理レベルとして「なし」を使用することはあまり意味がありませんが、「なし」をデフォルト・レベルとして使用し、特定のケースでより厳密な管理を実施するために例外条件を設定することが適切な場合もあります。
許容範囲: ユーザーが、許可された予算を超えて支出できるかどうか、および可能な場合は、その金額によって支出できるかどうか。
上書き: 拒否されたトランザクションの続行をユーザーが許可できるかどうか。許可されている場合は、どのユーザーとどのような条件で許可するか。

Vision Cityは2つの管理予算を定義: 1つは支出管理用、もう1つは管理レポート用です。

管理予算属性	月次レポート	年次コントロール
カレンダ(7月1日-6月30日)	12期間(毎月1つ)	1期間(年)
セグメント - 階層	資金オブジェクト部門プログラム事業所将来使用予定	資金部門(レベル2) プログラム
管理レベル	追跡 - 資金残高のみにトランザクションの影響を記録	絶対 - 資金不足のトランザクションを停止
ソース予算タイプ	その他	管理予算
ソース予算	月次レポート	月次レポート(この予算では月次予算からの残高が要約され、個別に保守されません)
Tolerance/Override	なし	財務の予算マネージャは、不十分な資金を承認および上書きできます
例外	収益、資産および負債の勘定科目は予算管理から除外されるため、管理レベルは「なし」です	公安部門は外注され、支出はプロバイダによって管理されるため、トランザクション管理レベルは勧告です廃棄水基金は保管資金であり、予算管理の対象ではないため、取引管理レベルは「なし」に設定されています収益、資産および負債の勘定科目は予算管理から除外されるため、管理レベルは「なし」です

Vision Cityは、予算をEPM Planningに入力し、予算データを月次レポート管理予算にロードします。その他の管理予算(年間管理)では、予算ソースとして月次レポートが使用されます。したがって、Vision Cityでは2つの予算セットを入力しません。一方の管理予算ではもう一方の管理予算から金額が導出されます。この設定により、Vision Cityは、トランザクション管理よりも詳細なレベルでレポートと分析を実行できます。

予算調整

Vision CityはEPM Planningを予算策定ソリューションとして標準化しましたが、予算調整を直接Oracle Financials Cloudで管理することを選択しました。 Oracle Financials Cloudには、予算調整用のスプレッドシート・インタフェースが用意されています。 Vision Cityでは、少数の予算マネージャ・グループが予算調整を入力できます。また、次のタスクを実行できる「その他」ソース予算タイプの使用も選択しています:

サード・パーティ・ソフトウェアの予算入力およびFBDIを使用した予算のロード
「スプレッドシートへの予算の入力」タスクの使用
「予算管理残高のレビュー」ページの「予算転送」セクションを使用して予算転送を入力

今後、Vision CityはEPM予算改訂プロセスを採用し、ソース予算タイプをEPM Financialsモジュールに再分類する予定です。 EPM Financialsモジュール・ソース・タイプを使用すると、次のタスクを実行できます:

Planningを使用してEPMに予算を入力し、データ交換を使用してOracle Financials Cloudにロード
予算改訂を使用したEPMの予算改訂および残余予算引当処理を使用したロード

再分類が発生すると、EPM Planningは予算の信頼できる唯一のソースとなり、その結果、Vision CityはFBDI、スプレッドシートまたは予算転送を使用して予算調整を管理できなくなります。かわりに、すべての調整はEPM予算改訂で開始され、提供された統合を使用してOracle Financials Cloudに送信されます。

Vision Cityは、収益勘定と支出勘定の両方の財務レポートをサポートするために、一般会計に予算をロードすることを選択しました。 Vision Cityは、予算管理内の支出勘定のみを管理するため、支出勘定を予算管理にロードするのみです。両方の管理予算で、「なし」、「すべての収益」および「貸借対照表」勘定科目を除外する補足ルールが設定されています。 Vision Cityは、収益と支出について単一の財務レポートでレポートする必要があるため、すべての財務レポートにGeneral Ledgerを使用し、管理レポートに予算管理を使用することを選択しました。

Vision Cityでは、初期予算残高と調整済予算残高を個別にレポートできるように、2つの一般会計予算シナリオが設定されています。

当初予算をロードする初期
調整時に月次レポート管理予算と同期する月次レポート
ノート:
Vision Cityで予算改訂が実装されている場合、管理予算として正確な名前の予算シナリオが存在する場合に、提供された統合によって予算調整がGeneral Ledgerに自動的に同期されます。そのため、Vision Cityでは、管理予算名をシナリオ名として使用することを選択し、将来予算改訂が実装されるときに影響がないことを確認します。

Vision Cityは、予算管理ダッシュボードの「スプレッドシートに予算を入力」タスクを使用して予算調整を行うため、これらのオプションを使用して、月次管理予算を月次レポート総勘定元帳予算シナリオと同期させます:

フィールド	オプション
予算使用	予算管理検証および一般会計レポート
予算入力分類	予算改訂
管理予算	月次レポート
予算シナリオ	月次レポート
予算金額の入力	現在の予算に対する加算または減算

Vision Cityでは、収益予算も両方の一般会計予算シナリオにロードされます。会計年度の初めに、収益勘定科目が初期予算シナリオおよび月次レポート総勘定元帳予算シナリオにロードされます。年間を通して収益勘定に対して予算調整が行われると、月次レポート総勘定元帳予算シナリオのみに対して調整が行われます。収益勘定については、一般会計ダッシュボードの「スプレッドシートでの予算の作成」タスクを使用するか、フラット・ファイルからFBDI予算データをインポートして、変更をロードできます。

実装に関する主な考慮事項: トランザクション管理

一般政府、行政サービスまたは公園およびレクリエーション部門から資金を消費するトランザクションは、続行する前に予算引当を渡す必要があります。残余予算引当は、購買依頼または購買オーダーの承認、請求書の検証、購買受入配分の作成、手動仕訳の転記中に自動的に実行されます。ユーザーはオプションで、トランザクションを送信する前に資金をチェックして、トランザクションが通過することを確認できます。 Vision Cityでは、購買依頼時に予算管理を強制しないことを選択するため、最初の管理ポイントは購買オーダー承認です。

公安部門から資金を消費する取引は勧告管理のみの対象となるため、これらの取引の処理を続行するために残余予算引当は必要ありません。トランザクションは月次レポート管理予算に対してもチェックされますが、これはトラッキングのみであるため、予算違反は強制されません。

予算管理インフォレット

「消費済予算」インフォレットと「使用可能資金」インフォレットを使用すると、予算マネージャは、重要な管理予算および予算勘定の資金消費と資金可用性をすばやく表示および追跡できます。これらのインフォレットは、リアルタイムのトランザクションに基づいて予算ポジションを把握し、予算マネージャに潜在的なリスクを警告します。各予算マネージャは、インフォレットごとに最大5つの異なるインスタンスを構成できます。

「消費済予算」インフォレットには、選択した予算勘定科目グループの予算消費が表示されます。インフォレットを拡張して、管理予算の消費率が最も大きい予算勘定を表示できます。拡張ビューでは、予算勘定リンクをクリックして、使用可能資金の詳細を表示することもできます。

「使用可能資金」インフォレットには、指定した予算勘定の現行期間予算の未使用部分に基づいて、使用可能資金の金額とパーセントが表示されます。「引当後残余予算額」リンクをクリックし、その予算勘定の使用可能資金に関するその他の詳細を表示できます。

予算マネージャ照会およびレポート

予算管理ダッシュボードを使用すると、予算マネージャは要約資金および部門残高をモニターし、特定の勘定科目およびトランザクションにドリルダウンできます。その勘定科目組合せの予算管理残高をレビューするには、予算モニターの残高リンクをクリックします。さらにドリルダウンして、特定の期間および残高タイプの予算管理トランザクションをレビューできます。このページで、予算マネージャは特定のトランザクションにドリルできます。

予算管理例外レポート

例外レポートは、予算の健全性を追跡します。予算管理の失敗があるトランザクションはグループ化されてレポートされます。

上書き

資金が不十分で、資金管理のためにトランザクションが失敗した場合、トランザクション・ユーザーは上書きをリクエストできます。これにより、予算マネージャに自動的に通知され、通知にトランザクション詳細へのリンクが含まれます。予算マネージャ・ダッシュボードでは、「注意が必要」および「自分からリクエスト済」の下に上書きがリストされ、上書きリクエストの予算管理結果が表示されます。

部門長の照会とレポート

市は、予算消費を承認およびモニタリングする部門長の予算消費の分析とモニタリングを改善するために、Oracle ERP Cloudを選択しました。部門長の主なユース・ケースは次のとおりです:

予算が順調に進んでいることを確認するための定期レポート
予算が低い場合に「資金を探す」ためのアドホック分析
来年の予算計画

予算管理トランザクション詳細は、予算管理分析レポートからモニターできます。この対話型Business Intelligenceパブリッシャ(BI Publisher)レポートは、次の3つのレイアウトに付属しており、完全に構成可能です:

使用可能資金トレンド
使用可能な資金の表示
取引先活動

Vision Cityでは、管理予算管理タスクがなくても、すべての部門長およびスタッフが予算モニターを使用できるように、カスタム予算照会ロールの作成も選択しています。詳細なステップは、My Oracleサポート・ドキュメント2501873.1を参照してください。

Vision Cityでは、集計レポートに階層を使用するために、オブジェクト・セグメントおよび部門セグメントの月次レポート管理予算にレポート・ツリーを予算管理キューブに追加しました。

使用可能資金トレンド・レイアウト

「使用可能資金トレンド」レイアウトには、資金、部門およびオブジェクト別の残高、および残高の対応するトランザクション詳細が表示されます。

使用可能資金レイアウトの表示

「使用可能資金の表示」レイアウトには、予算、取引約定、債務負担、支出および使用可能資金残高が予算勘定別に表示されます。さらに、予算期間または資金でフィルタできます。

通常、取引約定列は購買依頼の未回収残高を表しますが、この予算引当タイプの手動予算引当仕訳も含まれます。「義務」列は、適切な手動予算引当仕訳を含む、購買オーダーの未回収残高を表します。支出列には、請求書と実績仕訳が含まれます。

取引先活動レイアウト

「勘定科目アクティビティ」レイアウトには、勘定科目残高と、各勘定科目の予算を消費した特定のトランザクションの詳細が表示されます。インタラクティブ・レイアウトでは、予算勘定および予算期間でさらにフィルタリングできます。

「予算管理 - トランザクション・リアルタイム」というOracle Transactional Business Intelligence (OTBI)サブジェクト領域は、アドホック拡張問合せにも使用できます。このサブジェクト領域には、予算管理およびソース・トランザクション属性が含まれます。

定期的なパブリックおよび管理レポート

Oracle Financial Reporting Centerは、財務情報にリアルタイムでアクセスできる独自の多次元レポートおよび分析プラットフォームを提供します。ユーザーは、業務会計に使用されるアプリケーションと同じアプリケーションから、異なるパースペクティブからデータを迅速にレポートおよび分析できます。

レポートでは、ユーザーが次のことを実行できます:

残高からアクティブなトランザクションに動的にドリルダウン
多次元分析を実行し、どこからでもドリルダウン
すべてのユーザーが同じ情報ソースからディシジョンを行っていることを確認

市区町村では、予算管理残高からの資金残高に基づいて3つのレポートがユーザーに提供されます。これらは予算によって保護され、部門長の予算管理者によって定期的にパブリッシュされます。

部門別残高
予算対実績
年間の比較

年末のパブリックおよび管理レポート

Oracle Financial Reporting Centerは、会計残高に関する管理および公開レポートのためのレポートを合理化し、Vision Cityは次のことを可能にします:

中央のロケーションからアクティブまたは事前公開された財務レポートを安全に配布してアクセス

この郡市区では、総勘定元帳残高を使用して次の財務レポートが作成されます:

試算表

これらの政府全体の財務諸表は、セカンダリ完全見越元帳から作成されます:

正味ポジションの明細書
活動内容

次の政府資金財務諸表は、プライマリ変更済経過勘定元帳から作成されます:

貸借対照表
収益、支出および資金残高の変更の明細書
活動内容
予算比較スケジュール
ノート: Vision Cityでは、例外なく、変更済経過勘定会計を予算ベースとして採用しています。

結論

Oracle ERP Cloudは、Vision Cityに、購買サイクル全体を管理するための堅牢なアプリケーションを提供し、予算内に収まるように厳密な管理を行います。都市がこれまでに導出できた以上の予算がどのように使用されているかについて、豊富な可視性とインサイトを提供します。こうした洞察力を高めることで、より効率的な資金配分と、納税者やその他の資源の利用が促進されます。 Vision Cityの従業員は、トランザクション管理や購買プロセスの心配に費やす時間を減らし、Vision Cityの市民に都市サービスを提供することに集中する時間を増やすことになります。