購買オーダーの資金上書き

バイヤーは、資金不足の購買オーダーを発行し、資金上書きを要求できます。購買オーダーは、資金上書きが使用可能になっている管理予算の対象である必要があります。

資金上書き要求は、承認のために適切な個人に送付されます。承認が確定した後で、購買オーダー用に資金が予約されます。

資金不足の上書きの要求を発行できるかどうか、およびその方法に影響する主な要因は、次のとおりです。

予算管理設定やセキュリティ権限などの前提条件。
資金不足のオーダーの発行。
資金不足の上書きの要求。
予算管理設定に基づく承認ルーティング。
購買オーダーでの資金上書きの表示。

前提条件

資金不足の上書きを要求するには、「予算管理上書きの要求」機能セキュリティ権限が必要です。この権限は、次のロールに付属しています。

上級調達要求者
バイヤー
カテゴリ・マネージャ
調達マネージャ

組織は、事前定義済ロールのコピーから構成されたロールで、この権限を追加したり、削除することもできます。

購買オーダー・トランザクションの資金上書きは、次の場合にのみ要求できます。

トランザクションが、資金上書きが有効な管理予算の対象となっています。
管理予算の上書き限度に達していません。
資金上書き承認者を識別できます。
各配分に必要な上書き金額が、承認者の上書き承認限度以下です。

組織では、「管理予算の管理」タスクを使用して、管理予算の資金上書きルールを設定します。このタスクは、「設定および保守」作業領域の「財務」オファリングの「予算管理および予算引当会計」機能領域にあります。

資金不足のオーダーの発行方法

購買オーダーは「文書の編集」ページで発行できます。このページには、「購買オーダー」作業領域の「オーダーの作成」や「オーダーの管理」などのタスクからアクセスできます。承認のために購買オーダーを発行する前に、資金チェックを実行できます。前提条件が満たされる場合は、トランザクションに十分な資金がなくても、承認のためにオーダーを発行できます。

資金不足の上書きの要求

トランザクションを発行して資金チェックに失敗した場合、資金不足の上書きを要求するためのオプションが提示されます。

「警告」ダイアログに、「配分の資金チェックが失敗しました。文書を送信すると、資金上書きが要求されます。」というメッセージが表示されます。
「続行」をクリックして、資金上書きを要求します。
「警告」ダイアログで「理由」を入力し、「はい」をクリックして資金上書き要求を発行します。
確認ダイアログで「OK」をクリックします。

予算管理に基づく承認ルーティング

資金上書きは、管理予算に設定された上書きルールを使用して、文書承認プロセスの一部として承認されます。組織は、「購買文書承認の管理」タスクを使用して、購買オーダーの承認ルールを設定します。このタスクは、「設定および保守」作業領域、「承認管理」機能領域にあります。

トランザクションの上書き承認者は、管理予算の設定に基づいて自動的に識別されます。上書き承認者は1人のみである必要があります。上書きルールから複数の上書き承認者が返された場合、アプリケーションによってそのうち1人がランダムに選択されます。付属の承認ルールでは、資金上書き承認者は承認ワークフローの最後の段階で追加されます。組織が、別の段階で資金上書き承認が行われることを希望する場合は、次のようにします。

付属の承認ルールを使用不可にします。
独自の承認ルールを定義します。

「文書の編集」ページの「承認の管理」処理を使用して、承認ワークフローに追加された上書き承認者を確認できます。

資金を予約するための実際の資金上書きは、すべての承認が確定された後で発生します。

購買オーダーでの予約された資金の表示

購買オーダー・ヘッダーで、資金上書きが承認されているかどうかを確認できます。

「資金ステータス」に、「予約済」の値が表示されます。
「予約済」をクリックして、予算引当: 「購買オーダー」ダイアログを開きます。
ダイアログに「上書きが行われました。」というメッセージが表示されます。