内部ジョブ・オファー: 処理方法
内部ジョブ・オファーとは、組織と現在雇用関係のある就業者に提示されるオファーです。内部ジョブ応募がHRフェーズに移動すると、「ジョブ・オファーの管理」クイック処理を使用してアクセスできる「ジョブ・オファー」ページに、オファーがリストされます。
採用担当者が最初に各ジョブ・オファーを作成するときには、ジョブ・オファーの情報と候補者の既存の雇用関係(ある場合)に基づいて、このアサイメントの処理に適切に使用する人事管理(HR)処理を選択する必要があります。このHR処理は、ジョブ・オファーおよび候補者の既存の雇用関係にある情報に基づいて事前選択されます。現在、HRフェーズでは、この候補者に約束された新規アサイメントを付与するために、適切なレコードを作成する必要があります。これらのレコードの作成は、HR担当者が手動で行うか、自動処理が有効になっている場合は自動的に行えます。内部ジョブ・オファーのタイプ(グローバル変更、ローカル変更、就業者タイプの変更)によって処理方法が決まります。詳細は、「雇用シナリオに基づく使用可能な処理」を参照してください。
ジョブ・オファーの処理方法
HR担当者は、複雑な状況ではない内部候補者を様々な方法で処理できます。
HRフェーズで内部候補者を自動的に処理(管理者が機能を有効にした場合): ジョブ・オファーを受諾し、HRフェーズに移動した内部候補者は、提示された開始日が近づいたときにHRシステムの新しいロールに自動的に処理できます。
自動処理機能が有効になっている場合、ほとんどの内部候補者は「自動処理待ち」状態のHRフェーズに到達します。提示開始日が近づくと、新しいアサイメントがオファーから自動的に作成されます。アサイメントが正常に作成されると、各候補者の状態は「処理中」になり、アサイメントが承認されて候補者の新規ジョブとしてコミットされると「処理中」になります。
デフォルトでは、すべての内部候補者は、アサイメントの提示開始日が本日から7日以下になると自動的に処理されます。管理者は、開始日の前に必要な日数を構成できます。
オファーを新規アサイメントに自動的に処理中に問題が発生した場合、候補者のジョブ応募は、「自動処理待ち」状態から「処理中のエラー」状態に自動的に移動します。これらのエラーは、オファーの目的のポジションが突然「凍結」の採用ステータスになったり、オファーの約束事業所が非アクティブ化されたりするなど、通常の理由で発生する可能性があります。エラーの原因となった状況を解決できる場合は、手動プロセスまたはオファーのクイック処理を使用して、候補者の処理を再試行できます。ただし、このオファーは、開始日が近づいているかどうかに関係なく、再度自動的に処理されません。
複雑な採用状況にある内部候補者の場合は、引き続き「手動処理待ち」状態になり、手動で処理する必要があります。自動処理機能が有効になっている場合でも、複雑な採用状況の候補者は通常、「手動処理待ち」状態のHRフェーズに到達します。これらのオファーは自動的に処理されません。通常どおり手動で処理する必要があります。詳細は、複雑なジョブ・オファー: 処理方法を参照してください。
HRフェーズでの内部候補者の迅速な処理(管理者が機能を有効にした場合): HR担当者は、マネージャ・ジョブ・オファー・ページの「オファーのクイック処理」処理を使用して、採用ライフ・サイクルの最終HRフェーズに移動した後、ほとんどの内部候補者を新規アサイメントに1回のクリックで処理できます。自動処理日が各候補者に届くまで待つ必要がないため、希望どおりに候補者を処理できます。
「オファーのクイック処理」処理を使用すると、新規アサイメントの作成中にすべてのオファー情報をレビューせず、値を変更できません。これにより、受諾された各オファーからの一貫性のある情報が、新しい各アサイメントおよび給与に同じようにコピーされます。
次のHRフェーズの状態のほとんどの内部候補者に対して「オファーのクイック処理」を使用できます。
- HR - 自動処理待ち
- HR - 手動処理待ち
- HR - 処理中にエラー
オファーのクイック処理は、この機能が有効になっている場合でも、複雑な採用状況の候補者には使用できません。これらのオファーは、通常どおり手動で処理する必要があります。詳細は、複雑なジョブ・オファー: 処理方法を参照してください。
HRフェーズでの内部候補者の手動処理: HR担当者は、「マネージャ・ジョブ・オファー」ページに表示されている内部ジョブ・オファーを新しいアサイメントに手動で処理できます。自動プロセスおよびクイック・プロセスが使用可能かどうかに関係なく、選択したHR処理のフローに移動し、すべてのセクションを確認して、就業者の新規アサイメントの作成時にオファーから元の値を確認して変更できます。
HRフェーズの次の状態では、内部候補者を手動で処理できます。
- HR - 自動処理待ち
- HR - 手動処理待ち
- HR - 処理中にエラー
最初に、オファーの下書き作成時に選択されたHR処理を選択します。候補者を処理する目的を確認したら、そのジョブ応募ステータスで、「HR - 手動処理待ち」から「HR - 処理進行中」に自動的に変更されることで、これが反映されます。この新規ステータスは、「ジョブ・オファー」リストおよび「採用」作業領域のジョブ応募に表示されます。
- 「グローバル異動」処理を選択して確認した場合、オファー・タイトル、アサイメント、給与およびその他のすべての値がオファーから移入された「ローカルおよびグローバル異動」ガイド・プロセスを表示できます。
- 「昇格・昇進」、「異動」または「アサイメントの変更」タイプの処理を選択した場合は、オファーから移入されたすべての値を含む「アサイメントの変更」フローを表示できます。
これらの値が新しいアサインメントにコピーされていることを、すべてのセクションにアクセスして確認する必要があります。この段階で、移入された値を変更し、他のフィールドに情報を追加できます。ただし、候補者またはオファー承認者がすでに表示して理解している情報に対する変更を検討するときは注意してください。
ジョブ・オファー・プロセス完了
社内候補者の新規アサイメントが発行された後、使用可能な方法のいずれかを使用して、「HR - 処理中」ステータスのリストに表示されたままになります。それらのアサイメントは、トランザクション用に構成されていれば承認を待機している可能性があり、追加の処理は必要ありません。
トランザクションが承認されると、オファー・ステータスは、スケジュール済プロセス「採用プロセスの完了」に基づいて「HR - 処理済」に自動的に変更されます。
「HR - 処理済」ステータスに達した内部候補者は「ジョブ・オファー」リストに残りますが、それ以上の処理は必要ありません。これは採用プロセス全体の最終的な成功ステータスです。
新しいステータスの「HR - 処理済」は、「採用」作業領域のジョブ応募にも反映され、候補者のライフサイクル全体が完了したことを採用ユーザーに示します。
ジョブ・オファーの処理中の例外
内部候補者を処理するための前述の一連のステップの例外は、現在の就業者がすでに複数のジョブ・アサイメントを持つ場合です。これらの複雑な状況でのオファーの処理の詳細は、「複合ジョブ・オファー: 処理方法」を参照してください。
ジョブ・オファーの処理の中断
ジョブ・オファーを処理するときに、予期しない変更を処理することが必要になる場合があります。たとえば、候補者を処理する予定で、適切なHRガイド・プロセスで作業しているときに、予期せずにフローを送信せずに取り消す必要がある場合があります。これは、データとのなんらかの不一致があるか、単にすべてのフィールドのレビューを完了する時間がないことが原因で発生します。このような場合、ジョブ応募のステータスが、「ジョブ・オファー」リストで「HR - 処理進行中」になり、その時点で処理が停止します。
再び処理を開始するには、不一致のデータが修正された後、または時間があるときに、引き続き、オファー値があらかじめ入力されたHRガイド・プロセスに入る必要があります。この時点から再開するには、まず「手動処理に戻す」処理を使用して、ステータスを「HR - 処理進行中」から「HR - 手動処理待ち」に戻す必要があります。または、自分または他のHR担当者は、「オファーのクイック処理」処理(有効な場合)を選択して、フローを再度ステップ・スルーせずにこの内部候補者の処理を即時に実行できます。
提示開始日の変更
HR担当者は、内部候補者が提示されたジョブ・オファーを受諾した後に、提示された開始日を変更できる場合があります。これは、新しいアサイメントが処理される前に提示された日付を調整する必要がある場合にかぎります。
管理者がこの機能を有効にした場合は、「開始日の変更」処理を使用して、ジョブ・オファーの同意した開始日を修正します。自動処理オプションまたはクイック処理オファー処理を使用するか、ガイド付きプロセスをクリックしてオファーのすべての値をレビューする方法を使用して、オファーを新規アサイメントに変換する際に、この新しい日付が使用されます。この日付変更は、すでに受け入れられた候補者のジョブ・オファー・レターには影響しません。
候補者の提示開始日を変更する場合に考慮するその他の情報を次に示します。
- 候補者のオファー・レターと文書レコードには、この新しい日付は含まれません。候補者がオファー・レターで新しい日付を表示する必要がある場合は、ジョブ応募を「雇用主により否認済」または「候補者により取下げ済」状態に移動し、オファーを再作成して新しい日付を追加し、必要に応じて新しいオファーの承認を取得してから、候補者にオファーを再度拡張する必要があります。その後、候補者はオファーを再度受け入れる必要があります。
- 新しい提案開始日は、将来または過去にいつでも選択できます。ただし、元のオファーの下書き日より前の日付を選択することも、就業者の雇用または給与を変更する日付を選択することもできません。
- たとえば、就業者がすでに退職日を予定しており、就業者が退職した後の日付に変更しようとした場合などです。または、就業者はすでに提案された変更時点までに2番目のジョブを引き受ける予定でした。
- たとえば、新しい職務が将来的に開始され、将来の日付の等級変更や等級ラダーの変更によって、その時点での従業員の給与の差額が計算される場合などに、給与の変更を加えることができます。
結果として生じる処理
新しいレコードが正常に作成されると、新しいアサイメントは予定開始日に開始する準備が整います。開始日までに、次のようになります。
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タレント・プロファイルのこのジョブ応募からの個人の履歴書を確認できます。
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個人の文書レコードのこのジョブ・オファー・レターを確認できます。
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個人の文書レコードのこのジョブ応募のカバー・レターとソーシャル・メディアの添付を確認できます。