ジャーニ・タスクの作成方法
「設定および保守」作業領域の「チェックリスト・テンプレート」タスクを使用して、ジャーニ・テンプレートで使用されるタスクを作成、保守および表示します。
ジャーニがトリガーされたときにユーザーに割り当てられているジャーニでタスクを直接作成するか、ライン・マネージャまたはHR担当者が手動で割り当てることができるタスク・ライブラリのタスクを作成できます。
タスクをジャーニですぐに使用できるようにするか、後で使用できるようにするかに基づいてステータスを「アクティブ」または「非アクティブ」に設定します。
| フィールドまたはタブ | 用途 |
|---|---|
| 順序 |
タスクの表示順序を指定できます。 デフォルトでは「はい」に設定されています。 これを無効にするには、「表示設定」タブの「順序に従ってタスクを並べる」ジャーニ・プロパティを変更できます。 順序で制御されるのはタスクの表示のみです。タスク実行者によるタスク実行の順序は制限されません。 ジャーニを使用した場合の注意事項は次のとおりです。
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| 必須 | タスクが必須かオプションかを指定します。 |
| ターゲット期間 | これにより、タスクのターゲット終了日が決まります。 この期間にまたがるタスクは期限超過タスクになり、ジャーニ・ページに「期限超過」バッジとともに表示されます。 タスク・ターゲット期間を日数以外の単位で構成すると、指定した期間が日数に変換され、それに基づいて計算されます。 各タスクにターゲット期間を構成することをお薦めします。そうしないと、タスクが期限超過になりません。 また、ターゲット期間がない期日に基づいて失効を構成することはできません。 |
| 失効済 | これにより、タスクが失効する日付が決まります。 タスクが有効期限期間内に実行されない場合、タスクはその期間の後に自動的に失効(完了)ステータスに移動し、処理できません。 失効を指定するオプションは、必須タスクとオプション・タスクの両方で使用できます。 タスク失効のデフォルト値は設定できません。 ただし、HCMデータ・ローダーを使用して、ジャーニ・テンプレートの既存のタスクのタスク失効を更新できます。 タスクは、タスク割当日またはタスク期日に基づいて失効するように設定できます。 たとえば、タスク期日後10日間を指定した場合、タスクは期日のその日数後に失効することを意味します。 期日に基づいてタスクを期限切れにし、なんらかの理由で期日を変更すると、タスク失効は再度計算されます。 タスクが失効すると、完了としてマークされます。 失効済タスクは削除されません。 タスクが長期間オープンのままにならないように、有効期限の値を1から365日に設定できます。 値が365を超えると、「失効」フィールドに検証エラーが表示されます。 タスク失効のフィールドレベルの検証は、次の処理を行うと実行されます:
タスク失効はエンド・ユーザーには表示されません。 したがって、有効期限までのリマインダを有効にするか、ターゲット期間とタスク失効を同じ日数に構成することをお薦めします。 タスク失効が構成されると、次のようになります。
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| 遅延期間 | これにより、タスクの実行者にタスクが割り当てられるまでの構成日数によって、タスクの開始が遅延されます。 タスク遅延期間を日数以外の単位で構成すると、指定した期間が日数に変換され、それに基づいて計算されます。 詳細は、このガイドの「ジャーニでのタスク遅延期間の例」のトピックを参照してください。 |
| タスク・タイプ |
実行する必要があるタスクのタイプを指定し、実行者が外部Webサイトに移動する必要があるか、内部アプリケーションで実行できるかを指定します。 たとえば、タスクでは、新規採用が福利厚生に登録する必要がある場合があります。 使用可能なタスク・タイプは、任意のジャーニ・カテゴリで使用できます。 すべてのタスク・タイプには、「下書きとして保存」処理があります。 タスクに必須フィールド(質問リストや構成可能フォームなど)がある場合は、すべて入力して「下書きとして保存」処理を使用する必要があります。 「質問リスト」または「構成可能フォーム」タイプの完了済タスクが再オープンされると、タスクの実行時にタスク実行者が指定した応答が保持されます。 タスク実行者は、応答を更新して、再発行できます。 詳細は、このガイドのジャーニのタスク・タイプに関するトピックを参照してください。 |
| 添付とコメント |
タスクの作成時に添付とコメントを使用可能にします。 添付を有効にすると、添付を格納する文書タイプを構成できます。 文書タイプを指定しない場合、添付は文書レコードに格納されません。 複数の添付をアップロードする場合は、指定された文書タイプの同じ文書レコードに対して格納されます。 また、ジャーニ割当先またはタスク実行者は、タスクの実行時に添付およびコメントを追加できます。 デフォルトでは、添付はタスク実行者に対して格納されますが、変更できます。 選択した内容、ジャーニ割当先またはタスク実行者に基づいて、添付はその個人の文書レコードに格納されます。 格納できる添付は、割当タスクに追加された添付、レポート・タスク・タイプの一部として生成されたBIPレポート、および母語電子署名タスク・タイプの一部として生成された署名済文書です。 添付およびコメントの追加を強制するには、タスクの「プロパティの表示」タブで「添付を必須に設定」と「コメントを必須に設定」の両方についてプロパティの表示を「はい」に設定します。 I-9文書は、常にジャーニ割当先に対して格納されます。 |
| 通知とリマインダ | タスク実行者がタスクに注目するようにタスク通知およびリマインダを設定できます。 また、これらのリマインダの頻度を指定することもできます。 ジャーニで事前定義済アラート・テンプレートを使用して、休暇欠勤、安全衛生、学習、個人、採用およびタレントに関連するイベントについてタスク所有者およびタスク実行者に通知できます。 タスク実行者および所有者は、BPMワークリストの「最近の通知」アラートまたは「自分のタスク」セクションから自分のタスクにアクセスできます。 オプションで、ワークリストのタスクをフィルタするユーザー・ビューを作成できます。 たとえば、タスク所有者は、ユーザー・ビューを作成して、自分が所有するタスクのみを表示し、自分が実行者であるタスクを表示しないようにできます。 |
| ノート | タスク実行者に対してタスクの実行方法および場所に関するインストラクションおよび詳細を含めます。 ジャーニ・タスクの「ノート」セクションにイメージを含める場合は、アクセス可能な場所にイメージをホストすることをお薦めします。 また、イメージを埋め込むのではなく、「ノート」セクションにイメージURLを含めます。 「ノート」セクションにイメージを直接埋め込むと、表ストレージが急速に増加します。 次のことを「ノート」セクションで実行できます:
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| 表示設定 | ロールに基づいて、タスク・セクションまたは処理へのアクセスを制御します。 |
| 構成 | タスク実行者処理 | 処理の結果 | 使用する場合 |
|---|---|---|---|
| ジャーニ・タスク設定ページで、「コメント」および「添付」を有効にします。 また、「文書レコードへの添付の送信」を有効にします。 |
タスク・ページにコメントと添付を追加します。 | コメントのみが、割当済ジャーニの「完了済タスク」セクションで使用できます。 添付は文書レコードでのみ使用できます。 | タスクの完了後に文書レコードで添付を使用できるようにする必要がある場合に推奨されます。 |
| ジャーニ・タスク設定ページで、「コメント」および「添付」を有効にします。 | タスク・ページにコメントと添付を追加します。 | コメントおよび添付は、割当済ジャーニの「完了済タスク」セクションで使用できます。 | 文書レコードで添付を使用できないようにすることをお薦めします。 |
| 構成がありません。 | タスク通知にコメントおよび添付を直接追加します。 | コメントおよび添付は、通知がパージまたはアーカイブされるときまで、BPMワークリストを介して通知でのみ使用できます。 ジャーニ・タスクからはアクセスできません。 | ジャーニ・タスク通知にはお薦めしません。 |