経費精算書に対する現金仮払金の手動消込

現金仮払金は、経費精算書に対して自動または手動で消し込めます。

現金仮払金の手動消込オプションがビジネス・ユニットで有効になっている場合は、現金仮払金を経費精算書に対して手動で消し込めます。たとえば、プロジェクトの現金仮払金として$500が割り当てられているとします。プロジェクトの経費精算書を発行するときに、関連する現金仮払金を選択して精算書で消し込めます。

ノート: REST APIを使用して発行した経費精算書では、現金仮払金の手動消込がビジネス・ユニットで有効な場合でも、現金仮払金が自動的に消し込まれます。

承認のために経費精算書を作成して発行すると、使用可能な現金仮払金のリストが表示され、該当するものを選択できます。他のビジネス・ユニットからの現金仮払金や払戻通貨とは異なる通貨の現金仮払金は、使用可能な現金仮払金のリストに表示されません。

その経費精算書に対する現金仮払金を受け取らなかった場合は、経費を発行するときに、使用可能な仮払金を消し込まないように選択できます。

現金仮払金を手動で消し込むには、次のステップを実行します。

「経費精算書」ページで、「発行」をクリックします。
「現金仮払金の消込」ページに、使用可能な現金仮払金のリストが表示されます。現金仮払金は期日の日付順に表示されます。

ノート: 払戻可能金額がゼロの場合、または消し込む現金仮払金がない場合、ページは表示されません。
必要に応じて、1つ以上の仮払金を選択します。
現金仮払金を消し込まない場合は、「現金仮払金の消込を行わない」を選択します。現金仮払金を選択しない理由を「理由」フィールドに入力する必要があります。
「発行」をクリックして経費を発行します。
経費精算書を発行すると、消込済現金仮払金のステータスが更新され、消込済金額が使用可能金額から差し引かれます。
消込済現金仮払金リストが、対応する経費精算書ページに表示されます。このリストは、手動および自動の両方の消込済現金仮払金に対して表示されます。手動の消込済現金仮払金の場合は、精算書の発行後にリストが表示されます。自動の消込済現金仮払金の場合は、精算書の払戻処理後にリストが表示されます。

従業員への精算書差戻時の現金仮払金の処理

経費精算書に対して実行されるこれらの処理では、精算書に対して消し込まれた現金仮払金が削除または修正され、消込済金額または修正済金額が使用可能な金額として現金仮払金に戻され、それに従って現金仮払金のステータスが更新されます。

従業員への精算書差戻時の現金仮払金の処理

精算書で実行される処理	精算書で消し込まれた現金仮払金の処理	例
従業員が経費精算書を取下げ	現金仮払金が精算書から削除され、その金額が使用可能な現金仮払金に戻され、それに応じて現金仮払金のステータスが更新されます。	従業員が、使用可能な合計金額500米ドルから現金仮払金金額200米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は300米ドルになります。従業員が精算書を取り下げると、現金仮払金200米ドルが精算書から削除され、使用可能な金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は500米ドルになります。
承認者が経費精算書を否認監査者が経費精算書を否認監査者が経費精算書をユーザーに差戻し請求書の取消	現金仮払金が精算書から削除され、その金額が使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が削除されたことを示すノートが経費精算書通知に表示されて、従業員に送信されます。	従業員が、使用可能な合計金額1000米ドルから現金仮払金金額1000米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は0米ドルになります。監査者が精算書を否認すると、現金仮払金1000米ドルが精算書から削除され、使用可能な金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は1000米ドルになります。従業員には、現金仮払金が削除されたというノートが「監査者による経費精算書の否認通知」に表示されます。
監査者が経費精算書を一部支払	監査者が精算書の一部を支払うと、一部支払済経費が別の精算書に分割されます。消し込まれた現金仮払金は、監査対象の精算書に保持されます。一部支払済精算書で消込可能な仮払金は削除され、使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が削除されたことを示すノートが経費精算書一部支払済通知に表示されて、従業員に送信されます。	食事経費が200米ドルで、その他経費が350米ドルの経費精算書を従業員が作成しました。従業員が、使用可能な合計金額1000米ドルから現金仮払金金額300米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は700米ドルになります。監査者が、精算書のその他経費の一部を支払います。そのため、食事経費は監査中で、その他経費は一部支払済で別の精算書に分割されます。従業員が精算書に対して消し込んだ300米ドルの現金仮払金金額から、200米ドルは引き続き食事経費200米ドルに対して消し込まれます。消し込まれた残りの100米ドルは、一部支払済のその他経費から削除されて使用可能金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は800米ドルになります。従業員には、現金仮払金が削除されたというノートが一部支払済の経費精算書通知に表示されます。
監査者が経費精算書を修正旅費修正	現金仮払金が修正され、超過金額が使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が修正されたことを示すノートが経費精算書修正済通知に表示されて、従業員に送信されます。	従業員が、払戻可能合計金額500米ドルの経費精算書を作成しました。従業員が、使用可能な合計金額800米ドルから現金仮払金金額500米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は300米ドルになります。監査者は、ポリシー・コンプライアンスのために精算書金額を450米ドルに修正します。超過した現金仮払金50米ドルが精算書から削除され、使用可能金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は350米ドルになります。従業員には、現金仮払金が修正されたというノートが「監査者による経費精算書の修正通知」に表示されます。

精算書で実行される処理	精算書で消し込まれた現金仮払金の処理	例
従業員が経費精算書を取下げ	現金仮払金が精算書から削除され、その金額が使用可能な現金仮払金に戻され、それに応じて現金仮払金のステータスが更新されます。	従業員が、使用可能な合計金額500米ドルから現金仮払金金額200米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は300米ドルになります。従業員が精算書を取り下げると、現金仮払金200米ドルが精算書から削除され、使用可能な金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は500米ドルになります。
承認者が経費精算書を否認監査者が経費精算書を否認監査者が経費精算書をユーザーに差戻し請求書の取消	現金仮払金が精算書から削除され、その金額が使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が削除されたことを示すノートが経費精算書通知に表示されて、従業員に送信されます。	従業員が、使用可能な合計金額1000米ドルから現金仮払金金額1000米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は0米ドルになります。監査者が精算書を否認すると、現金仮払金1000米ドルが精算書から削除され、使用可能な金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は1000米ドルになります。従業員には、現金仮払金が削除されたというノートが「監査者による経費精算書の否認通知」に表示されます。
監査者が経費精算書を一部支払	監査者が精算書の一部を支払うと、一部支払済経費が別の精算書に分割されます。消し込まれた現金仮払金は、監査対象の精算書に保持されます。一部支払済精算書で消込可能な仮払金は削除され、使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が削除されたことを示すノートが経費精算書一部支払済通知に表示されて、従業員に送信されます。	食事経費が200米ドルで、その他経費が350米ドルの経費精算書を従業員が作成しました。従業員が、使用可能な合計金額1000米ドルから現金仮払金金額300米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は700米ドルになります。監査者が、精算書のその他経費の一部を支払います。そのため、食事経費は監査中で、その他経費は一部支払済で別の精算書に分割されます。従業員が精算書に対して消し込んだ300米ドルの現金仮払金金額から、200米ドルは引き続き食事経費200米ドルに対して消し込まれます。消し込まれた残りの100米ドルは、一部支払済のその他経費から削除されて使用可能金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は800米ドルになります。従業員には、現金仮払金が削除されたというノートが一部支払済の経費精算書通知に表示されます。
監査者が経費精算書を修正旅費修正	現金仮払金が修正され、超過金額が使用可能な現金仮払金に戻されます。現金仮払金が修正されたことを示すノートが経費精算書修正済通知に表示されて、従業員に送信されます。	従業員が、払戻可能合計金額500米ドルの経費精算書を作成しました。従業員が、使用可能な合計金額800米ドルから現金仮払金金額500米ドルを精算書に対して消し込みました。この時点で、使用可能な金額は300米ドルになります。監査者は、ポリシー・コンプライアンスのために精算書金額を450米ドルに修正します。超過した現金仮払金50米ドルが精算書から削除され、使用可能金額に戻されます。この時点で、使用可能な現金仮払金金額は350米ドルになります。従業員には、現金仮払金が修正されたというノートが「監査者による経費精算書の修正通知」に表示されます。