現金仮払金
現金仮払金とは、出張中や営業の過程での雑費をカバーする従業員への前払です。
現金仮払金プロセスの処理は次のとおりです。
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現金仮払金要求の発行
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現金仮払金要求の承認
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支払要求の要求
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経費精算書の発行
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経費精算書の承認
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払戻プロセスの実行
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未消込現金仮払金の消込
次の図は、現金仮払金フローおよび経費精算書フローを示しています。
従業員が現金仮払金要求を発行
承認者が現金仮払金要求を承認
従業員は、承認のために現金仮払金要求を自身のマネージャに送信します。マネージャが要求を承認した場合、Expensesはそれを承認のために経費監査者に送信します。
マネージャまたは経費監査者が現金仮払金要求を否認した場合、Expensesはその要求を従業員に差し戻します。
経費監査者は、現金仮払金要求を承認する場合、現金仮払金を従業員の経費精算書に消し込む必要がある期日を指定します。
Expensesが支払要求を要求
必要な承認後、Expensesは現金仮払金の支払要求をOracle Payablesに送信します。現金仮払金の場合、Payablesでは自動的に個別支払機能を使用して、請求書ごとに個別の現金仮払金支払を作成します。Oracle Paymentsは、支払要求を処理し、ビジネス・ユニットに指定された支払方法に基づいて、要求された金額を従業員のプライマリ銀行口座に振り込みます。Expensesの現金仮払金精算勘定によって、従業員の経費精算書に消し込まれていない未処理の現金仮払金が記録されます。
従業員が経費精算書を発行
ビジネス経費の発生後、従業員が経費精算書を作成し、承認のためにそれを自身のマネージャに送信します。
承認者が経費精算書を承認
マネージャが経費精算書を否認した場合、経費精算書を従業員に差し戻します。マネージャが経費精算書を承認した場合、承認のために経費精算書を経費監査者に送信します。
経費監査者が経費精算書を監査します。経費監査者が経費精算書を否認した場合、経費精算書を従業員に差し戻します。
経費監査者が払戻プロセスを実行
経費精算書が承認された後、経費監査者が「経費払戻の処理」プロセスを実行します。このプロセスによって未消込の現金仮払金額が経費精算書に消し込まれると、現金仮払金精算勘定が決済されます。その後、プロセスによって経費が適用可能な費用勘定に記入されます。次に、払戻のための支払要求がPayablesに送信され、それによって支払プロセス要求がOracle Paymentsに送信されます。
Expensesが未消込現金仮払金を消込
Expensesは、支払期日以降に、適用可能な現金仮払金を承認済の経費精算書に自動的に適用します。Paymentsで支払プロセス要求が処理され、従業員は経費精算書金額から現金仮払金額を差し引いた金額の支払を受けます。未使用の現金仮払金額は次の経費精算書に消し込まれるか、従業員から会社への払戻が行われます。
Expensesは、期限超過現金仮払金残高を追跡します。経費監査者が指定した支払期日が経過しても未消込金額が存在している場合、現金仮払金は期限超過となります。