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プロジェクト・レベル管理による年末繰越: マーキー市

マーキー市は、「購買オーダー予算管理残高の繰越」が、サブジェクト領域を横断し、このディスカッションを年度末クローズ・プランニングに組み込むコラボレーション・プロセスであることを認識しています。

これらはマーキー市にとって重要な特徴です。

• 会計年度終了日は6月30日です。
• 買掛金で双方向照合を使用し、受入を使用しません。
• 買掛金の一元管理機能。
• 会計年度末に未請求の受入トランザクションを計上せず、かわりに買掛/未払金経過勘定は年度末後に支払われた請求書に基づきます。
• 7月31日まで前会計年度にさかのぼる必要がある買掛/未払金請求書を部門が発行できるようにします。
• 予算計画では、繰越購買オーダーの予算調整が議題項目として市議会によって承認される必要があります。
• City of Marqueeは、プロジェクト管理モジュールを使用しますが、管理予算にプロジェクト・トランザクションは含まれません。 プロジェクトの予算レポートは、プロジェクト管理モジュールに存在します。

購買オーダー繰越の準備

PO繰越プロセスに備えるために、マーキー市は年度末締めプロセスの計画を開始し、プロセスの主要参加者と実行されたステップを識別します。 4月1日から4月30日まで、年度末決算委員会は締め切りについて話し合い、計画プロセスを開始します。 委員会には次のメンバーが含まれます:

• ジェニファ(会計マネージャ)
• リチャード(予算マネージャ)
• サラ(購入マネージャ)
• Zoe (買掛管理マネージャ)
• 主要なサブジェクトの専門家

プロセスでは、次の3つの主要なフェーズが識別されます:

• 準備ステージ: 「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセス(会計年度末から買掛/未払金見越計上日までの60日前)の準備のために、キー・タスクが実行されるステージです。
• プロセス・ステージ: 主要なプロセス(購買オーダー予算管理残高の繰越)が実行されるステージ(最終買掛/未払金経過勘定プロセスの完了から1-2日後)。
• 完了ステージ: 「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスが正常に実行された後の残りのタスクが完了した(プロセス実行の1日後)ステージ。

準備ステージ - 5月1日から7月24日まで

この表は、準備ステージの主なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(リチャード)	部門ユーザー	購買マネージャ(Sarah)	買掛管理マネージャ(Zoe)	一般会計マネージャ(Jennifer)
次の会計年度の予算カレンダを設定します。 次の会計年度予算を予算管理にロードしますが、予算期間は予算編成に使用可能です。 予算金額が正しくロードされていることを確認します。 6月(自)期間と7月(至)期間が予算管理でオープンしていることを確認します。 予算管理の繰越サンプル・レポートのアーカイブを解除し、必要に応じてレポートを変更し、出力をレビューします。 プロセス(General Accounting Manager、Accounts Payable Manager、Purchasing Manager、その他の関連する個人)の実行時に、すべての主要参加者がエラーに対処できることを確認します。 テスト環境で「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスをテストし、本番でプロセスを実行する準備ができたときにどのパラメータが選択されるかを決定します。	不要になった購買オーダーを識別し、購買スタッフのクローズをリクエストします。 保留中の変更オーダーが入力および承認されていることを確認します。 前会計年度までに計上されるすべての買掛/未払金請求書を適時に発行します。	失効した購買オーダー、部門によってクローズがリクエストされた購買オーダー、または残高が少ない購買オーダーをすべてクローズします。 すべてのオープン購買依頼が購買オーダーに変換されていることを確認します。 購買オーダーのすべての待ち状態の変更オーダーを完了または取り消します。 予算管理繰越サンプル・レポートに含まれる購買オーダー管理予算残高レポートなどのレポートで、残りの義務残高がある購買オーダーを分析します。	前年度にさかのぼって計上されるすべての買掛/未払金請求書が、会計日および予算日が6月期間または決算会計年度で入力されていることを確認します。 6月の買掛金モジュールの照合とクローズ。	すべての期日を明確に伝達します。 次の会計年度の会計カレンダを設定します。 次の会計年度の予算引当期間をオープンします。

繰越ドラフト実行比較

この表は、様々なオプションの繰越下書き実行比較を示しています。

オプション	年度からの繰越にある使用可能資金を変更しない	年度への繰越に購買オーダーの予算を含める	予算調整 - 1年目	予算調整 - 2年目	予算引当 - 1年目	予算引当 - 2年目
オプションA	はい	はい	-$1000	$1000	-$1000	$1000
オプションB	いいえ	はい	$0	$1000	-$1000	$1000
オプションC	はい	いいえ	-$1000	$0	-$1000	$1000
オプションD	いいえ	いいえ	$0	$0	-$1000	$1000

購買および買掛/未払金のトランザクション処理時間を許可するために、City of Marqueeは、購買および買掛/未払金期日の1週間前に部門ユーザーの日付を設定します。

部門ユーザーが、7月に受領したサービスまたは商品について、まだ繰り越されていないオーダーと照合する請求書を7月に特定した場合、ユーザーは次のオプションから選択できます:

• 予算日が新規会計年度と同じである前年度購買オーダーに追加される新規購買依頼を作成します。 購買依頼が変換され、既存の購買オーダーに追加されると、部門ユーザーは支払のために買掛管理に請求書を発行できます。
• ユーザーは、「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスが完了するまで待機して、支払のために買掛管理に請求書を発行できます。

プロセス・ステージ - 8月1日から2日

この表は、プロセス・ステージの主なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(リチャード)	部門ユーザー	購買マネージャ(Sarah)	買掛管理マネージャ(Zoe)	一般会計マネージャ(Jennifer)
Zoeから、未払買掛/未払金請求書がすべて支払われ、買掛/未払金期間がクローズされたことの確認を受け取ります。 待ち状態の変更オーダーやアクティブな購買依頼がないことを購買から確認できます。 「ドラフト」モードで「購買オーダー予算管理残高の繰越」プロセスを実行し、プロセスの出力をレビューして、識別されたエラーの修正をリクエストします。 必要な訂正には、保留中の変更オーダーの取消や完了、保留中のプロジェクト買掛/未払金請求書の取消または支払などがあります。 識別されたすべてのエラーが8月1日および営業時間後に修正され、進行中のトランザクションが妨げられないようにすると、Richardはプロセスを最終モードで実行し、オプションDを「マーキー市区町村」として、次の会計年度に繰り越される予算調整に関連する予算調整に対する協議会の承認を必要とします。 購買オーダー予算管理残高の繰越が正常に完了したことをユーザーに通知します。 再オープンされた購買オーダーで新規会計年度の請求書を発行できることをユーザーに通知します。	Richardからの通信を受信するまで、新しいトランザクション(購買依頼、変更オーダー、請求書)が送信されないことを確認します。	新規購買依頼が入力されておらず、新規変更オーダーが作成されていないことを確認します。 あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。	購買オーダーと照合される新しい買掛/未払金請求書が入力または支払われていないことを確認します。 あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。	あらゆる質問に回答したり、プロセスの実行中に見つかったトランザクションの問題に対処できます。

完了ステージ - August 3より

この表は、完了ステージの主なタスクについて説明しています。

予算マネージャ(リチャード)	部門ユーザー 購買マネージャ(Sarah) 買掛管理マネージャ(Zoe)	一般会計マネージャ(Jennifer)
前年度の予算期間をクローズします。 市議会から承認を受けてから次の会計年度に繰り越された購買オーダーの予算調整を準備します。	通常のトランザクション処理を再開します。	通常の会計年度末クローズ・プロセス中のアクティビティを分析します。