候補者はインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいてスケジュールします
インタビュー・コーディネータが候補者管理のインタビュー・スケジュールを作成するときに、「候補者はインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいてスケジュールします」という設定を選択できます。インタビュー担当者が勤務可能な時間をインタビュー・コーディネータが自分で見つけなくても、Microsoft 365カレンダのインタビュー担当者の勤務可能状況から、すべてのインタビュー担当者の勤務可能な時間が自動的に検索されます。
「候補者はインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいてスケジュールします」という設定を選択する場合は、構成を完了するために追加情報を指定する必要があります:
- 面接時間の設定。
- インタビュー担当者の選択。特定の個人または採用チーム・メンバー(採用マネージャ、採用担当者、協力者タイプなど)を選択できます。
- インタビュー表示の設定。
「候補者はインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいてスケジュールします」という設定を選択すると、インタビュー・スケジュールにインタビュー時間枠を追加できません。アプリケーションは、インタビュー担当者の勤務可能状況に応じて時間枠を提示するのみです。ただし、このようなスケジュールに対してアドホック・インタビューをスケジュールすることはできます。
使用可能なインタビュー時間枠を決定するために、Microsoft 365にあるインタビュー担当者の勤務時間および勤務週の構成が考慮され、これらの勤務時間中の時間枠のみが提示されます。インタビュー担当者がMicrosoft 365カレンダ・アカウントを持っていない場合(インタビュー担当者が常に勤務可能であるとみなされ、このインタビュー担当者の勤務時間が把握されていない場合)、午前6時から午後9時までの時間枠のみが提示されます。Microsoft 365カレンダ・アカウントを持っているインタビュー担当者については、時間制限はなく、インタビュー担当者の勤務時間のみが考慮されます。
インタビュー担当者の勤務可能状況を正しく判断するには、HCMのインタビュー担当者のタイムゾーンをMicrosoft 365で使用されているのと同じタイムゾーンに設定する必要があります。それ以外の場合、Outlookの勤務時間構成はOracle Recruitingによって正しく解釈されません。
候補者管理のインタビュー・スケジュールで構成できるリマインダ機能は、「候補者はインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいてスケジュールします」設定を選択すると機能します。スケジュールで選択したインタビュー担当者について、候補者に提示する時間枠がない場合または時間枠が制限されている場合、リマインダをインタビュー・スケジュール所有者に送信できます。
候補者エクスペリエンス
外部または内部候補者がインタビュー招待に応答してインタビューを自己スケジュールする際に、Microsoft 365カレンダの勤務可能状況を使用するようにインタビュー・スケジュールが構成されている場合は、Microsoft 365カレンダにあるインタビュー担当者の勤務可能状況に基づいて時間枠のリストが提示されます。使用可能な時間枠のリストは、次に基づいて動的に計算されます。
- インタビュー担当者のカレンダ・ステータス。時間枠は、すべてのインタビュー担当者が空き時間の場合にのみ提示されます。次のいずれかの基準を満たす場合、インタビュー担当者は空き時間とみなされます。
- 時間枠の期間中(開始時間 + 面接時間)にカレンダ・イベントがない場合。
- 時間枠の期間中(開始時間 + 面接時間)にカレンダ・イベントがあるが、カレンダ・イベントのステータスは空き時間に設定されている場合。
- Microsoft 365カレンダ・アカウントがないインタビュー担当者は常に勤務可能とみなされます。
- Outlookでのインタビュー担当者の勤務時間および勤務週の構成。時間枠は、すべてのインタビュー担当者の勤務時間および勤務週内に収まる場合にのみ提示されます。
候補者に提示できる時間枠がない場合、候補者に採用担当者への連絡を促すメッセージが表示されます。
候補者がインタビューを自己スケジュールする際に、会議ホストが選択されていないと、スケジュール所有者が会議主催者になります(会議ホストを選択できるのは、Teams統合を使用する場合のみです)。会議ホストが選択されている場合は、この会議ホストが会議主催者になります。
自動スケジューリングでの重複するタイム・スロット
自動スケジューリングを使用する(「候補者はインタビュー担当者の勤務可能性に基づいてスケジュールします」設定がスケジュールで選択されている)スケジュールに対して候補者がインタビューをスケジュールする際には、異なる開始時間が設定された時間枠が使用可能になり、いくつかの選択肢が候補者に提示されます。これは、重複するタイム・スロットが候補者に提示される可能性があることを意味します。面接時間が30分以下の場合、開始時間間隔が実際の面接時間と一致する時間枠が提示されます。
| 面接時間 | 提示されるタイム・スロットの例 |
|---|---|
| 15分 | 午前8時、午前8時15分、午前8時30分、午前8時45分など。 |
| 30分 | 午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分など。 |
面接時間が45分以上(45分、1時間、2時間、3時間、4時間、6時間、8時間など)の場合は、開始時間間隔が30分の時間枠を使用できます。
| 面接時間 | 提示されるタイム・スロットの例 |
|---|---|
| 45分 | 午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分など。 |
| 1時間 | 午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分など。 |
| 2時間 | 午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分など。 |
次に例を示します。
例1: インタビュー・スケジュールは、1時間の面接時間で構成されています。特定の日のインタビュー担当者のカレンダは、午後1時30分から午後2時30分までの1ブロックを除いて、面接が完全に予約されています。この日の場合は、午後1時30分から午後2時30分までの1つの時間枠が候補者に提示されます。
例2: インタビュー・スケジュールは、1時間の面接時間で構成されています。特定の日のインタビュー担当者のカレンダは完全に空いており、インタビュー担当者の勤務日は午前8時に始まります。この日の場合、時間枠は午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分、午前10時、午前10時30分など、30分間隔で候補者に提示されます。
候補者が提示された時間枠を使用してインタビューをスケジュールする場合は、2人の候補者が相互に重複する時間枠を選択しないことも保証されます。たとえば、面接時間が1時間の場合、次のようになります。
- 候補者Aに提示されるタイム・スロットは、午前8時、午前8時30分、午前9時、午前9時30分、午前10時、午前10時30分です
- 候補者Aが午前8時30分にインタビューをスケジュールします
- 候補者Bの提示タイム・スロットは午前9時30分、午前10時、午前10時30分です
また、インタビューをスケジュールする前に、インタビュー担当者がその時間枠で引き続き勤務可能かどうかも検証されます。これは、2人の候補者が同時に同じインタビュー担当者とのインタビューをスケジュールすることを防ぐためです。タイム・スロットが使用できなくなった場合、候補者は別のタイム・スロットを選択するように求められます。