文書レコードの一括ダウンロード

文書タイプまたは個人(あるいはその両方)のすべての文書レコードとその添付を一括ダウンロードできます。たとえば、すべての個人のパスポートなど、特定の文書タイプのすべての文書レコードをダウンロードできます。

ホーム・ページの「自分のクライアント・グループ」タブで、「文書レコードの一括ダウンロード」クイック処理を使用できます。または、「文書レコード」リスト・ページのダウンロード・オプションを使用して、使用するフィルタ基準に基づいて個人のすべての文書レコードをダウンロードできます。

パフォーマンス上の理由により、すべての文書タイプおよび個人について文書レコードを一度にダウンロードできません。文書タイプまたは個人のいずれかを指定する必要があります。
承認待ちの文書レコードはダウンロードできません。
大きな添付ファイルをダウンロードすると、散発的にエラー・メッセージが表示される場合がありますが、ファイルはダウンロードされています。「OK」をクリックして、エラー・メッセージをバイパスしてください。

文書レコードの一括ダウンロード要求の送信

「送信済一括ダウンロード・プロセス」ページの「追加」ボタンを使用して、文書レコードを一括ダウンロードする要求を発行できます。「文書レコードの新規一括ダウンロード」ページで、次の値を選択できます。

プロセス名: 新規要求のプロセス名を入力します。
グループ化: 次のいずれかのオプションを使用して文書レコードをグループ化します。
- なし: これがデフォルト・オプションです。
- 文書タイプ: 各文書タイプ別にグループ化します。
- 個人: 個人別にグループ化します。
個人のリスト
個人
文書タイプ
文書レコードのカテゴリ。たとえば、休暇欠勤、福利厚生、報酬などです。
サブカテゴリ
文書タイプ
ノート: 個人を選択すると、その個人の文書タイプのうち、ログイン・ユーザーにアクセス権があるもののみが移入されます。個人を選択しないと、ログイン・ユーザーのアクセス権とロールに基づいてすべての文書タイプが移入されます。
作成元: 文書レコード作成のソース。たとえば、休暇欠勤ケース、割付チェックリスト・タスク、雇用処理などです。
特定の日付範囲で更新された文書レコード(オプション)。

グループ化基準に基づいてダウンロード・フォルダが作成されます。条件ごとにフォルダを作成する方法は次のとおりです。

なし: フォルダは作成されず、ダウンロードされたすべてのファイルが1つのフォルダに保存されます。
文書タイプ: ダウンロードした文書タイプごとにフォルダが作成されます。このフォルダは、文書タイプに基づいて名前が付けられ、各個人用にダウンロードされた個々のファイルが含まれます。
個人: 個人ごとにフォルダが作成されます。このフォルダは、個人番号に基づいて名前が付けられ、各システム文書タイプにダウンロードされた個々のファイルが含まれます。

ダウンロード・フォルダは、PersonNumber_SystemDocumentType_UCMID_PhysicalFileNameというファイル名形式を使用します。たとえば、955160008186124_GLB_PASSPORT_UCMFA00027817_My India Passport.pdf

ノート: ファイル名形式は変更できません。

いくつかの考慮事項があります。

文書レコードをダウンロードするユーザーを選択する際には、それぞれの値リスト(LoV)から、「個人のリスト」フィールドで複数の値を選択できます。
複数のカテゴリ、サブカテゴリ、文書タイプ、作成元およびタグを選択することもできます。

発行済一括ダウンロード要求のステータス

文書レコードを一括ダウンロードする要求を発行すると、スケジュール済プロセスまたはジョブが送信され、そのステータスが「送信済一括ダウンロード・プロセス」ページに表示されます。送信されたプロセスのステータスは、「実行中」、「成功」または「エラー」として表示されます。また、各送信済プロセスの進捗を示す進捗バーがページに表示されます。このページは30秒ごとに自動リフレッシュされて、送信済プロセスの最新の進捗が表示されます。未完了のスケジュール済ジョブを取り消し、同じパラメータ・セットを使用してジョブを再送信できます。

送信されたスケジュール済プロセス・ジョブが成功すると、添付を圧縮ファイルとしてダウンロードできます。セキュリティ上の理由から、圧縮ファイルは、スケジュール済プロセスのページではなく、「文書レコードの一括ダウンロード」ページでのみ使用できます。アプリケーションでファイルを作成する方法は次のとおりです:

zipファイル名には、スケジュール済プロセスのジョブIDが含まれます。
ESS_Zファイルには、添付ファイル、出力のESS_Oおよびログ・ファイルのESS_Lが含まれます。「文書レコードの一括ダウンロード」ページおよびスケジュール済プロセスのページで3つのファイルすべてを使用できますが、出力ファイルとログ・ファイルのみが使用可能です。
ESS_Zファイルは、文書レコードの詳細をDocumentsOfRecord.datファイルに抽出します。文書レコードおよび添付に関連する列は、|デリミタで区切られ、デリミタを|に設定してスプレッドシートで開き、.xls形式でデータを表示できます.datファイルを使用して、別の環境で文書レコードを作成できます。
ESS_Oファイルには連結出力が含まれ、ファイル・サイズが2 GBを超える場合でも分割されません。
ESS_Lファイルには、作成中にエラーが発生した文書レコードの詳細のみが含まれます。このファイルには、正常に作成された文書レコードの詳細は含まれません。

ノート:

セキュリティ上の理由から、添付のリンクは10分間のみ有効です。10分経過後にURLリンクをクリックすると、404エラーが発生します。保護されたハイパーリンクを再生成するには、UIを再起動する必要があります。
zipファイル内の個々のファイルのデフォルトのサイズ制限は5 MBです。5 MBを超える添付ファイルはダウンロードに含まれません。このサイズ制限は、デフォルト値が5 MBのORA_PER_DOR_FILE_DOWNLOAD_MAX_SIZEプロファイル・オプションによって制御されます。このプロファイル・オプションの値を変更して、より大きなファイルをダウンロードに含めることができます。

また、一括ダウンロード・プロセス中に生成されてデータベース表に格納されたログ・データにアクセスして、文書レコードの一括ダウンロードを監査できます。このログ・データには、ダウンロードされた文書レコード、どの就業者の文書がダウンロードされたか、文書をダウンロードしたユーザーなどの情報が含まれます。さらに、このログ・データには次の情報が含まれます:

文書レコードの合計数
最大ファイル・ダウンロード・サイズ
処理された文書レコードの数
Zipファイルの名前
添付ステータス(成功または失敗)
一括ダウンロード・プロセスが失敗した場合のエラー・ログ
文書レコードのダウンロードに要した時間

監査データは、次の表で使用できます:

hr_dor_mass_requests
hr_dor_mass_request_params
hr_dor_mass_request_lines

送信済一括ダウンロード・プロセスのデータは、スケジュール済プロセスがパージされるまで使用できます。

フィルタ済リストを使用した文書レコードの一括ダウンロード

フィルタ済リストを使用して、複数個人の文書レコードをダウンロードできます。これらのリストは、「自分のクライアント・グループ」から、または「文書レコードの一括ダウンロード」ページの「個人のリストの管理」リンクを使用して構成できます。構成済のフィルタ済リストを、「文書レコードの一括ダウンロード」ページの「個人のリスト」フィールドで選択できます。

「フィルタ済リスト」ページの「フィルタ済リスト」構成の条件を満たす就業者のリストをプレビューできます。「文書レコードの一括ダウンロード」で選択する予定の就業者が、プレビューの結果に表示されていることを確認してください。詳細は、HCMアプリケーションでのフィルタ済リストの作成を参照してください。

ノート:

この機能は、Redwoodの「文書レコードの一括ダウンロード」ページでのみ使用できます。
「文書レコードの一括ダウンロード」ページでフィルタ済リストを使用できるようにするには、フィルタ済リストを作成する必要があります。「個人のリストの管理」リンクを使用して、リストを作成します。リストの作成時に、「サブスクライバ」フィールドで「文書レコードの一括ダウンロード」を必ず選択してください。