変更オーダー・ライフ・サイクル

調達エージェント、依頼者、サプライヤまたはカタログ管理者は、アクティブな購買文書への変更を提案できます。変更オーダーを使用して、文書の取消を含め、現在のバージョンの文書に対する変更を指定できます。

次を含む、購買文書のライフ・サイクル全体を通じて変更オーダーを管理できます。

作成
承認
発送
実装

次の図は、作成から承認、発送、実装という、一般的な文書のライフ・サイクルを通じた変更オーダーのフローを示しています。この一般的なフローでは、ユーザーが文書の変更オーダーを作成し、承認のために発行します。承認された変更オーダーは、確認のためにサプライヤに通信できます。

変更オーダーの作成方法

購買文書の変更を開始できます。これを行うには、自分の作業領域から文書を開きます。文書を検索し、「編集」処理を使用して変更オーダーを作成して、変更の提案を開始できます。提案できる変更スコープは、文書を開くために使用している作業領域によって決まります。たとえば:

「購買オーダー」作業領域を使用するバイヤーは、購買オーダーの契約条件に対する変更を提案できます。
「サプライヤ・ポータル」作業領域を使用するサプライヤは、文書およびスケジュール・レベルで確認を必要とする購買オーダーに対する変更を提案できます。
「カタログ」作業領域を使用するカタログ管理者は、明細を購買契約にアップロードできます。

「変更オーダーの編集」ページで、「変更のレビュー」処理を選択して、提案された変更の詳細をレビューします。「変更のレビュー」ページには、変更する各属性と、その元の値と変更後の値が表示されます。

変更オーダーを承認のために発行すると、アプリケーションでは、変更オーダーの精度、完全性およびポリシーとの差異を検証します。

変更オーダーの承認方法

ユーザーが変更オーダーを発行すると、アプリケーションによって、購買文書と同じ承認ワークフローを使用して、変更オーダーがルーティングされます。変更オーダーに関連する属性は、次のような承認ルールで使用できます。

購買オーダーのオーダー金額の変更
価格変更パーセント
非標準条項変更済

内部ユーザーは、「承認の管理」ページを使用し、ルーティング・ルールに基づく、変更オーダーの承認者を表示できます。必要に応じて、追加の承認者およびビューアを挿入できます。

承認者は、承認についての意思決定に使用できる、次のような重要な情報が強調表示された承認要求を受け取ります。

変更を開始するパーティ。
変更された金額。
契約の差異。

承認タスクの詳細にナビゲートすると、購買文書のすべての内容を確認できます。必要に応じて、詳細情報を要求できます。

変更オーダーの発送方法

外部変更オーダーは、サプライヤの優先手段(企業間、印刷、FAXまたはEメール)を使用して通信できます。変更オーダーを手動でサプライヤに通信するには、「通信」処理を使用します。変更オーダーをバッチで通信するには、「購買文書の通信」タスクを使用します。サプライヤ・ユーザーは、「サプライヤ・ポータル」作業領域を使用して変更オーダーを表示できます。

調達エージェントは、オプションで外部変更オーダーのサプライヤ確認を要求できます。購買組織の調達エージェントは、サプライヤのオフライン確認を記録することもできます。

サプライヤ・ユーザーは、「サプライヤ・ポータル」作業領域の「確認」ページを使用して、オンラインで確認を実行できます。文書およびスケジュール・レベルで確認を必要とする購買オーダーと変更オーダーに対し、サプライヤ・ユーザーは確認中に変更を提案できます。

変更オーダーを実装するとどうなるか

ユーザーが変更オーダーを実装すると、アプリケーションによって、変更オーダー情報がまだ有効であることが検証されます。

変更オーダー情報がまだ有効な場合は、アプリケーションによってアクティブな購買文書が変更されます。
そうでない場合は、変更オーダーが取り消され、変更オーダーの開始者に通知されます。

外部変更オーダーが実装されるとき、アクティブな購買文書が改訂されます。アプリケーションによって、外部または内部の変更オーダーがアーカイブされます。これにより、購買文書に対して加えられた変更を確認できるようになります。これらは、「変更履歴」ページを使用して表示できます。サプライヤ・ユーザーは、「改訂履歴」ページを使用して、すべての外部変更オーダーを表示できます。アプリケーションにより、変更オーダーの実装が正常に終了したことが関連パーティに通知されます。

変更オーダーの採番の動作

変更オーダーに割り当てられた番号は、購買文書が新規であるか、オープンしているかを表しています。

購買文書の承認後、実装される前であれば、変更オーダーを使用して文書を編集できます。変更オーダーの採番は、0-1から始まります。意味は次のとおりです。

0は、基となる購買文書の改訂番号を示します。
1は、変更オーダー番号を示します。

このときに後続の編集を行うと、同様に採番して(0-2、0-3など)変更オーダーが作成されます。

購買文書がオープンされた後の変更オーダーの採番は、1、2、3のようになります。変更オーダーに対してさらに変更オーダーを作成した場合は、1-1、1-2のように採番されます。