重複経費の検出

同じ精算書または発行された別の精算書の既存の経費と一致する経費は、重複経費と呼ばれます。

重複経費はヒューマン・エラーまたは潜在的な不正行為の結果である可能性があり、次の場合に発生する可能性があります。

• コーポレート・カード請求のアップロード

• オンライン・アプリケーション、デジタル・アシスタント、モバイル・デバイスまたはADFdiスプレッドシートを使用した経費項目の作成

• 繰返し現金経費の自動作成

• 旅程からの経費の作成

• Webアプリケーションからの経費の作成

重複経費は重複検出機能構成ファイルのアルゴリズムを使用して検出されます。このアルゴリズムは、過去6か月間に従業員が作成したすべての経費をチェックし、金額、日付、通貨、経費タイプ、業者などの経費フィールドに基づいて重複経費を検出します。発行されていない経費のみが、発行済経費の重複としてマークされます。

従業員がWebベースのアプリケーションで経費を作成する際には、このアルゴリズムが実行され、新たに作成された経費が既存の経費と重複するという警告メッセージが作業領域に即座に表示されます。従業員は、現在の経費を削除するために必要な処理を実行するか、重複ではない場合は経費の作成を続行できます。

たとえば、従業員が同じ日付と金額で2つの異なる燃料経費を追加しようとすると、未発行の経費が潜在的重複経費として表示されます。従業員は重複経費をレビューおよび削除できます。経費が有効な場合、従業員は経費の作成を続行できます。

従業員がEメール転送やデジタル・アシスタントなど、Web以外のソースを使用して重複経費を作成すると、それらの経費はWeb UIで重複としてマークされ、作業領域の上部にバナーの形式で従業員に通知されます。

従業員はバナーを開いて、現在重複としてマークされている経費項目を確認し、次のいずれかの処理を実行できます。

• 重複項目を削除する。

• 1つ以上の項目を元の経費とマージする。

残りの項目は、作業領域に追加され、「追加済」タグが付加されます。

重複経費が精算書の内部にある場合は、潜在的な重複経費を解決するためのエラー・メッセージが表示されます。従業員は、すべてのエラーを解決するまで精算書を発行できません。このエラー・メッセージにより、経費の重複による二重支払を回避できます。