経費の作成および発行方法

抽出された経費詳細をレビューし、4桁のコードを入力して経費作成を確認すると、アシスタントによって経費が作成され、すべての詳細が適切な場合は、発行準備が完了します。

経費を発行するタイミングを確認するメッセージが表示されます。

アシスタントが経費の作成を確認する方法のスクリーンショットを次に示します。

これで、経費をアシスタントで削除できなくなりますが、まだ変更はできます。このような経費を削除するには、Expenses Webアプリケーションを使用する必要があります。

経費とコーポレート・カード請求の照合

個人資金で経費を支払った場合は、経費の作成後すぐに、経費承認およびその後の処理のための発行準備が整います。通常は、経費が発行される日付がExpense Assistantから通知されます。

コーポレート・カードで支払われた経費については、まずコーポレート・カード会社から受け取った既存のクレジット・カード請求データと経費が照合されます。照合プロセスの結果は次のようになる場合があります。

• 完全一致が見つかった場合は、Expense Assistantによって、一致したことと経費が発行される日付が通知されます。

• 潜在的一致が見つかった場合、Expense Assistantは、コーポレート・カード請求金額の潜在的一致を通知してユーザーの確認を待機します。

  • ユーザーが潜在的一致を確認すると、経費がマージされ、発行の準備が整います。経費が発行される日付がExpense Assistantから通知されます。

  • 潜在的一致を否認すると、経費は作成されますが発行できません。コーポレート・カード会社からの新しいクレジット・カード請求データを経費アシスタントが待機します。経費と一致するコーポレート・カード請求金額が見つかると、Expenses Webアプリケーションの自動発行日がExpense Assistantによって更新されます。

• 潜在的一致が複数見つかった場合、経費は作成されますが発行できません。経費と一致する可能性のあるいくつかのコーポレート・カード請求金額について、Expense Assistantから通知が届きます。この場合、Expenses Webアプリケーションを使用して照合を解決する必要があります。

• 一致するコーポレート・カード請求金額が見つからない場合、経費は作成されますが発行できません。経費をコーポレート・カード請求金額と一致した後に発行できることが、Expense Assistantから通知されます。

経費の自動発行

Expense Assistantで経費項目を作成したら、承認およびその後の処理のために発行する必要があります。管理者が経費の自動発行を有効にしている場合、発行の準備が整っている経費は、承認のために経費精算書の一部として定期的に自動発行されます。

コーポレート・カード経費については、一致するコーポレート・カード請求が検索されます。一致が見つかった場合、経費がマージされ、経費を発行する準備が整います。一致するコーポレート・カード請求が見つからない場合、アプリケーションは無期限に照合を待機します。場合によっては、1つのコーポレート・カード請求が複数の経費と一致する場合もあれば、その逆の場合もあります。その場合、Expenses Webアプリケーションを使用して照合を解決する必要があります。

コーポレート・カードがない場合、自動発行に適格な経費項目は次のとおりです。

• デジタル・アシスタントを使用して作成された経費項目。

• 欠落した情報のない経費項目。

• 必要な領収書がある経費項目。

• ポリシー違反の理由がある経費項目。

コーポレート・カードがある場合、自動発行に適格な経費項目は次のとおりです。

• デジタル・アシスタントを使用して作成されたが、コーポレート・カードは使用されなかった経費項目。かわりに、個人資金を使用して支払われました。

• デジタル・アシスタントを使用して作成され、コーポレート・カード請求と完全に一致する経費項目。

• 領収書が基本料金で送信された場合に、UberやLyftなどの業者からコーポレート・カードに課金されたチップ。

Expense Assistantで作成された経費項目のうち、自動発行に適格でないものを次に示します。

• 欠落した情報がある経費項目。

• 完全一致がないか、一致の確認が必要な経費項目。

• 複数のコーポレート・カード請求と一致する経費項目。

• 複数の経費と一致するコーポレート・カード請求。

• 会社のポリシーに違反する経費。

これらの経費項目を自動発行に適格するには、Expenses Webアプリケーションを使用して問題を解決する必要がある場合があります。

経費が自動的に発行されると、発行について通知する電子メールが届きます。経費の発行を取り下げる場合は、電子メールから直接実行できます。

Expense Assistantからの経費精算書の手動発行

1つの精算書で複数の経費をまとめて発行する場合があります。そのような場合は、Expense Assistantから経費を手動で発行することもできます。ただし、経費の自動発行が有効になっている場合は、まず会話を使用して自動発行をオフにする必要があります。経費の自動発行をオフにするために使用できるフレーズの例を次に示します。

• Manual submit

• Let me decide when to submit

• Don't submit yet

• Stop auto submit

自動発行がオフになり、必要なすべての経費を発行する準備が整ったら、次のようなフレーズを使用して経費精算書を発行できます。

• Submit expense

• Submit my report

Expense Assistantは、発行準備が完了したすべての経費を識別して、経費の合計数と金額を知らせます。また、経費精算書の名前を指定するようにも求められます。精算書名を入力すると、Assistantが精算書を送信します。精算書名がわからない場合は、Assistantで名前を割り当てて精算書を発行できます。Expense Assistantで名前を割り当てて精算書を発行するために使用するフレーズの例を次に示します。

• I don't have a name

• I don't care

経費精算書を手動で発行する方法を示すスクリーンショットを次に示します。

進行中の経費精算書の手動発行を取り消すには、「Cancel」などのフレーズを入力します。

経費精算書の手動発行の完了後、次のフレーズを使用して、簡単に自動発行を再度有効にできます。

• Turn on auto submit

• Auto Submit

• Submit for me

• Switch to auto

ノート:

Expense Assistantから経費を発行する方法に加えて、Expenses Webアプリケーションからもすべての経費を手動で発行できます。