ジョブ・オファー後の候補者重複チェックおよびマージ

候補者がジョブ・オファーを受諾し、HRフェーズに移動した後、データベース内の個人と候補者が重複しているかどうかを検証するためのチェックが自動的に実行される場合があります。

HRフェーズに移行すると、外部候補者は、すべての就業者、前就業者、派遣就業者、前派遣就業者に対しても、データベースに情報がある連絡先および受益者に対してもチェックできます。この重複チェックは、採用ライフサイクルで以前に実行された別の重複チェックを補完します。この前のチェックでは、候補者を他のすべての候補者および前就業者と比較して、潜在的な重複が検索されますが、現在の就業者に対しては比較されません。この前のチェックはユーザーが開始するか、候補者選択ワークフローで自動的に実行するように構成できます。

外部候補者のジョブ・オファーを作成する前に、採用ユーザーは候補者のレコードとジョブ応募を任意の前就業者または候補者とマージできます。候補者がデータベースに別のレコードを追加しているとユーザーが判断した場合は、このことが重要です。ただし、ジョブ・オファーの作成後は、重複チェックおよびマージ機能が自動化されます。このチェックは就業者と前就業者に対して実行され、使用される基準は若干異なります。

候補者および国別識別子一意性

企業プロファイル・オプション「国別識別子一意性検証モード」を使用して、会社全体のすべての就業者および個人に対する国別ID番号の一意性を確認できます。この値を選択すると、同じ国別識別子を使用して同じ個人を2回誤って追跡することがなくなります。処理待ち就業者および就業者を作成または更新する場合、このオプションを構成するときに国別識別子を一意である必要がありますが、候補は影響を受けません。

採用では、候補者は自分の国別識別子を指定できます(これがジョブ応募プロセスの一部である場合)。または必要な権限を持つ採用チーム・メンバーが指定することもできます。国民ID番号は、一意でない場合でも入力できます。一意でない国別識別子は、通常、この候補者のレコードが前就業者または現在の就業者としてすでにデータベースにあることを意味します。ジョブ応募のフローは中断されず、入力した番号を修正する要求は、必須フィールドとして構成されている場合でもありません。

ただし、プロファイル・オプション「国別識別子一意性検証モード」が有効になっている場合、採用対象として選択された候補者は、一意でないID番号を使用して処理待ち就業者に変換できません。候補者は、国別ID番号を指定しなくても処理待ち就業者になることがあります。ただし、この番号は、処理待ち就業者レコードを完了して就業者に変換するために、要求するように構成されると考えられます。新しい処理待ち就業者のID番号が既存の個人の重複として入力されている場合、この値をその処理待ち就業者レコードに保存することはできません。人事担当者は手動で状況を処理する必要があります。

重複チェックおよび個人作成

ジョブ・オファーの作成前に外部候補者が前就業者または候補者の重複であることが検出された場合、ユーザーはその個人に候補者のレコードおよびジョブ応募をマージできます。候補者がデータベースに別のレコードを追加しているとユーザーが判断した場合は、このことが重要です。ただし、ジョブ・オファーの作成後は、ジョブ・オファーの詳細を保持するために、重複チェックとマージ機能が若干異なります。

この自動化された機能を使用してジョブ・オファー後に重複をチェックする場合は、ジョブ応募プロセス中に生年月日または国別識別子を指定するように外部候補者に要求することを検討してください。これらの値により、重複チェックが構成されている場合、処理待ち就業者を作成する前に、データベース内の既存の個人とのよりよい一致を見つけることができます。

国別識別子と生年月日は機密フィールドであるため、候補者がオファーを受諾した後に、カスタム・フェーズでこれらのフィールドを収集するように応募プロセスを構成できます。ただし、ジョブ・オファーの後、この候補者と重複レコードをマージする機会は、HRに移動中にのみです。

HRフェーズに移動した時点で、この機能は、重複レコードの構成済定義に依存して、候補者がデータベース内の既存の個人と重複している可能性があるかどうかを確認できます。一致する候補が1つ以上見つかった場合、候補者のジョブ応募はHRの処理進行中ステータスにスムーズに移動しません。ユーザーには、ステータスが「HR -処理中にエラーが発生しました」に移動されたことが通知されます。ユーザーは、次の方法で情報を処理するかどうかを決定する必要があります。

• 候補者レコードと新しく検出された重複個人レコードをマージし、既存の就業者に対して候補者のオファーを再作成します。または

• 処理待ち就業者を作成して、元の候補者に進みます。

このチェックによって可能性のある一致が特定されない場合、外部候補者はHRへの移行時に、新しい就業者になる方法に従って、処理待ち就業者に変換されます。

重複が存在しても現時点で見つからない場合、候補者情報が不完全または不適切であるために、HR担当者は状況を手動で処理する必要があります。これには、候補者のオファーに似た既存の個人レコードへの新規アサイメントの直接作成、この不要な候補者ジョブ応募の検討からの取下げ、候補者レコードの削除、求人の手動クローズなどがあります。

HR担当者権限と採用担当者権限

シードされたHR担当者ロールに相当するユーザーは、「HR - 処理中にエラー」ステータスの候補者ジョブ応募を確認でき、重複している可能性があることを説明するバナーを読み、重複の可能性のリストにアクセスできます。選択した既存の個人レコードとのマージを実行するには、次の権限を付与する必要があります。

• 機能権限候補者の重複チェックとマージの実行(IRC_PERFORM_CANDIDATE_DUPLICATE_CHECK_AND_MERGE_PRIV)
• トラッキング目的のためのロール候補者重複チェックおよびマージの実行(IRC_PERFORM_CANDIDATE_DUPLICATE_CHECK_AND_MERGE_PRIV_OBI)

マージの実行後、これらのHR担当者は採用ユーザーに依頼してマージ済個人のジョブ・オファーを再作成します。これは、デフォルトでは、HR担当者が必要な追加権限または職務ロール(「ジョブ・オファーの更新」(ORA_IRC_UPDATE_JOB_OFFER)など)を持っていないためです。HRユーザーは、候補者のマージを実行した後、「ジョブ・オファーの管理」作業領域のジョブ・オファーのメイン・リストに戻って、ドラフト・オファーのレビューを待機していることを採用担当者に通知するアラートを自動的に送信できます。