ジョブ・オファー・レターの調整

テンプレートに基づいて一貫性のあるオファー・レターを作成し、必要に応じて個別の状況にあわせてパーソナライズできます。たとえば、特定の種類の採用には(役員ポジションのオファーや採用が困難なジョブなど)、固有の文言や合意が必要です。

開始する前に

オファーの状態は「下書き」である必要があります。
候補者ジョブ・オファー・レターの更新(IRC_UPDATE_CANDIDATE_JOB_OFFER_LETTER)権限が必要です。

操作方法

オファー・レター・テンプレートの選択
オファー・レターのダウンロード
オファー・レターの調整
調整済オファー・レターのアップロードおよび使用

オファー・レター・テンプレートの選択

ジョブ・オファーを作成または編集するときは、「オファー・レター」セクションの「オファー・レター」フィールドでテンプレートを選択します。組織がニーズを満たすために構成した数によっては、複数のテンプレートから選択できる場合があります。

オファー・レターのダウンロード

候補者ジョブ・オファー・レターの更新(IRC_UPDATE_CANDIDATE_JOB_OFFER_LETTER)権限がある場合は、選択したオファー・レター・テンプレートをダウンロードして、この候補者のオファー・レターを調整および作成するための開始点として使用できます。テンプレートは.rtfファイルです。Microsoft Wordまたは任意のテキスト・エディタを使用して開くことができます。

オファー・レターの調整

組織では、オファー・レターを調整するための次の2つの方法のいずれかを選択できます。

すべてのトークンを含むオファー・レター(元の方法)
トークン解決済のオファー・レター

すべてのトークンのオファー・レター(元の方法): 管理者が「トークン解決済のオファー・レターのダウンロード」オプションを有効にしていない場合は、元の方法を使用します。ダウンロードしたオファー・レターをオープンすると、その候補者の様々なフィールド値を表すトークンと、すべての条件セクションが表示されますが、この候補者の状況に関係があるものとないものがある場合があります。

すべてのトークンが設定されたレターで変更作業を開始します。これらのトークンは、下書き後にユーザーまたは承認者または候補者がオファー・レターを表示するたびに、この候補者に関するオファー・フィールドの現在の値に置き換えられます。レターの一部のセクションは、条件付きであるため(つまり、最終的に特定の候補者に関連しない特定の値に依存している可能性があるため)、他のユーザー、承認者、候補者に表示されません。また、受諾および「電子署名」フィールドにはまだ何も入力されていないため、テンプレートの下部にあるその電子署名条件セクションは、後で解決されるトークンでいっぱいになります。これらは、このオファーが候補者によって受諾された場合に解決されます。

文またはセクションの先頭に文字C、末尾に文字ECのように、トークン・コードが表示されることがあります。これらは、オファーの値に応じて、囲まれたテキストがこの特定の候補者に表示される場合と表示されない場合があることを示す条件を表します。

このオファー・レターを調整する際にトークンを削除すると、対応する値がその候補者のオファーに含まれなくなります。たとえば、オファー・レター・テンプレートにトークンSTART_DATEが含まれている場合、これを削除して、候補者が初出勤日として出勤すると予想される特定の日付を入力して置き換えることができます。ただし、後で「オファーの編集」フローの「アサイメント」セクションで、新しい開始日を選択することが必要になる場合があります。この場合、この新しい値は、オファー・レターでは表示されなくなります。テキストに入力した日付のみが引き続き表示されます。そのオファー・レターの.rtfバージョンを再度改訂して、新しい開始日を入力できます。

この候補者のオファーのこのオファー・レターに加えた変更は、他の候補者や他のジョブ応募には影響しません。

トークン解決済のオファー・レター: 管理者が「トークン解決済のオファー・レターのダウンロード」オプションを有効にする必要があります。この方法では、ダウンロードしたオファー・レターを開いても、トークンは表示されません。トークンはすべて、オファーの作成または編集中に入力された値に置き換えられています。現時点でこの候補者に関連しないものはすべて削除されているため、条件セクションは表示されません。候補者に現在適切なコンテンツのみがレターに残ります。そのような開始ポイントから候補者のオファー・レターを変更して、関係がない内容を削除できます。

この方法を使用すると、ダウンロードしたオファー・レターが候補者に表示されるものに非常に近いため、必要な追加や削除を簡単に行えます。オファー・レターを調整している間は、この下書きオファーはまだ受け入れられていないため、電子署名セクションは表示されません。候補者がオファーを受諾すると、デフォルトの電子署名セクションがレターの下部に後で追加されます。

ノート:

オファー・レターを調整するために使用している方法に関係なく、次のステップでレターをアップロードするには、最終バージョンを.rtf形式で保存する必要があります。また、どちらの方法を使用する場合でも、オファー・レターを調整するために、Microsoft Word用のBI Publisherプラグインは必要ありません。

調整済オファー・レターのアップロードおよび使用

ファイルを「オファー・レター」セクションにドラッグするか、クリックして添付として追加すれば、「オファーの作成」または「オファーの編集」フローに新しい調整済オファー・レターをアップロードできます。複数の.rtfオファー・レターが誤って添付された場合、最近アップロードされたファイルが使用されます。

アップロードした調整済.rtfファイルは、この候補者に対してのみ使用され、他のオファーの他の候補者には使用できません。このセクションには、最初に選択した標準のオファー・レターの名前が引き続き表示されますが、この候補者のオファー・レターを生成するためには、今後はこの調整済ファイルが使用されます。

下書きオファーを保存した後、この候補者の調整済オファー・レターをプレビューすると、正しい現在の値とすべての適切な段落とセクションがレターに含まれています。この候補者のジョブ応募の「オファーのプレビュー」処理を使用して、候補者に表示されるとおりにオファーを表示します(ただし、自身の権限が、給与やその他の報酬など、特定のフィールドの値を表示できるかどうかに影響する場合があります)。