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GL勘定科目およびプロジェクト・レベル管理による年末繰越: イン市

イン市は北米にあり、予算年度が7月1日から6月30日までとなっている1年予算があります。 支出は、プロジェクトおよび一般会計の勘定科目レベルで予算管理されます。

予算計画では、一部のオーダー義務および同等の予算金額を翌年に繰り越すことができます。 余剰資金を新年に繰り越すことはできません。

年度末に、予算および使用可能資金残高に影響を与えるこれらのビジネス・プロセスが発生します。

• 購買依頼が取り消されました
• 請求されていない購買受入は見越計上されます
• 来年までの継続の予算編成を満たさない購買オーダーは取り消されます
• 購買オーダーと照合された保留中の請求書は処理済または取消済です

購買および買掛/未払金請求プロセスは一元化されていますが、受入入力は分散化されているため、財務部門には年度末計画のサブジェクト領域間エキスパートが含まれます。

購買オーダー繰越の準備

購買オーダー繰越プロセスに備えるために、City of Sunshineは年度末クローズ・プロセスの計画を開始し、プロセス内の主要な参加者と実行されたステップを識別します。 4月1日から4月30日まで、年度末決算委員会は締め切りについて話し合い、計画プロセスを開始します。 委員会には次のメンバーが含まれます:

• サバンナ(会計マネージャ)
• サリー(予算マネージャ)
• Brett (購買マネージャ)
• Mike (買掛管理マネージャ)
• 主要なサブジェクトの専門家

プロセスでは、次の3つの主要なフェーズが識別されます:

• 準備ステージ: 「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセス(会計年度終了の60日前)の準備のためにキー・タスクが実行されるステージ。
• プロセス・ステージ: キー・プロセス(「未請求受入経過勘定の作成」および「購買オーダー予算管理残高の繰越」)が実行されるステージ(会計開始日から最初の1-2日後)。
• 完了ステージ: 「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスが正常に実行された後の残りのタスクが完了した(プロセスの実行後1日以上)ステージ。

参加者が各ステージで実行する主なタスクは次のとおりです:

準備ステージ: 5月1日から6月30日

この表は、参加者がプロセス・ステージで実行する主要なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(サリー)	部門エンド・ユーザー	購買マネージャ(ブレット)	買掛管理マネージャ(Mike)	一般会計マネージャ(Christy)	プロジェクト・マネージャ(マーク)
予算管理の繰越サンプル・レポートのアーカイブを解除し、必要に応じてレポートを変更し、出力をレビューします。				すべての期日が明確に伝達され、部門エンド・ユーザーがすべての入金をアプリケーションに入力していることを確認します。
6月(自)期間と7月(至)期間が予算管理でオープンしていることを確認します。	不要になった購買依頼を特定し、購買スタッフのクローズをリクエストします。 不要になった購買オーダーを識別し、購買スタッフのクローズをリクエストします。 すべての未請求経費がアプリケーションで正しく受け入れられていることを確認します。	失効した購買オーダー、部門によってリクエストされたクローズ、または未請求受入のない少額残高の発注をすべてクローズします。			現在の会計年度で終了し、次の会計年度に必要なプロジェクトの終了日を延長します。 購買マネージャに、現行会計年度で終了し、来年度には必要ないプロジェクトに関連付けられた購買オーダーのクローズをリクエストします。
	保留中の変更オーダーが入力および承認されていることを確認します。	購買オーダーのすべての待ち状態の変更オーダーを完了または取り消します。 部門スタッフからリクエストされた購買依頼を取り消します。
次の会計年度の予算カレンダを設定します。 次の会計年度予算を予算管理にロードし、「予算引当可能ステータス」で出力を確認します。		すべてのオープン購買依頼が購買オーダーに変換されていることを確認します。 予算管理繰越サンプル・レポートに含まれる購買オーダー管理予算残高レポートなどのレポートで、残りの義務残高がある購買オーダーを分析します。	購買オーダーおよび受入と照合されたすべての買掛/未払金請求書が支払済であることを確認します。	次の会計年度の会計カレンダを設定します。 次の会計年度の予算引当期間のオープン。
テスト環境で「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスをテストし、本番でプロセスを実行する準備ができたときにどのパラメータが選択されるかを決定します。 プロセス(General Accounting Manager、Accounts Payable Manager、Purchasing Manager、その他の関連する個人)の実行時に、すべての主要参加者がエラーに対処できることを確認します。				本番をテスト・ポッドにコピーするようにリクエストします。

プロセス・ステージ: 7月1日から7月2日

この表は、参加者がプロセス・ステージで実行する主要なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(サリー)	部門エンド・ユーザー	購買マネージャ(ブレット)	買掛管理マネージャ(Mike)	一般会計マネージャ(Christy)
購買オーダーと受入と照合されたすべての買掛/未払金請求書が支払済であることをMikeから確認できます。 Savannahから、未請求受入経過勘定の作成プロセスが正常に完了したことの確認を受け取ります。 待ち状態の変更オーダーやアクティブな購買依頼がないことを購買から確認できます。 「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスをドラフト・モードで実行し、プロセスの出力をレビューし、識別されたエラーの修正をリクエストします。 必要な訂正には、保留中の変更オーダーの取消または完了、保留中のプロジェクト買掛/未払金請求書の取消または支払などがあります。 ドラフト・モードで実行された初期プロセスの出力に基づいて、予算調整の処理を承認するための確認を市マネージャから受信します。 識別されたすべてのエラーが7月2日および営業時間後に修正され、進行中のトランザクションが妨げられないようにすると、Sallyは、オプションBのパラメータをイン市として最終モードで実行し、次の会計年度に繰り越される予算調整に関連する予算調整に対する協議会の承認を必要としません。 購買オーダー予算管理残高の繰越が正常に完了したことをエンド・ユーザーに通知します。 再オープンされた購買オーダーで新規会計年度の請求書を発行できることをエンド・ユーザーに通知します。	Sallyからの通信を受信するまで、新しいトランザクション(購買依頼、変更オーダー、請求書)が送信されないことを確認します。	新規購買依頼が入力されていないこと、新規変更オーダーが作成されていないこと、商品またはサービスの新規受入が作成されていないことを確認します。 あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。	購買オーダーと照合される新しい買掛/未払金請求書が入力または支払われていないことを確認します。 あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。	未請求受入経過勘定の作成プロセスを実行して、受入済だがまだ請求されていないすべての購買オーダー経費の経過勘定仕訳を記録します。 「未請求受入経過勘定の作成」プロセスの出力をレビューし、プロセスの正常な完了をSallyに伝達します。 受入会計の「会計の作成」プロセスを実行およびレビューし、アクティビティを一般会計に転記します。 あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。
「ドラフト」モードで「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスを実行し、プロセスの出力をレビューして、識別されたエラーの修正をリクエストします。 訂正には、保留中の変更オーダーの取消または完了、保留中のプロジェクト買掛/未払金請求書の取消または支払が含まれます。 ドラフト・モードで実行された初期プロセスの出力に基づいて、予算調整の処理を承認するための確認を市マネージャから受信します。				質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処するために使用できます。
識別されたすべてのエラーが7月2日に修正されると、Sallyは最終モードでプロセスを実行し、オプションBのパラメータをイン市として指定します。次の会計年度に繰り越されるエン・カン・バランスに関連する予算調整に対する協議会の承認は必要ありません。
購買オーダー予算管理残高の繰越が正常に完了したことをエンド・ユーザーに通知します。 再オープンされた購買オーダーで新規会計年度の請求書を発行できることをエンド・ユーザーに通知します。

テスト中、Budget Manager Sallyは、1つの購買オーダーが$1,000である1つの購買オーダー借方勘定について、ドラフト・モードでプロセスを実行し、使用可能な予算調整のオプションを検討します。

プロセスの出力を確認してから、表の説明に従ってこれらのオプションを比較します。

オプション	年度からの繰越にある使用可能資金を変更しない	年度への繰越に購買オーダーの予算を含める	予算調整 -年1	予算調整 -年2	Encumbrance-Year 1	Encumbrance-Year 2
オプションA	はい	はい	-$1,000	$1,000	-$1,000	$1,000
オプションB	いいえ	はい	$0	$1,000	-$1,000	$1,000
オプションC	はい	いいえ	-$1,000	$0	-$1,000	$1,000
オプションD	いいえ	いいえ	$0	$0	-$1,000	$1,000

完了ステージ: 7月3日

この表は、参加者が完了ステージで実行する主要なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(サリー)	部門エンド・ユーザー	購買マネージャ(ブレット)	買掛管理マネージャ(Mike)	一般会計マネージャ(Christy)	プロジェクト・マネージャ(マーク)
前年度の予算期間をクローズします。	通常のトランザクション処理を再開します。	通常のトランザクション処理を再開します。	通常のトランザクション処理を再開します。	通常の会計年度末クローズ・プロセス中にアクティビティの分析を続行します。	プロジェクト管理で次の会計年度にレポートする必要がある場合は、繰越購買オーダーの支出項目日を更新します。 プロジェクト関連購買オーダーの予算調整を作成します。 プロジェクト管理予算が会計年度間で単一の予算期間を使用する場合、予算調整は不要である可能性があります。 通常の会計年度末クローズ・プロセス中にアクティビティの分析を続行します。