個人レコードを作成するタイミング

就業者が組織で採用されたときに個人レコードを作成できます。このトピックでは、個人レコードを作成するタイミングについて学習します。

個人レコードは、次の場合に作成します。

• 従業員の採用
• 派遣就業者の追加
• 非就業者の追加
• 処理待ち就業者の追加
• 別の個人のレコードへの連絡先の追加

個人レコードは、個人が会社を退職しても引き続き存在します。個人が再雇用される場合は、その同じ個人レコードを使用して新しい雇用主との新しい雇用関係を作成します。

個人レコードの作成方法と作成する状況について、次にいくつかの例を示します。

• 派遣就業者としてAlexを採用します。Alexはあなたの会社で働いた経験は一度もありません。あなたの会社の別の従業員の緊急連絡先、扶養家族または受取人だったことはありません。そのため、個人レコードは存在しません。

  Alexの個人レコードと、雇用主との雇用関係を作成する必要があります。

• 以前あなたの会社で雇用されたことがあるSoniaを採用します。Soniaの個人レコードはすでに存在します。彼女の採用時に、個人レコードが抽出され、彼女が同じ人物であることを確認するように求められます。

  Soniaを再雇用するには、既存の個人レコード上で新しい雇用主との新しい雇用関係を作成します。

• いつかの時点でボランティアのメンターだったことがあるArturoを採用します。Arturoは、雇用後もボランティアとして勤務を続けます。

  Arturoにはすでに個人レコードがあります。採用担当者は、新しい雇用関係を作成するだけで済みます。Arturoは、同じ雇用主との2つの雇用関係を持つことになりました。

• 別の従業員の緊急連絡先であるMaryを採用します。Maryはこれまでにあなたの会社で勤務したことはありませんが、別の従業員の担当者であるため、個人レコードがあります。

  彼女の個人レコードに、個人を識別するために十分な詳細がある場合、雇用主との新しい雇用関係を作成する必要があるだけです。そうでない場合は、新しい個人レコードも作成します。