文書レコードの概要

文書レコードは、HCM内の汎用的で拡張可能なトランザクションです。セキュリティ、承認、監査、カスタム・フィールド、添付などが細かいレベルでサポートされているため、様々な方法で使用できます。

文書レコードの基本的な使用方法は、組織の様々なビジネス・プロセスで必要な従業員の人事ファイルに関連する文書レコードを取得することです。たとえば、福利厚生処理に必要な出産証明書や結婚証明書、出張手配に必要なパスポートおよびビザなどです。

文書レコードと添付には違いがあります。文書レコードは、メタデータと添付の組合せです。これにより、アップロードする添付に関する主要なメタデータ情報を取得できます。たとえば、発行日、失効日、文書番号などです。

文書レコードと個人識別情報の相違点

文書レコード	個人識別情報
HCM Cloudの初期リリースの後に作成され、様々なロールの様々な文書タイプの詳細を取得するための汎用ソリューションとして設計されました。	PeopleSoftからHCM Cloudに簡単に移行できるように作成されました。また、これらのオブジェクトには、特定のフィールドがいくつかあり、それらにローカライゼーション検証が適用されている可能性があり、ライン・マネージャではなくHR担当者および従業員を対象としています。
構成できる文書タイプの数に制限はありません。	使用できるタイプは、「市民権」、「運転免許」、パスポート、「ビザおよび許可」のみです。
文書タイプ設定タスクを使用して文書タイプを追加できます。	タイプは追加できません。
すべての情報が単一のHR文書レコード表に格納されます。	パスポート、ビザなど、特定の情報が個別の表に格納されます。
添付がサポートされています。	添付はサポートされていません。
「文書レコードの管理」の承認ルールに従います。	「個人情報の変更: 市民権」、「個人情報の変更: 運転免許」、「個人情報の変更: パスポート」、「個人情報の変更: ビザおよび許可」の承認ルールに従います。
文書レコードへのアクセスは、文書タイプのセキュリティ・プロファイルで管理できます。	個人識別情報のオブジェクトへのアクセスは、特定の集計権限で管理できます。詳細は、HCMの保護ガイドを参照してください。